Een projectstatusrapport schrijven in 10 eenvoudige stappen (+ sjabloon)

Wat is een projectstatusrapport?

Een projectstatusrapport is een document dat een momentopname geeft van de huidige status van je project. Het bevat de bedrijfskritieke inspanningen, voortgang en risico's die met een project samenhangen.

Door statusrapporten op te stellen op basis van beproefde methoden voor projectmanagement blijven belanghebbenden op de hoogte en blijven projecten op koers.

Om te beginnen is hier een videosamenvatting:

Project Status Reports: Everything you need to know and more!

Voorbeeld van een projectstatusrapport

Zo zou een succesvol projectstatusrapport eruit moeten zien. Hieronder staat een schermafbeelding van de eerste pagina van een voorbeeldstatusrapport. Word DPM-lid om toegang te krijgen tot de volledige versie.

Soorten projectstatusrapporten

Projectstatusrapporten kunnen variëren op basis van hoe vaak teams updates communiceren. De juiste rapportagefrequentie hangt af van de complexiteit van het project, de behoeften van belanghebbenden en hoe snel projectprioriteiten veranderen.

Type projectstatusrapport	Overzicht	Meest geschikt voor	Typische focus
Wekelijks statusrapport	Een operationele update op korte termijn die gedurende de actieve uitvoering van een project regelmatig wordt gedeeld	Snel veranderende projecten en actief uitvoeringswerk	Voltooide taken, aankomend werk, blokkades, risico's en prioriteiten op korte termijn
Maandelijks statusrapport	Een voortgangsupdate op hoofdlijnen die belangrijke ontwikkelingen over een langere rapportageperiode samenvat	Langlopende projecten en rapportage aan het management	Budgetstatus, voortgang van mijlpalen, tijdlijnupdates en risico's op hoofdlijnen
Per kwartaal statusrapport	Een strategisch prestatierapport gericht op langetermijnresultaten, trends en bedrijfsimpact	Rapportage op directie- of portfolioniveau	Strategische doelstellingen, KPI's, bedrijfsresultaten en langetermijntrends in prestaties

Interne versus externe statusrapporten

Projectstatusrapporten moeten ook worden afgestemd op het publiek dat ze bekijkt. Interne en externe belanghebbenden hebben vaak behoefte aan verschillende niveaus van detail en context.

Aspect	Interne statusrapporten	Externe statusrapporten
Primair publiek	Projectteams, afdelingshoofden en interne belanghebbenden	Klanten, sponsors, leidinggevenden of externe belanghebbenden
Detailniveau	Gedetailleerder en operationeler	Meer op hoofdlijnen en samengevat
Belangrijkste focus	Taakbeheer en voortgang, workflowproblemen, teamcoördinatie en leveringsrisico’s	Mijlpalen, goedkeuringen, bedrijfsimpact en de algemene projectvoortgang
Toon	Transparant en teamgericht	Beknopt, professioneel en geschikt voor belanghebbenden
Risico’s en problemen	Bevat gedetailleerde blokkades, vertragingen en operationele zorgen	Richt zich op belangrijke risico’s en gevolgen die relevant zijn voor belanghebbenden
Doel van de rapportage	Teams helpen bij het beheren van de uitvoering en oplevering	Belanghebbenden geïnformeerd en op één lijn houden over de projectstatus

Wat bevat een projectstatusrapport?

In je statusrapport wil je waarschijnlijk de volgende informatie opnemen:

Onderdeel van het projectstatusrapport	Wat je moet opnemen
Projectnaam/klantnaam	De projectnaam, klantnaam, rapportageperiode en basisgegevens van het project
Projectvisie	Een korte samenvatting van het projectdoel, de bedrijfsdoelstelling of het gewenste resultaat
Projectgezondheid	De huidige projectstatus met rode, gele of groene indicatoren, inclusief zorgen over het budget of de planning
Voltooid werk	Belangrijke taken, resultaten, goedkeuringen of mijlpalen die tijdens de rapportageperiode zijn voltooid
Komend werk	Komende taken, prioriteiten, resultaten of gepland werk voor de volgende rapportageperiode
Problemen en obstakels	Huidige blokkades, risico’s, vertragingen, afhankelijkheden of problemen die de projectvoortgang beïnvloeden
Komende mijlpalen	Belangrijke deadlines, beoordelingen, lanceringen, goedkeuringen of grote projectmijlpalen die eraan komen

