11 vaardigheden op het gebied van taakbeheer die projectmanagers moeten beheersen

Vaardigheden voor taakbeheer omvatten meer dan alleen het kunnen afvinken van iets op een takenlijst. Het gaat om het aansturen van teamleden, het prioriteren van taken en het opstellen van haalbare en meetbare tijdlijnen voor de duur van een project.

Dit omvat besluitvormingsvaardigheden, het beheren van de taken van het team en die van jezelf als projectmanager, en het motiveren van teamleden om taken vóór of op de vervaldatum af te ronden. Ze kunnen je helpen de voortgang beter te bewaken en taken binnen een project te beheren, sterkere projectplannen te maken en het werk binnen de workflow vooruit te helpen.

11 belangrijke vaardigheden voor taakbeheer

De volgende vaardigheden voor taakbeheer behoren tot de belangrijkste om onder de knie te krijgen. Ik heb ook besproken hoe je ze kunt benoemen op je cv of tijdens een sollicitatiegesprek voor een functie in projectmanagement.

1. Plannen

Plannen omvat meer dan het vaststellen en halen van deadlines. Het gaat ook om het opstellen van realistische tijdlijnen en het bepalen van de juiste volgorde voor belangrijke taken, zodat je de workflow van je project kunt optimaliseren.

Een goede manier om deze vaardigheid op het gebied van taakbeheer in een professionele setting te benadrukken, is door voorbeelden te noemen uit specifieke projecten waarin je prioriteitenlijsten voor taken en bijbehorende projecttijdlijnen hebt opgesteld. 

2. Prioriteiten stellen

Weten welke taken in welke volgorde moeten worden uitgevoerd, is een essentiële vaardigheid die bekendstaat als prioritering van taken. Het is niet alleen een belangrijk onderdeel van de vaardigheden van een projectmanager, maar ook een van de meest onderschatte vaardigheden. Het kunnen onderscheiden van een urgente taak en een belangrijke taak vereist veel oefening met het stellen van langetermijndoelen en kortetermijnplanning. 

Benadruk tijdens een sollicitatiegesprek je vaardigheden op het gebied van prioriteiten stellen door een situatie te beschrijven waarin de voortgang van taken op korte termijn er goed uitzag, maar je voorzag dat er later een probleem zou ontstaan als je geen specifieke aanpassingen aan de taken zou doen met een langetermijnperspectief. 

3. Werkbelasting beheren

Het beheren van de werkbelasting is een belangrijke taak, vooral in een werkomgeving waarin samenwerking binnen het team wordt gewaardeerd. Het betekent dat je ervoor zorgt dat teamleden niet te veel of te weinig werk hebben. Door goed op je middelen te letten, kun je taken effectief beheren, werk herverdelen van drukkere teamleden naar teamleden die minder belast zijn en werk indien nodig delegeren aan teamleden.

Als je op je cv de aandacht wilt vestigen op je vaardigheid in het beheren van werkbelasting, noem dan een project waarin je je middelen effectief hebt beheerd om burn-out en uitstelgedrag te voorkomen, terwijl je projectmijlpalen toch op tijd of vóór op schema behaalde.

4. Delegeren

Effectieve vaardigheden op het gebied van delegeren bevorderen de ontwikkeling van vaardigheden binnen het team, verhogen de motivatie en helpen knelpunten te voorkomen die ontstaan door een te hoge werkbelasting. Het vermogen om taken te delegeren zodat je team op koers blijft om de projectroutekaart te realiseren, is een van de belangrijkste vaardigheden op het gebied van taak- en timemanagement. Het helpt jou en je team een gezonde werk-privébalans te behouden.

Om je vaardigheden op het gebied van delegeren het beste te laten zien, kun je een project bespreken of kort in opsomming beschrijven waarin je uitdagende taken hebt kunnen beoordelen, met belanghebbenden hebt overlegd en de werkbelasting hebt verdeeld om efficiëntere samenwerking te stimuleren.

5. Communicatie

Of je nu met teamleden, belanghebbenden, klanten of zelfs opdrachtnemers praat, je moet weten hoe je effectief communiceert. Hierdoor besteed je minder tijd aan het bijwerken van anderen of aan herstelwerk. 

Om iets te vertellen over je communicatievaardigheden op een cv of tijdens een sollicitatiegesprek, beschrijf je een moment waarop je effectieve communicatietechnieken hebt gebruikt om een project te beheren in realtime. Dit kan door je communicatiemethode toe te lichten of je communicatiestrategieën te delen.  

