Agile w agencji: 10 metod Agile dla agencji
Każda agencja cyfrowa, z którą miałem do czynienia, zdaje się twierdzić, że w takiej czy innej formie stosuje zwinne podejście w agencji.
Dzisiejsze wyzwanie polega na tym, co rozumiemy przez zwinną agencję. Termin zwinność agencji był używany w tak wielu kontekstach, że obecnie w dużej mierze nic już nie znaczy.
Z jednej strony może chodzić o pierwotne założenia elastycznego i przystosowawczego podejścia, które przede wszystkim ceni rezultaty. Z drugiej strony może to być etykieta określająca chaotyczne miejsce pracy, w którym nie ma żadnych procesów. O wiele bardziej wiarygodnie brzmi stwierdzenie, że działasz „zwinne”, niż ujawnienie rzeczywistości polegającej na „wymyślaniu wszystkiego na bieżąco”.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Nie jest to krytyka. Branża cyfrowa wciąż jest w powijakach. Nadal próbujemy opracować sposoby zarządzania i dostarczania naszej najlepszej pracy.
Wyzwanie związane ze Scrumem w agencjach cyfrowych
Wiele znanych mi agencji cyfrowych zaczyna od Scruma, gdy próbuje znaleźć zwinny proces. Na pierwszy rzut oka jest to logiczny wybór. Gdy zaczynasz szukać informacji o metodykach zwinnych, wszędzie znajdziesz wzmianki o Scrumie. (Termin Scrum jest często — choć nieprawidłowo — używany zamiennie ze słowem „zwinność”, jakby oznaczały dokładnie to samo. Tak nie jest. Zwinność to znacznie więcej niż Scrum).
Atrakcyjność Scruma jest oczywista. Istnieje wiele efektownych terminów i modnych słów, które robią na niektórych wrażenie: sprinty, rejestry zadań, retrospektywy sprintów, prędkość, wykresy spalania, mistrz Scrum, właściciel produktu… Dostępnych jest mnóstwo szkoleń i możliwości uzyskania certyfikatu. Przede wszystkim Scrum może być postrzegany jako złoty bilet. Wystarczy zastosować ten przepis, a chaos magicznie zmieni się w utopię. Często pomija się fakt, że korzenie Scruma tkwią w tworzeniu produktów programistycznych. Scrum jest świetnym rozwiązaniem, gdy jesteś zespołem u dostawcy oprogramowania, który ma jasno określony cel: dostarczenie konkretnego produktu.
Jednak Scrum zaczyna zawodzić, gdy trzeba zarządzać zależnościami zewnętrznymi. Gdy pracujesz w agencji cyfrowej, niemal każdy aspekt twojej pracy ma zależności zewnętrzne — klientów. Powoduje to znaczne marnotrawstwo. Kierownicy projektów angażują się w złożone negocjacje polityczne podczas każdej sesji planowania sprintu, aby upewnić się, że ich projekty zostaną uwzględnione w sprincie. Widziałem, jak spotkania dotyczące planowania sprintu w agencjach trwały cały dzień i obejmowały cały zespół. Biorąc pod uwagę, że sprinty zazwyczaj trwają dwa lub trzy tygodnie, oznacza to wykorzystanie 6–10% całkowitej przepustowości zespołu. Co za strata czasu i wysiłku!
Co więcej, te plany sprintów często zaczynają się rozpadać już dzień lub dwa po rozpoczęciu sprintu. Klienci zmieniają zdanie albo opóźniają się z przekazaniem wymaganych informacji. Pojawiają się nieoczekiwane zdarzenia, takie jak nowe możliwości biznesowe lub problemy techniczne z działającym systemem.
Wszystko to prowadzi do częstych renegocjacji, które marnują jeszcze więcej czasu i zasobów agencji. W tym miejscu twój zwinny proces może się załamać i negatywnie wpłynąć na zarządzanie zasobami kreatywnej agencji.
Ważna lekcja do wyciągnięcia
Dostępnych jest wiele metod i praktyk zwinnych. Zdałem sobie z tego sprawę w 2010 roku, po zmaganiach z uzyskaniem oczekiwanych korzyści ze Scruma i przeprowadzeniu dokładniejszych badań. Doprowadziło mnie to do Kanbana i myślenia szczupłego. Niektóre z ich praktyk wydawały się oferować usprawnienia w stosunku do stosowanego przez nas podejścia.
Zacząłem eksperymentować. Najpierw z małym, przewidywalnym projektem, a następnie stopniowo z większą i bardziej złożoną pracą. Zaczęło się od sposobu, w jaki dzieliłem poszczególne projekty — przeszedłem od historyjek użytkownika do opisów funkcji, a następnie do rezultatów opartych na wartości. Ułatwiło to klientom przeglądanie i akceptowanie pracy, a tym samym zarządzanie projektami.
