10 beste werkwijzen voor samenwerking om teamprestaties te verbeteren

1. Stel teamnormen vast

Het opstellen van een teamhandvest of teamnormen hoeft geen ingewikkelde onderneming te zijn.

Onlangs werkte ik bijvoorbeeld met een IT-team aan strategische planning. We vonden een sjabloon voor een oefening rond teamnormen met zowel persoonlijke als professionele aspecten. Tijdens elke workshop besteedden we 15 minuten uitsluitend aan het invullen van deze teamruimte.

We konden deze activiteit gebruiken als ijsbreker voor elk van onze sessies en aan het einde van onze strategische planning hadden we bovendien een teamhandvest om te laten zien—wat een geweldige manier om een goede band tussen teamleden op te bouwen!

Opmerking van de auteur

Hier is het sjabloon van MiroVerse dat we voor deze workshops hebben aangepast.

2. Investeer in effectieve hulpmiddelen voor teamsamenwerking

Voor teams op afstand is een complexe reeks vereisten nodig om effectieve samenwerking mogelijk te maken—ongeacht of iedereen in realtime samenwerkt. Als het externe projectteam en/of de klant over tijdzones heen samenwerkt, kan het nodig zijn dat zij asynchroon kunnen werken. Dat brengt een extra laag complexiteit met zich mee die voor samenwerking op afstand niet nodig is.

We moeten rekening houden met de communicatiehulpmiddelen en hulpmiddelen voor teamsamenwerking die we gebruiken—van Slack, berichtenapps, Microsoft Teams, Zoom, Asana en Confluence tot overwegingen rond synchroon en asynchroon werken met betrekking tot tijdzones, het delen van bestanden, videogesprekken of videoconferenties en fysieke bijeenkomsten. 

De realiteit is dat er niet één perfecte technologie bestaat die voor alle teams of alle interacties werkt. Teams moeten verschillende hulpmiddelen voor samenwerking of software voor projectsamenwerking en technieken uitproberen en vervolgens itereren. Als je team Slack gebruikt, overweeg dan software voor projectmanagement die met Slack integreert.

3. Wees respectvol

Ik vind dat de beste manier om dit te laten zien, is door vergaderingen te houden waarin de tijd van mensen wordt gerespecteerd. Begin op tijd, plan een agenda en eindig op tijd! Hoewel dit eenvoudig klinkt, kan ik niet tellen hoeveel vergaderingen deze principes niet toepassen. 

Ooit had ik een meditatieleraar die verklaarde dat te laat komen of vertraging oplopen diefstal is! Per slot van rekening: wat hebben we echt, en onze meest beperkte hulpbron is tijd. 

4. Luister en stel vragen

Hoe vaak komt het voor dat één of twee persoonlijkheden vergaderingen domineren, hetzij door hun functie, hetzij door hun persoonlijkheid? In een samenwerkingsomgeving moeten we technieken toepassen die ervoor zorgen dat iedereen wordt gehoord. Per slot van rekening hebben we hen uitgenodigd voor hun kennis en/of expertise als ze bij de vergadering aanwezig zijn!

Dit kan zo eenvoudig zijn als het afdwingen van teamnormen waarbij één gesprek tegelijk wordt gevoerd, of het toepassen van technieken zoals stille brainstormsessies.

5. Sta open voor verschillende perspectieven

Dit kan betekenen dat verschillende afdelingen en teams vertegenwoordigd zijn, maar ook dat verschillende denkstijlen en vaardigheden worden ingezet. Dit is van cruciaal belang bij samenwerking als je feedback wilt krijgen, kennis wilt delen of de groep wilt betrekken bij het bereiken van gemeenschappelijke doelen.

Een vergadering die bijvoorbeeld wordt gehouden om oplossingen voor een nieuw project te ontwikkelen of een probleem op te lossen, moet verschillende perspectieven omvatten om ervoor te zorgen dat de oplossingen het probleem daadwerkelijk aanpakken en uitvoerbaar zijn. 

Belangrijke manieren om dit aan te pakken zijn ervoor te zorgen dat je iemand uit elk betrokken gebied uitnodigt of kleine subgroepen van de vergadering samen te laten werken om het probleem op te lossen en het resultaat vervolgens aan de groep te presenteren. 

6. Geef constructieve feedback 

Bij samenwerking—of het nu gaat om brainstormen, samen creëren, besluitvorming of andere activiteiten—kan de passie van mensen de communicatie helpen of belemmeren! Goede werkwijzen variëren hier van vergadernormen (bijv. bij brainstormen bestaan er geen slechte ideeën) tot teamnormen, zoals reageren op mensen met ‘ja, maar’ in plaats van ‘nee’.

7. Stel realistische deadlines vast 

De sleutel tot productief teamwork is het opstellen van een actieplan (verantwoordelijkheden delegeren) waarin de teamdoelen duidelijk worden beschreven en, belangrijker nog, een deadline wordt vastgesteld waarop het plan moet zijn voltooid. 

