10 najlepszych praktyk śledzenia czasu: uzyskaj potrzebne dane dotyczące czasu
Śledzenie czasu jest mniej więcej tak przyjemne jak obserwowanie schnącej farby. Nikt nie lubi sprzeczać się z klientami i członkami zespołu o to, dlaczego przygotowanie raportu statusowego zajęło pięć rozliczanych godzin. Czasami jednak dane ze śledzenia czasu pracy zespołu mogą okazać się bardzo przydatne. Porozmawiajmy o najlepszych praktykach dotyczących śledzenia czasu i o tym, jak gromadzić te informacje bez aż takiego bólu.
Jedną z najlepszych praktyk, o której warto wspomnieć już na początku, jest zainwestowanie w oprogramowanie do śledzenia czasu, które może pomóc zautomatyzować ten proces i zwiększyć jego efektywność w zespole — więcej na ten temat poniżej!
10 najlepszych praktyk śledzenia czasu dla kierowników projektów
Jeśli obecnie jesteś kierownikiem projektu, zwłaszcza w środowisku agencyjnym, oto kilka najlepszych praktyk, które pomogą Ci gromadzić i wykorzystywać dane dotyczące śledzenia czasu.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Unikaj karnego wykorzystywania śledzenia czasu
- Zautomatyzuj je
- Przeprowadzaj kontrole wyrywkowe
- Patrz wstecz podczas planowania przyszłości
- Wykorzystuj dane, aby uzasadniać swoje stanowisko
- Zbieraj opinie członków zespołu
- Przynoś dane na retrospektywy sprintów
- Analizuj dane z różnych projektów
- Ustalaj punkty odniesienia dla wydajności
- Regularnie kontroluj praktyki śledzenia czasu
1. Unikaj karnego wykorzystywania śledzenia czasu
Chociaż śledzenie czasu może pomóc Ci zrozumieć rentowność, zwłaszcza jeśli czas członków Twojego zespołu podlega rozliczeniu, a z klientami uzgodniliście rozliczenie określonej ilości pracy, nigdy nie należy wykorzystywać danych ze śledzenia czasu do karania (sprawi to jedynie, że Twój zespół znienawidzi tę praktykę, a według zespołów jest to stały powód, dla którego śledzenie czasu jest złe).
Analizując zestaw zadań i członków zespołu, możesz łatwo zauważyć, że bardziej doświadczony lub starszy stażem członek zespołu poświęci na wykonanie zadania mniej czasu niż nowy lub mniej doświadczony pracownik. Co jednak dzieje się, gdy dane w systemie śledzenia czasu pokazują, że pracownik działa w tempie niższym od optymalnego?
Karne wykorzystywanie śledzenia czasu to przepis na fałszowanie kart ewidencji czasu pracy lub niedokładne raportowanie. Chociaż możesz wykorzystać dane ze śledzenia czasu, aby rozpocząć rozmowę o niewystarczającej wydajności, nie powinny one być jedynym czynnikiem branym pod uwagę w tej rozmowie.
2. Zautomatyzuj je
Choć automatyczne śledzenie czasu może wydawać się rozwiązaniem z przyszłości, oprogramowanie do ewidencji czasu pracy może pomóc uczynić je (niemal) rzeczywistością. Oprogramowanie do śledzenia czasu, które integruje się z narzędziem do zarządzania projektami lub działa jako rozszerzenie Chrome, może pomóc zautomatyzować śledzenie czasu w czasie rzeczywistym — to jedna z kluczowych zalet oprogramowania do śledzenia czasu.
Członkowie zespołu (w tym Ty) mogą uruchamiać stoper za każdym razem, gdy rozpoczynają zadanie, a następnie zatrzymywać go lub wstrzymywać, gdy pojawią się inne sprawy. W zależności od wybranego oprogramowania możesz także skonfigurować powiadomienia przypominające o uruchomieniu stopera po rozpoczęciu zadania.