6. Timemanagement

Technieken voor tijdmanagement zoals de Pomodoro-techniek, het bundelen van taken of Kanbanborden (hoewel ze vaak nuttig zijn) zijn er in overvloed. Het kan wat vallen en opstaan kosten om de hulpmiddelen of vaardigheden te vinden die het beste bij je passen, maar goed tijdmanagement komt neer op minder tijd besteden aan taken zonder kwaliteitsverlies.

Een effectieve manier om je vaardigheden op het gebied van tijdmanagement te demonstreren, is door bewijs te delen van hoe je in minder tijd meer hebt kunnen bereiken. Dit kan bijvoorbeeld een kort verhaal zijn over een moment waarop je enkele dagen van een project hebt weten af te halen.

7. Organisatie

Een gestructureerde aanpak voor het beheren van taken, deadlines, middelen en informatie is een essentiële vaardigheid voor jou als projectmanager—het kunnen organiseren van elk detail is een van de belangrijkste dingen die je voor een project kunt doen.

Je kunt je organisatorische vaardigheden laten zien door te bespreken welke systemen en processen je hebt geïmplementeerd voor het bijhouden van taken, voortgang, bestanden en versies, feedback en gesprekken met belanghebbenden, en andere cruciale onderdelen van projectinformatie. 

8. Aanpassingsvermogen

Wendbaar en flexibel blijven met je projectplan is een belangrijke vaardigheid voor projectmanagers. Vereisten kunnen veranderen, nieuwe belanghebbenden kunnen betrokken raken en de projectscope kan worden uitgebreid. Het vermogen om snel te schakelen en je aan te passen wanneer dat nodig is, is essentieel bij het managen van projecten.

Benadruk op je cv of tijdens een sollicitatiegesprek hoe je je hebt aangepast toen projectdoelen of tijdlijnen veranderden bij klanten of binnen een specifiek project. Deel een concreet voorbeeld van een moment waarop je onverwacht van koers moest veranderen. 

9. Probleemoplossing

Een probleem identificeren en er vervolgens iets aan doen lijkt eenvoudig, maar er zijn verrassend veel projectmanagers die vastlopen op onbelangrijke of niet-urgente problemen. 

Geef tijdens een sollicitatiegesprek aan hoe je een onverwacht probleem snel en effectief hebt opgelost. Beschrijf op je cv concrete problemen die je hebt opgelost en de resultaten van je snelle denkwijze. 

10. Kritisch denken

Het is één ding om een probleem te herkennen, maar het is een heel andere vaardigheid om goed na te denken over hoe je het kunt oplossen. Creatief en snel kritisch denken kan er in grote mate toe bijdragen dat je op schema blijft om je project op tijd af te ronden.

Beperk je er op je cv niet toe kritisch denken als een van je vaardigheden op te sommen. Laat deze vaardigheden zien met een korte uitleg over hoe je creatieve en kritische denkvaardigheden de projectresultaten hebben verbeterd. 

11. Kennis van software voor taakbeheer

Er zijn talloze hulpmiddelen voor taakbeheer, apps en sjablonen waaruit je kunt kiezen om je tijd en projecttaken beter te beheren. De juiste software voor projectmanagement vinden houdt in dat je ervoor zorgt dat de tool voor jou en je team werkt, en niet andersom. Dit gaat verder dan controleren of je toegang hebt tot functies voor meldingen, integraties met sociale media of tijdregistratie. 

Leg op je cv of tijdens een sollicitatiegesprek uit welke ervaring je hebt met bestaande hulpmiddelen. Het gaat minder om de exacte hulpmiddelen die je in het verleden hebt gebruikt en meer om de manier waarop je ze hebt ingezet om taken en projecten op tijd, binnen budget en binnen de scope af te ronden.

Hoe je je vaardigheden op het gebied van taakbeheer verbetert

Hier zijn mijn beste tips om je vaardigheden op het gebied van taakbeheer te verbeteren. 

Bepaal wanneer je het productiefst bent

Ontdek wanneer je brein op volle toeren draait. Die momenten van maximale productiviteit vinden kan lastig zijn—als je je vaardigheden op het gebied van taakbeheer wilt aanscherpen, begin dan goed te letten op de momenten waarop je het beste werk levert.

Volgens Insightful is het een goede gewoonte om te experimenteren met de momenten waarop je gedurende de dag het productiefst bent. Definieer een eenvoudige taak waarvoor behoorlijk wat denkkracht nodig is. Herhaal die taak gedurende de dag en noteer hoe lang het duurde (een eenvoudige tijdregistratietool is hiervoor geschikt), hoe moeilijk de taak aanvoelde en hoe moe je je ervoor en erna voelde.

