Hoe je teamleden met een burn-out helpt: 6 manieren
Herken de signalen van een burn-out vroegtijdig: Als je een burn-out vroegtijdig ontdekt door symptomen zoals een lagere productiviteit, verminderde betrokkenheid en een lagere kwaliteit van het werk te herkennen, wordt het gemakkelijker om deze terug te draaien.
Toon empathie voor je team: Als je de gevoelens van je team begrijpt en erkent en open gesprekken stimuleert, help je teamleden hun burn-out te overwinnen (en kun je voorkomen dat deze überhaupt ontstaat).
Houd de werkdruk nauwlettend in de gaten: Controleer regelmatig wat er op ieders bord ligt, plan regelmatig individuele gesprekken om prioriteiten te bespreken en gebruik projectmanagementsoftware om taken waar nodig in balans te brengen en opnieuw toe te wijzen.
Sta open voor feedback: Creëer een omgeving waarin teamleden zich prettig voelen om zich uit te spreken, luister aandachtig wanneer ze hun zorgen delen en voer waar nodig veranderingen door om het team betrokken en gemotiveerd te houden.
Het is normaal om stress te ervaren tijdens het werken aan een project. Stress en de adrenaline die daardoor ontstaat, kunnen helpen een projectteam aan te zetten om een opleverings- of deadline te halen.
Maar wat gebeurt er wanneer stressfactoren te veel worden en het project negatief beginnen te beïnvloeden? Wat gebeurt er wanneer het team zo gestrest is dat het opgebrand raakt? In dit artikel worden enkele waarschuwingssignalen voor een burn-out besproken, evenals wat je kunt doen om een team te helpen deze te voorkomen.
Signalen van een burn-out bij je teamleden
Een burn-out binnen je team kan aanvankelijk subtiel zijn, maar wordt na verloop van tijd duidelijker. Het kan niet alleen het professionele leven van je teamleden beïnvloeden, maar ook hun privéleven.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Naast de gevolgen van een burn-out voor de lichamelijke en geestelijke gezondheid, kan deze ook leiden tot problemen met werving en behoud van personeel, met hoge verlooppercentages binnen de organisatie als gevolg.
Om te voorkomen dat een burn-out zo ernstig wordt dat deze je team lichamelijk, geestelijk en emotioneel schaadt, zijn hier enkele veelvoorkomende signalen waarop je moet letten.
1. Afname van productiviteit
Als een team een burn-out ervaart, zal dit zichtbaar zijn in hun output. Deze signalen zijn onder andere:
- Minder output en efficiëntie
- Taken duren langer om af te ronden dan zou moeten
- Meer fouten of vergissingen
Als je merkt dat een team plotseling ondermaats presteert en er geen andere problemen zijn, zoals beperkingen op het gebied van tijd, kosten en scope, dan kan het team een burn-out ervaren.
2. Minder betrokkenheid
Hoewel niemand zich 100% van de tijd volledig kan concentreren, zullen de meeste projectteams over het algemeen betrokken zijn bij het project en interesse tonen in de projectactiviteiten.
Als het team echter een burn-out ervaart, merk je mogelijk een afname van de betrokkenheid binnen het team, bijvoorbeeld:
- Gebrek aan interesse in teamvergaderingen of discussies
- Zich terugtrekken uit sociale interacties met teamleden
- Minder initiatief of terughoudendheid om nieuwe taken op zich te nemen
- Verzuim of ongeplande afwezigheid van het werk
Als de medewerkersbetrokkenheid binnen het team goed was, maar je plotseling merkt dat het team er geen zin meer in heeft, kan een burn-out op het werk de reden zijn.
3. Lichamelijke en emotionele uitputting
Een burn-out kan vele vormen aannemen, waaronder lichamelijke, geestelijke en emotionele uitputting. Als je een van de volgende situaties ziet, kan het team een burn-out ervaren:
- Zichtbare vermoeidheid of stress bij teamleden
- Meldingen van slaapproblemen of lichamelijke gezondheidsproblemen
- Emotionele uitbarstingen of ongebruikelijke prikkelbaarheid
Als je een van deze signalen bij je team waarneemt, of een verandering in het emotionele welzijn van een teamlid opmerkt, kan dit wijzen op een burn-out.
4. Verminderde kwaliteit van het werk
Je projectteam bestaat waarschijnlijk uit de beste en meest getalenteerde mensen: ze zijn zeer bekwaam en goed in hun werk.
Dus als je een aanzienlijke verandering in de kwaliteit van hun werk opmerkt, kun je nagaan of een burn-out een symptoom is van het volgende:
- Een merkbare daling van de standaard van het geleverde werk
- Gemiste deadlines of overhaast uitgevoerd werk
Niemand wil opzettelijk werk van slechte kwaliteit opleveren, maar als er andere factoren zijn die het team beïnvloeden, zoals een burn-out, kan dit bijdragen aan een algehele slechte kwaliteit.
5. Isolement
Ongeacht of je team gebruikmaakt van een agile of watervalprojectopleveringskader, communicatie, medewerkersbetrokkenheid en samenwerking zijn essentieel voor het succes van elk project.
