Een procesverbeteringsplan opstellen dat werkt in 2026
De formule voor succesvol projectmanagement bestaat uit mensen, winst en strategisch afgestemde processen. Een plan voor procesverbetering kan deze formule ingrijpend veranderen, omdat het helpt effectiviteit, efficiëntie en duidelijkheid te bevorderen in wat we doen, waardoor we onze doelen beter kunnen bereiken.
Als ervaren digitale projectmanager heb ik uit eerste hand ervaring met het opstellen van plannen voor procesverbetering (PIPs). Ik heb deze handleiding geschreven als een stapsgewijs raamwerk voor het opstellen van een PIP dat duurzame productiviteit oplevert.
Door dit te volgen kun je beperkingen bij het opschalen, miscommunicatie, vermijdbare projectvertragingen, budgetoverschrijdingen en ongelukkige belanghebbenden achter je laten. Je bent bovendien goed voorbereid op succes dankzij voorbeelden, toepasbare strategieën en inzichtelijke methodologieën die je helpen je doelen voor procesverbetering te bereiken.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat is een plan voor procesverbetering?
Een plan voor procesverbetering is een toepasbare strategie die mensen, processen en winst op elkaar afstemt binnen de context van het oplossen van relevante problemen met de bedrijfsvoering of beperkingen bij het opschalen. De doelen van een PIP zijn het waarborgen van effectiviteit, het ontwerpen (of herontwerpen) met het oog op efficiëntie en het verhogen van de kwaliteit.
Zie je PIP als een routekaart die begint met het ontdekken en oplossen van inefficiënties, overgaat in de strategische implementatie van nieuwe processen en vervolgens blijft bestaan tijdens het meten van de resultaten.
De resultaten van een succesvol PIP sluiten aan bij de brede, strategische bedrijfsdoelen van de projectmanagementomgeving.
Hier is een voorbeeld van de opbouw van een plan voor procesverbetering:
Waarom is een formeel plan voor procesverbetering belangrijk?
De beste manier om als projectmanager te falen, is door planning te vermijden en alleen op problemen te reageren. Als je tijd hebt om aan inefficiënties te besteden, heb je ook tijd om ze te elimineren.
Stel grenzen en geef prioriteit aan vertragen om uiteindelijk te versnellen. Je moet effectief zijn voordat je efficiënt kunt zijn. Anders loop je het risico op wanorde, verspilling van middelen en inconsistente resultaten. Zelfs een eenvoudig PIP kan helpen om aanhoudende problemen op te lossen en duidelijkheid, waardevolle veranderingen, verantwoordelijkheid en manieren om succes te meten te bieden.
De voordelen van het gebruik van een plan voor procesverbetering zijn onder andere:
- Grotere effectiviteit door een betere afstemming en duidelijkheid van rollen
- Grotere efficiëntie door beheersing van effectiviteit
- Betrouwbare kwaliteit dankzij verbeterde processtandaarden
- Toegenomen winstgevendheid doordat geld wordt bespaard dat anders verloren gaat door fouten en knelpunten
- Verbeterde teamcommunicatie door meer duidelijkheid over rollen, betere afstemming van taken en meer verantwoordelijkheid binnen het team
- Positieve betrokkenheid van belanghebbenden door verduidelijkt informatiemanagement
- Datagedreven strategische beslissingen ondersteund door meetbare KPI's
Een plan voor procesverbetering opstellen
Voor het opstellen van een succesvol plan voor procesverbetering is een gestructureerde aanpak nodig. Hier is een stapsgewijze handleiding om je te helpen informatie te verzamelen en een strategisch plan op te stellen:
1. Analyseer het huidige proces
Inzicht in de huidige situatie helpt om problemen te valideren en je strategieën voor procesverbetering vorm te geven. Begin met het in kaart brengen van je huidige werkstromen om een visuele weergave te maken van elke stap in het proces voor projectoplevering en voeg vervolgens visuele elementen toe die inefficiënte onderdelen benadrukken. Als je dit niet handmatig wilt doen, kun je software voor procesdocumentatie gebruiken om de informatie te centraliseren.
Beste werkwijzen:
- Voer een analyse van de hoofdoorzaak uit om inefficiënties te valideren.
- Gebruik hulpmiddelen voor procesmodellering om werkstromen te documenteren.
- Verzamel verhalen en input van teamleden en belanghebbenden
2. Stel verbeterdoelen vast
Probeer de Lean Value Tree (LVT)-methodologie toe te passen om strategie effectief te verbinden met prioriteiten voor procesverbetering, zodat de inspanningen voor procesverbetering uitsluitend gericht zijn op de meest relevante en waardevolle initiatieven.
