Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania zasobami? 6 korzyści i powodów
Oprogramowanie do zarządzania zasobami jest przydatne do optymalizacji przydzielania i wykorzystywania zasobów w organizacji. Dzięki skutecznemu śledzeniu i zarządzaniu zasobami — niezależnie od tego, czy są to zasoby ludzkie, finansowe, materialne czy czasowe — tego typu oprogramowanie zapewnia sprawną realizację projektów w ramach budżetu. Może pomóc w wizualizacji planowania zasobów, prognozowaniu przyszłego zapotrzebowania na zasoby i identyfikowaniu potencjalnych wąskich gardeł, zapewniając odpowiednie zasoby dla każdego elementu projektu. W efekcie prowadzi to do zwiększenia produktywności, obniżenia kosztów i poprawy ogólnej skuteczności projektów.
6 powodów, dla których warto korzystać z oprogramowania do zarządzania zasobami
Oto sześć sposobów, w jakie oprogramowanie do zarządzania zasobami usprawnia zarządzanie zasobami.
- Wyświetla bieżący przydział zasobów
- Określa rzeczywistą dostępność zasobów
- Śledzi wykorzystanie zasobów
- Przewiduje przyszłą dostępność zasobów
- Ogranicza niepotrzebne przestoje
- Usprawnia decyzje dotyczące zatrudniania
1. Wyświetla bieżący przydział zasobów
Zanim przydzielisz zasoby nowemu klientowi lub projektowi, musisz ocenić, czy masz dostępne zasoby. Oprogramowanie do zarządzania zasobami wyświetla posiadane zasoby oraz ich możliwości obciążenia pracą (ile pracy mają obecnie na głowie i czy mogą podjąć się kolejnych zadań).
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Wizualizacja tych danych była świetnym punktem wyjścia do rozmów z kierownikami projektów. Na przykład w przyszłym tygodniu jeden z tych zasobów ma zaplanowane 16 godzin pracy dziennie. Musimy coś z tym zrobić.
Możesz wykorzystać te informacje, aby określić kilka kwestii:
- Czy musisz zatrudnić lub przeszkolić nowych pracowników, aby sprostać rosnącemu zapotrzebowaniu
- Jakiego czasu realizacji możesz obiecać swoim klientom
- Czy Twoja firma ma możliwość podjęcia się projektu
Dzięki temu kierownicy projektów mogą przekazać kadrze zarządzającej dokładniejsze oszacowanie, czy są w stanie sprostać wymaganiom. Na przykład będziesz w stanie poinformować przełożonych, że kluczowi członkowie zespołu są obecnie zaangażowani w inne zadania i kiedy będą dostępni, dzięki czemu unikniesz obiecywania rezultatu, którego nie możesz dostarczyć.
2. Określa rzeczywistą dostępność zasobów
Dostępność zasobów to liczba dostępnych osób oraz liczba godzin, które przeznaczają one na pracę. Oprogramowanie do planowania dostępności wykonuje te obliczenia za Ciebie.
Jeśli na przykład projekt wymaga 200 roboczogodzin do ukończenia i musisz dostarczyć go w ciągu miesiąca, najpierw musisz określić, ile godzin tygodniowo każdy z pracowników może poświęcić na pracę, zanim dowiesz się, jak liczny zespół musisz utworzyć.
Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy może pracować 40 godzin tygodniowo, ale należy również uwzględnić czas, który musi poświęcić na zebrania firmowe i inne obowiązki służbowe.
W powyższym przykładzie, jeśli ustalisz, że jeden pracownik może poświęcić na zadanie 35 godzin tygodniowo, sześcioosobowy zespół może ukończyć rezultat w ciągu miesiąca.
Zrozumienie zasad planowania dostępności zespołu może również pomóc kierownikom projektów w przygotowaniu się do jednoczesnej realizacji wielu projektów.
3. Śledzi wykorzystanie zasobów
Wykorzystanie zasobów oznacza dbanie o to, aby wykorzystywać każdą osobę w zespole bez przeciążania jej pracą. Oprogramowanie pozwala menedżerowi zasobów określić, czy członkowie zespołu przydzieleni do poszczególnych projektów mogliby być skuteczniej wykorzystani do realizacji innych celów firmy.
