Hoe voorkom je een vergadering: 5 manieren om je tijd te beschermen
Hier is een verbijsterend statistisch gegeven voor je: naar schatting zijn er 55 miljoen vergaderingen per week in het Amerikaanse bedrijfsleven! Dat komt neer op meer dan 1 miljard per jaar, en schattingen zeggen dat dit meer dan 30% van de werkweken van mensen beslaat!
Wat is het enige wat we deze zomer echt willen doen (of in ieder geval het enige wat we willen doen als we moeten werken)? Minder tijd besteden aan vergaderingen, vooral aan slechte vergaderingen die tijdverspilling zijn, niets opleveren, geen resultaten boeken of maar doorgaan, en doorgaan, en doorgaan.
We gaan vergaderingen over projectmanagement verkennen, samen met enkele strategieën om ze te vermijden of ze juist effectief en efficiënt te maken. Zo kun je je concentreren op het werk dat je moet doen en naar buiten gaan voor wat zomerplezier!
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Ik ben Annie MacLeod, een ervaren projectmanager die al tientallen jaren in de digitale wereld werkt. Als toegewijd introvert ben ik geen grote fan van vergaderingen, tenzij ze over het juiste onderwerp gaan, resultaten opleveren en mijn tijd respecteren (d.w.z. op tijd beginnen en op tijd eindigen)!
Daarom heb ik een heleboel strategieën bedacht die effectief zijn om het aantal vergaderingen waaraan je moet deelnemen te verminderen!
Waarom omvat projectmanagement zoveel vergaderingen?
Toen ik de Miro AI vroeg wat de meest voorkomende projectvergaderingen zijn, kwam het met deze mindmap:
Toen ik Google vroeg naar projectvergaderingen, vond ik dit artikel van PMI over projectmanagers die 90% van hun tijd aan communicatie besteden.
Hoewel dat percentage misschien buitensporig lijkt, moet je er eens over nadenken. Als projectmanagers vormen we de spil tussen het projectteam, de klant, de opdrachtgever en de belanghebbenden van onze projecten. We hebben voortdurend contact met elk van deze groepen en jongleren met hun verwachtingen.
Zoals we aan de mindmap kunnen zien, zijn er voortdurend mogelijkheden om te vergaderen!
Of het nu gaat om de vroege fasen van het project tijdens de planning of om de latere fasen waarin de voortgang wordt bewaakt, het is een voortdurend heen-en-weerproces waarbij informatie bij het team wordt verzameld, wordt aangepast voor belangrijke belanghebbenden, feedback van de belanghebbenden wordt verzameld en vervolgens wordt teruggekoppeld naar het projectteam.
Laten we elk van deze belangrijke groepen vergaderingen bekijken om te zien waarom ze belangrijk zijn. Daarna stellen we enkele technieken voor om ze te elimineren of ze in ieder geval effectiever te maken!
Planningsvergaderingen
Onder planning vallen vier verschillende activiteiten: projectstart, scope, budget en tijdlijn. Ik zou zeggen dat al deze vergaderingen essentieel zijn, vooral voor digitale projectmanagers, om de volgende redenen:
Projectstart
Hier draait alles om het opbouwen van relaties die onze projectteams veerkrachtig en productief maken. Een vergadering, of beter gezegd een workshop (daarover later meer), die relaties en teamnormen of een teamhandvest opbouwt, helpt enorm om een project goed van start te laten gaan!
Deze activiteiten bouwen, wanneer ze goed worden uitgevoerd, een veerkrachtig team op dat de stormen van projectoplevering en verandering kan doorstaan.
Scope, budget en tijdlijn
Bij deze vergaderingen draait alles om samenwerking om niet alleen te begrijpen wat de scope, het budget en de tijdlijn zijn, maar er ook voor te zorgen dat iedereen de afhankelijkheden tussen het werk van anderen en de risico's voor de tijdlijn begrijpt.
Door vergaderingen op deze belangrijke afhankelijkheden te richten, worden ze echt effectief. Het budget voor een project kan vaak als resultaat van dit werk worden opgesteld, waardoor je de noodzaak van een afzonderlijke budgetvergadering kunt wegnemen.