Zo ziet het eindproduct eruit:

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Optionele onderdelen om op te nemen op basis van je project

• Links naar je projectplanning
• Links naar voltooide resultaten
• Actiepunten
• Grappige gifs, links naar afspeellijsten van het team, enzovoort
• Wekelijkse bedankjes of complimenten voor teamleden en klanten
• Links naar relevante artikelen/trends in de sector
• Een RAID-logboek

Neem dit allemaal niet op

• Met modder gooien
• Geleuter
• Vragen

Een projectstatusrapport maken

Hier volgt een stapsgewijze handleiding voor het opstellen van een statusrapport.

1. Verzamel projectinformatie

Voordat je een rapport schrijft, moet je de informatie verzamelen die je wilt delen. Verzamel de meest recente projectupdates uit je tijdlijn, taaktracker, budgetrapporten, dashboards en projectdocumentatie. Bekijk:

• Voltooid werk
• Komende taken
• Budget- en planningsstatus
• Projectrisico’s en blokkades
• Komende mijlpalen
• Teamupdates

Inzicht in projectmanagementsoftware kan je helpen deze gegevens in realtime uit je digitale hulpmiddelen te halen wanneer je ze nodig hebt.

Author's Tip

Als je projectmanagementsoftware of projecttrackingsoftware gebruikt, is alle bovenstaande informatie gemakkelijk toegankelijk, zodat je geen gegevens uit vier of vijf verschillende plaatsen hoeft te verzamelen.

 

De meeste tools bieden ook de mogelijkheid om een dashboard in te stellen waarvan je een screenshot kunt maken of dat je rechtstreeks met belanghebbenden kunt delen. De gegevens op het dashboard worden automatisch bijgewerkt, zodat je niets hoeft samen te voegen voordat je het deelt.

2. Updates met je team bevestigen

Controleer de informatie die je hebt verzameld samen met je teamleden op juistheid. Kijk of zij nog aanvullende updates of details hebben. Als je je werk goed doet, heb je vertrouwen opgebouwd met je teamleden, zodat je een eerlijke inschatting krijgt van de richting waarin je project zich ontwikkelt.

Gebruik deze stap om:

• Projectupdates te verifiëren
• Op te leveren resultaten en deadlines te bevestigen
• Ontbrekende informatie te identificeren
• Nieuwe risico's of blokkades aan het licht te brengen
• Prioriteiten en vervolgstappen op elkaar af te stemmen

3. Kies een format voor het statusrapport

Selecteer een format voor het statusrapport dat past bij je doelgroep, rapportagefrequentie en workflow. Veelgebruikte formats zijn:

• Google Docs
• Microsoft Word
• Spreadsheets
• Presentaties
• Dashboards
• Projectmanagementsoftware

De beste statusrapporten zijn gedetailleerd genoeg om belanghebbenden op de hoogte te houden, maar eenvoudig genoeg zodat mensen ze daadwerkelijk lezen.

4. Voeg projectdetails en visie toe

Begin het rapport met de basisinformatie over het project die belanghebbenden nodig hebben om het rapport snel te herkennen.

Neem het volgende op:

• Naam van het project
• Naam van de klant
• Rapportageperiode
• Datum van het rapport

Voeg vervolgens een korte visieverklaring voor het project toe waarin je het doel of de belangrijkste doelstelling van het project uitlegt. Dit moet een eenvoudige zin zijn die je project en de belangrijkste doelstelling of visie ervan definieert. Deze sectie zou tijdens de levenscyclus van het project niet veel moeten veranderen.

