Gids voor sprintretrospectives: 3 methoden & 6 snelle tips
Een succesvolle sprintretrospective uitvoeren kan in eerste instantie intimiderend lijken, maar het proces hoeft niet moeilijk of tijdrovend te zijn.
Met een paar eenvoudige stappen kun je ervoor zorgen dat je retrospectieven productief zijn en het team in staat stellen om te leren van eerdere successen en mislukkingen.
Wat is een sprintretrospective?
De sprintretrospective is een bijeenkomst die aan het einde van elke sprint plaatsvindt. Het Scrumteam kijkt terug op de sprint en bespreekt wat goed ging en wat er in de volgende sprint verbeterd kan worden. De retrospectieve is een van de vijf ceremonies binnen het Scrum-framework.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
De retrospectieve moet een veilige omgeving zijn waarin mensen hun eerlijke feedback kunnen delen. Alles draait om voortdurende verbetering—het gaat erom positieve veranderingen in het project en het team te stimuleren.
Je moet ze niet verwarren met projectretrospectives, die iets anders zijn.
Wat is het doel van de sprintretrospective?
Het doel van de sprintretrospective is om overeenstemming te bereiken over een verbeterplan en actiepunten op te stellen die in toekomstige sprints uitgevoerd kunnen worden.
Tijdens de sprintretrospective kan het team verbeterpunten identificeren, zoals het nuttiger maken van de dagelijkse Scrum (ook wel stand-up genoemd), het verbeteren van de communicatie of het vinden van een efficiëntere manier om elkaars feedback vast te leggen.
Als Scrum master of projectmanager leg je deze verbeterpunten vast en schrijf je een plan uit voor de manier waarop ze bereikt kunnen worden. Met deze inzichten uit de vorige sprint moet rekening worden gehouden bij het uitvoeren van de sprintplanning voor de volgende sprint.
Wat is een sprintretrospectivebijeenkomst?
De sprintretrospectivebijeenkomst is de sprintretrospective. Je moet je van tevoren voorbereiden, net als het hele team (hieronder ga ik hier uitgebreider op in), maar tijdens de bijeenkomst vindt de retrospectieve zelf plaats.
Wanneer vindt de bijeenkomst plaats?
De bijeenkomst vindt plaats aan het einde van een sprint, na de sprintreview. Het kan verleidelijk zijn om de retrospectieve te combineren met de sprintreviewbijeenkomst, maar probeer dit te vermijden.
De sprintretrospective is doorgaans tijdgebonden, afhankelijk van de lengte van je sprint. De bijeenkomst mag niet langer duren dan 3 uur voor een sprint van 1 maand, en korter voor kortere sprints.
Wie wonen de bijeenkomst bij?
Bij de sprintretrospectivebijeenkomst zijn onder andere de volgende personen betrokken:
- Het sprintteam: doorgaans ontwikkelaars, ontwerpers en engineers
- Sprintbegeleider: doorgaans een Scrum master of product owner
- Observatoren: die een extern perspectief bieden
- Deelnemers of belanghebbenden: die over kennis beschikken die relevant is voor de discussie
Zo voer je een succesvolle sprintretrospective uit
De beste manier om ervoor te zorgen dat je zoveel mogelijk waarde uit je sprintretrospective haalt, is om je van tevoren voor te bereiden.
- Reserveer tijd voordat de retrospectieve begint om feedback te verzamelen en deelnemers de gelegenheid te geven gespreksonderwerpen te bedenken. Stuur vooraf een anonieme enquête uit of maak aan het begin van de retrospectieve tijd hiervoor vrij. Houd er rekening mee dat teams doorgaans de voorkeur geven aan anonimiteit.
- Geef elke deelnemer de gelegenheid om voorafgaand aan de bijeenkomst gegevens te bekijken, zoals een burndown-grafiek. Deze kan tijdens de sprintretrospectieve worden gebruikt als startpunt voor het gesprek.
- Begin met de juiste instelling wanneer je de bijeenkomst ingaat. Het is belangrijk om de bijeenkomst met een open houding te benaderen en samenwerking centraal te stellen in het gesprek.
- Denk er tijdens het gesprek aan om neutraal te blijven. Lukt dat niet, vraag dan bij voorkeur iemand buiten het team om deze rol op zich te nemen, zodat de betreffende persoon kan deelnemen.
- Begeleid het team bij het vinden van de oorzaak van het probleem, in plaats van je te richten op frustratie over het probleem. Voer hiervoor een oorzaakanalyse uit. Stel vragen om te achterhalen waardoor het probleem is veroorzaakt en bespreek oplossingen. Vermijd destructieve kritiek en stuur het gesprek in de richting van constructieve kritiek.
