10 vragen over de projectstart die je vóór de aftrap moet stellen
Als projectmanagers weten we allemaal één ding zeker: niets is zeker. Omgaan met veranderingen en onverwachte variabelen hoort bij het werk – maar misschien is een van de grootste uitdagingen waarmee je als projectmanager te maken krijgt, dat je in een project wordt gezet dat al aan de gang is. Misschien ben je net aan een nieuwe baan begonnen en word je betrokken bij een lopend project, of is een andere PM plotseling vertrokken en neem jij diens plaats in.
Hieronder heb ik 10 vragen over projectinitiatie uiteengezet die elke projectmanager moet stellen wanneer je in een nieuw project wordt geplaatst. Of het project zich al in de projectuitvoeringsfase bevindt of nog aan het begin van de projectinitiatie-fase staat, deze lijst is slechts een startpunt en geen vervanging voor een officiële PM-opleiding.
Maar deze fundamentele vragen kunnen je helpen om koers te houden wanneer je weinig tijd hebt! Natuurlijk kunnen deze vragen worden aangepast aan elk uniek project of elke unieke klant, en kunnen ze persoonlijk tijdens een vergadering, virtueel via e-mail of telefonisch worden gesteld.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hoe je het ook doet, leg de antwoorden vast zodat je er later naar kunt terugverwijzen of ze indien nodig met het team en de projectbelanghebbenden kunt delen.
10 vragen over projectinitiatie die je moet stellen voordat je een project start
1. Wat leveren we eigenlijk op?
Een project kan één overkoepelend resultaat hebben: een website, een programma, een evenement, een merkontwerp. Maar de meeste projecten bestaan uit meerdere fasen of onderdelen die in een bepaalde volgorde moeten worden afgerond.
Al je documentatie, waaronder de scopeverklaring of werkverklaring, het contract, het projecthandvest en het projectplan, moet een overzichtelijke lijst bevatten van elk onderdeel dat je team moet opleveren.
Een voorbeeld van de projectscope (bijvoorbeeld voor het bouwen van een website) kan het volgende bevatten:
- kick-off
- contentstrategie
- wireframes
- ontwerpronde 1
- ontwerpronde 2
- ontwerpronde 3
- ontwikkeling
- contentinvoer
- testen
- lancering
- ondersteuning
Hoewel het project een “website” is, is het jouw verantwoordelijkheid als projectmanager om alle projectresultaten en bewegende onderdelen in de gaten te houden, zodat ze in de juiste volgorde, op tijd en volgens de specificaties worden voltooid.
Vraag je manager, team of klant om te bevestigen dat je de volledige lijst met projectresultaten en -taken hebt en dat er niets ontbreekt. Zorg er ook voor dat je te weten komt wat is voltooid, wat in uitvoering is en wat nog moet komen.
2. Wat leveren we NIET op?
Net zo belangrijk als weten wat WEL deel uitmaakt van het project, is duidelijk weten wat dat NIET doet. Dit is een van de eenvoudigste manieren om scope creep, verwarring en extra werk te voorkomen.
In het eenvoudige websitevoorbeeld uit #1 levert jouw bureau bijvoorbeeld contentstrategie, maar betekent dat ook dat je alle teksten schrijft en foto's, video's of illustraties/beelden aanlevert? Vraag elke belanghebbende of die dergelijke onderdelen zal leveren, of dat ze aan de projectscope moeten worden toegevoegd.
Er is natuurlijk ook een middenweg, waarbij je misschien een ander bureau of een partnerbedrijf aanbeveelt om aanvullende diensten te leveren. Hoe dan ook is het ontzettend belangrijk om vroegtijdig vast te stellen wie verantwoordelijk is voor alle onderdelen van het project, zodat je niet 2 weken voor de lancering een ongemakkelijk moment met je klant hebt waarin je uitlegt dat je dacht dat ZIJ de teksten zouden aanleveren, terwijl zij ervan uitgingen dat JIJ de teksten zou aanleveren.
Als de vorige PM dit al met de klant heeft besproken, kan het opnieuw stellen van de vraag een goede gelegenheid zijn om contact op te nemen en te kijken of de klant van gedachten is veranderd of dat dit een kans is om meer diensten te verkopen.
3. Is er een deadline?
De meeste projecten hebben deadlines, en geloof het of niet: dat is een goede zaak. Een concrete hoeveelheid tijd waarbinnen je een project moet voltooien, helpt je team gefocust te blijven, zorgt er hopelijk voor dat de klant gefocust blijft en helpt je bij het bepalen van de toewijzing van tijd en budget.
