Jak być bardziej produktywnym kierownikiem projektu (z Laurą Bosco)

Przeczytaj transkrypcję:

Testujemy transkrypcję naszych audycji za pomocą programu komputerowego. Prosimy o wyrozumiałość w przypadku literówek, ponieważ bot nie jest poprawny w 100% przypadków.

Ben Aston:

Witajcie w audycji DPM, w której wykraczamy poza teorię, aby udzielać fachowych porad kierownikom projektów prowadzącym lepsze projekty cyfrowe. Dziękuję, że nas słuchacie. Nazywam się Ben Aston i jestem założycielem The Digital Project Manager. Zastanawiam się, co odpowiedziałby prawie każdy kierownik projektu, gdyby zapytać go, jak idzie mu praca. Myślę, że najczęściej usłyszelibyśmy: „Przepraszam, nie mam teraz czasu na rozmowę. Jestem całkowicie zawalony pracą, może odezwiemy się do siebie w przyszłym tygodniu”.

Z własnego doświadczenia jako kierownik projektu wiem, że jest to wymagająca rola. Odpowiadamy za realizację projektu najlepiej, jak potrafimy, i bardzo zależy nam na jego sukcesie. W rezultacie biegamy cały dzień, jakby paliły nam się spodnie, próbujemy zapanować nad naszym zespołem, który pozornie nie chce robić tego, o co go prosimy, i wykonujemy wszystkie zadania, które naszym zdaniem doprowadzą projekt do sukcesu. Ale czy nasze ciągłe zajęcie rzeczywiście pomaga dostarczyć lepszy projekt? Czy naprawdę pomaga zespołowi i klientom?

Być może tak. Często jednak nasze ciągłe zajęcie wcale nie pomaga. Jakie jest więc rozwiązanie? Wszystko wyjaśnimy w dzisiejszej audycji, rozmawiając o sposobach na to, aby być mniej zajętym, ale bardziej produktywnym.

Dzisiaj rozmawiam z Laurą Bosco. Laura jest autorką tekstów internetowych i swego rodzaju początkującą cyfrową kierowniczką projektu, choć właściwie stopniowo odchodzi od tej roli. Porozmawiamy o tym za chwilę. Współpracowała z wieloma startupami, firmami z listy Fortune 500, a także organizacjami non-profit. Mieszka w Chattanoodze, co jest jednym z moich ulubionych słów do wypowiadania. Witaj, Lauro.

Laura Bosco:

Cześć, Ben. Dziękuję, że mnie dzisiaj zaprosiłeś.

Ben Aston:

Cała przyjemność po mojej stronie. Chcę zacząć od rozmowy o Tobie, ponieważ chcę jeszcze raz powiedzieć „Chattanooga”. Spędziłem też zdecydowanie zbyt dużo czasu, trochę Cię śledząc. Nie wiem, trafiłem na stronę LauraBosco.com, czyli miejsce, do którego zagląda się, aby dowiedzieć się czegoś o Laurze. Opowiedz mi więc trochę o sobie. Na Instagramie wyglądało to tak, jakbyś mieszkała w domku na drzewie w lesie. Opowiedz nam, gdzie mieszkasz w Chattano still...

Laura Bosco:

Pomysł z domkiem na drzewie wcale nie jest daleki od prawdy. Mieszkam na jednej z dwóch gór w Chattanooge, nazywa się Signal Mountain. Do centrum jest około 20 minut, a my mamy wspaniały mały dom z widokiem na kilka akrów ziemi, których nie posiadamy, ale lubimy przekonywać samych siebie, że jest inaczej, kiedy patrzymy z tylnego tarasu. To taras na drugim piętrze, z którego rozciąga się widok na piękne, zmieniające kolory jesienne liście, więc rzeczywiście trochę przypomina to mieszkanie w domku na drzewie.

Ben Aston:

Brzmi świetnie. Zajrzyjcie na Instagram Laury, aby zobaczyć ciekawe zdjęcia z życia w Chattanooge. Opowiedz nam jednak trochę o swojej historii. Byłaś kierowniczką projektu albo nadal czasami nią jesteś. Wiem, że zmieniasz teraz role i zostajesz autorką tekstów. Jak w ogóle trafiłaś do zarządzania projektami cyfrowymi? Zawsze wydaje mi się to interesujące. Na Twojej stronie przeczytałem, że masz doświadczenie w rozbieraniu klamek i że jesteś pasjonatką informacji, która lubi znajdować i rozwiązywać problemy. Opowiedz, jak doprowadziło Cię to do zarządzania projektami cyfrowymi.

Laura Bosco:

Myślę, że podobnie jak w przypadku wielu innych cyfrowych kierowników projektów, nie była to rola, do której planowałam wkroczyć. Nie studiowałam zarządzania projektami na uczelni i nie brałam go pod uwagę, kiedy w liceum i na studiach myślałam o swojej przyszłej karierze. Ostatecznie robiłam wiele różnych rzeczy. Dosłownie opatruję swoje CV komentarzami dla innych, ponieważ jest tak trudne do zrozumienia. Pracowałam jako menedżerka restauracji, a potem jako stażystka w agencji brandingowej, pomagając po stronie klienta. Ta agencja połączyła mnie z agencją, z którą pracuję jako kierowniczka projektu. W praktyce kilka osób przyszło do mnie i powiedziało: „Znam agencję, która potrzebuje pomocy w organizacji. Jesteś w tym naprawdę dobra. Chcesz się tym zająć?”