- Voel je prettig bij stilte. De meeste teams bestaan uit zowel introverte als extraverte mensen. Introverte teamleden hebben misschien tijd nodig om hun gedachten te ordenen, en stilte geeft hun de gelegenheid om na te denken. Omdat stilte ongemakkelijk kan zijn, zullen mensen doorgaans iets zeggen om deze op te vullen.
- Werk na het gesprek samen met het team om gemeenschappelijke patronen en thema's in de feedback te herkennen. Welke knelpunten vallen het meest op? Waar hebben jullie de meeste tijd aan besteed?
- Stel actiepunten vast op basis van het gesprek en de gemeenschappelijke thema's die jullie hebben vastgesteld. Geef prioriteit aan deze actiepunten of op te leveren resultaten en verduidelijk wie verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan. Je kunt Scrum-software of andere agile hulpmiddelen gebruiken om ze bij te houden en zo nodig op te volgen.
Waarom zou je een sprintretrospectieve houden?
Hier zijn enkele van de vele voordelen van sprintretrospectieven:
- Het creëert een veilige, niet-verwijtende omgeving waarin teamleden hun waardevolle feedback kunnen delen
- Het stelt het team in staat om successen en verbeterpunten vast te leggen
- Het levert een uitvoerbare lijst met vervolgstappen op en maakt duidelijk wie verantwoordelijk is voor elk onderdeel
- Het brengt kleine, stapsgewijze veranderingen aan het licht die tot grotere verbeteringen kunnen leiden
- Het stelt teams in staat hun werkwijze te verbeteren om resultaten te versterken
- Het zorgt ervoor dat meningen worden gehoord
- Het helpt het softwareontwikkelingsteam om volwassener te worden
- Het maakt elke sprint beter dan de vorige
3 verschillende retrospectieve methoden
Er zijn verschillende interactieve strategieën om feedback te verzamelen tijdens een retrospectieve bijeenkomst. Hier zijn enkele ideeën om je op weg te helpen:
Zeilbootmethode
De zeilbootmethode is bedoeld voor visueel ingestelde mensen. Een teamlid wordt gevraagd een zeilboot, wind, een anker, een ijsberg en (optioneel) een eiland te tekenen.
Het team voegt hun feedback toe aan de relevante onderdelen van de afbeelding:
- De wind staat voor de zaken, mensen of werkprocessen die het team vooruit hebben geholpen.
- Het anker staat voor wat het team heeft afgeremd.
- De ijsberg staat voor onverwachte zaken die het team tijdens de sprint van koers hebben gebracht.
- Het eiland staat voor de sprintdoelen.
Affiniteitsmapping
Affiniteitsmapping is een efficiënte methode om in korte tijd feedback van een grotere groep te verzamelen. Vraag het team eerst om hun feedback op plakbriefjes te schrijven (fysiek of virtueel). Zodra alle feedback is ontvangen, kun je patronen gaan herkennen en vergelijkbare onderdelen groeperen.
Geef elke groep een label en vraag het team om onderwerpen op hoofdlijnen met betrekking tot de labels te bespreken. Deze methode is geweldig om een aanzienlijke hoeveelheid feedback in specifieke categorieën te organiseren voor algemene bespreking.
De vier L's
De methode van de vier L's is een eenvoudige manier om feedback te verzamelen. Het team geeft hierbij inzicht in wat het leuk vond, wat ontbrak, wat het heeft geleerd en waar het naar verlangde.
- Leuk gevonden: alles wat tijdens de sprint werd gewaardeerd of wat de sprint succesvol maakte.
- Ontbrak: zaken die het team mogelijk dichter bij succes hadden kunnen brengen.
- Geleerd: lessen die tijdens de sprint zijn geleerd en die nuttig zijn om te onthouden voor toekomstige sprints, of proceswijzigingen die tot succesvollere patronen kunnen leiden.
- Naar verlangd: zaken die het team wenst voor succes of moreel.
Met welke problemen kun je te maken krijgen? (En hoe ga je daarmee om?)
Zoals bij elk ritueel kunnen jij of je team verschillende niveaus van emotionele bagage meebrengen, gebaseerd op eerdere ervaringen. Hier zijn enkele zaken die je tijdens een retrospectief kunt tegenkomen en manieren om dergelijke obstakels aan te pakken:
Apathie
Als tijdens elke sprint dezelfde vragen worden gesteld, kunnen teamleden minder betrokken raken bij de antwoorden en stoppen met het geven van constructieve suggesties om het proces te verbeteren.