Wanneer je bij een nieuw project betrokken raakt, vraag je stakeholders naar hun deadlines. Misschien is er een harde deadline vanwege een productlancering, evenement of budgetbeperking. (Ik noem dit een “keiharde deadline”.) Soms ontdek je dat deadlines wat flexibeler zijn, bijvoorbeeld: “we zouden dit ergens deze zomer af willen hebben.” Hoe dan ook, als projectmanager moet je vroegtijdig bepalen wanneer de echte deadline is, zodat je vanaf daar terug kunt plannen.
Dit is ook een goed moment om de voortgang ten opzichte van je tijdlijn te controleren – lag je team, voordat jij ten tonele verscheen, op schema om de deadline te halen? Zo ja, geweldig! Zo niet, dan is dit je kans om te beoordelen wat er misgaat en dit te verhelpen om weer op schema te komen.
4. Wat Is De Maatstaf Voor Projectsucces?
Dit is een van de belangrijkste vragen over projectmanagement die je aan het begin van elk project kunt stellen. Het projectdoel lijkt misschien duidelijk, bijvoorbeeld: een nieuwe website bouwen en lanceren. Maar wees niet bang om wat dieper te graven.
Vraag je klanten en stakeholders wat ze met dit werk echt proberen te bereiken. Willen ze meer merkbekendheid opbouwen? Zorgen voor een succesvolle project- of productlancering? Meer gebruikers aantrekken? De omzet verhogen? Zorg dat je klant open tegen je is over waarom die aan dit project begint, en houd dat doel of die projectdoelstelling centraal in jullie gesprekken. Als je weet hoe succes er werkelijk uit zal zien, kan dat je team helpen gefocust te blijven en gedurende de hele levenscyclus van het project belangrijke beslissingen te nemen.
Als je halverwege de looptijd van het project instapt, is dit ook een goed moment om de stakeholders te vragen of hun visie/doelen sinds de kick-off überhaupt zijn veranderd en hoe je hen het meest effectief kunt helpen al hun doelen te bereiken.
5. Wie Is De Klant… Echt?
Als je bij een bureau werkt, weet ik zeker dat dit je weleens is overkomen. Mij in ieder geval vaker dan ik kan tellen! Terwijl je een project binnenhaalt, heb je te maken met één of misschien een paar personen, maar zodra het werk eenmaal loopt, komen er plotseling andere mensen uit alle hoeken en gaten tevoorschijn om feedback te geven en beslissingen te nemen.
Ik neem het klanten niet kwalijk dat ze veel koks in de keuken halen – dit kan een kwestie van politiek zijn, of misschien wil de aanvankelijke samenwerkingspartner een tweede (of derde, of vierde, of vijfde) mening over het werk, zodat die niet als enige verantwoordelijk is voor het succes van het eindproduct. We moeten tenslotte onthouden dat je klanten in veel gevallen veel tijd en vertrouwen in je team investeren en recht hebben op een bepaalde mate van betrokkenheid bij het werk.
Wat de reden ook is, ik geloof persoonlijk dat je dit soms frustrerende fenomeen van “vermenigvuldigende klanten” eenvoudig kunt beheersen door aan het begin te vragen: “Wiens mening is belangrijk? Zijn er aanvullende stakeholders die later zullen worden betrokken om feedback te geven?”
Op deze manier kun je niet alleen voorbereid zijn op de chaos, mocht die ontstaan, maar kun je je primaire klant indien nodig ook vriendelijk eraan herinneren dat die ermee had ingestemd dat je alleen opmerkingen van 2-3 mensen zou verzamelen, en dat je nu, doordat 10 mensen hun 2 cent bijdragen, mogelijk te maken krijgt met scope creep.
6. Wie Is Het Aanspreekpunt?
Deze vraag lijkt misschien overbodig als je al met een toegewijd projectteam werkt, maar het is enorm belangrijk om vast te stellen wie het BELANGRIJKSTE aanspreekpunt is voor noodgevallen en de uiteindelijke besluitvorming binnen een project.
En een extra vraag over projectmanagement: ontdek wat hun voorkeursmethode voor communicatie is. E-mail? Kantoortelefoon? Mobiele telefoon? Het laatste waar je je zorgen over wilt maken als er iets misgaat met een project, is met wie je contact moet opnemen en of die persoon je e-mail überhaupt zal lezen.