Voorbeelden:

• Gekwalificeerde klanten via mobiele apparaten ertoe aanzetten kombucha te "kopen" op basis van een verbeterde gebruikersinterface.
• De onlineverkoop van kombucha verhogen door een druppelgewijze e-mailmarketingcampagne te implementeren.
• Uiterlijk juni 2018 een website lanceren waarmee klanten Killer Kombucha kunnen kopen en die Killer Kombucha positioneert als het product van de hoogste kwaliteit en met de beste smaak in zijn categorie.

Deze sectie biedt belangrijke context voor belanghebbenden die niet betrokken zijn bij het dagelijkse projectwerk.

5. Schrijf een projectsamenvatting

Vat de algehele status van het project samen om een snel overzicht van het project te geven voordat je in de gedetailleerde updates hieronder duikt.

Ik houd van de "stoplichtmethode", waarbij groen betekent dat alles op schema ligt, geel betekent dat er enkele problemen zijn en rood aangeeft dat er iets risico loopt. Definities (en aanvullende notities) zijn nuttig om de kleurcodering toe te lichten. (Zorg ervoor dat je alttekst gebruikt om de kleuren te benoemen!)

Voorbeelden:

• Groen: We hebben goedkeuring gekregen voor de ontwerpen van de druppel-e-mails. Op dit moment zijn er geen zorgen over het budget.
• Geel: De ontwerpen van de druppel-e-mails moeten aanzienlijk worden herzien op basis van feedback van de klant; daarom is de uiteindelijke opleverdatum met 1 week uitgesteld.
• Rood: De campagne met druppel-e-mails is sinds de projectstart drastisch van richting veranderd. We hebben voor volgende week een vergadering gepland om opnieuw overeenstemming te bereiken over de projectomvang.

Neem de projectuitgaven en planning op in het gedeelte over de projectstatus, zodat je klant en team op de hoogte blijven van de prestaties. Directioneel helpt het

6. Leg afgerond werk vast

Maak een lijst van de taken, opleveringen, goedkeuringen of mijlpalen die tijdens de rapportageperiode zijn afgerond.

Houd updates:

• Kort
• Specifiek
• Gemakkelijk te scannen

Richt je op resultaten en voortgang in plaats van gedetailleerde taakbeschrijvingen. Voorbeeld:

• Overdracht aan het ontwikkelingsteam voltooid en planning voor oplevering bevestigd
• Goedkeuring verkregen voor 3 ontwerpen van druppel-e-mails

7. Beschrijf het komende werk

Vat het werk voor de volgende rapportageperiode samen, zodat belanghebbenden de huidige prioriteiten en komende deadlines begrijpen.

Neem het volgende op:

• Komende opleveringen
• Geplande taken
• Mijlpalen
• Beoordelingen of goedkeuringen
• Afhankelijkheden die toekomstig werk beïnvloeden

Houd dit gedeelte beknopt en gericht op de belangrijkste volgende stappen. Voorbeeld:

• 3 e-mails ontwikkelen
• Interne kwaliteitsborging (QA) en tests uitvoeren
• Overdragen aan de klant voor QA en tests

8. Benadruk risico's en obstakels

Leg alle blokkades, vertragingen, afhankelijkheden of risico's vast die de voortgang van het project beïnvloeden.

Leg voor elk probleem uit:

• De impact op het project
• Wat het probleem veroorzaakt
• Welke acties worden ondernomen om het op te lossen

Wees direct en transparant. Als je een probleem aankaart, vermeld dan ook de voorgestelde volgende stap of het plan om de gevolgen te beperken. Voorbeelden:

• Als we vóór 2 juni geen feedback van de klant ontvangen, lopen we het risico dat we de e-mail niet dezelfde dag naar consumenten kunnen verzenden, aangezien het product dan in de winkels verkrijgbaar zal zijn.
• Vertraagde goedkeuringen die de lanceringsplanning beïnvloeden
• Beschikbaarheid van middelen die de oplevercapaciteit beïnvloedt

9. Controleer, bewerk en deel het rapport

Controleer het rapport voordat je het deelt op duidelijkheid, nauwkeurigheid en leesbaarheid.