Ga apathische deelname tegen door afwisseling aan te brengen! Test verschillende oefeningen en vragen. Voor retrospectieven bestaat er geen “aanpak die voor iedereen werkt”—je moet de manier waarop je ze uitvoert steeds verbeteren. Kijk op funretrospectives.com voor meer inspiratie.
Emoties
Uiteindelijk zijn we mensen—en mensen hebben emoties. Retrospectieven moeten uitnodigen tot constructieve feedback over wat er in toekomstige sprints beter kan, maar ze mogen vijandigheid, negativiteit en het aanwijzen van schuldigen nooit ondersteunen.
Het is tijdens de retrospectievevergadering van cruciaal belang om onbevooroordeelde en niet-veroordelende facilitators te zijn. Mensen moeten zich veilig voelen om hun feedback te delen. Zorg ervoor dat je verwachtingen schept wanneer je de Scrum-retrospectieve start, bemiddel waar nodig tijdens het proces en bevorder een positief gesprek.
Een gebrek aan gesprek
Misschien heb je een agile retrospectief waarbij het lijkt alsof vragen worden beantwoord met lege blikken. In plaats van mensen met moeite aan het praten te krijgen, kun je beter een boeiendere opening voor de vergadering bedenken.
Moedig je team aan om gedurende een sprint hun suggesties en gedachten op te schrijven. Zo hebben ze tijdens het retrospectief iets om naar te kijken, in plaats van het gevoel te hebben dat ze alles uit het niets moeten halen. Je kunt ook overwegen om zelf een logboek hiervan bij te houden.
Tegenwerking vanuit het leiderschap
Soms hebben actiepunten die tijdens het retrospectief zijn vastgesteld gevolgen voor leden buiten het Scrum-team. Degene die verantwoordelijk is voor dat punt moet met het leiderschap samenwerken aan de suggestie en overeenstemming bereiken over een manier om de gevraagde wijziging door te voeren. Het leiderschap kan echter weerstand bieden tegen de voorgestelde aanpak.
Als dat het geval is, blijf dan volhouden. Zoek binnen de organisatie naar medestanders die voor het productieteam en voor de verbeteringen die verder reiken dan het team zelf in de bres willen springen. Een echt agile organisatie die positieve verandering waardeert, zou uiteindelijk bereid moeten zijn verbeteringen door te voeren die haar ten goede komen.
Feedback en lessen van echte agile teams
Toen ik aan dit artikel begon, nam ik contact op met verschillende teamleden binnen de organisatie om te praten over hun ervaringen met sprintretrospectieven. Ik was benieuwd wat mensen in verschillende functies—UX-designer, ontwikkelaar en projectmanager (DPM)—van deze Scrum-ceremonie vonden.
Als je net begint met retrospectieven of wat afwisseling wilt aanbrengen, kan rechtstreeks praten met teamleden een goed startpunt zijn. Ik stelde hun drie eenvoudige vragen:
1. Wat kan een sprintretrospectief je bieden als het goed wordt uitgevoerd?
- Inzichten over hoe ik mijn persoonlijke proces en/of rol kan verbeteren, evenals een kans om mogelijke procesverbeteringen voor het hele team aan te kaarten, gesprekken te voeren over hoe we als team beter kunnen worden en hoe we in de toekomst beter met onze klanten kunnen samenwerken (Design)
- Het team helpen verbeterpunten te identificeren en een platform bieden om te praten over waarden of resultaten waar het hele team in de toekomst aan kan werken (Development)
- Inzicht en gezamenlijke feedback over wat er goed gaat binnen het team, wat niet goed gaat en wat kan worden verbeterd. In het beste geval wordt het team begeleid om zelf oplossingen voor uitdagingen te bedenken en ermee te experimenteren (DPM)
2. Wat kan er gebeuren als het slecht wordt uitgevoerd?
- Het kan veranderen in een klaag- of afkraaksessie. Een ander nadeel is wanneer er zaken worden aangekaart die uiteindelijk nooit veranderen of worden geïmplementeerd (Design)
- Het kan ertoe leiden dat het team een kans mist om als geheel te groeien (Development)
- De status quo blijft behouden. Hoewel het op de korte termijn verleidelijk kan zijn om dit te laten voortbestaan, kan het op de lange termijn rampzalige gevolgen hebben voor de cultuur binnen het team (DPM)