7. Wie Doet Het Werk?
De meeste projectvragen op deze lijst zijn vragen die je aan je klanten/stakeholders zult stellen, maar deze vraag is uiterst belangrijk en gaat volledig over je interne team. Misschien stap je in een project waarbij je de ontwerpers, ontwikkelaars enzovoort al kent, of misschien ben je net begonnen bij een nieuw bedrijf waar je niemand kent!
Hoe dan ook, zorg er zodra je aan het project bent toegewezen voor dat je de juiste mensen op de klus hebt. Beschikt iedereen over de vaardigheden die nodig zijn om het werk op tijd en binnen budget af te ronden? Heeft iemand in het team aanvullende training of ondersteuning nodig? Heb je alle benodigde rollen ingevuld en aannemers/freelancers onderzocht als je extra hulp nodig hebt? Als dat zo is, is het belangrijk om strategieën te overwegen voor het beheren van aannemers, zodat hun werk aansluit bij je projectdoelen.
8. Wie Is Het Doelpubliek Voor Het Werk?
Bij projectmanagement beschouwen we elk project vaak als een project met 2 groepen stakeholders – de klant of de persoon die vraagt om het werk uit te voeren, en het team, oftewel de mensen die het werk doen. Maar meestal is er een derde en soms stille groep stakeholders – het publiek/de consument/de ontvanger/de gebruiker die het werk zal gebruiken, aanschaffen of bekijken wanneer het klaar is.
Het publiek voor je werk is uiterst belangrijk. Bij sommige projecten kunnen enquêtes of onderzoek worden uitgevoerd om meer te weten te komen over de consument aan het andere uiteinde van je projectwerk, maar als dat niet het geval is, kun je deze vraag nog steeds stellen aan de klant, je team en jezelf: voor wie bouwen we dit en wat is belangrijk voor hen? De antwoorden op deze vragen over projectmanagement zullen je ongetwijfeld helpen om gefocust te blijven op wat je werkelijk probeert te bereiken.
9. Is dit al eerder gedaan?
Zelfs het meest innovatieve, unieke en opmerkelijke werk in onze sector bouwt meestal voort op iets dat eerder is gedaan of laat zich daardoor inspireren. Er is niets om je voor te schamen als je kijkt naar wat er nog meer is gedaan binnen dit vakgebied of door vergelijkbare organisaties wanneer je aan je nieuwe project wordt toegewezen!
Je belanghebbenden (klanten EN interne teamleden) vragen welke andere projecten eerder zijn uitgevoerd en waar je team inspiratie uit kan halen of van kan leren, is een geweldige manier om iedereen enthousiast te maken over het werk dat eraan komt, nieuwe ideeën op te doen en op de hoogte te blijven van je concurrentie. Ik vraag klanten graag om voorbeelden te laten zien van producten/projecten die hen inspireren, zodat mijn team weet waar het naar moet streven en de verwachtingen hopelijk kan overtreffen.
10. Wat kan ons in de weg staan?
Geloof het of niet, maar ik denk dat dit misschien wel mijn favoriete vraag is om te stellen wanneer ik aan een nieuw project begin. Het kan een beetje rommelig lijken om in te gaan op alle mogelijke problemen waarmee je als team tijdens dit werk te maken kunt krijgen, maar ik denk dat het gezamenlijk en op verantwoorde wijze identificeren van mogelijke obstakels voor succes niet alleen een oefening in nederigheid is – toegeven dat er op een bepaald moment ongetwijfeld iets mis zal gaan – maar dat het je ook absoluut kan helpen om voorbereid te zijn wanneer dat moment aanbreekt.
Hopelijk heb je je al ingedekt tegen veelvoorkomende valkuilen – personeelsbezetting, planning, budget, technische specificaties enzovoort – maar wat zou er nog meer voor kunnen zorgen dat niet alles volgens plan verloopt? Ga met je team om de tafel en vraag je belanghebbenden welke mogelijke belemmeringen voor succes zij voorzien – of welke belemmeringen al zijn ontstaan – en verzeker vervolgens iedereen ervan dat jij als PM op de hoogte bent van deze kwesties en klaarstaat om ze aan te pakken als ze opnieuw de kop opsteken.
Omdat er dingen in de weg kunnen staan, toch?
Wat vind jij?
Zijn er belangrijke vragen die we niet hebben genoemd? Laat het ons weten in de reacties. We raden je ook aan om onze lijst met vragen voor een ontdekkingssessie die je klanten vóór een project kunt stellen te bekijken.
Hoor meer van Joanna in deze podcastaflevering!
En als je op zoek bent naar nog meer nuttige inzichten, bekijk dan dit artikel: Wij hebben de macht: hoe DPM's invloed uitoefenen op manieren van werken