Voortgangsvergaderingen
In onze mindmap staan onder voortgang drie verschillende activiteiten: status, beoordeling en retrospectief. Dit zijn bijzonder belangrijke activiteiten om ervoor te zorgen dat we de verwachtingen tussen onze uiteenlopende belanghebbenden managen.
Waar we ons op moeten richten, is welke aspecten van de projectvoortgang daadwerkelijk een vergadering vereisen (d.w.z. zaken zoals wijzigingen in projectresultaten, door klanten gevraagde wijzigingen en belangrijke beslissingen) en welke zaken slechts om het rapporteren van informatie vragen.
Ik zou willen voorstellen om twee daarvan te verminderen of te elimineren: status en beoordeling.
Als je een robuust taakbeheersysteem hebt dat gericht is op resultaten die aansluiten bij de verwachtingen van klanten en sponsors, kun je vergaderingen houden die gericht zijn op samenwerking om problemen met de planning, scope en het budget op te lossen, of om beslissingen te nemen met betrekking tot wijzigingsverzoeken, risicobeheer en het oplossen van problemen.
Retrospectieven zijn cruciaal om onze projectoplevering voortdurend te verbeteren en te leren! Dat gezegd hebbende, kunnen we asynchroon brainstormen om ideeën te verzamelen en vervolgens onze vergadertijd gebruiken om de onderliggende oorzaak van de problemen te achterhalen en actieplannen op basis van de lessen te ontwikkelen.
Besluitvormingsvergaderingen
Besluitvormingsvergaderingen impliceren dat we gebruikmaken van gezamenlijke besluitvorming en dat daarvoor dus een vergadering nodig is.
De realiteit is naar mijn ervaring dat veel projecten opereren binnen een meer hiërarchisch bevoegdheidsniveau. Hoewel een vergadering dus noodzakelijk kan zijn, zijn mogelijk alleen de projectmanager en de sponsor en/of klant nodig.
Het is cruciaal om niet toe te staan dat beslissingen te lang duren en ons project vertragen, maar het is mogelijk niet nodig om het hele projectteam te laten vergaderen.
Je wilt kijken naar de belangrijkste onderdelen van de beslissing om deze vergaderingen doelgericht en effectief te maken. Je hebt verschillende mensen met verschillende kennis en bevoegdheden nodig in deze vergaderingen om daadwerkelijk tot een beslissing te komen.
Overweeg:
- De beslissing kaderen: Wie heeft de bevoegdheid om te beslissen? Heeft deze beslissing invloed op de projectactiviteiten, projectresultaten, strategische richting van de organisatie of de dienstverlening aan onze klanten? Voor elk hiervan zijn heel andere mensen nodig die betrokken moeten worden en uiteindelijk moeten beslissen.
- Alternatieven evalueren: Mogelijk heb je specifieke kennisbronnen nodig om te bepalen wat de haalbare alternatieven zijn. Dit kan een aparte vergadering zijn om de alternatieven verder uit te werken en vervolgens een aanbeveling te ontwikkelen die aan de sponsor of klant kan worden voorgelegd.
- Beslissen: wat zijn de meest geschikte methoden en bevoegdheidsniveaus binnen de organisatie. Nodig niet het hele projectteam uit om daadwerkelijk de beslissing te nemen wanneer deze in werkelijkheid aan de projectsponsor of klant toekomt.
Communicatievergaderingen
Zoals we eerder aanhaalden, besteden projectmanagers 90% van hun tijd aan communiceren, dus dit is cruciaal voor het succes van ons project. De mindmap behandelt vier verschillende soorten communicatie: updates voor belanghebbenden, dagelijkse teamoverleggen of check-ins, klantvergaderingen en leveranciersvergaderingen.
Hoewel dit allemaal geschikte doelgroepen zijn om mee te communiceren, willen we om het aantal vergaderingen te verminderen de focus leggen op communicatie met als doel raadpleging in plaats van informeren. Als we hen alleen informeren, is er geen vergadering nodig—houd geen statusvergaderingen alleen maar omwille van de vergadering!