Door deze gegevens te verzamelen, krijg je inzicht in patronen en in de momenten waarop je optimaal presteert. Plan vervolgens al je taken die veel denkwerk vereisen in die tijdsblokken.

Stel duidelijke doelstellingen vast

Doelstellingen stellen is een belangrijke vaardigheid voor taakbeheer, maar dit gaat verder dan grote langetermijndoelen. Stel kleinere doelstellingen voor taken vast die eenvoudig kunnen worden ingepland en voltooid. Zo blijf je gemotiveerd en kun je het voorwaartse momentum behouden, zodat je je tijd optimaal kunt beheren.

Wat voor mij werkt, is om per dag één belangrijke taak vast te stellen die me dichter bij mijn grotere doelen brengt, gevolgd door 3-5 kleinere taken die bijdragen aan die ene belangrijke taak. Zo heb je een duidelijk doel om te bereiken en een duidelijk pad om daar te komen.

Blokkeer tijd in je agenda

Als je je meest productieve tijd hebt bepaald en duidelijke doelstellingen hebt vastgesteld, is je volgende taak om tijd in je agenda te blokkeren voor het voltooien van die belangrijkste taken. Dit is een populaire tactiek die in veel boeken over timemanagement wordt beschreven, en in ondernemerskringen doet het gezegde de ronde: “wat wordt ingepland, wordt gedaan.” Tijd blokkeren om je doelstellingen te bereiken is daarom essentieel.

Tijd blokkeren kan eruitzien als het op naam of type inplannen van je belangrijkste taken in je agenda. Plan bijvoorbeeld één tot twee uur voor “administratief werk” in tijdens je minst productieve tijd en “dagelijkse doelstellingen behalen” tijdens een ander blok van één tot twee uur. Als deze taken in je agenda zijn geblokkeerd, zorg je ervoor dat ze worden uitgevoerd.

Houd je tijd en voortgang bij

Er is nog een ander gezegde: “wat wordt gemeten, wordt beheerd.” Als je tijd besteedt aan het bijhouden van je voortgang en hoe lang iets duurde, kun je eventuele inefficiënties die zich voordoen beter aanpakken.

Een populaire techniek voor timemanagement is de Pomodoro-methode, waarbij je gedurende één tot twee uur in korte werkperiodes werkt, afgewisseld met korte pauzes. Zo krijg je inzicht in hoeveel je binnen specifieke tijdsblokken kunt doen. Nadat je je voortgang hebt bekeken, zul je bepaalde patronen zien waarmee je je tijd efficiënter kunt beheren.

Een geweldige manier om dit te doen is door gebruik te maken van de methode voor tijdsblokkering—een veelgebruikte methode onder toppresteerders en CEO’s.

Stel realistische deadlines vast en bewaak ze

Alle timemanagement- en taakbeheervaardigheden ter wereld kunnen je niet helpen als je geen realistische doelen en deadlines stelt. Optimistische vertekening is een psychologisch concept dat verklaart waarom we vaak denken dat we beter zijn in het uitvoeren van werk dan we in werkelijkheid zijn. Als je je tijd en voortgang bijhoudt, kun je deze vertekening echter overwinnen.

Geef prioriteit aan wat efficiënter door een ander teamlid kan worden gedaan en delegeer dit. Gebruik projectmanagementsoftware om je planningen en processen voor resourcebeheer op orde te brengen.

Vermijd multitasken

Wanneer ik veel projecten heb om aan te werken of verschillende taken in korte tijd moeten worden voltooid, kom ik in de verleiding om aan meerdere taken tegelijk te werken. Het is echter bewezen dat multitasken voor de overgrote meerderheid van mensen inefficiënt is.

Wanneer je je aandacht verdeelt, verdeel je ook de kwaliteit van je werk. Laat je niet verleiden om meer gedaan te krijgen door meerdere dingen tegelijk te doen. Richt je volledig op één taak tegelijk en je zult merken dat je in minder tijd meer gedaan krijgt.

Blijf je vaardigheden op het gebied van taakbeheer aanscherpen

Kom in contact met andere digitale projectmanagers om hulpmiddelen en beproefde werkwijzen te delen voor een nog beter beheer van taken en tijd! Word lid van onze ledencommunity en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en praktijkvoorbeelden, en kom via Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.