Odpowiedziałam: „Jasne”. Tak właśnie wkroczyłam w tę rolę — uczyłam się w praktyce.

Ben Aston:

A jakiego rodzaju projekty realizowałaś jako cyfrowa kierowniczka projektu?

Laura Bosco:

W agencji, z którą pracuję, Range, zajmującej się projektowaniem i tworzeniem stron WordPress, współpracowaliśmy z bardzo różnorodnymi klientami. Realizowaliśmy projekty dla wielu branż, ale w większości były to niestandardowe projekty internetowe. Zaczynamy od zera od etapu odkrywania, następnie przechodzimy do całkowicie niestandardowego projektu, a potem do jego niestandardowego wdrożenia. Najczęściej jest to strona marketingowa, ale projekt może być również tak rozbudowany jak niestandardowy system logowania albo portal.

Ben Aston:

Świetnie. Pracujesz więc z projektantami, programistami, specjalistami od doświadczeń użytkownika i kontroli jakości — to wszystko jest zespół wewnętrzny?

Laura Bosco:

Tak, to mały zespół, więc nie mamy wszystkich wymienionych przez Ciebie ról. Najczęściej pracujemy z dyrektorką kreatywną i projektantką. Jako wspólniczka agencji pełni kilka funkcji. Mamy też kilku programistów zajmujących się pełnym stosem technologicznym. Mam szczęście pracować z tak małym, ale jednocześnie wszechstronnym zespołem. Myślę, że pomaga to przełamywać kilka różnych silosów.

Ben Aston:

Zdecydowanie. Powiedz, jak zarządzasz zespołem jako cyfrowa kierowniczka projektu i jakich narzędzi do tego używasz. Przy mniejszym zespole może nie potrzeba tylu narzędzi. Jeśli wszyscy siedzą razem, współpraca może odbywać się bardziej naturalnie. Jak sobie z tym radzisz?

Laura Bosco:

To dobre pytanie. Pracujemy całkowicie rozproszeni — od Kalifornii po Holandię. Slack jest naszym głównym narzędziem komunikacji. Dużo czasu poświęcam też na ustalanie terminów w różnych strefach czasowych. Patrzę w kalendarz i sprawdzam, kiedy cztery osoby znajdujące się w czterech lub pięciu różnych strefach czasowych mogą połączyć się na jednej rozmowie.

Ben Aston:

To okropnie trudne zadanie, prawda?

Laura Bosco:

Bardzo trudne. Korzystam z everytimezone.com, gdzie jest prosty suwak pozwalający sprawdzić godzinę we Francji albo w dowolnym innym miejscu. Używamy też Asany i Teamwork. Wcześniej korzystaliśmy z Basecamp, ale Teamwork lepiej pasował do naszego budżetu i naszych potrzeb. Asany używaliśmy do śledzenia bardziej szczegółowych zadań.

Ben Aston:

Czy znalazłaś ostatnio jakąś stronę, narzędzie albo aplikację, o której każdy powinien wiedzieć?

Laura Bosco:

Kilka miesięcy temu znalazłam narzędzie o nazwie Blinker. Przypomina o mruganiu, kiedy długo patrzysz w ekran. To chyba rozszerzenie do Chrome. Przypomina też, żeby co kilka minut oderwać wzrok od ekranu. Bardziej pomaga dbać o zdrowie niż zwiększać produktywność, ale uważam je za ciekawe.

Ben Aston:

Czy odchodzisz teraz od zarządzania projektami cyfrowymi, aby bardziej skupić się na pisaniu tekstów?

Laura Bosco:

Tak.

Ben Aston:

Około rok temu zaczęłam pisać dodatkowo. Lubię wiele rzeczy związanych z zarządzaniem projektami, ale brakowało mi kreatywności. Zaczęłam pracować dla kilku klientów, którzy później zlecali mi więcej zadań i polecali mnie innym. Około trzy miesiące temu zrozumiałam, że muszę albo pracować w niepełnym wymiarze w obu obszarach, albo w pełni zaangażować się w jeden z nich. Ponieważ nie mamy psa ani dzieci i prowadzimy spokojne życie, uznaliśmy, że to najlepszy moment, aby spróbować przez rok. Tak właśnie robimy.

Ben Aston:

Porozmawiajmy o Twoim artykule i produktywności. Dlaczego produktywność ma znaczenie?

Laura Bosco:

Wiele osób zaczyna od pytania: „Jak mogę być bardziej produktywna?”, zamiast: „Dlaczego powinnam być bardziej produktywna?”. Dla mnie produktywność pomaga zespołom działać skuteczniej i czerpać większą przyjemność z pracy. Ludzie, którzy lubią swoją pracę, wykonują ją lepiej. Jako kierowniczka projektu chciałam pomagać zespołowi pracować sprawnie, a jednocześnie mniej i z większą satysfakcją.