Wanneer we belanghebbenden informeren, kunnen we video-updates, statusrapporten, visuele hulpmiddelen zoals projectdashboards of zelfs alleen-lezenweergaven van onze favoriete taakbeheertool inzetten. Vergeet bij het gebruik van deze methoden niet ervoor te zorgen dat je feedback van elk van deze doelgroepen kunt ontvangen.
Geef hen de mogelijkheid om commentaar te geven op je video, antwoorden op een statusrapport te sturen en opmerkingen te plaatsen op je projectdashboard of bij taakbeheeritems. Volg op en houd hen betrokken; elk stukje feedback is een kans om inzicht te krijgen in de vraag of aan de verwachtingen van deze belanghebbenden wordt voldaan.
5 manieren om een vergadering te vermijden (& bestaande vergaderingen effectiever te maken)
De eerste strategie is om onnodige vergaderingen waar mogelijk te elimineren. Als je een vergadering niet kunt schrappen, zoek dan naar alternatieven voor vergaderingen, zoals asynchrone communicatie.
Als je de vergadering toch moet houden, wil je er in elk geval voor zorgen dat deze effectief is. Als een vergadering nodig is, laten we er dan voor zorgen dat deze resultaten oplevert en de tijd van mensen respecteert.
1. Blokkeer je agenda voor vaste routines en werktijd
De beste manier om vergaderingen te vermijden, is onbeschikbaar zijn! Op zijn minst voorkomt dit dat mensen zonder overleg vergaderingen in je week plannen en kan het mensen twee keer laten nadenken over die vergadering—ze zullen opnieuw overwegen of de vergadering echt nodig is wanneer de ‘juiste’ mensen niet kunnen deelnemen.
Vergeet ook niet om die gevaarlijke apps zoals Calendly te beheren, die zomaar vergaderingen in je agenda kunnen zetten. Het is geweldig om te reageren op externe klanten, maar niet ten koste van het daadwerkelijk uitvoeren van het werk.
Wanneer je je agenda blokkeert, zijn hier nog een paar andere tips en trucs:
- Zorg ervoor dat je naast tijd voor diepgaand werk ook rekening houdt met ‘opstarttijd’. Vaak hebben we, wanneer we iets bouwen of creëren, tijd nodig om in de juiste flow te komen of onze hersenen op te frissen voordat we beginnen. Zo krijg je ook tijd om te bekijken waar je was gebleven toen je er voor het laatst aan werkte.
- Houd ook rekening met tijd om af te ronden. Wanneer je je werkblok afsluit, moet je goed nadenken over wat de volgende stappen zijn wanneer je het werk weer oppakt. Maak een korte samenvatting op een plakbriefje of voeg deze met de details toe aan het agenda-item. Zo kun je de volgende keer snel beginnen.
- Overweeg om in de hele organisatie een regel in te voeren waarbij er geen vergaderingen worden gehouden gedurende één of twee dagdelen per week. Door dit regelmatig te doen, komen mensen in een ritme en gaan ze twee keer nadenken voordat ze vergaderingen inplannen. Bovendien is een dagdeel een voldoende korte periode om niet te interfereren met de dagelijkse behoeften van klanten of noodsituaties binnen het team.
- Plan rustmomenten in. Of het nu gaat om persoonlijke tijd voor een frisse neus, wat yogarekoefeningen of een korte wandeling: zet deze momenten in je agenda! We kunnen niet productief of gezond zijn als we niet goed voor onszelf zorgen en daar proactief mee omgaan.
2. Gebruik video voor het delen van informatie en asynchrone communicatie
Onderzoek van 3M heeft aangetoond dat we visuele informatie 60.000 keer sneller kunnen verwerken dan tekst. Afbeeldingen worden gelijktijdig verwerkt, terwijl auditieve informatie lineair wordt verwerkt, waardoor dit zelfs langzamer gaat dan bij tekst.
