Jak napisać propozycję projektu (z konkretnym przykładem)
To znajoma scenka, tak stara jak same projekty i propozycje projektów: kierownicy projektów rwą sobie włosy z głowy, ponieważ zespół sprzedaży sprzedał coś, czego nie dało się zrealizować, podczas gdy pracownicy sprzedaży rwą sobie włosy z głowy, ponieważ plan przygotowany przez zespół jest zbyt drogi, aby zdobyć zlecenie.
Przez całe lata wielu z nas uznawało to za naturalny porządek rzeczy. Ale jestem tutaj, aby powiedzieć, że wcale nie musi tak być.
W tym artykule połączymy pozornie sprzeczne siły i wyposażymy drzemiącego w Tobie kierownika projektu w umiejętności potrzebne do stworzenia projektu lub propozycji biznesowej, która będzie równie przekonująca, co możliwa do zrealizowania.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Po przeczytaniu tego artykułu będziesz w stanie:
- Zakasać rękawy i z pewnością wkroczyć w dowolną fazę cyklu życia propozycji projektowej
- Pełnić funkcję pomostu między zespołem sprzedaży a zespołami realizacyjnymi
- Zdobyć szacunek i zaufanie współpracowników zajmujących się rozwojem biznesu, zachowując jednocześnie szacunek i zaufanie swoich kolegów z zespołu zarządzania projektami?
Narzędzia do tworzenia propozycji projektowych
Oto lista przydatnych programów do tworzenia propozycji projektowych — to jedne z najlepszych narzędzi do szybkiego pisania propozycji i zarządzania procesem ich zatwierdzania.
Oferują one znacznie więcej funkcji niż prosty szablon propozycji i zostały zaprojektowane, aby pomagać zespołom sprzedaży i zarządzania klientami odpowiadać na zapytania ofertowe, tworzyć wyceny, podpisywać dokumenty online oraz zarządzać zatwierdzeniami i umowami.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Więcej opcji znajdziesz na tej liście programów do obsługi RFP.
Niezależnie od tego, czy korzystasz z oprogramowania do tworzenia propozycji biznesowych, nadal musisz wiedzieć, jak napisać propozycję. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, co powinna zawierać propozycja i jak ją napisać.
Czym jest propozycja projektowa?
Na potrzeby tego artykułu zdefiniujmy propozycję projektową jako dokument przedstawiany sponsorowi wewnętrznemu, klientowi lub potencjalnemu klientowi, który uzasadnia powierzenie Twojemu zespołowi realizacji pakietu usług lub zakresu prac.
Propozycja jest ważna, ponieważ pokazuje, dlaczego Twój projekt jest właściwym wyborem dla klienta. Propozycja powstaje przed rozpoczęciem projektu, zwykle po serii rozmów między Tobą a klientem.
Czasami będziesz odpowiadać na zapytanie ofertowe (RFP), w ramach którego będziesz konkurować z innymi organizacjami o uwagę potencjalnego klienta.
Jak wybrać odpowiedni format propozycji?
Format propozycji może się znacznie różnić w zależności od charakteru nowego projektu i formalności procesu przygotowywania propozycji. Niektóre zespoły korzystają z dedykowanego oprogramowania do tworzenia propozycji, podczas gdy inne propozycje to po prostu starannie napisane wiadomości e-mail lub duże arkusze kalkulacyjne do wypełnienia.
Najlepsza rada, jakiej mogę udzielić, brzmi: jeśli określono format propozycji (np. jest on wymagany w RFP), użyj tego formatu. Oczywiście ulotka rozkładająca się w mapę myśli wielkości ściany sprawi, że zostaniesz zapamiętany, ale może też doprowadzić do dyskwalifikacji.
W przeciwnym razie zalecam przeprowadzenie rozeznania wśród odbiorców, aby zorientować się, czy wolą zwięzłość i rozmowę, czy szczegółową narrację. W pierwszym przypadku odpowiedni może być krótki zestaw 5–10 slajdów. W drugim może być potrzebny znacznie większy dokument podzielony na rozdziały.
Jak napisać propozycję projektową w 5 krokach
Gdy tylko zostaniesz poproszony o poprowadzenie propozycji lub wsparcie przy jej przygotowaniu, część Twojego mózgu odpowiedzialna za zarządzanie projektami prawdopodobnie niemal natychmiast skupi się na dwóch celach: złożyć propozycję na czas i upewnić się, że odzwierciedla ona coś, co Twoi współpracownicy i zespoły rzeczywiście mogą dostarczyć.