Als de onderstaande beschrijving de staat van de samenwerking binnen het team weergeeft, kan een burn-out bijdragen aan dit gebrek aan communicatie en samenwerking:
- Teamleden werken geïsoleerd in plaats van samen
- Gebrek aan open communicatie
- Minder responsiviteit
Als teamleden een burn-out ervaren, kunnen ze tekenen van isolatie vertonen.
Hoe je teamleden met een burn-out kunt helpen
Hier zijn zes stappen om je teamleden of werknemers met een burn-out te helpen.
1. Neem het serieus
Een burn-out en stress zijn echt. De mentale gezondheid van werknemers is net zo belangrijk als het halen van een projectdeadline of het afronden van een verkoop. Volgens Deloitte zijn psychische gezondheidsproblemen in Canada gemiddeld verantwoordelijk voor 30 tot 40 procent van de claims voor arbeidsongeschiktheid op korte termijn (STD) en 30 procent van de claims voor arbeidsongeschiktheid op lange termijn (LTD).
Dit is echt en heeft gevolgen voor je organisatie. Hoewel het misschien niet iets is dat je fysiek bij je team kunt waarnemen, kunnen een burn-out en de stress die ermee gepaard gaat mentaal en emotioneel zijn.
Het over het hoofd zien of afdoen van tekenen van stress en vermoeidheid kan gevaarlijk zijn voor je team. Lijken teamleden die normaal gesproken energiek zijn de laatste tijd futloos? Is er een gebrek aan enthousiasme binnen het team? Je kunt helpen door dit en eventuele tekenen, zoals afwijkingen in gedrag of gewoonten, serieus te nemen en ze niet te negeren.
2. Benader hen met empathie
Het is belangrijk dat teamleden het gevoel hebben dat ze een leidinggevende hebben die begrijpt waar ze mee te maken hebben. Empathie hebben en de positie van anderen begrijpen is belangrijk om teamleden te helpen omgaan met een burn-out.
Probeer te begrijpen hoe jij je in hun situatie zou kunnen voelen (bang, angstig, gefrustreerd) en hoe het kan zijn om een burn-out te ervaren. Empathie leidt tot een cultuur waarin teamleden openlijk met hun leidinggevenden over een burn-out kunnen praten en waarin oplossingen kunnen worden ontwikkeld.
3. Identificeer de oorzaak
Inzicht in de oorzaken van een burn-out kan zeer nuttig zijn om teamleden te helpen ermee om te gaan. Mogelijke oorzaken zijn:
- Onrealistische projectplanningen en een hoge werkdruk
- Onvoldoende projectmiddelen (vaak zijn er niet genoeg middelen)
- Onduidelijke scope en vereisten van klanten en opdrachtgevers
- Conflicten binnen het team
Wanneer je een burn-out onder werknemers binnen het team wilt aanpakken en voorkomen, is het belangrijk om je te richten op de onderliggende oorzaak van het probleem en niet op de symptomen.
4. Houd de werkbelasting nauwlettend in de gaten
Een van de manieren om een burn-out aan te pakken, is ervoor te zorgen dat de werkbelasting van je team in balans is en teamleden niet worden blootgesteld aan een buitensporig hoge werkdruk.
Een manier om dit te doen is het gebruik van een tool voor projectmanagementsoftware die helpt bij planning en resourceplanning.
Goed resourcemanagement kan helpen ervoor te zorgen dat teamleden of resources niet overbelast of onderbenut worden.
Daarnaast kan een regelmatig statusoverleg met je team (of een dagelijkse stand-up als je team agile werkt) je helpen de werkbelasting van je team te bewaken door iedereen bewust te maken van de taken en beperkingen van alle teamleden.
5. Creëer een teamcultuur die de balans tussen werk en privé ondersteunt
Om een burn-out binnen het team te helpen voorkomen, moeten leidinggevenden een cultuur creëren die de balans tussen werk en privé ondersteunt. Planningen zijn belangrijk, maar dat geldt ook voor het welzijn, de gezondheid en de welvaart van werknemers. Dit is een boodschap die niet alleen door de leiding van een organisatie moet worden uitgedragen, maar ook in de praktijk moet worden gebracht.
Een manier om dit te doen is het instellen van vaste werktijden en flexibele werkschema's waarin teamleden kunnen samenwerken. Hierdoor hebben teamleden de flexibiliteit om hun werk gedurende de dag naar eigen inzicht in te delen of zaken zoals persoonlijke afspraken te plannen.
Leidinggevenden zouden ook activiteiten moeten plannen die een gezonde balans tussen werk en privé bevorderen. Sociale evenementen, zoals picknicks in de buitenlucht of andere sociale activiteiten, kunnen een burn-out helpen voorkomen.
Organisaties kunnen teamleden ook aanmoedigen om PTO op te nemen en zich zonder angst dat dit hun prestaties schaadt van kantoor ‘los te koppelen’. Veel organisaties bieden middelen en ondersteuning in de vorm van zorg- en welzijnsvoorzieningen, zoals programma's voor werknemersbijstand (EAPs).