Im mniej każdy członek zespołu musi myśleć o śledzeniu czasu, tym łatwiej będzie przekonać ludzi do korzystania z narzędzia do śledzenia czasu. Jeśli nie możesz w pełni zautomatyzować śledzenia czasu (lub wykorzystać AI do śledzenia czasu), rozważ aplikację do prowadzenia kart ewidencji czasu pracy lub inne cyfrowe rozwiązania do śledzenia czasu, aby zespół nie musiał ręcznie wypełniać kart czasu pracy. Może to ułatwić ewidencjonowanie czasu wszystkim zaangażowanym osobom (w tym kierownikom projektów).
3. Przeprowadzaj kontrole wyrywkowe
Jako kierownik projektu powinieneś regularnie analizować wykorzystanie czasu przez zespół. Dotyczy to zarówno godzin podlegających rozliczeniu, jak i godzin nierozliczanych. Może to oznaczać analizę co tydzień lub w każdym sprincie. Gdy zbliżasz się do końca okresu obowiązywania umowy, analiza może być konieczna codziennie, aby upewnić się, że zespół nie przekroczy przydzielonej liczby godzin.
Ta szczegółowa i regularna analiza danych dotyczących czasu pomoże w zarządzaniu ryzykiem, ponieważ pozwoli Ci dostrzec problemy z harmonogramem i tempem pracy. Łatwiej skorygować te problemy, gdy są niewielkie, niż wtedy, gdy zaczekasz, aż przerodzą się w poważne trudności.
Na przykład, jeśli minęły trzy tygodnie z trzymiesięcznego projektu i zdajesz sobie sprawę, że Twój zespół powinien był wykorzystać tylko 750/3000 godzin, ale wykorzystał już 1000, masz kilka możliwości.
Możesz poprosić zespół o zmniejszenie tempa wykorzystania czasu albo poinformować klienta lub interesariuszy, że przed końcem umowy lub projektu może zabraknąć godzin i może być potrzebny aneks do umowy. Jeśli poczekasz, aż zespół wykorzysta 2999/3000 godzin, będziesz mieć mniej możliwości skorygowania sytuacji.
4. Patrz wstecz, planując przyszłość
Dane dotyczące rejestrowania czasu mogą pomóc Ci przewidzieć, ile potrwają konkretne zadania. Na przykład, jeśli zarządzasz projektami związanymi z tworzeniem stron internetowych, możesz przeanalizować trzy do pięciu ostatnich projektów, aby ustalić, ile czasu zajęło zespołowi skonfigurowanie środowiska programistycznego, zaprojektowanie strony głównej lub skonfigurowanie analityki.
Chociaż Twoje projekty mogą różnić się wielkością i zakresem, posiadanie danych na poziomie zadań może pomóc Tobie i Twojemu zespołowi lepiej planować projekty oraz tworzyć w przyszłości dokładniejsze wyceny projektów.
Załóżmy, że szacujesz i planujesz czas potrzebny na przeprojektowanie średniej wielkości witryny handlu elektronicznego. Najprawdopodobniej będziesz musieć zwiększyć czas w porównaniu z czasem poświęconym na przeprojektowanie witryny mniejszej organizacji non-profitowej o ograniczonej funkcjonalności. Dane nadal mogą jednak dostarczyć Ci wskazówek dotyczących dobrego punktu wyjścia dla bardziej złożonego projektu (szczególnie jeśli stosujesz sprawdzone praktyki zarządzania projektami w organizacjach non-profit).
5. Wykorzystuj dane, aby poprzeć swoje stanowisko
Podczas komunikowania się z kluczowymi interesariuszami lub klientami na temat postępów projektu dane mogą pomóc w prowadzeniu rozmów. Większość interesariuszy projektu powinna rozumieć znaczenie zarządzania czasem.
Na przykład, jeśli możesz wykazać, że programista regularnie nie docenia czasu potrzebnego na wykonanie kluczowych zadań, gdy udajesz się do jego przełożonego, aby omówić konieczne korekty, będziesz mieć konkretne dane pokazujące, gdzie szacunki nie odpowiadają rzeczywistości. Przełożony będzie wtedy mógł przeanalizować problem dokładniej i zrozumieć, że chodzi o kwestię szacowania, a nie zarządzania czasem.
