Twój arkusz kalkulacyjny nie potrafi tego zrobić: sztuczna inteligencja, która naprawdę zna Twój biznes (z dyrektorem generalnym Forecast, firmy Accelo)

Tim Fisher: Dlaczego właśnie sztuczna inteligencja jest teraz obszarem, na który tak mocno stawiacie? Jaki jest Wasz strategiczny zakład?

Joe DiPaulo: Historycznie te firmy rozwijały się poprzez zatrudnianie kolejnych osób. Zakład związany ze sztuczną inteligencją, większą inteligencją i automatyzacją polega więc na tym, że firmy mogą wykorzystywać je jako narzędzie pomagające poprawiać efektywność, doświadczenia klientów, a ostatecznie skalować działalność bez zwiększania zatrudnienia.

Tim Fisher: Kiedy widzę takie narzędzia, myślę o tym, że mogą wyeliminować wiele spotkań — można przejść do interfejsu użytkownika i uzyskać głębokie, kontekstowe odpowiedzi z wnętrza własnej firmy.

Joe DiPaulo: Może to być menedżer zasobów albo ktoś na stanowisku kierowniczym, kto szuka informacji raportowych, które chce uzyskać z systemu, albo sprawdza status projektu i podobne kwestie.

Tim Fisher: Co odróżnia to wszystko od zwykłego używania ChatGPT, Claude'a lub Copilota z załadowanym zbiorem danych i zadawania mu pytań?

Joe DiPaulo: Systemy takie jak nasz mają więcej—

Tim Fisher: Dzień dobry i witamy w „Przyszłości sztucznej inteligencji i zarządzania projektami” — serii, w której wychodzimy poza prezentacje sprzedażowe i zagłębiamy się w to, jak sztuczna inteligencja naprawdę zmienia sposób, w jaki zespoły planują, realizują i zarządzają pracą. Dziś przedstawiamy Forecast PSA, firmę należącą do Accelo.

Jeśli prowadzisz zespół świadczący usługi profesjonalne i zastanawiasz się, gdzie sztuczna inteligencja faktycznie przynosi wartość — nie w teorii, ale w narzędziach, których używasz każdego dnia — to jest rozmowa dla Ciebie. Poznamy ich perspektywę na temat tego, co nie działa w realizacji projektów, i porozmawiamy o tym, dokąd wszystko to zmierza.

Nazywam się Tim Fisher. Jestem wiceprezesem ds. sztucznej inteligencji w The Digital Project Manager, a moim zadaniem jest ustalanie, gdzie sztuczna inteligencja rzeczywiście działa, a gdzie wciąż pozostaje tylko elementem slajdów marketingowych. Będę więc zadawać pytania, które zadałby Wasz zespół. Naszym gościem jest dziś Joe DiPaulo, dyrektor generalny Accelo, firmy stojącej za Forecast PSA. Joe poświęcił całą swoją karierę pomaganiu zespołom świadczącym usługi profesjonalne w budowaniu bardziej przewidywalnych i skalowalnych organizacji realizacyjnych. Dziś opowie, jak sztuczna inteligencja kształtuje tę przyszłość.

Joe, wspaniale, że jesteś z nami.

Joe DiPaulo: Wspaniale tu być, Tim. Dziękuję za zaproszenie. Cieszę się, że możemy porozmawiać o tym temacie i o tym, jak kształtuje on świat usług profesjonalnych.

Tim Fisher: Joe, przedstaw nam 30-sekundową wersję opisu Forecast — co robi ten system i dla kogo jest przeznaczony?

Joe DiPaulo: Jasne. Forecast to nowoczesna platforma PSA, czyli platforma do automatyzacji usług profesjonalnych.

Jest przeznaczona dla firm świadczących usługi profesjonalne, które zazwyczaj są nastawione na rozwój i pracują nad skalowaniem swojej działalności. Myślę, że to najważniejsza kwestia. Skupiamy się na funkcjach związanych z planowaniem projektów, zarządzaniem pojemnością i prognozowaniem realizacji, wykonaniem oraz operacjami przychodowymi. Naszą misją jest zapewnienie klientom wglądu w ich dane.