Instynktownie zaczniesz sięgać po dokumenty procesowe, strategie zarządzania ryzykiem i listy kontrolne uruchomienia, ale znajdujesz się na nieznanym terytorium.
Dobrą wiadomością jest to, że gdy propozycja zostanie przygotowana prawidłowo, ma cykl życia podobny do cyklu życia projektu. Proces tworzenia propozycji zazwyczaj wygląda następująco:
Proces tworzenia skutecznej propozycji można podzielić na 5 podstawowych kroków.
1. Oceń, czy dana szansa jest odpowiednia
Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie szans, dla których możesz przygotować solidne uzasadnienie biznesowe i które są jednocześnie odpowiednie dla zespołu.
Szanse można identyfikować zewnętrznie (na przykład poprzez zapytanie ofertowe wystosowane przez nabywcę) lub wewnętrznie (na przykład gdy zespół opiekunów klienta lub zespół realizacyjny dostrzega potrzebę realizacji projektu i chce aktywnie o niego zabiegać). Jednak prawdziwa umiejętność polega na procesie kwalifikacji.
Aby zakwalifikować daną szansę, należy dokładnie przeanalizować wymagania i ocenić ją pod kątem możliwości, kultury oraz strategii organizacji. Wiele zespołów sprzedażowych korzysta z macierzy kwalifikacji lub karty wyników, aby ilościowo oceniać i ustalać priorytety szans.
Takie karty wyników mogą zawierać pytania dotyczące prawdopodobieństwa wygrania, wykonalności i atrakcyjności danej szansy, a następnie służyć do opracowania wyniku liczbowego.
Ogólnie chodzi o wykorzystanie procesu kwalifikacji do podjęcia decyzji, czy należy zabiegać o daną szansę, czy z niej zrezygnować.
Decyzję tę powinni podjąć odpowiedni liderzy w organizacji, aby mieć pewność, że zabiegacie wyłącznie o szanse, które możecie wygrać, zrealizować i których rzeczywiście chcecie.
2. Zaplanuj strategię wygranej
Jeśli decyzja zakłada dalsze ubieganie się o daną szansę, kolejnym krokiem jest opracowanie planu przygotowania propozycji. Jaka jest strategia wygranej? Kto będzie tworzyć propozycję i jakie będą jego role oraz obowiązki? Jaki jest plan prac związanych z przygotowaniem i dostarczeniem propozycji?
Na tym etapie ważne jest odpowiednie poinformowanie zespołu, jasne określenie oczekiwań i wspólne opracowanie strategii. Jeśli jest to szansa, o którą konkuruje kilka firm, postaraj się poznać konkurentów i realistycznie ocenić swoją pozycję na rynku.
Jeśli masz w swojej sieci kontaktów osoby, które znają nabywcę, skontaktuj się z nimi. Zbadaj, co jest ważne dla organizacji dokonującej zakupu, aby zdobyć podstawowe informacje: przejrzyj raporty roczne, sprawdź, czy w zespole kierowniczym pojawiły się nowe osoby, i dowiedz się, czy o organizacji wspominano ostatnio w mediach.
Wspólnie opracujcie kilka motywów wygranej — stwierdzeń wyjaśniających, dlaczego powinien zostać wybrany właśnie wasz zespół, opartych na tym, co jest ważne dla nabywcy lub osoby podejmującej decyzję — i stwórzcie proces, który pozwoli przeplatać te motywy w całej propozycji.
Na koniec należy uzgodnić ogólne podejście do proponowanego projektu, a także plan prac związanych z przygotowaniem samej propozycji.
Upewnij się, że zespół przygotowujący propozycję może poświęcić czas na jej opracowanie, aby w miarę zbliżania się terminu nie pozostać bez wsparcia. Ustal regularny harmonogram spotkań służących sprawdzaniu postępów i współpracy nad treścią. Potraktuj to jak planowanie projektu!
3. Opracuj solidne podejście i dokument propozycji
Samo tworzenie propozycji jest procesem iteracyjnym, który — w idealnym świecie — przebiega równolegle z iteracyjnym procesem przeglądu. Pomaga to znaleźć równowagę między opracowywaniem najlepszego podejścia a ciągłym sprawdzaniem jego zasadności w rzeczywistości z udziałem ekspertów.