3. Heb je een favoriete vraag of activiteit die tijdens een sprintretrospectief wordt gesteld of uitgevoerd?
- Dit is misschien wat basaal, maar een effectieve strategie is om de vraag te stellen en vervolgens de kring rond te gaan, waarbij iedereen moet antwoorden. Zo komt iedereen aan het woord. Ik heb retrospectieven meegemaakt waarin 2-3 mensen het gesprek domineerden en anderen weinig zeiden. Iedereen heeft altijd een mening over hoe de ervaring is verlopen, en soms lijkt het erop dat mensen een klein zetje of een gelegenheid nodig hebben om zich uit te spreken. Om die reden was het effectief om de kring rond te gaan. Iedereen had een antwoord. (Design)
- Ik hoorde over een zeer interessante werkwijze van het Scrum-team bij Spotify, waarbij de agile coach het team hielp beslissen over één ding dat ze konden doen en waarvan iedereen dacht dat het team en/of het product daardoor beter zou worden. In één voorbeeld waren ze het er allemaal over eens dat elke code-incheck ten minste enige tests moest bevatten. (Development)
- Stel de eenvoudige vraag: “Is iedereen het eens met wat zojuist is gezegd?” (DPM)
6 snelle tips om je volgende sprintretrospectief naar een hoger niveau te tillen
1. Houd het eenvoudig
Een eenvoudige manier om je volgende sprintretrospectief effectief te maken, is het team te vragen waar het mee wil beginnen, waar het mee wil stoppen en wat het wil blijven doen. Ongeacht wat het team beslist, moet je ervoor zorgen dat iedereen deelneemt. Leg de suggesties die je hoort vast en laat stemmen om te bepalen wat er gebeurt.
2. Zorg voor vernieuwing
Verwerk spellen in je sprintretrospectieven. Een van mijn favorieten is het LEGO-retrospectief. Teamleden worden aangemoedigd LEGO-blokken te gebruiken om een bouwwerk te maken dat de vorige sprint vertegenwoordigt, en een bouwwerk dat laat zien wat er moet gebeuren om de volgende sprint te verbeteren. Dit maakt de zaken iets abstracter en leidt tot verrassend productieve (en creatieve) gesprekken.
3. Blijf gefocust
Met de Lean CoffeeTM-aanpak kunnen agenda’s voor retrospectieven worden opgesteld met behulp van democratisch samengestelde Kanbanborden. Dit kan geschikt zijn voor een groep die moeite heeft om bij het onderwerp te blijven of die de neiging heeft te veel tijd aan één specifiek discussiepunt te besteden. Zorg ervoor dat je post-its en stiften in verschillende kleuren gebruikt en wijs een vrijwilliger aan om de resultaten vast te leggen.
4. Richt je op actie
Zorg ervoor dat je alles wat tot actie leidt aan iemand in het team toewijst. Het hoeft niet allemaal bij de projectmanager terecht te komen. Zelfs als je discussie constructief en nuttig is, zullen de gevolgen niet merkbaar zijn tenzij de verandering binnen het hele team wordt geïmplementeerd. Houd een lijst zichtbaar voor iedereen en zorg ervoor dat verwachtingen en deadlines worden vastgesteld.
5. Betrek een perspectief van buitenaf
Een perspectief van buitenaf kan een enorme omslag teweegbrengen! Overweeg een agile coach in te schakelen om te helpen bij het begeleiden van het retrospectief. Hieraan kunnen extra kosten verbonden zijn (en het is niet nodig tenzij er aanzienlijke problemen zijn), dus je kunt ook proberen een andere teamgenoot uit te nodigen voor het gesprek. Mensen die niet bij het project betrokken zijn, kunnen helpen de situatie te verhelderen en als neutrale derde partij optreden.
6. Houd het fris
Gebruik af en toe een nieuwe retrospectiefvorm of een kennismakingsactiviteit om deelname te stimuleren en het team iets te geven om naar uit te kijken. Het team kan ook het momentum of de bereidheid om deel te nemen verliezen als er geen voortgang wordt geboekt met actiepunten uit eerdere retrospectieven. Door een lijst van deze punten bij te houden en ze tot aan de voltooiing te volgen (mogelijk met behulp van agile projectmanagementsoftware), kan het team de waarde van retrospectieven erkennen.
Vind hier meer ideeën, tips en trucs voor sprintretrospectieven.
Wat is het volgende?
Heb je zelf tips en trucs voor het uitvoeren van effectieve retrospectieven? Wil je ideeën van andere projectmanagers die momenteel retrospectieven uitvoeren? Neem deel aan het gesprek in Slack met meer dan 100 andere digitale projectmanagers via DPM-lidmaatschap!
