16 belangrijke principes van projectmanagement uitgelegd
Definieer eerst de doelen: Begin met het bepalen van de doelstellingen van het project en het vaststellen van een duidelijke structuur. Kies een projectmanagementmethodologie en definieer belangrijke mijlpalen voordat het werk begint.
Stel alle plannen op: Overweeg om als onderdeel van uw projectplan ook een risicobeheerplan, kwaliteitsbeheerplan, wijzigingsbeheerplan en communicatieplan op te stellen.
Softwaretools zijn cruciaal: De juiste softwaretool voor projectmanagement kan helpen bij projectplanning, het toewijzen van middelen en het volgen van de voortgang. Het is een waardevol hulpmiddel dat uw project kan helpen slagen.
Hier zijn de zestien principes voor projectmanagement die je de grootste kans op projectsucces bieden. Of je nu helemaal nieuw bent in het managen van projecten of al enkele projecten hebt afgerond, deze principes vormen de basis voor goed projectmanagement en helpen je ervoor te zorgen dat je niets over het hoofd hebt gezien in je projectplan of bij de uitvoering ervan.
1. Bepaal de projectstructuur
Als projectmanager bepaal je de doelstellingen van het project en breng je al ruim vóór de start van de uitvoering structuur aan in het project. Dit houdt in dat je een projectmanagementmethodologie kiest en de belangrijkste mijlpalen definieert.
Dit helpt projectteamleden en andere belanghebbenden die door het project worden beïnvloed te begrijpen wat ze kunnen verwachten en wanneer.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
2. Bevestig de projectsponsor
Eén persoon moet verantwoordelijk zijn voor een project, dus dit principe houdt in dat je een sponsor bevestigt of er een zoekt. Hoewel je als projectmanager mogelijk dagelijks toezicht houdt op het project, is de sponsor de persoon die verantwoordelijk is voor het project.
Deze persoon beheert het budget en heeft zeggenschap over het personeel of andere middelen die je nodig hebt om de doelstellingen van het project te behalen. Als vanaf het begin niet duidelijk is wie de projectsponsor is, werk dan samen met je manager of projectteam om een sponsor te vinden of aan te wijzen. Zelfs als het lijkt alsof je er geen nodig hebt, kun je later in het project in een situatie terechtkomen waarin je extra ondersteuning nodig hebt.
3. Stel duidelijke projectdoelen en -doelstellingen vast
Het is jouw taak als projectmanager om duidelijk te zijn over de doelen en doelstellingen die je project moet behalen. Wat wordt gemeten, wordt beheerd, dus wees strategisch bij dit principe. Als wat wordt gemeten niet aansluit bij de verwachtingen van belanghebbenden of de gewenste resultaten van het project, zul je niet succesvol zijn.
Denk SMART bij het vaststellen van doelen en het afstemmen van projectdoelstellingen—dat betekent specifiek, meetbaar, haalbaar, realistisch en tijdgebonden. Hoewel een uitdagend doel (oftewel een doel dat net buiten bereik ligt van wat je redelijkerwijs kunt behalen) in sommige gevallen prima is, kun je beter minder beloven en meer leveren.
4. Documenteer alle belanghebbenden
Het documenteren van de belanghebbenden en hun rollen in je project is belangrijk, vooral binnen een bureauomgeving of andere organisaties die aan projecten werken met klanten of externe partners.
Ik ken geen enkele projectmanager bij een bureau die niet heeft meegemaakt dat er laat in het project een willekeurige belanghebbende opdook en het project volledig ontspoorde. Van het vragen om herzieningen van goedgekeurde opleveringen tot het volledig wijzigen van de projectscope of projectplanning: ik heb het allemaal gezien.
Werk vanaf het allereerste begin samen met je klant of projectsponsor om alle belanghebbenden in kaart te brengen die door het project worden beïnvloed. Zelfs als ze zweren dat deze persoon slechts een stille toeschouwer zal zijn, wil je niet voor verrassingen komen te staan.
5. Stel een planning en einddatum voor het project vast
Projectplanning is meer een kunst dan een exacte wetenschap en kan vooral voor beginners bijzonder uitdagend zijn.