Podczas tworzenia propozycji Twoje umiejętności kierownika projektu będą cennym uzupełnieniem każdego zespołu przygotowującego propozycję. Jako osoba, która potrafi prowadzić proces określania zakresu i szacowania, a także przekształcać ryzyka i niejasności w założenia, masz doskonałą pozycję, aby wprowadzić spójność między różnymi, czasem sprzecznymi głosami, które napotkasz po drodze.
W międzyczasie należy zacząć kompletować także inne elementy propozycji:
- Należy wybrać i uporządkować studia przypadków
- Należy pozyskać i dostosować biogramy proponowanych członków zespołu
- Należy skontaktować się z osobami udzielającymi referencji w celu uzyskania ich zgody
- Należy poinformować nowych współpracowników zespołu
- Fragmenty treści należy poddać korekcie i redakcji oraz ujednolicić pod względem stylu i przekazu
4. Przeglądaj iteracyjnie i dochowaj należytej staranności
Podczas tworzenia oferty pamiętaj, aby na bieżąco przedstawiać jej wersje robocze osobom dokonującym przeglądu: omów zakres projektu i podejście z ekspertami merytorycznymi, zespołem kierowniczym, zespołem prawnym, a zwłaszcza z osobą, która będzie udzielać ostatecznej akceptacji oferty.
Jak wspomniałem powyżej, najlepiej realizować ten proces iteracyjnie: twórz, przeglądaj, powtarzaj. Powód jest dwojaki: pozostawienie przeglądu na koniec ograniczy jakość otrzymanych informacji zwrotnych i zwiększy ryzyko, że oferta nie zostanie zatwierdzona do realizacji, chyba że zostaną wprowadzone drastyczne zmiany w ostatniej chwili.
Metoda iteracyjna pomaga budować konsensus na każdym etapie, przygotowuje ofertę do ostatecznej akceptacji i pozwala zebrać cenne uwagi z różnych perspektyw, dzięki czemu oferta będzie tak mocna, jak to tylko możliwe.
5. Dostarcz ofertę i przygotuj się na kolejne kroki
Dostarczenie oferty to coś więcej niż tylko kliknięcie przycisku „Wyślij” — potrzebujesz solidnego planowania. Nie jest to moment na jakiekolwiek niejasności. Trzykrotnie sprawdź wymagania dotyczące składania oferty i potwierdź kwestie organizacyjne. Sprawdź tekst pod kątem błędów i zweryfikuj liczby.
Czy oferta ma zostać złożona w formie drukowanej? Jeśli tak, to w ilu egzemplarzach? Kto drukuje koperty wysyłkowe? Jeśli oferta ma zostać złożona cyfrowo, odpowiednio wcześniej przetestuj eksport do formatu PDF, aby mieć pewność, że będzie można ją wysłać pocztą elektroniczną.
Po przesłaniu oferty upewnij się, że otrzymasz potwierdzenie jej odbioru. Nie odpoczywaj jednak zbyt długo — to nie koniec tej historii. Kluczowe znaczenie ma przygotowanie się na kolejne kroki. Przygotuj zespół do prezentacji ustnych lub odpowiedzi na pytania wyjaśniające.
Aktualizuj założenia w miarę negocjowania zakresu. Śledź status proponowanych członków zespołu, aby wiedzieć, czy będą dostępni, gdy projekt zostanie uruchomiony.
Jak w przypadku każdego projektu, ten proces nie zawsze przebiega idealnie! Jeśli chcesz pokonać typowe wyzwania związane z ofertami lub ich uniknąć, rozważ zostanie członkiem DPM i udział w naszym minikursie Mistrzowskie oferty projektowe!
Przykład oferty projektowej
Jak wspomniano wcześniej, dokładna struktura i zawartość oferty projektowej będą się różnić w zależności od możliwości i wymagań danego zapytania. Najlepsza rada, jakiej mogę udzielić, brzmi jednak: twórz ofertę na podstawie tego, co jest ważne dla jej odbiorców, a nie na podstawie tego, co jest ważne dla ciebie.
Każda sekcja powinna wspierać spójny zestaw motywów zwycięstwa. Zbierz informacje i dowiedz się, co jest ważne dla interesariuszy projektu i osób podejmujących decyzje, a także dla całej organizacji.
Szablon oferty projektowej
Pobierz tutaj swój szablon i korzystaj z tego poradnika podczas jego wypełniania – informacje zawarte w tym artykule pomogą ci stworzyć solidną ofertę projektową.