De LVT-methodologie helpt teams hun werk te organiseren op basis van strategisch relevante resultaten in plaats van cumulatieve outputs. Deze methodologie bestaat uit vier belangrijke stappen:
- Bepaal je ambities
- Voorbeeld: Verkort de projectopleveringstijd met 32% zonder concessies te doen aan de kwaliteit.
- Identificeer kansen om waarde te verbeteren
- Voorbeeld: Automatiseer routinematige rapportagetaken om wekelijks meer dan 10 uur vrij te maken voor strategisch werk.
- Geef prioriteit aan inspanningen die resultaten opleveren
- Voorbeeld: Richt je op proceswijzigingen met een grote impact, zoals een initiatief om goedkeuringsworkflows te stroomlijnen en knelpunten te verminderen.
- Meet aan de hand van vastgestelde KPI's
- Voorbeeld: Een hogere klanttevredenheid en klantenbehoud.
3. Identificeer verbeterkansen
Je bereikt het meeste met de minste inspanning wanneer je eerst prioriteit geeft aan verbeteringen met een grote impact en weinig inspanning. Je kunt bijvoorbeeld taken automatiseren door gebruik te maken van een projectmanagementtool om handmatig en repetitief werk te verminderen en de zichtbaarheid te vergroten. Hier zijn enkele tips om je aanpak vorm te geven:
- Kies de juiste strategieën voor workflowoptimalisatie
- Gebruik de beste tools voor workflowautomatisering
- Herdefinieer rollen en verantwoordelijkheden zodat ze aansluiten bij inspanningen voor de waardestroom
4. Stel een actieplan op
Volg deze stappen om te evalueren en te automatiseren, zodat je minder tijd verliest aan details en meer tijd besteedt aan inspanningen met hoge prioriteit:
- Identificeer taken die relevante veranderingen stimuleren die aansluiten bij de doelstellingen voor procesverbetering, en verminder, automatiseer of elimineer taken die overbodig zijn of het werktempo vertragen.
- Breng teamleden op één lijn die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering met de doelstellingen van het project. Dit kan projectmanagement, operations, marketing, ontwerp, ontwikkeling en meer omvatten.
- Stel tijdlijnen en mijlpalen vast door de te behalen mijlpalen te beschrijven in het procesverbeteringsproject, gebeurtenissen logisch te ordenen en datums toe te wijzen waarop elke mijlpaal moet zijn bereikt.
5. Implementeer wijzigingen
Te veel verandering tegelijk kan leiden tot een lawine aan risico's. Daarom is het meestal het beste om verbeteringen gefaseerd uit te rollen via iteratieve implementaties.
Een projectmanager kan bijvoorbeeld prioriteit geven aan verbeteringen van bedrijfsprocessen in sprints, te beginnen met de verbeteringen die het meest relevant zijn voor de bedrijfsdoelstellingen. De projectmanager kan beginnen met het identificeren en implementeren van een projectmanagementtool, deze vervolgens integreren, medewerkers trainen, dataverhalen gebruiken om taken te automatiseren en feedback verzamelen om aanpassingen en verbeteringen door te voeren.
Vervolgens kunnen gebieden voor efficiëntie en oplossingen worden geïdentificeerd en initiatieven voor continue verbetering worden gepland om ze te implementeren en te meten. Ook kan projectmanagementsoftware worden gebruikt om de voortgang bij te houden.
6. Meet en evalueer resultaten
Houd de prestaties van je nieuwe processen in de gaten met behulp van KPI's voor projectmanagement. Veelvoorkomende KPI's zijn:
- Doorlooptijd van het proces: Dit is de totale hoeveelheid tijd die nodig is om een proces van begin tot eind uit te voeren. De doorlooptijd van een proces meet de productiviteit vanuit het perspectief van efficiëntie door knelpunten en de snelheid van oplevering te identificeren.
- Foutreductiepercentages: Dit geeft aan hoeveel fouten gedurende een gemeten periode afnemen. Foutreductiepercentages meten nauwkeurigheid en kwaliteit door het aantal herbewerkingen, defecten en mislukkingen in kaart te brengen.
- Besparingen: Dit is het rendement op investering (ROI), ook wel het bedrag genoemd dat is bespaard als gevolg van procesverbeteringen (zoals automatisering). Besparingen meten de financiële impact van operationele aanpassingen die verband houden met procesverbeteringen.
7. Itereren en bijstellen
Plan regelmatige overlegmomenten met leden van het kernteam om prestatiemetingen te beoordelen, knelpunten vast te stellen en processen indien nodig aan te passen. Wees doelgericht bij het doorvoeren van aanpassingen.