Analizuj wskaźniki wykorzystania zasobów, aby sprawdzić, jak skutecznie pracuje każdy z Twoich pracowników, i wiedzieć, którzy członkowie zespołu wnoszą największą wartość.
4. Przewiduje przyszłą dostępność zasobów
Oprogramowanie do zarządzania zasobami usprawnia alokację zasobów i planowanie zasobów, pomagając określić, czy Twoje dostępne zasoby odpowiadają przewidywanemu przyszłemu zapotrzebowaniu.
Proces prognozowania zasobów pomoże Ci zapewnić ich prawidłowe wykorzystanie. Jeśli na przykład zauważysz, że za trzy miesiące będziesz mieć wiele wolnych zasobów, możesz zacząć planować przyszłe projekty, aby pracownicy nie pozostawali bez zajęcia po zakończeniu bieżących projektów.
Jeśli natomiast jeden z Twoich zespołów realizuje łatwy projekt i przewiduje się, że zakończy go wcześniej, niż zakładano, możesz zaplanować przeniesienie kilku członków zespołu do projektu o wysokim priorytecie. Jeśli masz do dyspozycji więcej zasobów niż projektów do realizacji, możesz skupić się na pozyskiwaniu nowych klientów, aby wykorzystać swoje zasoby.
5. Ogranicza niepotrzebne przestoje
Przestoje mogą być istotnym czynnikiem wpływającym na to, że nie uzyskujesz oczekiwanego zwrotu z inwestycji. Każda godzina, w której zespół projektowy nie wykonuje zadań, oznacza zmarnowane pieniądze.
Wywieranie zbyt dużej presji na pracowników może mieć negatywne skutki, takie jak wypalenie zawodowe, niskie zadowolenie z pracy i rotacja pracowników, ale znalezienie optymalnej równowagi może zaoszczędzić Twojej firmie dużo pieniędzy.
6. Usprawnia decyzje dotyczące rekrutacji
Wiedza o tym, jak obecnie przydzielone są Twoje zasoby, pozwala zespołowi rekrutacyjnemu wykorzystać aktualne cele zarządzania projektami do znalezienia odpowiednich osób do realizacji projektów.
Jeśli masz problem z zasobami, ponieważ brakuje Ci członków zespołu posiadających określone umiejętności, możesz zdecydować, czy skuteczniejsze będzie przeszkolenie obecnego pracownika, aby objął odpowiednią rolę, czy też zatrudnienie nowej osoby, która uzupełni braki.
Jeśli Twoje oprogramowanie do planowania zasobów wykaże, że nie będziesz mieć odpowiedniej wydajności zasobów, aby osiągnąć nadchodzące cele, możesz wykorzystać te informacje do zintensyfikowania działań związanych z wdrażaniem nowych pracowników i zatrudnienia osoby na to stanowisko.
Czym jest oprogramowanie do zarządzania zasobami?
Oprogramowanie do zarządzania zasobami to rodzaj oprogramowania, który pozwala kierownikom projektów planować, przydzielać i śledzić, gdzie oraz w jakim stopniu wykorzystywani są członkowie zespołu projektowego. Chmurowe oprogramowanie do zarządzania zasobami stosuje podobne zasady do zasobów obliczeniowych, pamięci masowej, sieciowych i innych zasobów chmurowych.
Kierownicy projektów mogą ustalać priorytety projektów i dopasowywać zestawy umiejętności członków zespołu do zadań i rezultatów. Możliwości te pokazują również, dlaczego zarządzanie zasobami jest ważne: możesz monitorować przestoje i wykorzystanie członków zespołu oraz śledzić, kto ma zbyt wiele zadań (a kto ma ich niewystarczająco dużo).
Dowiedz się więcej o tym, do czego służy oprogramowanie do zarządzania zasobami. Jeśli szukasz narzędzia, zapoznaj się z naszą listą najlepszych dostępnych na rynku bezpłatnych programów do zarządzania zasobami lub przejrzyj wersje demonstracyjne oprogramowania do zarządzania zasobami, aby zobaczyć, jak różne platformy działają w praktyce.
