9 belangrijke communicatiestrategieën voor projecten & hoe je ze gebruikt
Communicatie is een belangrijke vaardigheid voor projectmanagement, en een vaardigheid die veel projectmanagers misschien als vanzelfsprekend beschouwen.
Als je merkt dat je teams en projectbelanghebbenden niet goed weten wat de volgende stappen, tijdlijnen, scope of doelstellingen zijn, is het de moeite waard om deze communicatiestrategieën voor projectmanagement te bekijken en je werkwijzen te verbeteren.
Wat is communicatiebeheer binnen projecten?
Communicatiebeheer binnen projecten omvat alle kleine dingen die projectmanagers doen om ervoor te zorgen dat hun projectgerelateerde communicatie effectief is en duidelijk wordt begrepen door de ontvangers ervan.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Van de opmaak van berichten tot bepalen wie in de cc wordt gezet bij projectcommunicatie: projectmanagers moeten hun communicatiestrategieën voor projectmanagement regelmatig evalueren om ervoor te zorgen dat hun teamleden op het juiste moment de juiste informatie in de juiste vorm ontvangen.
Als je dat nog niet hebt gedaan, is het tijd om communicatietools en samenwerkingstools in te zetten voor je projecten, zodat jij en je team informatie beter kunnen delen, gesprekken kunnen voeren en met elkaar kunnen samenwerken.
9 communicatiestrategieën voor projectmanagement
In de afgelopen 12 jaar als creatief projectmanager heb ik geleerd wat projectcommunicatie maakt of breekt, en ik heb negen effectieve communicatiestrategieën voor je samengesteld.
- Zeg het met minder woorden en wees actiegericht
- Gebruik links om zelfstudie aan te moedigen
- Opmaak is je vriend
- Denk na over wat het beste werkt voor je team (niet voor jezelf)
- Definieer wat ‘urgent’ betekent
- Kies het juiste moment en betrek de juiste mensen
- Leg eventuele volgende stappen vast
- Standaardiseer je communicatie en gebruik waar van toepassing sjablonen
- Wees consistent
1. Zeg het met minder woorden en wees actiegericht
Als ik één ding tijdens mijn carrière heb geleerd, is het dat niemand projectnotities eindeloos wil lezen of aanhoren. Het is cruciaal om met zo weinig mogelijk woorden te zeggen wat je moet zeggen en je te richten op actiepunten.
Effectieve communicatie informeert je team of belanghebbenden over de voortgang en overbrugt de kloof tussen de huidige staat van het project en de volgende projectfase door je interne team of externe belanghebbenden om actiepunten te vragen.
Stel jezelf voordat je communicatie naar je teamleden verstuurt de volgende vragen:
- Zijn er woorden die ik uit deze communicatie kan schrappen, zodat ik duidelijk en beknopt kan overbrengen wat ik wil zeggen?
- Is mijn taal direct en actiegericht, terwijl de toon van de communicatie beleefd en professioneel blijft?
- Bereiken mijn woorden het beoogde doel van deze communicatie?
Hieronder staat een voorbeeld van slechte communicatie en hoe deze kan worden verbeterd:
| SLECHT | BETER | WAAROM |
|---|---|---|
| Op maandag om 13.00 uur EST hield ons team een interne vergadering en we zijn het erover eens dat we meer informatie van je nodig hebben voordat we aan het project kunnen beginnen. We missen de afmetingen van enkele foto's die je op de website wilt laten zien, en onze hoofdontwikkelaar had een aantal vragen voor je. We zouden graag een afspraak met je maken om de projectvereisten op elkaar af te stemmen voordat we doorgaan naar de volgende fase. Is dat goed voor jou? | We moeten nog een persoonlijke vergadering plannen om de projectvereisten op elkaar af te stemmen voordat we verdergaan met de ontwikkeling. Is je team aanstaande donderdag om 10.00 uur EST beschikbaar? | Interne informatie die niet relevant was voor de directe vraag, is weggelaten. Zelfverzekerde, actiegerichte taal verving een zwakkere manier om om een vergadering te vragen, met bijna de helft van het aantal woorden! |
2. Gebruik links om zelfstudie aan te moedigen
Stuur je vaak links naar je teamgenoten wanneer ze je om dingen vragen die ze gemakkelijk zelf zouden kunnen vinden als ze wisten waar ze moesten zoeken? Links gebruiken om zelfstudie binnen je team aan te moedigen is een geweldige aanpak die jou (en je team) op de lange termijn tijd bespaart.