Je moet rekening houden met de tijd die nodig is om elke taak te voltooien, evenals met andere factoren zoals ander projectwerk of concurrerende prioriteiten, verlof, ziektedagen, taken die langer duren dan geraamd en vertragingen bij het verkrijgen van goedkeuringen, middelen of andere benodigdheden.
Neem bij het opstellen van de eerste planning wat speling op en wees een beetje pessimistisch. Overweeg om de einddatum van het project aan de ruimere kant van je geschatte bereik te leggen. Wees echter niet te pessimistisch, anders loop je het risico dat je team niets te doen heeft omdat er geen werk is ingepland.
6. Maak een projectplan
Zodra je je mijlpalen en je projectplanning hebt vastgelegd, maak je een gedetailleerd plan. Deze stap ziet er iets anders uit als je een agile project uitvoert. Maak in dat geval samen met je team een sprintplan waarin staat wat je in de volgende sprint hoopt te bereiken.
Voor waterval- of hybride projecten is deze stap veel gedetailleerder. Plan precies wat er wanneer moet gebeuren om het project af te ronden. Je kunt taken toewijzen aan specifieke personen (als je je projectteam kent) of aan rollen. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat je taken opstelt voor een ontwikkelaar, een contentstrateeg en een ontwerper.
7. Bepaal het projectteam & definieer de rollen
Soms helpt de projecttijdlijn bij het bepalen van het projectteam (op basis van beschikbaarheid), en soms wordt het projectplan opgebouwd rond de beschikbaarheid van specifieke teamleden.
Denk bij het samenstellen van het projectteam aan de projectvereisten en de vaardigheden die je team nodig heeft om deze te realiseren. Als je weet dat er hiaten zijn tussen de vaardigheden van de teamleden die je hebt en wat nodig is om het werk uit te voeren, raak dan nog niet in paniek—je hebt opties.
Je kunt andere teamleden vragen om als mentor op te treden, of je kunt anderen binnen je organisatie vragen om tijd en talent aan je project bij te dragen. Als geen van deze opties beschikbaar is, overweeg dan om een opdrachtnemer of ander tijdelijk teamlid in te schakelen om eventuele vaardigheidstekorten op te vullen.
Hoe dan ook is het belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen in het team zijn of haar rol begrijpt. Onduidelijkheid of verwarring kan problemen veroorzaken bij de oplevering van het project of de teamdynamiek ernstig onder druk zetten. De beste manier om dit te doen is met behulp van een RACI-matrix.
Je moet ook een plan opstellen om mensen verantwoordelijk te houden. Als projectmanager is het aan jou om ervoor te zorgen dat mensen doen wat ze hebben toegezegd (op het moment dat ze dat hebben toegezegd)!
8. Bepaal het projectbudget
Wees duidelijk over het projectbudget voordat je met werkzaamheden begint en stem het budget af op de tijdlijn, zodat je je budget niet te snel uitgeeft. Als je aan factureerbare projecten werkt, houd dan de arbeidskosten nauwlettend in de gaten en stuur vroeg bij als teamleden te snel uren (en budget) verbruiken.
Ervoor zorgen dat je voldoende budget hebt om het project af te ronden, is een vaardigheid die je lange tijd kan kosten om te leren. Projectramingen zijn simpelweg de beste inschattingen van hoeveel tijd en geld een project zal kosten.
Stel als doel om elke afwijking binnen tien procent te houden—dit is een goede manier om te meten hoe goed je het budget vaststelt. Als je de mogelijkheid hebt om een reservebudget op te nemen, vraag daar dan om. Dit is een extra geldbedrag dat je aan het budget kunt toevoegen voor het geval je het nodig hebt.
Afhankelijk van je projectopdracht of contract kunnen er aanvullende vereisten zijn waaraan je moet voldoen voordat je een reservebudget kunt gebruiken. Dit kan inhouden dat de klant of een andere belanghebbende goedkeuring geeft en/of dat eerst het volledige reguliere budget wordt gebruikt.
9. Bepaal de projectscope
Als projectmanager is een van je belangrijkste verantwoordelijkheden het begrijpen van de projectscope en het voorkomen van scope-uitbreiding. Als de projectscope in de loop van het project moet veranderen, is dat geen probleem. Vul een wijzigingsopdracht in om ervoor te zorgen dat de nieuwe scope wordt gedocumenteerd, goedgekeurd en uitgevoerd.