Dostarczamy predykcyjne informacje na temat tego, co dzieje się w ich firmach i w jaki sposób realizują pracę, pomagając im zarządzać działalnością tak skutecznie, jak to tylko możliwe.

Tim Fisher: Forecast niedawno połączył siły z Accelo. Co daje to połączenie, czego żadna z platform wcześniej nie oferowała samodzielnie?

Joe DiPaulo: Celem połączenia obu organizacji i platform jest stworzenie prawdziwego kompleksowego systemu operacyjnego dla organizacji świadczących usługi profesjonalne.

Forecast od dawna wyjątkowo dobrze radzi sobie z planowaniem projektów opartym na sztucznej inteligencji, prognozowaniem zasobów i planowaniem popytu z perspektywy zarządzania zasobami, zapewniając dużą widoczność przyszłych wydarzeń. Accelo ma wiele mocnych stron w zakresie możliwości CRM, zarządzania przepływami pracy klientów i przepływami finansowymi. Razem to połączenie obejmuje więc cały potok działań organizacji świadczącej usługi profesjonalne i z naszej perspektywy pełni funkcję kluczowego systemu ewidencji.

Tim Fisher: Świetnie, to ma sens. A więc pytanie niemal komiczne: dlaczego właśnie sztuczna inteligencja jest teraz obszarem, na który tak mocno stawiacie? Jaki jest Wasz strategiczny zakład?

Joe DiPaulo: Chyba nikt o tym nie mówi, prawda?

Tim Fisher: Wcale. Nigdy się o tym nie wspomina.

Joe DiPaulo: Stawiamy na sztuczną inteligencję, ponieważ nasi klienci, czyli firmy usługowe, działają w środowisku o bardzo ograniczonych marżach i wysokiej złożoności.

Na realizację usług dla klientów wpływa wiele czynników. Historycznie te firmy rozwijały się poprzez zatrudnianie kolejnych osób. Zakład związany ze sztuczną inteligencją, większą inteligencją i automatyzacją polega więc na tym, że firmy mogą wykorzystywać je jako narzędzie pomagające poprawiać efektywność, doświadczenia klientów, a ostatecznie skalować działalność i zwiększać jej rentowność.

Z naszej perspektywy sztuczna inteligencja pozwala liderom przejść od reagowania na to, co wydarzyło się w przeszłości, do bardziej proaktywnego prowadzenia firmy. Wiem, że pewnie będę to dziś często powtarzać, ale wszystko sprowadza się do umożliwienia naszym klientom rozwoju, a ostatecznie skalowania działalności bez zwiększania zatrudnienia, a także do pozwolenia ich zespołom na skupienie się na wartości dodanej świadczonych usług, budowaniu relacji z klientami i upewnieniu się, że.

Mogą nadal się rozwijać i optymalizować proces realizacji usług. To właśnie dlatego się na tym koncentrujemy — nasi klienci chcą, abyśmy pomogli im rozwijać firmy.

Tim Fisher: Chciałbym poznać Twoją opinię na temat tego, co obecnie dzieje się w całej branży. Codziennie rozmawiacie z firmami świadczącymi usługi profesjonalne — agencjami, firmami doradczymi, dostawcami usług IT i wieloma innymi. Co właściwie zmienia się teraz w sposobie realizacji pracy?

Joe DiPaulo: Myślę, że w ciągu ostatniego roku czy dwóch nasi klienci przechodzą od eksperymentowania ze sztuczną inteligencją do skuteczniejszego wykorzystywania jej jako zasobu w organizacji.

Przyglądają się temu, jak realizują pracę, identyfikują swoją działalność i wykorzystują sztuczną inteligencję, aby lepiej obsługiwać klientów. Każdy znajduje się na innym etapie tej podróży, ale wszyscy pracują nad uzyskiwaniem powtarzalnych rezultatów, optymalizowaniem ich za pomocą sztucznej inteligencji i właśnie tę ewolucję obserwujemy obecnie.

Tim Fisher: Myślę, że wszyscy widzieliśmy ostatnio artykuły o tym, że sztuczna inteligencja nie sprawdza się w organizacjach albo nie spełnia oczekiwań i obietnic. Wydaje mi się, że obecnie zdecydowanie kładzie się nacisk na rzeczywiste, praktyczne rezultaty — i właśnie do tego dążycie.

