6 projectmanagers vertellen ons hun impopulaire meningen over projectmanagementsoftware
Projectmanagementsoftware is overal — en dat geldt ook voor de sterke meningen erover. We vroegen actieve PM's en operationele leiders om hun standpunten te delen die ze niet altijd hardop durven uitspreken. Van het afschermen van hun eigen hulpmiddelen tot het bij naam noemen van favorieten uit de branche: dit is wat ze echt denken.
Voor wie zijn deze hulpmiddelen eigenlijk gemaakt?
Het PM-hulpmiddel is voor de PM — voor niemand anders
De meeste projectmanagers zullen je vertellen dat projectzichtbaarheid een goede zaak is — hoe meer mensen het projectplan kunnen zien, hoe beter. Maar Jeff Chamberlain, Manager breedbanddiensten en PMO bij Frederick County Government, heeft een tegenargument.
Hij voert zijn projecten uit met een strikt toegangsbeleid: de PM-software blijft bij hem en alle anderen krijgen de informatie in een indeling die ze daadwerkelijk kunnen gebruiken. "Het is een ietwat impopulaire mening, maar het projectmanagementhulpmiddel is voor niemand anders dan de projectmanager," zegt hij. "En alles wat uit het hulpmiddel komt, moet in een vorm zijn die mensen democratisch kunnen gebruiken... Dus, impopulaire mening, maar ik mag met het hulpmiddel spelen en jij niet."
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Het projectmanagementhulpmiddel is voor niemand anders dan de projectmanager.
Voor Chamberlain gaat het beschermen van de integriteit van het hulpmiddel niet om controle — het gaat erom complexe planningen overzichtelijk te houden en informatie aan belanghebbenden te leveren op een manier die hen daadwerkelijk helpt.
Hulpmiddelen zijn gemaakt voor de kopers, niet voor de gebruikers
Er zit een spanning ingebakken in de manier waarop de meeste PM-software wordt verkocht — en Yonelly Gutierrez, Senior programmamanager bij Palo Alto Networks, heeft dat opgemerkt. De mensen die de software kopen en de mensen die deze dagelijks gebruiken, zijn zelden dezelfde mensen, en volgens haar is dat zichtbaar in het product.
"Ik denk dat hulpmiddelen soms te veel nadruk leggen op governance op hoog niveau, rapportages en dashboards," zegt ze. Ze voegt eraan toe dat PM-hulpmiddelen "moeten worden gemaakt met de projectmanagers die ze dagelijks daadwerkelijk gebruiken in gedachten, en niet zozeer voor de mensen op hoog niveau die de software aanschaffen." Het resultaat is volgens haar software die er indrukwekkend uitziet in een verkoopdemo, maar wrijving veroorzaakt voor de professionals die ermee werken.
[PM-hulpmiddelen] moeten worden gemaakt met de projectmanagers die ze dagelijks daadwerkelijk gebruiken in gedachten, en niet zozeer voor de mensen op hoog niveau die de software aanschaffen.
Het probleem met alles willen doen
De droom van één alles-in-één-hulpmiddel is een mythe
De aantrekkingskracht van één platform dat alles afhandelt — tickets, planningen, communicatie en rapportages — is duidelijk. De werkelijkheid is volgens Chamberlain minder overtuigend.
“Veel mensen willen dat hun ticketsysteem en hun projectmanagementsysteem hetzelfde zijn,” legt hij uit. “En ik weet niet of één bedrijf dat goed doet." Een hulpmiddel dat alles doet maar niets beheerst, is een verhaal zo oud als de tijd.
Voor Matthew Fox, Sr. Project Manager en Operationsspecialist bij Fox Consulting, is ClickUp een goed voorbeeld van een hulpmiddel dat verder gaat dan het zou moeten. "ClickUp probeert momenteel veel hulpmiddelen te vervangen. Maar het lost de problemen van eindgebruikers niet goed op," zegt Fox. "Dat een hulpmiddel iets kan, betekent niet dat het dat ook zou moeten doen."
Alleen omdat een hulpmiddel iets kan, betekent dat nog niet dat het dat zou moeten doen.