Controleer of het rapport:

• Weerspiegelt de recentste projectupdates
• Gebruikt een consistente opmaak
• Vermijdt onnodige details
• Benadrukt belangrijke risico's en beslissingen
• Is snel eenvoudig te scannen

10. Bevestig ontvangst en betrokkenheid

Zorg ervoor dat je klant en teamleden het rapport doornemen, zodat het een effectief hulpmiddel voor projectcommunicatie blijft.

Neem bij de verspreiding het volgende in acht:

• Vraag je doelgroep om binnen 24 uur te bevestigen dat ze het rapport hebben gelezen en moedig hen aan om eventuele vervolgvragen te stellen die een gelijktijdige bespreking rechtvaardigen. Een eenvoudige "begrepen" of een duimpje omhoog via Slack is een uitstekende manier om feedback te verzamelen.
• Neem rechtstreeks contact op met iedereen die niet reageert. Spreek achterblijvers niet aan via allen beantwoorden (dit is niet de manier om betrokkenheid bij het project te bevorderen)!
• Neem af en toe contact op met je doelgroep om te vragen of er iets is dat je kunt weglaten, toevoegen of uitbreiden in je projectstatusrapporten om je teamleden en klanten beter van dienst te zijn.

Luister hier naar mijn podcastaflevering over het nuttig maken van statusrapporten:

Sjabloon voor projectstatusrapport

Het sjabloon voor projectstatusrapporten in DPM Membership kan worden gebruikt voor het opstellen van wekelijkse of maandelijkse projectstatusrapporten.

Beste praktijken voor projectstatusrapporten

Nu we weten wat een projectstatusrapport is, wat het bevat en hoe je er een maakt, volgen hier enkele aandachtspunten over wat je wel en niet moet doen om je door het proces te leiden.

• Voeg wat zoetigheid toe: Deel het rapport met je team en klanten met een beetje “zoetigheid”. Wees complimenteus. Wees vriendelijk. Doe extra moeite om dit statusrapport te bezorgen met een dosis geschreven enthousiasme en voorkom dat je als een robot klinkt. Door een doordachte notitie toe te voegen in plaats van alleen een link met “kijk hier” vergroot je de kans dat belanghebbenden positief op je rapport reageren.
• Lever het samen met een statusvergadering: Het is gebruikelijk om rapporten gelijktijdig met een vergadering te versturen. Het rapport vormt de agenda voor de vergadering, zorgt ervoor dat belanghebbenden de inhoud doornemen en wordt een “naslagdocument”. Hoewel dit niet verplicht is, biedt het het team en/of de klant de mogelijkheid om het project en eventuele uitdagingen of zorgen te bespreken. Verstuur het statusrapport opnieuw als er tijdens de vergadering wijzigingen worden aangebracht.
• Houd rekening met verschillende leerstijlen: Niet iedereen kan een op tekst gebaseerd document lezen en de boodschap onthouden. Voeg afbeeldingen toe, zoals Gantt-diagrammen en grafieken, evenals externe links in je statusrapport om belangrijke onderwerpen te benadrukken.
• Houd het simpel! (KISS): Houd het statusrapport simpel, in het belang van je klant en van jezelf. Als het veel te lang duurt om een statusrapport op te stellen of door te lezen, verminder je de bruikbaarheid ervan en de impact die het op het project of de belanghebbenden heeft.
• Blijf verantwoordelijk door terugkerende statusvergaderingen in te plannen: Plan terugkerende statusvergaderingen onmiddellijk in, niet pas wanneer je eraan toe bent, zodat je jezelf aan een deadline houdt.
• Probeer statusvergaderingen leuker te maken: Neem even de tijd om bij te praten over dingen die niets met het werk te maken hebben. Verbreek het ijs met iets informeels en gedenkwaardigs, maar vermijd onderwerpen die een “faux pas” kunnen zijn, zoals roddels of politiek. Luister actief en doe moeite om op een natuurlijke manier te converseren, niet alsof je een agenda afwerkt.
• Houd voortdurend een statusrapport in conceptvorm bij: Stel de voorbereiding van je statusrapport niet uit tot het laatste moment. Maak in plaats daarvan een concept in uitvoering waaraan je gebeurtenissen in realtime kunt toevoegen. Ik houd een concept op mijn computer bij voor het geval een klant, leidinggevende of belanghebbende onverwacht belt. Dit is vooral handig wanneer je meerdere projecten beheert.
• Zorg ervoor dat het publiek de leveringsmethode kent: Slack, e-mail, Basecamp, Asana—kies een methode en houd je eraan, en zorg ervoor dat je de professionele e-mailetiquette volgt.