Het kan verleidelijk zijn om meer te leveren dan afgesproken en indruk te maken op je klant, projectsponsor of andere belanghebbenden, maar dat is geen goed idee. Het is jouw rol om verwachtingen te managen en ervoor te zorgen dat de klant of belanghebbende krijgt waarvoor die heeft betaald.
Stel je voor dat je een auto aan je belanghebbende verkoopt. Als het budget beperkt is, zou die naar een Toyota of Honda moeten kijken, niet naar een Ferrari. Het is jouw taak om de mooiste Toyota of Honda voor die persoon te vinden, niet om binnen dat budget een Ferrari te leveren. Hetzelfde geldt voor digitale projecten.
Je wilt ervoor zorgen dat je klant binnen de scope en het budget het best mogelijke krijgt. Bewaar de verrassing en het plezier voor de manier waarop je onderdelen oplevert of voeg aan het einde misschien een bescheiden extra waarde toe.
10. Maak een risicobeheerplan
Je hebt je planning, scope, budget, belanghebbenden en projectteam. Alles is tot in de kleinste details gepland in je projectmanagementsoftware en het enige wat je nu nog hoeft te doen, is uitvoeren. Wat kan er misgaan? (Geef daar maar geen antwoord op...)
Dit is waar je risicobeheerplan van pas komt. Breng alle zaken in kaart die je project mogelijk kunnen laten ontsporen. Dit kan onder meer het volgende omvatten:
- Te snel door het budget heen zijn
- Belanghebbenden die extra scope proberen toe te voegen
- Veranderende organisatorische prioriteiten
- Nieuwe technologie die opkomt, waardoor je project verouderd raakt
- Een belangrijk teamlid dat tijdens het project veel betaald verlof of ander verlof nodig heeft
- Te veel onbekende factoren die na verloop van tijd de beste aanpak voor het project veranderen
Zodra je je lijst met risico's hebt opgesteld, werk je samen met het team en de belanghebbenden aan een plan om deze risico's mogelijk te beperken. Als je je bijvoorbeeld zorgen maakt over het budget, kun je overwegen de initiële uitgaven te verlagen of manieren te zoeken om efficiënter te werken. Als je je zorgen maakt over nieuwe technologie, kijk dan wat je hierover te weten kunt komen en beoordeel of je het project nu moet uitvoeren of beter kunt wachten om te zien wat er gebeurt.
Elke aanpak kan voor- en nadelen hebben, dus bedenk welke aanpak het risico het meest beperkt. Projectwerk zal bijna nooit zonder risico zijn en dat is ook niet je doel. Je wilt zoveel mogelijk risico's elimineren of beperken om de kans op een succesvol project te vergroten.
11. Maak een plan voor verandermanagement
Je plan voor verandermanagement is voornamelijk gericht op degenen die door je project worden beïnvloed. Begin met het bedenken van alles wat zal veranderen als gevolg van de voltooiing van je project.
Laten we een nieuwe website als voorbeeld nemen. Bij een nieuwe website moeten degenen die verantwoordelijk zijn voor het up-to-date houden ervan leren hoe ze updates kunnen uitvoeren in de backend. En als je bijvoorbeeld wijzigingen aanbrengt in leadformulieren of in de plek waar deze naartoe worden gestuurd, moet het marketingteam mogelijk ook leren hoe het de nieuwe formulieren gebruikt en waar de gegevens terechtkomen wanneer een formulier wordt ingevuld.
En hoe zit het met de websitebezoekers? Zijn het privacybeleid of de gebruiksvoorwaarden anders? Zorg ervoor dat dit in het plan wordt vermeld en regelmatig wordt gecommuniceerd. Hoewel veel gebruikers enthousiast zullen zijn over de nieuwe website, kunnen sommigen weerstand bieden. Maak een plan om weerstand aan te pakken en bied waar nodig extra ondersteuning.
12. Maak een communicatieplan
Ik ben ervan overtuigd dat er geen belangrijkere vaardigheid binnen projectmanagement is dan communicatie, en je communicatieplan heeft een sterke invloed op de prestaties van je project.