Podobnie, jeśli rozmawiasz z interesariuszem lub sponsorem projektu o trudnościach związanych z harmonogramem lub tempem wykorzystywania budżetu czasowego, wykorzystanie danych zebranych podczas rejestrowania czasu — a jeszcze lepiej, audytu czasu — zapewnia Ci większą wiarygodność i obiektywizm niż opieranie się na anegdotycznych przykładach.
6. Zbieraj od członków zespołu opinie na temat stosowanych metod rejestrowania czasu
Przestrzeganie przez zespół zasad rejestrowania czasu ma kluczowe znaczenie. Dlatego należy okresowo sprawdzać, czy członkowie zespołu mają uwagi dotyczące sposobu rejestrowania czasu. Mogą mieć pomysły na uzyskanie większej ilości informacji z danych dotyczących rejestrowania czasu (rejestrowanie według zadania lub funkcji zamiast według projektu albo w inny sposób) lub na ułatwienie im wprowadzania danych.
Pracowałem z zespołami, które eksperymentowały z rejestrowaniem czasu z korzyścią dla całego zespołu. Niektóre wypróbowywały różne narzędzia lub metody, takie jak planowanie blokowe w celu zwiększenia efektywności albo rejestrowanie czasu według funkcji zamiast poszczególnych zadań.
7. Jeśli pracujesz zwinnie, przynoś dane dotyczące rejestrowania czasu na retrospektywy sprintu, aby rozpoczynać dyskusje
Jeśli chodzi o zwinne zarządzanie projektami, retrospektywa sprintu daje zespołowi możliwość spojrzenia wstecz i zastanowienia się nad ostatnim sprintem oraz nad tym, jak można poprawić działania w kolejnym.
Dane dotyczące tego, jak zespół wykorzystał swój czas podczas sprintu, mogą dostarczyć cennych informacji, które zespół będzie chciał wykorzystać w następnym sprincie. Dane dotyczące prędkości sprintu, czasu poświęconego na konkretne zadanie lub funkcję albo stopnia zgodności pracy zespołu z szacunkami to wartościowe informacje, które można uzyskać z rejestrowania czasu.
8. Analizuj dane zebrane w różnych projektach, aby dostrzegać trendy
Jeśli Twoje narzędzia do rejestrowania czasu oferują funkcje raportowania (lub korzystasz z narzędzi raportowania o otwartym kodzie źródłowym w połączeniu z nimi), możesz wykorzystać je do przeglądania wpisów czasu członków zespołu i projektów w celu dostrzegania trendów. Nawet jeśli nie możesz zautomatyzować tego rodzaju raportowania, właśnie do tego służą arkusze kalkulacyjne!
Analiza tego, jak członkowie zespołu wykorzystują godziny pracy, może pomóc Ci podejmować lepsze decyzje dotyczące obsady projektów. Na przykład, jeśli jeden członek zespołu może zamknąć dziesięć zgłoszeń błędów w tym samym czasie pracy, którego inny członek zespołu potrzebuje na pięć, warto się temu przyjrzeć.
Zakładając, że wszystkie zgłoszenia mają podobny rozmiar i zakres, zrozumienie, jak efektywnie pracują członkowie zespołu, może pomóc Tobie i Twoim współpracownikom podejmować lepsze decyzje dotyczące obsady.
9. Wykorzystaj rejestrowanie czasu do ustalenia punktów odniesienia dla wydajności zespołu
Posiadanie wiedzy o tym, ile godzin powinna zająć dana czynność, może pomóc Ci jako kierownikowi projektu zrozumieć, jakiej ilości pracy można rozsądnie oczekiwać od członka zespołu. Dane uzyskane z rejestrowania czasu w dłuższym okresie mogą pomóc Ci ustalić punkty odniesienia dotyczące ilości pracy, jaką możesz oczekiwać od członków zespołu.
Na przykład, jeśli jednym z obowiązków Twojego zespołu jest tworzenie materiałów szkoleniowych i dokumentacji pod koniec każdego projektu, warto przeanalizować dane z aplikacji do rejestrowania czasu, aby zrozumieć, ile czasu poświęcono na te działania pod koniec każdego projektu.