Oplossingen voor projectmanagement op ondernemingsniveau hebben onze mogelijkheden voor projecttracking en rapportage verbeterd. Zorg er dus voor dat je ze optimaal benut.

Hulpmiddelen voor projectstatusrapporten

Als je projectmanagementsoftware gebruikt, zou het grootste deel van je belangrijkste projectgegevens direct beschikbaar moeten zijn voor gebruik in je rapport, zoals het gebruikte budget of het aantal bestede uren. Hier zijn enkele van de beste hulpmiddelen die ik zou aanbevelen als je er nog geen gebruikt:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Wrike — Het meest geschikt voor grote projecten en groei
2. 2. Smartsheet — Het meest geschikt voor aanpasbare dashboards
3. 3. Productive — Het beste voor projecten en budgettering van bureaus
4. 4. Runn — Beste voor projectprognoses
5. 5. monday AI Workspace — Het beste voor AI-gestuurde optimalisatie van middelen
6. 6. Celoxis — Beste voor vereenvoudigde planning en werkstromen
7. 7. Copper — Ideaal voor bureaus die verkoop en uitvoering stroomlijnen
8. 8. Zoho Projects — Beste voor integratie met Zoho Suite
9. 9. Ziggu — Het beste voor integratie van klantenportalen
10. 10. Workzone — Het beste voor uitgebreid inzicht in projecten

Hier vind je ook meer specifieke rapportagetools. Als je een beperkt budget hebt, kun je ook open-sourcerapportagesoftware proberen.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een statusrapport en een voortgangsrapport?

Een projectstatusrapport biedt een overzicht op hoofdlijnen van de huidige staat van een project, waaronder de projectgezondheid, risico’s, tijdlijnen, aankomend werk en de algehele voortgang. Een voortgangsrapport richt zich daarentegen specifieker op voltooid werk en de voortgang op taakniveau gedurende een rapportageperiode.

Aspect	Statusrapport	Voortgangsrapport
Belangrijkste focus	Algehele projectgezondheid en huidige status	Voltooid werk en taakvoortgang
Reikwijdte	Omvat tijdlijnen, risico’s, blokkades, budget en aankomend werk	Richt zich voornamelijk op werk dat tijdens een rapportageperiode is voltooid
Doelgroep	Belanghebbenden, klanten, leidinggevende teams en sponsors	Projectteams, managers of operationele belanghebbenden
Detailniveau	Op hoofdlijnen en gericht op samenvatting	Meer taakgericht en gedetailleerd
Doel	Belanghebbenden informeren en op één lijn houden over de algehele projectprestaties	De uitvoeringsvoortgang en dagelijkse projectactiviteiten volgen

Wanneer moet ik projectstatusrapporten maken?

Projectmanagers maken projectstatusrapporten nadat ze het projectplan hebben afgerond, zodra het projectwerk is gestart. Meestal verstuur je projectstatusrapporten wekelijks of maandelijks. Indien nodig kun je ze zelfs dagelijks versturen.

Welke indeling moet ik gebruiken om de statusrapporten te versturen?

Je kunt projectstatusrapporten in verschillende indelingen versturen, bijvoorbeeld als Microsoft Excel-spreadsheet, Google Docs-document, dia’s of grafische rapportage. Ik heb ooit een project geleid waarbij we dagelijks een statusrapport via WhatsApp verstuurden.

Hoe vaak moet ik een projectstatusrapport bijwerken?