Zorg er daarnaast voor dat deze veranderingen gebaseerd zijn op gegevens en aansluiten bij de behoeften op het gebied van efficiëntie, en niet bij ijdelheidsstatistieken. Businessprocessmanagement begint misschien als een project, maar is uiteindelijk een doorlopende cyclus waarin feedback en vooruitgang centraal staan (een van de voordelen van BPM-software is dat deze cyclus eenvoudiger kan worden gemaakt).
Lees meer: Wil je klantgegevens beter beheren? Bekijk dan onze lijst met de beste klantdatabasesoftware.
Voorbeeld van een procesverbeteringsplan
Procesverbetering is een langetermijnproces. Het omvat veranderingen die moeten worden gemeten en waarop moet worden voortgebouwd. Hier is een voorbeeld van een solide procesverbeteringsplan:
Methodologieën voor procesverbeteringsplannen
Het verbeteren van bedrijfsprocessen kan overweldigend aanvoelen, dus een structuur is essentieel. Naast een effectief procesverbeteringsplan kunnen verschillende methodologieën voor procesverbetering ook helpen om je werkstromen te optimaliseren, zoals:
Agile werken
Agile is een ‘methodologie van denken’ die iteratieve procesverbeteringen met snelle feedbacklussen omarmt, doorgaans met behulp van Kanbanborden of Scrum om de werkstroom te volgen.
PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act)
PDCA is een methodologie die is ontworpen om veranderingen voor procesverbetering te testen en op te schalen. In de praktijk wordt de cyclus van plannen, uitvoeren, evalueren en actie ondernemen herhaald voor continue procesverbetering.
Lean-methodologie
De Lean-methodologie is een managementfilosofie die is ontworpen om verspilling te verminderen en de waarde voor de klant te verhogen. We passen Lean-principes toe wanneer we de mindset van continue verbetering omarmen in onze inspanningen om de productiviteit te optimaliseren door werkstromen en processnelheid te verbeteren.
Six Sigma
Six Sigma is een methodologie die gegevens gebruikt om processen te verbeteren. Dit biedt de mogelijkheid om vaardigheden op het gebied van statistische analyse te ontwikkelen, zodat je hoofdoorzaakanalyses van problemen kunt uitvoeren en consistente resultaten van hoge kwaliteit kunt realiseren.
Six Sigma gebruikt het raamwerk Definiëren, Meten, Analyseren, Verbeteren, Beheersen (DMAIC). De toepassing ervan heeft bewezen effectief te zijn bij het verbeteren van activiteiten gedurende lange perioden.
Lean Six Sigma
De Lean Six Sigma-methodologie combineert de principes van Lean en Six Sigma, met de nadruk op het verminderen van verspilling en het gebruik van gegevens om beslissingen te nemen die de snelheid van resultaten verhogen.
Lean Six Sigma in de praktijk:
- Evalueer de waardestroom en identificeer activiteiten die geen waarde toevoegen om inefficiënties te kunnen corrigeren.
- Pas gegevensanalyse en probleemoplossing toe om kwaliteitsproblemen proactief aan te pakken.
- Ontwerp gestructureerde werkstromen die effectief, efficiënt en gebruiksvriendelijk zijn.
- Monitor en beheers procesverbeteringen binnen de vastgestelde normen.
- Verbeter voortdurend en bevorder de mindset van continue verbetering.
Hulpmiddelen voor procesverbetering
Een PIP opstellen kan overweldigend zijn, maar gelukkig zijn er hulpmiddelen die kunnen helpen! Je kunt je processen voor digitaal projectmanagement verbeteren door toegang te krijgen tot de nieuwste beste praktijken voor projectmanagement en hulpmiddelen om workflows te verbeteren en efficiëntie te verhogen.
- Hulpmiddelen voor procesmapping - Helpen het workflowverhaal te visualiseren en op elkaar af te stemmen, zodat teams duidelijkheid krijgen en mogelijkheden voor verbetering kunnen identificeren. Je kunt deze hulpmiddelen gebruiken om workshops te organiseren met leden van het procesverbeteringsteam en een visueel workflowdiagram te maken waarin de stappen in het proces worden aangegeven. Vervolgens kun je brainstormen over verbeterpunten. Dit kan helpen om zowel een huidige-toestandskaart als een toekomstige-toestandskaart te maken. Miro is een geweldig hulpmiddel voor beginners op het gebied van procesmapping.
- Software voor projecttracking - Het monitoren van taakgegevens, zoals deadlines en de toewijzing van middelen, wordt eenvoudig met geautomatiseerde hulpmiddelen voor projecttracking waarmee je projectactiviteiten en informatie zichtbaar kunt centraliseren, organiseren en volgen.