Zacząłem również kwestionować nasze procesy i sposób zarządzania całą naszą pracą. Doprowadziło to do rezygnacji z sesji planowania sprintów na rzecz szybkich reorganizacji podczas codziennego spotkania na stojąco. Wkrótce porzuciliśmy koncepcję sprintów i przeszliśmy na podejście Kanban oparte na przepływie. Kolejne usprawnienia wynikały z sugestii całego zespołu dotyczących tego, jak możemy działać lepiej, a następnie z ich wypróbowywania.
Rezultaty mówiły same za siebie:
- pracownicy byli bardziej zadowoleni, ponieważ łatwiej było im wykonywać swoją pracę na najwyższym poziomie i w dużej mierze samodzielnie się zarządzać
- to uwolniło czas kierownika projektu, pozwalając mu swobodnie zajmować się większą liczbą projektów równolegle i koncentrować się na istotnych rezultatach
- nastąpiła znacząca poprawa jakości naszej pracy, terminowości realizacji, relacji z klientami i osiąganych rezultatów
- a jednocześnie potroiliśmy przychód na pracownika w naszym zespole w niespełna trzy lata.
Po głębszym namyśle stało się jasne, że moment przełomowy wynikał z odwagi do eksperymentowania. Wprowadzałem zmiany i obserwowałem ich skutki.
Wcześniejsze działania na rzecz usprawnienia procesów polegały na poszukiwaniu gotowego procesu, który moglibyśmy po prostu wdrożyć – takiego jak Scrum. Teraz rozumiem, że coś takiego nie istnieje. Nie istnieje, ponieważ nasza branża jest wciąż w powijakach, więc nadal ustalamy, jak powinny funkcjonować nasze firmy. Prawdą jest również, że każda firma jest wyjątkowa. rozwiązanie dotyczące kreatywnego przepływu pracy, które sprawdza się w jednej agencji, niekoniecznie sprawdzi się w innej.
10 sposobów na integrację zwinnych metod agencyjnych w agencji cyfrowej
Współpracuję konsultingowo z różnymi firmami opartymi na pracy wiedzy, w tym z wieloma agencjami cyfrowymi, pomagając im usprawniać procesy operacyjne. Na podstawie tych doświadczeń przedstawiam moje najważniejsze wskazówki dotyczące integracji zwinnych metod w środowisku agencyjnym:
1. Zaakceptuj, że nie ma jednej „właściwej drogi” i nic nie jest ustalone raz na zawsze
Każda organizacja jest wyjątkowa. Sukces zwinnego podejścia w agencji wynika z czerpania z pomysłów innych i dostosowywania ich do własnej sytuacji.
2. Buduj kulturę stopniowych zmian i ciągłego doskonalenia
Choć tempo zmian jest naturalnie większe na początku prac nad usprawnieniem procesów, błędem jest uznanie ich kiedykolwiek za „zakończone”. Zwinność w agencji wymaga stałego dostosowywania i testowania metod pracy (w żargonie: kaizen). Dlatego zarządzane inicjatywy zmian typu „wielki wybuch” rzadko przynoszą trwałe rezultaty.
3. Określ rezultaty, które naprawdę mają znaczenie
[Tweet „Pamiętaj, że klienci cenią przede wszystkim zwrot z inwestycji. #agile #projectmanagement”] Nie obchodzi ich, jaki jest Twój proces ani jak się nazywa, o ile ułatwia im osiągnięcie pożądanych rezultatów (umowy zwinne mogą pomóc uporządkować tę relację). Pamiętaj również o powodach i motywacjach, dla których istnieje Twoja agencja.
4. Mierz ilościowo
Nie ma potrzeby przesadzać, ale ważne jest regularne wykonywanie ustandaryzowanych pomiarów pracy. Bez tych pomiarów pracujesz w zasadzie po omacku.
Kiedy kierowałem zespołem deweloperskim w agencji, moje pomiary obejmowały „przychód na pracownika”, „przychód na klienta”, „koszt alternatywny na klienta” (czyli wartość niepodlegającego rozliczeniu czasu poświęconego danemu klientowi) oraz „kompletność ewidencji czasu pracy” (zarejestrowane godziny w stosunku do przepracowanych godzin). Co miesiąc analizowałem te wskaźniki i przedstawiałem wyniki zarówno zespołowi, jak i dyrektorom firmy (oprogramowanie do raportowania agencji marketingowej może w tym pomóc). To zawsze dostarczało cennych informacji o tym, na czym powinniśmy skupić kolejne działania usprawniające.
Większość tych danych opiera się na dokładnych danych z ewidencji czasu pracy i wiem, że może to stanowić wyzwanie. Odkryłem, że wyjaśnienie, dlaczego ewidencja czasu pracy jest ważna oraz do czego informacje te są i nie są wykorzystywane, bardzo pomaga w jej uzupełnianiu.
5. Mierz jakościowo
Liczby są ważne, ale nie zapominaj o mniej formalnych wskaźnikach, które są równie cenne dla zwinności w agencji. Obejmują one postrzeganą jakość projektów, satysfakcję klientów oraz zaangażowanie, zadowolenie i dobrostan pracowników.