Powyższego materiału nie należy traktować jako ostatecznego szablonu oferty projektowej, dlatego chciałem przedstawić zarys oferty projektowej, który uważam za dość typowy dla krótkiej oferty skierowanej do kadry kierowniczej. Oto założenia:
- Kupujący otrzyma ofertę do zapoznania się przed spotkaniem, ale będziemy mieć możliwość przedstawienia jej.
- Kupujący składa się z kilku członków kadry kierowniczej reprezentujących różne obszary działalności.
- Nie jest to nowy klient. Mamy już relację z kupującym, który poprosił nas o przygotowanie tej oferty.
- Kupujący chce przede wszystkim usłyszeć, co dla niego zrobimy, a nie poznać nasze referencje.
Oto przykładowa struktura oparta na powyższych założeniach:
1. Podsumuj swoją ofertę i referencje w zwięzłym wprowadzeniu lub podsumowaniu dla kadry kierowniczej
Pierwsza strona niekoniecznie będzie pierwszą stroną, którą ktoś przeczyta, ale streszczenie wykonawcze pomoże przekazać najważniejsze informacje osobie, która planuje przeczytać tylko pierwszą stronę i sprawdzić cenę.
Użyj 1–2 zdań, aby wyjaśnić każdy z poniższych kluczowych punktów: swoje zrozumienie wyzwania, podejście, powody, dla których Twój zespół jest odpowiednim wyborem, sposób współpracy z ich zespołem oraz kolejne kroki.
2. Zademonstruj swoje zrozumienie problemu lub wyzwania
Przechodząc do głównej części oferty, często warto rozpocząć od przedstawienia problemu z innej perspektywy oraz omówienia tła projektu.
Uważam, że czytelnicy prawdopodobnie chcą najpierw usłyszeć o sobie, a nie o Tobie. Oprócz zademonstrowania swojego zrozumienia spróbuj pokazać, że rozumiesz, jak działa firma kupującego, a także szersze konsekwencje projektu.
Wyraźnie pokaż, że rozumiesz zakres i cele proponowanego projektu — przedstaw swoje założenia.
3. Opisz na wysokim poziomie, w jaki sposób Twoje podejście rozwiąże problem
Jeśli chcesz przejść od razu do sedna, dobrze jest po przedstawieniu swojego zrozumienia wyzwania zaprezentować proponowaną wizję tego, jak je pokonasz.
Zwykle jest to ogólny opis Twojego podejścia, który odpowiada bardziej na pytanie „dlaczego” niż na pytania „co” lub „jak”. Zazwyczaj podkreślamy wartość biznesową naszego podejścia oraz konkretne rezultaty, jakie zapewnimy kupującemu w odpowiedzi na jego potrzeby.
Przedstaw ogólny zarys swojego podejścia i wyjaśnij „dlaczego” stojące za decyzją o jego przyjęciu.
4. Szczegółowo opisz swoje podejście i plan projektu
W tym krótszym formacie chcemy przedstawić nasz plan z wystarczającą szczegółowością, aby rozpocząć rozmowę (ale upewnij się, że podczas prezentacji masz przygotowane wszystkie szczegółowe odpowiedzi!).
Często obejmuje to ogólny harmonogram z kluczowymi etapami, kamieniami milowymi oraz rezultatami lub efektami. Może zawierać wykres Gantta albo po prostu opisywać szersze ramy czasowe. Zazwyczaj przedstawiamy to w kontekście wartości, którą wytworzymy („dlaczego”), a nie tylko tego, co zrobimy („co” i „jak”).
5. Przedstaw zespół: kto co zrobi i dlaczego są to najlepsze osoby do tego zadania?
Dla niektórych kupujących zespół jest równie ważny jak podejście. Zakładając, że przedstawiasz silny i wykwalifikowany zespół, podkreśl konkretne kwalifikacje, które czynią jego członków najlepszymi osobami do tego zadania, oraz opisz, jaki będzie ich wkład w projekt.