Przeprowadziłem niewielkie rozeznanie i dane z Waszej platformy pokazują, że zespoły raportują wykorzystanie zasobów na poziomie około 75%, w porównaniu ze średnią branżową wynoszącą 40%. Co, Twoim zdaniem, odpowiada za tak ogromną różnicę?

Joe DiPaulo: Kiedy można działać w bardziej spójny sposób i korzystać z narzędzi, które pomagają przewidywać przebieg pracy, można być znacznie bardziej proaktywnym.

Jedną z rzeczy, które staramy się robić w systemie PSA, jest zapewnianie klientom wglądu w pracę napływającą z działów sprzedaży, wdrażanie powtarzalnych i spójnych procesów oraz umożliwianie im sprawdzania, kto i kiedy wykonuje poszczególne zadania. Im lepiej potrafią przewidywać i proaktywnie zarządzać tymi kwestiami, tym skuteczniej działają.

Kiedy mogą z wyprzedzeniem planować pracę, która pojawi się za jeden, dwa czy trzy miesiące, albo dokładnie widzieć, nad czym pracuje każda osoba, mogą unikać przeciążania pracowników i wykorzystywać ich zgodnie z ich najlepszymi możliwościami oraz potencjałem. Im lepiej wykorzystują te możliwości operacyjne, tym skuteczniej mogą prowadzić firmę.

Widzimy, że przekłada się to na lepsze wyniki wykorzystania zasobów.

Tim Fisher: To bardzo powiązana kwestia. Kiedy patrzysz na ponad 2000 firm świadczących usługi profesjonalne, z którymi współpracujecie, jakie są największe luki, które dostrzegasz? Czy chodzi o wyciekanie marży, czy o słynne zjawisko, które — moim zdaniem — wciąż występuje, czyli zarządzanie zasobami za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, które po prostu ograniczają widoczność problemów?

Jak to wszystko wygląda z Twojej perspektywy?

Joe DiPaulo: Jest tu kilka różnych tematów, ale jeśli chodzi o wyciekanie marży w usługach profesjonalnych, z pewnością jest to problem, z którym nasi klienci często się zmagają. Nigdy nie dzieje się to jednocześnie, prawda?

To proces, który zachodzi stopniowo, gdy projekt lub współpraca z klientem się przedłuża. Klienci dostrzegają problemy związane z przydzielaniem zasobów lub wyborem wykorzystywanych osób. Czy są to właściwi ludzie? Czy nie wykorzystuję nadmiernie określonych umiejętności albo konkretnego wysoko wydajnego pracownika?

Często zauważają opóźnioną widoczność ryzyk w projektach i pracę, która zaczyna schodzić z właściwego toru. Staramy się rozwiązywać właśnie takie problemy. Kolejną kwestią wpływającą na marżę jest rozszerzanie zakresu projektu. Wykorzystujemy więc system, aby pomagać im wykrywać i przewidywać pojawianie się takich wyzwań.

Ostatecznie prowadzi to do poprawy marży. W cyklu życia projektu jest wiele miejsc, w których może do tego dojść, ale im skuteczniej możemy ostrzegać klientów i proaktywnie pomagać im przewidywać występowanie takich sytuacji, tym lepiej mogą na nie reagować, także w kontekście pracy z arkuszami kalkulacyjnymi.

Myślę, że jest to powszechne w mniejszych organizacjach. Często ludzie mówią: „W ten sposób jestem bardziej elastyczny i mogę szybciej reagować”. Uważam jednak, że jest to pewne złudzenie. Oczywiście mamy narzędzie, które pomaga rozwiązać ten problem, ale gdy tylko firmy stają się bardziej złożone, realizują więcej projektów, korzystają z różnych modeli cenowych, mają bardziej złożoną strukturę współpracy i więcej zespołów, staje się to coraz trudniejsze.

Traci się część dokładności i kontroli w czasie rzeczywistym, zaczyna się łamać wzorce lub procesy, co wpływa na marżę i dyscyplinę związaną z jej utrzymywaniem. W organizacjach, które rzeczywiście wykorzystują dane, pobierają pracę z CRM, analizują ją i patrzą w przyszłość, aby ustalić, jak obsadzić projekt oraz jakich ludzi potrzebują, można dostrzec wartość wykraczającą poza samo zarządzanie procesem w arkuszu kalkulacyjnym. Można uzyskać znacznie lepszą przewidywalność i prowadzić firmę skuteczniej oraz płynniej.