Laten we zeggen dat je je creatieve team door een briefing hebt geleid voordat je aan de productie begon, en dat je de vergadering hebt opgenomen en getranscribeerd. Je vergadernotities voor het team hoeven geen stap-voor-stapverslag te zijn.
Ze kunnen de opname of transcriptie bekijken als dat nodig is, maar je vergadernotities kunnen zo eenvoudig zijn als: “Ons team heeft vergaderd om X te bespreken. Onze actiepunten zijn Y en Z. De volledige transcriptie en opname van de videoconferentie zijn hier gelinkt.”
Een andere manier om dit te doen, is door de secties met het projectoverzicht binnen je projectmanagementsoftware te gebruiken. Neem informatie op over de projectplanning, contactgegevens van belanghebbenden, interne teamleden, waar de projectbestanden zijn opgeslagen in je bestandsbeheersysteem en veelgebruikte documentlinks waar jij en je team voor elk project regelmatig naar verwijzen.
Hier moet een balans worden gevonden: je hoeft niet elk afzonderlijk bestand opnieuw te linken dat al is opgeborgen in de bovenliggende projectmap in Google Drive of Dropbox. Bedenk op welke bestanden je team op projectniveau vaak klikt en waarnaar het vaak verwijst. Ik neem meestal presentaties van het projectmanagementplan, creatieve briefings en mappen met definitieve middelen op.
3. Opmaak is je vriend
Opmaak kan de effectiviteit van schriftelijke communicatie maken of breken. Je schriftelijke communicatie moet scanbaar zijn en zo zijn ingedeeld dat lezers gemakkelijker kunnen vinden wat ze nodig hebben.
Als projectmanager is een van de belangrijkste functies van je baan het communiceren van projectdetails aan interne en externe belanghebbenden van je project, maar je hoeft niet telkens opnieuw het wiel uit te vinden wanneer je projectcommunicatie verstuurt.
Het opstellen van een effectief communicatieplan voor projectmanagement is een nuttige eerste stap om vast te leggen hoe de communicatie voor je project verloopt en met welke frequentie, maar laten we daar nog een laag aan toevoegen en bespreken hoe je communicatie is opgemaakt wanneer je die in realtime verstuurt.
Hier is een lijst met opmaaktips die je projectcommunicatie zullen verbeteren:
- Gebruik vet, onderstreping en cursief op een doordachte manier (maar niet te veel!).
- Gebruik emoji’s of kleurcodering om op een doordachte manier visuele aantrekkingskracht en nadruk toe te voegen aan specifieke delen van je communicatie.
- Houd je alinea’s kort en plaats witregels tussen de alinea’s.
- Houd je opmaak consistent.
- Gebruik conversatiethreads in Slack en andere toepassingen waar dat van toepassing is.
4. Bedenk wat het beste werkt voor je team (niet voor jezelf)
De beste projectmanagers zijn teamspelers en weten hoe ze de beschikbare middelen kunnen benutten om het meest gewenste en succesvolle projectresultaat te bereiken, terwijl ze hun teams en belanghebbenden tevreden en goed geïnformeerd houden. Soms betekent dit dat je compromissen moet sluiten over hoe je wilt dat het werk wordt uitgevoerd, in het belang van het projectteam.