10. Regularnie kontroluj praktyki rejestrowania czasu i wpisy zespołu
Posiadanie dobrych danych w dużej mierze zależy od dokładnych kart czasu pracy w systemie rejestrowania czasu. Jako kierownik projektu możesz chcieć regularnie kontrolować swoje praktyki związane z rejestrowaniem czasu, aby mieć pewność, że uzyskujesz z danych najbardziej wartościowe informacje. Możesz zrobić to jednorazowo lub jako część większego audytu projektu.
Proces ten może polegać na wyrywkowym sprawdzaniu kart czasu pracy, aby upewnić się, że czas jest wprowadzany dokładnie oraz że wszyscy członkowie zespołu przesyłają wypełnione karty czasu pracy pod koniec tygodnia. Chociaż wspomnieliśmy już, że nie należy wykorzystywać danych z rejestrowania czasu w sposób karzący, członkowie zespołu, którzy nie wypełniają wymaganych raportów czasu pracy, mogą ponosić konsekwencje.
Metody rejestrowania czasu
Zespoły projektowe mogą na wiele sposobów rejestrować i raportować czas poświęcony na pracę. Oto kilka najpopularniejszych metod rejestrowania czasu:
Ręczne rejestrowanie czasu
Ręczne rejestrowanie czasu może polegać na zapisaniu informacji długopisem na karteczce samoprzylepnej umieszczonej obok monitora, a następnie przesłaniu jej e-mailem lub za pośrednictwem stworzonej przez firmę karty czasu pracy każdego dnia lub tygodnia.
Niezależnie od tego, jak Twoja organizacja definiuje ręczne rejestrowanie czasu, jest to zazwyczaj najbardziej czasochłonna metoda rejestrowania czasu pracy pracowników. Jedynym wyjątkiem może być sytuacja, gdy jesteś freelancerem i każdego dnia musisz logować się do wielu systemów, aby rejestrować swój czas. W takim przypadku najskuteczniejsze może być ręczne rejestrowanie i przesyłanie danych raz dziennie (lub raz w tygodniu, jeśli możesz sobie na to pozwolić).
Automatyczne rejestrowanie czasu
Automatyczne rejestrowanie czasu ma ułatwiać rejestrowanie czasu powiązanego z konkretnymi zadaniami. Może się to odbywać poprzez uruchomienie minutnika bezpośrednio w oprogramowaniu do zarządzania projektami lub użycie rozszerzenia do Chrome albo integracji z oprogramowaniem do rejestrowania czasu, aby natywnie rejestrować czas poświęcony na konkretne zadanie. Większość narzędzi AI do rejestrowania czasu również oferuje tę funkcję.
Rejestrowanie czasu według zadania
Niezależnie od tego, czy rejestrowanie odbywa się automatycznie, czy ręcznie, ważne może być rejestrowanie czasu według zadań. Może to usprawnić raportowanie i ułatwić komunikację z klientami lub interesariuszami.
Na przykład, jeśli zespół rejestruje czas według projektu, a interesariusz chce dokładnie wiedzieć, ile czasu zajmuje wykonanie określonego zadania lub opracowanie konkretnej funkcji, Tobie jako kierownikowi projektu będzie trudniej to przeanalizować, jeśli będziesz musieć przejrzeć wszystkie wpisy dotyczące projektu, aby ustalić, kto pracował nad zadaniem lub funkcją, kiedy i jak długo.
Rejestrowanie według zadań może również stać się bardziej skomplikowane, jeśli Twój zespół lubi wykonywać wiele zadań jednocześnie. Utrzymanie przejrzystej karty czasu pracy może być szczególnie trudne, gdy w ciągu godziny zajmujesz się trzema lub większą liczbą zadań.
Co dalej?
Ten przewodnik po raportowaniu statusu projektu to lektura obowiązkowa dla kierowników projektów, którzy chcą usprawnić komunikację i procesy w swoich zespołach.
Czy masz wrażenie, że Twoje praktyki związane z rejestrowaniem czasu wymagają niewielkiego ulepszenia? Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak inni kierownicy projektów rejestrują czas (ponieważ nie ma w tym zakresie jasnych zasad), zostań członkiem i dołącz do rozmowy na Slacku z ponad 1000 innych osób na temat tego, jak radzą sobie z tym w swoich projektach.