6. Udowodnij, że już wcześniej to robiłeś
Odpowiednie studia przypadków mogą zwiększyć siłę przekonywania Twojej propozycji. Nieistotne studia przypadków mogą jedynie wywołać zamieszanie. Jeśli to możliwe, uwzględnij studia przypadków, które spełniają co najmniej dwa z poniższych kryteriów, i nie wahaj się jasno wyjaśnić, dlaczego dane studium przypadku jest istotne dla czytelników:
- Projekt o podobnym zakresie lub podejściu
- Projekt zrealizowany dla podobnego rodzaju organizacji i na porównywalną skalę
- Projekt, w którym wykorzystano ten sam zespół, który proponujesz
- Projekt, dla którego masz silne, doświadczone i możliwe do zweryfikowania referencje
7. Przedstaw swoje założenia i to, czego potrzebujesz od czytelników, aby odnieść sukces
Na tym etapie prawdopodobnie nie chcesz przestraszyć kupującego nadmiernie szczegółowymi założeniami, ale musisz przedstawić podstawę swojej wyceny, a jednocześnie przygotować grunt pod to, czego potrzebujesz od kupującego, aby pomyślnie zrealizować projekt.
Zalecam uwzględnienie sekcji „Czego potrzebowalibyśmy od Ciebie”, zawierającej takie elementy jak dostęp do danych i wcześniejszych badań, wyznaczona osoba kontaktowa przez cały czas trwania projektu, dostęp do systemów i dokumentacji, udział zespołu w odbywających się co dwa tygodnie sesjach planowania i przeglądu itd.
8. Przedstaw koszt w kontekście wartości
Jednym z dużych błędów, które często popełniałem na początku swojej kariery, było po prostu umieszczanie zestawienia kosztów na stronie bez żadnego kontekstu.
Kupujący nieuchronnie zareagują w jakiś sposób na cenę, a najlepszym sposobem na przeciwdziałanie temu jest przedstawienie kosztu w kontekście jego relacji do wartości. Podsumuj transakcję na tej stronie: czego zażądał kupujący, jaką wartość dostarczysz, a następnie przedstaw koszt tej wartości.
9. Jeśli to właściwe, umieść dodatkowe informacje w załączniku
Jeśli chcesz uwzględnić szczegóły przeznaczone dla wybranych czytelników, które mają charakter uzupełniający, umieść je w załączniku i wyraźnie go oznacz.
Może to obejmować treści prezentujące wiedzę ekspercką, szczegółowy opis Twojej metodyki, przegląd Twojej firmy i jej struktury zarządzania, sprawozdania finansowe, Twoje podejście do zrównoważonego rozwoju i odpowiedzialności korporacyjnej, nagrody itd.
Informacje te mogą być ważne dla niektórych czytelników, ale nie stanowią sedna Twojej argumentacji. Nie zwiększaj niepotrzebnie obciążenia poznawczego czytelników.
Porady ekspertów: jak wyróżnić swoją propozycję projektu
Nie ukrywaj budżetu w rezultatach prac
Jason Swenk, który może pochwalić się imponującym 80-procentowym wskaźnikiem akceptacji swoich propozycji, również zaleca oddzielenie wyceny od sekcji dotyczącej rezultatów prac w propozycji.
Rozmowa o cenie może być niezręczna, ale zasługuje ona na osobną sekcję. Umieszczając ją obok rezultatów prac, odciągniesz uwagę klienta od tego, co możesz dla niego zrobić. Chcesz, aby klient wyobrażał sobie, co możecie osiągnąć razem, a nie zastanawiał się, jak dużą część jego budżetu pochłoniesz.
Udowodnij swoją wartość klientowi, przedstawiając wcześniejsze sukcesy
Trener biznesowy Nathan Ingram mówi, że oferty nie zawierają pracy „na próbę”. „Przecież nigdy nie przygotowałbyś makiety strony głównej dla klienta, zanim ten ci nie zapłaci, prawda?” Jeśli klient chce dowodu twoich kompetencji, przedstaw mu przykłady i rekomendacje.
Nadaj problemowi klienta konkretną wartość
Przekonuj. Podczas konferencji Project Management Institute w 2009 roku Eddie Merla powiedział, że „czasami koncepcja może być właściwie sformułowana, ale uzasadnienie projektu jest słabe”.
Musisz przedstawić przekonujące argumenty na rzecz dowodu słuszności koncepcji, aby projekt mógł ruszyć dalej. Jednym ze sposobów podejścia do tego jest przypisanie problemowi konkretnej wartości pieniężnej. Klienci będą znacznie bardziej skłonni kontynuować projekt, jeśli uwierzą, że obecny problem kosztuje ich pieniądze.
Co o tym sądzisz?
Chcesz nawiązać kontakt z innymi kierownikami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt z setkami innych kierowników projektów cyfrowych na Slacku.