Ben Aston:

W artykule piszesz między innymi o tym, aby nie sprawdzać poczty od razu rano, nie być stale dostępną na Slacku i nie mieć cały czas otwartej skrzynki. Jak robić to bez stawania się wąskim gardłem?

Laura Bosco:

Wszystko zaczyna się od ustalenia oczekiwań. Jeśli zamkniesz Slacka i pocztę, a zespół i klienci nie będą tego rozumieć, sytuacja może być bardzo trudna. Trzeba poinformować zespół, kiedy jesteś dostępna. Z klientami warto od początku ustalić zasady komunikacji: jak mogą się z Tobą skontaktować, kiedy jesteś najbardziej dostępna i które kanały są najlepsze. Możesz wyjaśnić, że aby wykonać dla nich najlepszą pracę, potrzebujesz okresów skupienia. Nie będziesz mieć poczty otwartej przez cały czas, ale będziesz sprawdzać ją wielokrotnie, a w kluczowe dni, na przykład w dniu uruchomienia projektu, pozostawisz ją otwartą.

Ben Aston:

To wraca do zarządzania oczekiwaniami. Warto również proaktywnie kontaktować się z klientem przed rozpoczęciem pracy i powiedzieć, że przez kilka godzin będziesz niedostępny.

Laura Bosco:

Jeśli odpowiadasz na pierwsze wiadomości klienta w ciągu 30 sekund, tworzysz oczekiwanie, że zawsze będziesz odpowiadać tak szybko. Jeśli od początku przyzwyczaisz klienta do odpowiedzi w ciągu godziny lub dwóch, nie będzie sfrustrowany, kiedy utrzymasz ten schemat.

Ben Aston:

Kolejnym wyzwaniem jest wielozadaniowość. Kierownicy projektów zarządzają wieloma projektami, klientami i zespołami jednocześnie. Jak sobie z tym radzisz?

Laura Bosco:

Staram się nie robić wielu rzeczy jednocześnie, ponieważ popełniam wtedy więcej błędów. Jeśli kilka spraw pojawia się naraz, ustalam priorytety za pomocą macierzy Eisenhowera i zajmuję się nimi po kolei. Nawet jeśli muszę pracować nad kilkoma rzeczami tego samego dnia, staram się wykonywać je jedna po drugiej albo dzielić je na mniejsze części.

Ben Aston:

Wspominasz też o ustalaniu arbitralnych, głupich celów. Na czym to polega?

Laura Bosco:

Opiera się to na łączeniu pokusy z obowiązkiem. Jeśli masz do wykonania zadanie, którego nie chcesz robić, możesz się za nie nagrodzić. Na przykład po ukończeniu harmonogramu możesz zjeść czekoladę albo wybrać się do ulubionego sklepu. Cel jest arbitralny i niewielki, ale pomaga zrobić coś, czego naprawdę nie masz ochoty robić.

Ben Aston:

Zadanie nie może być jednak zbyt duże. Cele muszą być możliwe do osiągnięcia.

Laura Bosco:

To ogólna dobra rada dotycząca produktywności. Upewnij się, że możesz naprawdę odhaczyć coś na liście zadań. Jeśli wpiszesz „rozwiń karierę”, nigdy nie skreślisz tego zadania.

Ben Aston:

Jaka jest najskuteczniejsza rada dla osoby, która czuje się skrajnie nieproduktywna?

Laura Bosco:

Nie zakładaj, że masz osiem godzin produktywnej pracy dziennie. Kierownicy projektów wiedzą o tym, planując harmonogramy i zasoby, ale często zapominają o tym w odniesieniu do samych siebie. Są przecież przerwy na kawę, rozmowy telefoniczne i niespodziewane spotkania. Kiedy zaczęłam śledzić swój czas, okazało się, że nie mam ośmiu produktywnych godzin dziennie. Jeśli założysz, że masz do dyspozycji cztery do sześciu godzin, łatwiej będzie zaplanować pracę i odnieść sukces.

Ben Aston:

Warto też zostawiać sobie bufory w kalendarzu. Na przykład planować spotkania na 25 zamiast 30 minut, aby mieć pięć minut na przekąskę, skorzystanie z toalety albo przejście do kolejnego zadania.

Laura Bosco:

Zdecydowanie. Zadania zawsze zajmują więcej czasu, niż początkowo zakładamy.

Ben Aston:

Lauro, bardzo dziękuję za rozmowę. Moglibyśmy mówić o tym jeszcze długo, ale na tym zakończymy.

Laura Bosco:

Dziękuję za zaproszenie. Świetnie mi się z Tobą rozmawiało.

Ben Aston:

Jeśli chcecie dołączyć do rozmowy o produktywności, stawaniu się lepszymi kierownikami projektów i sposobach na skuteczniejszą pracę, skomentujcie artykuł Laury. Możecie też przejść do sekcji zasobów TheDigitalProjectManager.com i dołączyć do naszego zespołu na Slacku, gdzie toczą się różne ciekawe dyskusje.

Do usłyszenia następnym razem.