6. Kwestionuj wszystko
Nie mam na myśli irytującego sposobu, który denerwuje wszystkich wokół, lecz osobiste nastawienie typu „jak można by to ulepszyć?”. Jeśli uczestniczysz w regularnym spotkaniu (lub mu przewodniczysz), które wydaje się przynosić niewiele efektów, przyjmij zwinne podejście agencyjne, zastanów się, jak można je usprawnić albo czy jest ono w ogóle potrzebne.
7. Dziel projekty na „jednostki wartości”
Może to być na przykład sekcja aktualności na stronie internetowej albo element marketingu e-mailowego w kampanii. Dzięki temu praca staje się łatwiejsza do zarządzania i wyceny, a klientom łatwiej ją zaakceptować. Jeśli stosujesz to konsekwentnie w różnych projektach, gromadzisz zbiór danych dotyczących czasu i kosztów zwykle związanych z konkretnym rezultatem, dzięki czemu łatwiej wyceniać przyszłe projekty. Jest to znacznie bardziej wartościowe i dokładne niż wycena według rodzaju umiejętności (projektowanie, tworzenie części front-endowej, tworzenie części back-endowej, PM itp.).
8. Wizualizuj swoją pracę
Termin fachowy to „mapowanie strumienia wartości”. Najważniejsze jest zbudowanie i utrzymywanie przejrzystego obrazu stanu wszystkich prac, tak aby wszyscy mieli wspólną wizję sytuacji. Narzędzia zwinnego zarządzania, takie jak Trello i Jira, świetnie się tu sprawdzają, ale zwykła karteczka Post-It może być równie dobra, jeśli wszyscy pracujecie w tej samej lokalizacji.
9. Ogranicz liczbę zadań w toku
Innymi słowy: „przestań zaczynać i zacznij kończyć”. Rezultaty, które mają znaczenie, wynikają z ukończonej pracy. Wysokiej jakości praca jest efektem skupienia się na bieżącym zadaniu i doprowadzenia go do końca. Zbyt wiele zadań realizowanych jednocześnie wydłuża czas realizacji i obniża jakość. Możesz użyć oprogramowania do zarządzania projektami agencji kreatywnej lub oprogramowania do zwinnego zarządzania projektami, aby śledzić WIP i postęp projektu.
10. Opisz swoje procesy w podręczniku operacyjnym
Firmy są złożone. Po prostu nie jest możliwe (ani korzystne), aby ludzie pamiętali wszystko o sposobie działania firmy. Dlatego potrzebujesz sposobu na opisanie swoich procesów w jasny i przystępny sposób.
Nie są to obszerne tomy. To głównie listy kontrolne opisujące sposób postępowania w danej sytuacji, uzupełnione o kilka notatek, które z czasem są udoskonalane. Ich stosowanie sprawia, że wartość procesu jest zakorzeniona w agencji, a nie tylko w głowach kilku osób. Dobry podręcznik operacyjny znacznie ułatwia takie sytuacje jak wdrażanie pracowników, planowanie ciągłości działania firmy, odzyskiwanie sprawności po awarii, a także zwykłe rozdzielanie pracy w intensywnych okresach.
W praktyce świetnym rozwiązaniem jest zestaw połączonych ze sobą dokumentów Google Docs oraz osobny dokument pełniący funkcję „spisu treści”. Jest to znacznie bardziej elastyczne i skuteczne niż wymyślny intranet.
Podsumowanie
Wnikliwi czytelnicy mogą dostrzec silne wpływy podejścia lean i Kanban na tej liście zwinnych praktyk w agencji. Nie jest to przypadek. Jednak wyciągnięcie z tego artykułu wniosku, że szczupłe tworzenie oprogramowania lub Kanban to właściwa metodologia dla Twojej agencji, mija się z celem. Zapewniają one przydatne narzędzia, ale w istocie są tylko etykietami.
Twoje procesy są wyjątkowe i właściwe dla Ciebie. Celem jest wypracowanie spójnego sposobu pracy w całej agencji. Zapewnia to klientom i pracownikom jednolite doświadczenia. Tworzy solidne fundamenty niezbędne do ciągłego doskonalenia jakości, kreatywności, zadowolenia i zysków. Jedyną nazwą marki, o którą musisz się martwić, jest nazwa Twojej firmy.
Udział w konferencjach dla właścicieli agencji również może się tu przydać — dają one możliwość zobaczenia, jak inni podchodzą do wyzwań operacyjnych, często dzieląc się praktycznymi rozwiązaniami, które łączą zwinność, kreatywność i strategię biznesową.
I pamiętaj: sukces wynika z podejmowania przez Ciebie działań, gdy napotykasz słabe procesy i nieefektywności. Nie musisz czekać na konkretny plan zmian. Gdy coś nie działa dobrze, zakwestionuj to i spróbuj czegoś innego. Zacznij dzisiaj. Jeśli tego nie zrobisz, jutro nadal będziesz w tej samej sytuacji.
Co dalej?
Dowiedz się więcej o tym, jak agencje przechodzą na zwinny sposób pracy, lub sprawdź naszą listę najlepszych podcastów dla agencji, aby poznać więcej informacji związanych z działalnością agencji.