Een veelbesproken onderwerp dat ik bij elk creatief bureau waar ik heb gewerkt ben tegengekomen, is wat er van de rest van het team wordt verwacht bij het gebruik van tools en apps voor projectmanagement, en hoe je bepaalt welke informatie waar wordt geplaatst. Mij is vaak gevraagd: “Hoe moet het team Asana gebruiken? Hoe weten ze wat ze in Asana moeten delen en wat in Slack of per e-mail?”
Het korte antwoord is: hier bestaat geen antwoord dat voor iedereen geschikt is en je zult het huidige gebruik moeten beoordelen en je team moeten vragen wat voor hen het beste werkt.
Waarschijnlijk moet je een trainingsprogramma opzetten om het probleem op te lossen, en soms zijn er simpelweg niet genoeg tijd of middelen om hierin te investeren. Misschien moet je je trots inslikken en de keuze maken die voor het team de minste wrijving en verloop veroorzaakt, en misschien krijg je niet wat je wilt (en dat is prima).
Als je team moeite heeft met een proces, is dat een teken om het opnieuw te beoordelen en waar mogelijk te vereenvoudigen, zodat je teamleden hun werk kunnen doen. Bij het onderhandelen over het gebruik van creatieve werkprocessen en tools voor teamsamenwerking is het nuttig om te onthouden dat niet iedereen, zoals de meeste projectmanagers, proces- en detailgericht is. Daar moet je dus rekening mee houden wanneer je procesbeslissingen voor je team neemt.
5. Definieer wat ‘urgent’ betekent
Ik heb gewerkt bij bedrijven waar alles aanvoelde als een urgente puinhoop. ‘Urgent’ betekende ‘laat vallen waar je mee bezig bent, want ik had dit gisteren nodig’. Er ontstond chaos en iedereen raakte voortdurend opgebrand en moest zich haasten om het project over de finish te krijgen. Bij andere bedrijven kan ‘urgent’ betekenen: ‘ik heb dit aan het einde van de week nodig’.
Mijn ervaring is dat de bedrijfscultuur bepaalt wat urgentie betekent. Als alles urgent aanvoelt, kan het lastig zijn om te weten wat als eerste moet worden gedaan. Prioriteiten stellen is een van de belangrijkste vaardigheden voor projectmanagement, en er zijn meerdere benaderingen die je kunt gebruiken om te bepalen wat echt urgent is.
Wanneer je met urgentie wordt geconfronteerd en meerdere projecttaken hebt die moeten worden afgerond, kun je deze methoden gebruiken als leidraad:
- Gebruik de matrix van Eisenhower om te bepalen wat urgent en belangrijk is. Alle taken worden in een schema geplaatst om de prioriteit in de volgende categorieën te bepalen:
- Urgent + belangrijk (hoogste prioriteit)
- Urgent + niet belangrijk
- Niet urgent + belangrijk
- Niet urgent + niet belangrijk (laagste prioriteit)
- Als het gevoel van urgentie intern ontstaat, vraag dan aan de bedrijfsleiders om te definiëren (of opnieuw te definiëren) wat urgent betekent. Moet de taak binnen enkele minuten, uren, dagen of maanden worden afgerond?
- Vraag de belangrijkste belanghebbende om hun prioriteitenlijst te verduidelijken en voer een gesprek om de verwachtingen op één lijn te brengen over wat haalbaar en realistisch is op basis van de eerder overeengekomen scope en de huidige beschikbare middelen.
6. Kies het juiste moment en betrek de juiste mensen
Hopelijk heb je al een sjabloon voor een communicatieplan voor je project opgesteld dat je leidraad vormt voor duidelijke communicatie. Je projecten verlopen soepeler als je alleen communiceert met de mensen die betrokken moeten zijn.
Wanneer er een lange lijst met externe belanghebbenden is, bepaal dan één contactpersoon aan de kant van de klant die verantwoordelijk is voor het doorspelen van projectcommunicatie en verzoeken aan de juiste mensen.