- Software voor kennismanagement - Kennismanagement verandert de manier waarop we procesdocumentatie effectief en efficiënt kunnen beheren, opslaan en delen.
- Hulpmiddelen voor workflowautomatisering - Hoe meer je handmatig werk kunt elimineren door je kennis en vaardigheden op het gebied van automatisering beter te benutten, hoe meer frustratie je wegneemt die voortkomt uit inconsistente, onproductieve inspanningen.
Beste praktijken voor het opstellen van een procesverbeteringsplan
1. Stel duidelijke, haalbare doelen
Onduidelijke doelen leiden tot verspilling en frustratie. Ik raad aan het Lean Value Tree (LVT)-raamwerk te gebruiken. Er zijn echter meerdere raamwerken die je kunt gebruiken, afhankelijk van je behoeften en voorkeuren. Deze omvatten SMART, KPI-identificatie, benchmarking van de uitgangssituatie en samenwerking met belanghebbenden die invloed hebben op je PIP-inspanningen of erdoor worden geraakt.
2. Identificeer de grondoorzaken en pak ze aan
Begin rustig om sneller vooruitgang te boeken. Neem voordat je veranderingen doorvoert de tijd om de onderliggende problemen te analyseren in plaats van alleen de symptomen. Breng grondoorzaken aan het licht, ontwikkel gerichte oplossingen en vermijd tijdelijke "pleisteroplossingen" die op de lange termijn tekortschieten. Een goed onderzocht plan zorgt voor duurzame verbeteringen in plaats van reactieve aanpassingen.
3. Betrek belanghebbenden regelmatig
Teamleden zijn belangrijke belanghebbenden, omdat zij rechtstreeks invloed hebben op de manier waarop het werk wordt uitgevoerd. Door hen vroegtijdig en consequent te betrekken, zorg je ervoor dat hun inzichten het plan vormgeven. Dit leidt tot beter verandermanagement en minder obstakels. Plan regelmatig overleg, moedig open feedback aan en betrek hen bij besluitvorming om weerstand tegen verandering te verminderen en een cultuur van continue verbetering te stimuleren.
4. Definieer rollen en verantwoordelijkheden duidelijk
Duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden ontstaat wanneer teamleden worden begeleid in de manier waarop hun rol de strategie ondersteunt. Zonder duidelijkheid is verantwoording moeilijk te realiseren en vallen taken tussen wal en schip. Ik raad aan een RACI-matrix (Verantwoordelijk, Eindverantwoordelijk, Geraadpleegd, Geïnformeerd) op te stellen voor initiatieven waarbij nieuwe combinaties van teamleden betrokken zijn.
5. Geef prioriteit aan veranderingen met grote impact
Niet alle taken hebben prioriteit en niet alle taken blijven relevant. Teams overladen vermindert de productiviteit, de projectsnelheid en de ROI. Gebruik workflowprocesmapping om verspillingen te identificeren en laaghangend fruit te oogsten.
6. Plan realistisch voor tijd en middelen
Onthoud deze kernwoorden: plannen en prioriteren. Doe onderzoek door je proceskaart van de huidige situatie te benchmarken aan de hand van industrienormen.
Benut AI om grote datasets te verzamelen en te analyseren, zodat je informatie over industrienormen kunt verzamelen, aanbevelingen voor specifieke middelen kunt ontvangen die zijn afgestemd op jouw branche en operationele omgeving, potentiële risico's kunt identificeren, succesindicatoren kunt voorstellen en realistische verwachtingen voor ROI kunt vaststellen.
AI beschikt echter niet over alle informatie die nodig is om jouw unieke omgeving nauwkeurig te beoordelen. Zorg er daarom voor dat je ook met teamleden en belanghebbenden praat om dataverhalen over de huidige omgeving te ontwikkelen.
7. Houd de voortgang in de gaten en evalueer de resultaten
Meten is de sleutel tot inzicht in de effectiviteit van verandering, en daarmee kun je continue verbetering stimuleren. Onderzoek de tools die je organisatie momenteel gebruikt voor procesverbetering en projectmanagement om functies te identificeren, zoals rapportage of integraties met tools voor data-analyse.
Je kunt ook enkele van de honderden beschikbare projectmanagementtools verkennen—zoals Asana of Trello—om de software te vinden die het beste aansluit bij je behoeften op het gebied van data-analyse.
Wat nu?
Wil je in contact komen met andere digitale projectmanagers om middelen en beste werkwijzen te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en cases, en kom in Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.