Je moet projectstatusrapporten zo vaak bijwerken als nodig is om belangrijke projectinformatie over te brengen zonder overdreven repetitief te worden. Dit hangt af van de projectduur, complexiteit en voorkeur van de klant.

• • Als je project van dag tot dag snel verandert en je klanten voortdurend om updates vragen, wil je waarschijnlijk een wekelijks of zelfs dagelijks statusrapport formaliseren om de voortgang te communiceren.

• • Als je project slechts een handvol belanghebbenden omvat en 1-2 opleveringen per maand kent, is een maandelijks statusrapport waarschijnlijk voldoende.

• • Als je project van dag tot dag snel verandert en je klanten voortdurend om updates vragen, wil je waarschijnlijk een wekelijks of zelfs dagelijks statusrapport formaliseren om de voortgang te communiceren.

Waarom zijn statusrapporten belangrijk?

Projectstatusrapporten helpen teams om de projectvoortgang te communiceren, risico’s te volgen en belanghebbenden gedurende de hele levenscyclus van het project op één lijn te houden. Ze geven klanten, leidinggevende teams en uitvoeringsteams een duidelijk beeld van wat is voltooid, wat er hierna komt en of het project volgens plan verloopt.

Voor klanten en externe belanghebbenden bieden projectstatusrapporten:

• • Toon de voortgang ten opzichte van projectdoelen en opleveringen

• • Geven inzicht in budget- en tijdlijnprestaties

• • Wekken vertrouwen dat het project volgens plan vordert

• • Creëren een gedocumenteerd communicatiespoor voor goedkeuringen en beslissingen

Voor interne teams bieden projectstatusrapporten:

• • Verminderen verwarring over verantwoordelijkheden en de projectstatus

• • Verbeteren de coördinatie tussen afdelingen en medewerkers

• • Helpen teams om aankomend werk en afhankelijkheden te prioriteren

• • Benadrukken operationele problemen die de uitvoering beïnvloeden

Hoe presenteer je slecht nieuws in een statusrapport?

Wees direct, feitelijk en oplossingsgericht. Als een projectprobleem gevolgen heeft voor de tijdlijn, het budget, de reikwijdte of het uitvoeringsplan:

• Leg het probleem duidelijk uit
• Beschrijf de impact op het project
• Identificeer de hoofdoorzaak
• Schets het mitigatieplan of de volgende stappen

Vermijd het verbergen van risico’s of het bagatelliseren van problemen. Belanghebbenden reageren meestal beter op transparante communicatie in combinatie met een duidelijk actieplan.

 

Wie gebruikt projectstatusrapporten?

Projectstatusrapporten worden gebruikt door iedereen die verantwoordelijk is voor het beheren, beoordelen, ondersteunen of goedkeuren van projectwerk.

Veelvoorkomende belanghebbenden zijn:

• Projectmanagers
• Klanten en sponsors
• Interne projectteams
• Afdelingshoofden
• Leidinggevenden
• Operationele teams
• Externe partners of leveranciers

 

Kun je het maken van projectstatusrapporten automatiseren?

Ja. Veel teams automatiseren delen van het rapportageproces met behulp van projectmanagementsoftware, dashboards of rapportagetools.

Automatisering kan helpen bij het ophalen van:

• Taakupdates
• Tijdlijngegevens
• Budgetinformatie
• Benutting van middelen
• Voortgangsmetingen
• Dashboardsamenvattingen

Projectmanagers moeten rapporten echter nog steeds handmatig beoordelen om context toe te voegen, risico’s uit te leggen en belangrijke updates voor belanghebbenden duidelijk te communiceren.

 

Hoe lang moet een projectstatusrapport zijn?

De meeste projectstatusrapporten moeten kort genoeg zijn zodat belanghebbenden ze in enkele minuten kunnen doornemen.

Voor wekelijkse rapporten zijn één tot twee pagina’s meestal voldoende. Maandelijkse of kwartaalrapporten kunnen langer zijn als ze budgetupdates, KPI’s of managementsamenvattingen bevatten.

 

Wat nu?

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om hulpmiddelen en best practices te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en praktijkvoorbeelden en kom via Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.