Bekijk deze tips om projectcommunicatie op het juiste moment en naar de juiste mensen te versturen:
- Plaats niet telkens wanneer er gedurende de dag iets gebeurt een update voor je team. Het is soms beter om aan het einde van de dag een korte samenvatting te plaatsen en te voorkomen dat je de inboxen van iedereen de hele dag door overspoelt met meldingen.
- Laat het team niet luisteren naar een volledig gesprek over feedback van de klant waar ze niet bij aanwezig waren. Wijs in de opname of het transcript van de vergadering de momenten aan die relevant zijn en tag je teamgenoten dienovereenkomstig. Je ontwikkelingsteam hoeft mogelijk niet naar dezelfde gedeelten te luisteren als je creatieve ontwerpteam. Door een paar extra minuten te nemen om de gedeelten te markeren die specifieke teamleden moeten beoordelen, maak je de werkdag van alle anderen eenvoudiger en beperk je de tijd die wordt besteed aan het als geheel doornemen van vergaderingen.
- Stuur aan het einde van de dag op vrijdag geen e-mails (of berichten via andere chatapps of andere communicatiekanalen) en verwacht niet dat je nog dezelfde dag antwoord krijgt. Houd rekening met je team en belanghebbenden en plan je communicatie zorgvuldig, zodat de kans groter is dat deze door de ontvangers wordt gezien en positief wordt ontvangen.
7. Leg eventuele vervolgstappen vast
Het documenteren van vervolgstappen en actiepunten en het beschikbaar maken van deze informatie op een centrale locatie is cruciaal voor de gezondheid van je project en de algehele planning. Laat deze informatie niet alleen in je hoofd of in je persoonlijke notities staan. Als projectmanager is het een onderdeel van je werk om actiepunten vast te leggen door middel van notities maken en je team tijdig te informeren wanneer ze ontstaan.
Zorg ervoor dat actiepunten niet voor meerdere interpretaties vatbaar zijn. Actiepunten moeten direct zijn en duidelijk aan de juiste persoon in je team worden toegewezen, zonder ruimte voor twijfel over wat de taak is of wanneer deze moet zijn afgerond. Deze actiepunten moeten als taak worden toegevoegd aan je projectmanagementsoftware en worden toegewezen aan het juiste teamlid dat verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de taak.
| SLECHT | BETER | WAAROM |
|---|---|---|
| Herzie de startpagina. | Herzie de startpagina met de volgende wijzigingen vóór donderdag 12.00 uur EST: -Werk de headerafbeelding bij met de nieuwe afbeelding die door de klant is aangeleverd (bijgevoegd)-Werk de tekst voor het gedeelte 'Over' op de pagina bij naar de nieuwe tekst die door de klant is aangeleverd (bijgevoegd) | De persoon aan wie de taak is toegewezen, heeft mogelijk niet de volledige context van wat 'herzie de startpagina' betekent. Daarom is het beter om specifieke details op te nemen. In het oorspronkelijke voorbeeld ontbrak ook een deadline of tijdstip. Zelfs als de klant je geen deadline geeft, moet je een duidelijke deadline voor je team instellen, zodat er niets achterloopt. |
Wanneer actiepunten niet duidelijk worden vastgelegd en gedeeld met de juiste teamleden, kan je projectplanning ontsporen, wat ook een negatieve invloed kan hebben op je budget.
Houd je team op schema door actiepunten uit reguliere vergaderingen, overlegmomenten, telefoongesprekken en andere communicatie zo snel mogelijk toe te wijzen, altijd een deadline op te nemen en eventuele onduidelijkheid bij je team te beperken.
8. Standaardiseer je communicatie en gebruik sjablonen waar dat van toepassing is
Als je merkt dat je regelmatig dezelfde soorten communicatie verstuurt, maak dan sjablonen voor de verschillende soorten berichten en communicatie die je verstuurt en zorg ervoor dat ze voldoen aan de professionele e-mailetiquette. Zo zijn ze klaar voor gebruik en kun je ze invullen wanneer je berichten en e-mails naar je teamleden verstuurt.