Tim Fisher: Forecast od początku był tworzony jako rozwiązanie natywnie wykorzystujące sztuczną inteligencję. Nie sądzę, aby wiele narzędzi PSA mogło to o sobie powiedzieć.

Wcześniej się z tym nie spotkałem. To robi wrażenie. Biorąc pod uwagę to, o czym rozmawialiśmy — presję na marże, skalowanie, opóźnioną widoczność i wszystkie podobne kwestie — co to oznacza w praktyce dla sposobu, w jaki Wasz produkt rozwiązuje te problemy?

Joe DiPaulo: System opiera się na koncepcji wykorzystywania modeli uczenia maszynowego, które pomagają zespołom lepiej planować zatrudnienie i zasoby. Od samego początku był rozwijany i wzbogacany. Celem jest, aby sztuczna inteligencja pełniła funkcję przewodnika dla organizacji świadczących usługi profesjonalne — pomagała im usuwać nieefektywności oraz pokonywać bariery i ograniczenia skalowania.

Gdy firmy stają się bardziej przewidywalne, mogą unikać ryzyka, zapewniać lepsze doświadczenia klientom, skuteczniej wykorzystywać zasoby i optymalizować sposób ich angażowania. Mogą dzięki temu utrzymywać zadowolenie zespołów oraz unikać przeciążenia i wypalenia najlepszych pracowników.

Sztuczna inteligencja pomoże im identyfikować takie problemy i ryzyka oraz zwiększać efektywność. Klienci mówią nam także, że gdy zarządzają projektami lub współpracą w różnych częściach firmy albo działach, mogą lepiej widzieć dane w całej organizacji.

Jeśli muszą korzystać z zasobów między działami albo podejmować decyzje przekraczające te granice, mogą robić to skuteczniej. Sztuczna inteligencja zdecydowanie w tym pomaga. W przyszłości stanie się coraz bardziej centralnym elementem sposobu, w jaki firmy świadczące usługi profesjonalne wykonują pracę i dostarczają rezultaty.

To właśnie jest ekscytujące w tym, co dzieje się dziś. Wracamy też do kwestii tego, jak firmy się skalują i jak sztuczna inteligencja pozwoli im robić to skuteczniej.

Tim Fisher: Wspomniałeś o uczeniu maszynowym, co skłoniło mnie do poruszenia tego tematu, ponieważ wszyscy używamy określenia „sztuczna inteligencja”, a nawet „duży model językowy”. Samo wspomnienie o uczeniu maszynowym pokazuje mi, że pracowaliście nad tym jeszcze zanim ChatGPT pojawił się na świecie i że jest to bardziej fundamentalny element Waszego sposobu myślenia.

Uważam, że to bardzo interesujące.

Joe DiPaulo: Zgadzam się, to ekscytujące. Cieszę się, że mieliśmy tę historię i zaczęliśmy wiele lat temu, ale nadal inwestujemy i korzystamy z całej nowej technologii, która pojawia się na rynku, aby pomagać naszym klientom.

Tim Fisher: Zdecydowanie. Poświęćmy kilka minut na spojrzenie w przyszłość.

Przewiduje się, że rynek PSA niemal podwoi się do 2030 roku, co trudno sobie wyobrazić. Narzędzia sztucznej inteligencji i zarządzania projektami rozwijają się oczywiście jeszcze szybciej. Joe, dokąd Twoim zdaniem zmierzamy?

Joe DiPaulo: Wspomniałem o tym na początku, ale naprawdę ekscytuje mnie to, jak sztuczna inteligencja umożliwia firmom świadczącym usługi profesjonalne wykorzystywanie agentów do skuteczniejszej realizacji usług dla klientów. Zobaczymy organizacje używające agentów do wykonywania pracy i przejmowania części zadań od ludzi. Będzie to oznaczać szybsze uzyskiwanie wartości przez klientów, lepsze doświadczenia klientów i wyższe marże dla użytkowników naszego systemu.