Werkgevers kunnen ook diensten en andere voordelen aanbieden die de gezondheid en het welzijn bevorderen, zoals toegang tot begeleiding of een vergoeding voor fitnessactiviteiten (en het team actief aanmoedigen om hiervan gebruik te maken).
Als je niet zeker weet welke voordelen er beschikbaar zijn voor werknemers om een burn-out te helpen voorkomen, raadpleeg dan je collega's van personeelszaken.
6. Sta open voor feedback
Om een burn-out te voorkomen en te bestrijden, moeten leiders openstaan voor eerlijke feedback van hun team. Ze moeten openstaan voor het horen van de oorzaken en symptomen van een burn-out die het team mogelijk ervaart, zonder te oordelen, en zich ertoe verbinden stappen te ondernemen om dit aan te pakken.
Dit creëert niet alleen een cultuur waarin mensen zich op hun gemak voelen om met hun leiders te communiceren, maar kan ook een cultuur creëren die de balans tussen werk en privéleven ondersteunt.
Ook als werknemers feedback hebben over kwesties zoals stress op het werk en andere ervaringen van werknemers die kunnen bijdragen aan een burn-out, moeten ze zich op hun gemak voelen om dit met de leiding te bespreken.
Fouten om te vermijden
Raak niet in paniek! Het feit dat je team mogelijk enkele tekenen van een burn-out vertoont, betekent niet dat je wereld op instorten staat. Het voorkomen van een burn-out binnen je team vereist een proactieve en doordachte aanpak. Hier zijn enkele veelgemaakte fouten die je moet vermijden:
1. Vroege waarschuwingssignalen negeren
Het over het hoofd zien of afdoen van de tekenen van stress en vermoeidheid bij jezelf is slecht, en het kan ook gevaarlijk zijn om deze signalen bij anderen te negeren. Let op de hierboven in dit artikel genoemde tekenen van een burn-out en onderneem stappen om deze aan te pakken.
Een eenvoudige manier om dit te doen, is door regelmatig contactmomenten met je team te hebben (op groepsniveau of individueel met teamleden). Neem contact op met je mensen en vraag hoe hoog hun stressniveau is en welke zorgen of problemen ze mogelijk hebben met de cultuur op de werkplek.
Sta open voor luisteren! Dit is vooral belangrijk als je bedrijf snel is gegroeid—een burn-out houdt vaak verband met snelle groei en veranderingen in een organisatie.
2. De werkbelasting niet beheren
Teamleden overladen met te veel taken of onrealistische deadlines is over het algemeen niet goed voor projecten, omdat dit kan leiden tot een burn-out, personeelsverloop en problemen met het behoud van personeel binnen de organisatie. Om een burn-out te helpen voorkomen, moet je streven naar een evenwichtige verdeling van het werk en middelen op een evenwichtige manier inplannen binnen het team.
Het is ook belangrijk dat iedereen begrijpt welk werk wel en niet binnen de reikwijdte van het project valt om de werkbelasting te beheren. Onduidelijkheid over prioriteiten en reikwijdte kan leiden tot verwarring en overbelasting.
3. Vrije tijd verwaarlozen
Alle projecten hebben een tijdlijn met een begin- en einddatum. De beweging richting het op tijd bereiken van die einddatum kan stressvol zijn voor een projectteam. Het kan voor teamleden erg gemakkelijk zijn om geen vrije tijd op te nemen of dit uit te stellen voor PTO, of zelfs te vermijden om tijdens de werkdag pauzes te nemen.
Projectmanagers moeten een cultuur van bewustzijn stimuleren waarin het nemen van pauzes of vakanties wordt aangemoedigd. Geplande afwezigheid van het werk (feestdagen, PTO en andere afwezigheden, zoals dagen voor mentale gezondheid of zelfzorg) moet worden meegenomen in de algehele projectplanning.
Dit helpt teamleden het gevoel te krijgen dat ze deze vrije tijd echt kunnen opnemen en de verbinding met het werk kunnen verbreken. Als het opnemen van vrije tijd wordt genegeerd of afgekeurd en grenzen tussen werk en privéleven niet worden gerespecteerd, kunnen gewoonten zoals buiten werktijd werken of vakanties overslaan de norm worden. Dit kan een burn-out veroorzaken of deze verergeren.
4. Slechte voorbeelden vanuit het leiderschap
Jij als projectmanager en andere leiders binnen de organisatie spelen een rol bij het voorkomen van een burn-out binnen het team door het juiste voorbeeld te geven. Wanneer leiders buitensporig lange uren werken of geen pauzes nemen, geeft dit een ongezond voorbeeld.
Geen evenwichtige benadering van werk en privéleven laten zien, is een fout die je moet vermijden.
Voorkom een instorting en burn-out
Nu je erop bent voorbereid om de vroege waarschuwingssignalen van een burn-out te herkennen en deze binnen je team te voorkomen, kun je met je teamleden gaan praten en vragen hoe het met hen gaat. Het is nooit te laat om een koffiepauze met het team of een quizavond te organiseren.
Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om hulpmiddelen en beste praktijken te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en casussen, en kom via Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.