Naast specifieke communicatie vóór, tijdens en na je project ter ondersteuning van het plan voor verandermanagement, wil je ook een plan hebben voor het communiceren van statusupdates, feedback en andere projectdetails met je team en alle belanghebbenden die door je project worden beïnvloed.
Dit kan het volgende omvatten:
- Interne beoordelingen, teamcheck-ins en 1:1-gesprekken met leden van het projectteam
- Statusupdates (wekelijks, tweewekelijks of maandelijks)
- Beoordelingen en goedkeuringen door klanten of belanghebbenden
- Feedbacksessies of werkvergaderingen
- Communicatie rond de lancering van het project
- Trainingsplannen
- Projectevaluaties of evaluaties achteraf
Zorg ervoor dat iedereen in het team verbonden, goed geïnformeerd en ondersteund is. Als mensen zich buitengesloten voelen of niet volledig op de hoogte zijn, kan dat een negatieve impact hebben. Besteed echter niet zoveel tijd aan vergaderingen of overcommunicatie dat er onvoldoende tijd overblijft voor het projectwerk.
13. Maak een kwaliteitsmanagementplan
Als projectmanager ben je verantwoordelijk voor het waarborgen van de kwaliteit binnen je projecten. Net zoals je dat hebt gedaan voor risicobeheer en verandermanagement, stel je daarom een kwaliteitsmanagementplan op om ervoor te zorgen dat het team werk van hoge kwaliteit oplevert.
Hoe zien de test- en kwaliteitsborgingsfasen van het project eruit? Wat is de basis voor acceptatie en waar kun je proberen die doelstelling te overtreffen?
14. Richt je op het leveren van waarde
Als je 10 (of 100) verschillende belanghebbenden zou vragen hoe hun projectmanager waarde levert, zou je 10 (of 100) verschillende antwoorden krijgen. Het gaat niet alleen om projectresultaten en plannen. Het gaat erom het project in beweging te houden, het team goed te laten samenwerken EN resultaten te leveren.
Hoeveel tijd je ook besteedt aan het doorspitten van projectmanagementstrategieën in handboeken zoals de PMBOK, ze kunnen je niet precies vertellen hoe je dit moet doen, omdat het voor elk project en elk projectteam waarmee je werkt anders zal zijn.
15. Voortgang & prestaties bewaken
Projectplannen zijn bijna nooit iets wat je kunt instellen en vervolgens kunt vergeten. Feedbackrondes lopen uit. Projectresultaten moeten worden aangepast. Het team begint vermoeid te raken door te veel contextwisselingen.
Dit maakt deel uit van je rol als projectmanager: de voortgang van het project en de prestaties van het team nauwlettend in de gaten houden. Een uniek aspect hiervan is dat teamleden in veel organisaties niet aan de projectmanager rapporteren. Wanneer er wel zorgen over de prestaties ontstaan, zul je daarom met andere leidinggevenden binnen de organisatie moeten samenwerken om deze aan te pakken.
16. Het project afsluiten & geleerde lessen documenteren
Aan alle goede dingen komt een einde, en dat geldt ook voor je projecten. Wanneer alle projectresultaten zijn overgedragen en goedgekeurd, is het tijd om te beginnen met je checklist voor het afsluiten van het project en de geleerde lessen in een sjabloon te documenteren.
Je checklist voor het afsluiten van het project moet onder meer bevatten dat je controleert of de laatste facturen zijn verzonden, dat je de toegang tot gedeelde schijven of programma's intrekt en dat je projecten archiveert in je projectmanagementtools. Je kunt ook een klanttevredenheidsonderzoek versturen.
Organiseer een projectevaluatie of post-mortem om de geleerde lessen te documenteren. Als je het team niet bij elkaar kunt krijgen, stuur dan een enquête rond zodat ieders stem kan worden gehoord. De informatie die je hier verzamelt, kan ervoor zorgen dat je volgende projecten soepeler verlopen en dat hiaten in processen worden aangepakt.
Word lid voor meer inzichten in projectmanagement
Wil je groeien in je carrière in projectmanagement? Word lid van onze actieve ledencommunity voor meer inzichten van andere projectmanagers. We bieden ook boeiende webinars, hulpmiddelen en sjablonen om je tijdens je ontwikkeling te ondersteunen.