Myślę, że to bardzo obiecująca perspektywa.

Tim Fisher: Zdecydowanie. Powiedz tyle, ile możesz, na dowolnym poziomie szczegółowości, ale bez ujawniania całej mapy rozwoju produktu. Jaka luka funkcjonalna najbardziej ekscytuje Cię w kontekście jej zamknięcia za pomocą sztucznej inteligencji i jak zmieni to możliwości Waszych klientów?

Joe DiPaulo: To rozwinięcie tematu, o którym przed chwilą mówiłem. Widzimy, że narzędzia takie jak Claude i podobne rozwiązania pomagają zespołom programistycznym, między innymi w pisaniu kodu i zwiększaniu efektywności. Chcemy być częścią tego ekosystemu i pomagać naszym klientom identyfikować ich zasoby ludzkie.

Chcemy umożliwić im koordynowanie działań i łączenie systemów operacyjnych z agentami, aby mogli najskuteczniej prowadzić firmę, widzieć informacje w kontekście swojej działalności i przepływów pracy, a jednocześnie korzystać z możliwości oferowanych przez agentów, by realizować pracę w bardziej kompleksowy sposób i szybciej ją dostarczać.

Zdecydowanie w to wierzymy. Wdrażamy takie rozwiązania we własnej firmie i widzimy, jak mogą one bardzo wyraźnie wpływać na działalność naszych klientów i ją usprawniać.

Tim Fisher: Często zadaję to pytanie. Jak, Twoim zdaniem, będzie wyglądać codzienność kierownika projektu za trzy lub cztery lata?

Jak zmieni się ta rola? Czy kierownik projektu w ogóle będzie jeszcze potrzebny? Czy widzisz sztuczną inteligencję przejmującą tę rolę? Jak wygląda przyszłość z Twojej perspektywy?

Joe DiPaulo: Myślę, że zobaczymy ogromne zmiany w sposobie wykonywania pracy. Nadal będą potrzebni ludzie, którzy pomogą organizować działania, myśleć o rezultatach, które chcemy osiągnąć, i naprawdę koordynować te systemy tak, aby dostarczały wyniki.

Będzie trzeba dokładnie przemyśleć, jakie dane wejściowe przekazujemy maszynom i jaki rezultat chcemy osiągnąć. Nadal będą potrzebne kontrole jakości i inne działania, ale myślę, że wszystko to nastąpi szybciej niż w ciągu najbliższych trzech lat.

Zobaczymy agentów działających jako pracownicy w organizacjach. Jeśli nie widzimy tego już teraz, z pewnością nastąpi to w ciągu kolejnych 12–36 miesięcy. Rozwiązania te będą coraz częściej wdrażane, początkowo w bardzo konkretnych obszarach, a następnie w wielu branżach. To fascynująca perspektywa.

Tim Fisher: Zdecydowanie. Dziękuję za przejście przez wszystkie te kwestie. To była bardzo pouczająca rozmowa. Jeśli ktoś ogląda ten materiał i myśli: „Chcę zobaczyć Forecast w naszym środowisku, z naszymi danymi”, jaki powinien być jego następny krok?

Joe DiPaulo: Najlepiej wejść na naszą stronę internetową: forecast.app.

Można poprosić o prezentację, a konsultant skontaktuje się z zainteresowaną osobą. Zazwyczaj będzie chciał lepiej zrozumieć prowadzoną działalność, aby dopasować prezentację i rozmowę oraz określić, w jaki sposób możemy pokazać konkretną wartość. Następnie przejdzie przez ten proces wspólnie z klientem. To właśnie polecam.

Opublikujemy również ocenę gotowości do wykorzystania sztucznej inteligencji. To kolejna rzecz, z którą klienci będą mogli wejść w interakcję i z której będą mogli skorzystać. Jeśli po jej przeprowadzeniu będą zainteresowani, możemy także skontaktować się z nimi bezpośrednio.

Tim Fisher: Dobrze, to cały czas, jaki mamy dziś, Joe. Bardzo dziękuję za dołączenie do nas. To była fantastyczna rozmowa. Dzięki, Joe.

Joe DiPaulo: Bardzo dziękuję, Tim. Doceniam zaproszenie.