Volledige integratie kan creativiteit de das omdoen
Te veel integraties kunnen tot een vergelijkbaar probleem leiden als het ‘alles-in-één’-hulpmiddel. Julia Rajic, operationeel directeur bij Point Blank, heeft zelf ervaren wat er gebeurt wanneer een team te afhankelijk wordt van een volledig geïntegreerd systeem. Wat begon als een stap richting efficiëntie, had uiteindelijk een onverwacht effect op de cultuur van haar team.
“Ik ging van uiteenlopende systemen en hulpmiddelen naar volledig, volledig geïntegreerd”, zegt ze, en “het was zover gekomen dat mensen zeiden: ‘Ik doe het niet totdat ik daar een taak voor heb.’ of ‘Ik denk niet buiten de gebaande paden, ben niet creatief en los geen problemen op, omdat deze taak me daar niet toe aanzet.’” Ze ontdekte dat de checklist het denkwerk had vervangen.
Het hulpmiddel is nooit echt het probleem
Van platform wisselen herstelt een gebroken proces niet
Melody MacKeand, oprichter van Melody MacKeand Consulting, ziet bij bureaus steeds hetzelfde patroon: wanneer iets niet werkt, is de eerste reactie om de software de schuld te geven en een nieuwe te zoeken. Zij vindt dat die reactie onjuist is.
“Ik zie dat veel bureaus elk jaar van platform veranderen in de hoop dat het platform een proces voor mensen zal oplossen”, zegt ze. “De realiteit is dat elk hulpmiddel nuttig kan zijn en elk hulpmiddel schadelijk kan zijn. Het gaat dus echt om de structuren en systemen die je invoert; het hulpmiddel ondersteunt die vervolgens.” Volgens MacKeand is het hulpmiddel nooit de onderliggende oorzaak — en door het te vervangen zonder de onderliggende structuren te verbeteren, verplaats je het probleem alleen maar.
Elk hulpmiddel kan nuttig zijn en elk hulpmiddel kan schadelijk zijn. Het gaat dus echt om de structuren en systemen die je invoert; het hulpmiddel ondersteunt die vervolgens.
Een goede PM kan met elk hulpmiddel werken
Diezelfde logica geldt ook voor individuele professionals. Sabrina Di Paulo, oprichter en hoofdadviseur bij Celeste Consulting Inc., verzet zich tegen het idee dat de juiste software een project in moeilijkheden kan redden.
“Ik denk dat we als projectmanagers geloven dat een hulpmiddel ons misschien kan redden”, zegt ze, “maar als projectmanager denk ik opnieuw dat een van de belangrijkste vaardigheden aanpassingsvermogen is en dat je vrijwel elk hulpmiddel moet kunnen gebruiken.”
Jeremiah Hammon, trainer in leiderschap en projectmanagement bij Project Revolution, gaat nog een stap verder. Hij stelt dat de zoektocht naar betere software vaak afleidt van het opbouwen van echte deskundigheid. “Veel van ons rennen rond op zoek naar het nieuwste en beste hulpmiddel, zonder te beseffen dat elk hulpmiddel voor ons werkt als we begrijpen hoe we dit alles met elkaar kunnen verbinden”, zegt hij. “Je kunt me in Asana zetten, je kunt me in Jira zetten, je kunt me in wat dan ook zetten... dezelfde methodologieën werken.”
Het hulpmiddel maakt de PM niet
Software voor projectmanagement zal zich blijven ontwikkelen — nieuwe platforms zullen worden gelanceerd, bestaande platforms zullen hun functies uitbreiden en de discussie over welk hulpmiddel het beste is, zal in elk Slack-kanaal en elke reactiesectie op LinkedIn doorgaan.
Maar de PM’s met wie we spraken, wachten niet tot de perfecte oplossing zich aandient. Ze hebben al begrepen dat het werk wordt uitgevoerd dankzij het denkvermogen, het aanpassingsvermogen en de systemen erachter — niet dankzij wat er op het scherm staat. Het hulpmiddel is slechts het hulpmiddel.
Wil je meer inzichten zoals deze? Meld je aan voor een gratis DPM-account om van meer experts zoals deze te horen.