Hier zijn enkele voorbeelden van projectgebeurtenissen die aanleiding kunnen geven tot het maken van sjablonen voor communicatie die vaak binnen een project wordt verstuurd:
- Details van uitnodigingen voor vergaderingen: Sla een tekstbestand op dat je eenvoudig kunt kopiëren en plakken en dat de gebruikelijke onderdelen bevat die je doorgaans in vergaderuitnodigingen opneemt. Ik raad sterk aan om onderdelen voor het doel van de vergadering, het beoogde resultaat van de vergadering en hulpmiddelen op te nemen.
- Interne en externe projectstatusupdates: Geef je teamcommunicatie en statusupdates vorm met de informatie die voor je team het belangrijkst is.
- Samenvattingen van vergaderingen: Deze kunnen onderdelen bevatten voor de datum en tijd van de vergadering, deelnemers, een link naar de opname en het transcript van de vergadering, een samenvattingsgedeelte en een gedeelte voor de volgende stappen.
- Verzoeken om actiepunten: Maak sjablonen voor verzoeken om actiepunten die je per e-mail naar klanten verstuurt. Deze kunnen de persoon aan wie de taak is toegewezen, de taak en de deadline bevatten, met een opmaak die eenvoudig kan worden gekopieerd en geplakt, zodat je de opmaak niet hoeft aan te passen wanneer je deze naar de hoofdtekst van je e-mail kopieert.
- Inwerken van klanten of teamleden: Het is zeer waarschijnlijk dat je klanten en teamleden telkens op vergelijkbare manieren inwerkt en verwelkomt wanneer je een nieuw project start of een nieuw teamlid aan je team toevoegt.
- Projectsjablonen: Vind niet telkens opnieuw het wiel uit wanneer je een nieuw project in je projectmanagementsysteem moet opzetten. Doe jezelf en je team een plezier en maak een projectsjabloon.
- Taakinformatie: Onderdelen om te overwegen zijn specificaties van op te leveren resultaten, het proces, achtergrondinformatie en gekoppelde hulpmiddelen.
9. Wees consistent
Het klinkt misschien als een cliché, maar consistentie is echt de sleutel. Als je onvoorspelbaar en inconsistent bent in je communicatiemethoden, zullen je team en klanten dat merken en zal het niet goed worden ontvangen.
Het is belangrijk dat je projectcommunicatie volgens een vergelijkbare frequentie verstuurt, met een consistente opmaak en consistente methoden. Je teamgenoten en klanten zullen dit merken en leren waar ze informatie van jou kunnen vinden en wat ze kunnen verwachten wanneer ze met je samenwerken.
Waarschijnlijk heb je gedurende de levenscyclus van een project vaak contact met je klanten en teamleden. Denk na over de contactmomenten die je met iedereen hebt en of er manieren zijn waarop je je communicatie kunt verbeteren en deze overal consistenter kunt maken.
Staan actiepunten altijd onderaan je e-mail aan een klant in een vet lettertype en met kleurcodering? Plaats je vergadernotities voor het interne team altijd op dezelfde plek en telkens met dezelfde opmaak?
De antwoorden op deze vragen hangen af van de voorkeuren van je team en klanten, en soms moet je je communicatiemethoden wijzigen. Als je grote veranderingen aanbrengt in de manier waarop je projectcommunicatie met je teams verstuurt en deelt, zorg er dan voor dat je hen hierover informeert, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten.
Wat nu?
Heb je nog andere goede communicatiestrategieën of tips voor het verbeteren van communicatievaardigheden die je wilt delen? Word lid en neem deel aan het gesprek in Slack met honderden andere digitale projectmanagers. Je krijgt ook toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en uitgewerkte voorbeelden voor belangrijke projectdocumenten.