Het is belangrijk om niet in de valkuil te trappen van het vaststellen van een grootse visie met een onduidelijke datum (d.w.z. een strategie ontwikkelen tegen het vierde kwartaal). Door dit specifiek en uitvoerbaar te maken binnen een bepaald tijdsbestek, beschik je over een beproefde strategie om deadlines te halen (d.w.z. de opzet van de strategie zal over 2 weken ter beoordeling beschikbaar zijn voor het team tijdens onze volgende projectvergadering). 

8. Geef prioriteit aan taken

In onze snel veranderende organisaties zijn dingen voortdurend in beweging—zowel binnen als rondom onze projecten. Succesvolle teams geven niet alleen prioriteit aan taken binnen hun werkprocessen, maar bekijken de huidige prioriteiten ook opnieuw en zorgen ervoor dat deze nog steeds binnen de scope vallen en waarde leveren. Bij gezamenlijk werk is het net zo belangrijk om activiteiten te schrappen als om ze toe te voegen. Onthoud: als alles een prioriteit is, is niets een prioriteit. 

9. Plan regelmatig vergaderingen

Teamvergaderingen kunnen een projectteam echt helpen om een ritme te vinden. Een vergaderagenda stroomlijnt de vergaderingen bovendien wanneer het hele team in een regelmatig ritme komt. Ik raad projectteamleiders aan een vaste agenda op te stellen voor een wekelijkse check-in. Dit is mijn aanbevolen agenda: 

Agendasjabloon voor de wekelijkse teamcheck-in

• Zijn er problemen met onze belangrijke data?
• Zijn er problemen met onze input—vertragingen of ontvangen kwaliteit?
• Zijn er problemen met onze output—vertragingen of kwaliteit?
• Hoe lossen we die problemen op?
  • Grondoorzaak
  • Evaluatie van de oplossing
  • Actieplan
  • Communicatieplan
• Wat is er deze week opgeleverd—vier het succes!

Met een vaste agenda komt je team in een regelmatig ritme en zullen teamleden voorbereid verschijnen. 

Naarmate je dat ritme ontwikkelt, kun je de vergadering stroomlijnen om deze te verkorten of de focus verleggen naar probleemoplossing—beide manieren tonen respect voor de tijd van mensen! 

10. Delegeer verantwoordelijkheden

Besteed geen waardevolle vergadertijd aan het ontwikkelen van oplossingen voor een bepaald probleem waarbij niet de hele groep betrokken hoeft te zijn. Ik raad niet aan om teams in silo's te plaatsen, maar niet iedereen hoeft bij alles betrokken te zijn.

Als je bijvoorbeeld samenwerkt aan initiatieven om software of een website te implementeren, zorg er dan voor dat de groepen die verantwoordelijk zijn voor verschillende aspecten hun deel van het plan voorbereiden en dit terugbrengen naar de groep. 

Zij zijn de experts op hun gebied—maak gebruik van die expertise en laat het team vervolgens samenwerken om de verschillende aspecten van het plan te integreren.

4 Veelvoorkomende belemmeringen voor samenwerking

Nu we begrijpen wat je kunt doen om de samenwerking binnen je team te verbeteren, is het tijd om te kijken welke zaken je in de gaten moet houden omdat ze je samenwerking kunnen saboteren! Mijn vier belangrijkste zijn:

• Ego's: Weet je nog dat we het eerder over concurrentie hadden? Als het ego of de competitieve aard van mensen in de weg zit, probeer dan vergadernormen en teamhandvesten op te stellen. 
• Vergaderoverbelasting: Het is echt moeilijk om creatief te zijn en samen te werken wanneer mensen van de ene naar de andere vergadering naar de volgende gaan! Plan tijd in voor pauzes tussen vergaderingen en doe enkele kennismakingsactiviteiten om de creatieve energie te laten stromen voordat de belangrijkste samenwerkingsactiviteit begint. 
• Gebrek aan vertrouwen: Sommige bedrijfsculturen hebben nog steeds een competitieve omgeving en kunnen een rigide hiërarchie en autoriteitsniveaus hebben. Dit kan samenwerking en creativiteit op de werkvloer ernstig belemmeren. Bevorder in dat geval een samenwerkingscultuur met activiteiten die niet bedreigend zijn en bouw daarop voort binnen je projectteam. Probeer enkele leuke teambuildingactiviteiten en retrospectieven uit en bouw daarop voort! 
• Slechte communicatie: Wanneer je in samenwerkende teams werkt, is meer communicatie altijd beter dan minder. Communicatievaardigheden zullen binnen multifunctionele teams onvermijdelijk verschillen, dus je kunt het beste normen en processen vaststellen rond hoe effectieve teamcommunicatie eruitziet. Sommige teams hebben baat bij het volgen van samenwerkingscursussen die praktische kaders aanleren voor het verbeteren van communicatie, het oplossen van conflicten en het cohesief samenwerken in diverse groepen.

Wat nu?

Ik hoop dat deze beste praktijken voor multifunctionele samenwerking je kunnen helpen om meer uit de inspanningen van je team te halen! Als je te maken hebt met vergaderoverbelasting, vergaderingen waarin ego's om aandacht strijden of een algemeen gebrek aan vertrouwen binnen je project, probeer dan een van deze technieken te gebruiken om een succesvollere samenwerking op gang te brengen.

Voor meer geweldige projectinzichten kun je je abonneren op de nieuwsbrief van The Digital Project Manager!