Bovendien is 65% van de bevolking visueel ingesteld. Dit verklaart grotendeels waarom bedrijfspresentaties die maar doorgaan en doorgaan met enorme hoeveelheden informatie niet alleen ontzettend saai zijn, maar ook waarom PowerPoint de wereld heeft overgenomen! Als je sceptisch bent, probeer dan dit:
Dat gezegd hebbende, moet je nog steeds informatie beschikbaar maken voor belangrijke doelgroepen binnen het project. Denk aan statusrapporten of updates over het project. Ik raad sterk aan manieren te vinden om deze visueel te maken en ze op te nemen, zodat belanghebbenden ze op hun eigen moment en in hun eigen tempo kunnen bekijken. Bekijk deze twee afbeeldingen eens:
Daartegenover
Welke van de twee vind je informatiever? Als je een korte video van 3-5 minuten zou maken waarin je het eerste rapport toelicht en de projectstatus vertelt, zou je niet alleen veel meer informatie overbrengen, maar zouden mensen de informatie ook beter opnemen en onthouden.
Vergeet niet feedbacklussen in te bouwen voor het geval mensen vragen, opmerkingen of zorgen hebben over de informatie. Dat kunnen opmerkingen bij een video zijn of aantekeningen op een Miro-bord.
Wees creatief, maar vergeet deze stap niet! Vergeet ook niet op die opmerkingen terug te komen. Dit zijn belangrijke momenten om de verwachtingen van je belanghebbenden te beheren.
3. Zorg altijd voor een agenda voor de vergadering
Hoe weet je eigenlijk of je een vergadering nodig hebt? Te vaak plannen mensen vergaderingen in omdat het kan of gewoon om een idee te ‘opperen’.
Als je het proces doorloopt om een duidelijke agenda op te stellen, kun je bevestigen of een vergadering echt nodig is, wie erbij moet zijn en wat het gewenste resultaat is.
Ik kan niet tellen hoe vaak deze denkoefening de noodzaak van een vergadering heeft weggenomen, meestal omdat we niet over de juiste informatie beschikten om de vergadering daadwerkelijk te kunnen houden.
Ik gebruik de volgende indeling:
- Doel: Wat is het doel van de vergadering?
- Proces: Welk proces of welke workflow gaan we gebruiken om het resultaat van de vergadering te bereiken?
- Opbrengst: Wat is het resultaat van de vergadering? Wat proberen we te bereiken?
Dit werkt het effectiefst wanneer je begint met de opbrengst en vervolgens terugwerkt. Hoe ga je je deelnemers meenemen om het gewenste resultaat te bereiken?
Zorg er ook voor dat je je agenda in tijdsblokken indeelt. Bepaal hoeveel tijd elk agendapunt in beslag zal nemen en stel het begin en einde van je vergadering dienovereenkomstig in.
Niets is krachtiger dan een reputatie opbouwen voor productieve vergaderingen die de tijd van mensen respecteren!
4. Zorg ervoor dat de juiste mensen aan de vergadering deelnemen
Dit is een manier om vergaderingen te verminderen of te elimineren. Het heeft geen zin om een vergadering te houden zonder dat de juiste mensen aanwezig zijn, en het is nog frustrerender wanneer je wordt gevraagd deel te nemen aan vergaderingen waaraan je geen waarde toevoegt!
Om te bepalen wie erbij moet zijn, stel je je agenda op zoals we hebben besproken en bepaal je vervolgens de reden om een vergadering te houden. Dit kan je echt helpen om je te richten op de mensen die erbij moeten zijn.
Vier typen vergaderingen die van toepassing zijn op projecten en die ik gebruik en die kunnen helpen, zijn:
- Samen creëren: Meestal om afhankelijkheden, middelenplannen en risicobeperkende maatregelen vast te stellen; hierbij worden vaak brainstormactiviteiten gebruikt
- Een beslissing nemen: Om een projectscopeverklaring op te stellen of te beslissen of je doorgaat met een projectwijziging; je moet ervoor zorgen dat de mensen met de juiste bevoegdheid aan deze vergaderingen deelnemen
- Relaties opbouwen: We hebben dit eerder besproken bij projectstarts, maar dit kan ook voor andere vergaderingen gelden en vereist activiteiten zoals empathisch in kaart brengen om succesvol te zijn
- Een probleem oplossen: Omvat meestal het behandelen van een wijzigingsverzoek of het bepalen van het plan om een projectprobleem met betrekking tot tijd, scope of budget op te lossen. Dit kan betekenen dat je deelnemers nodig hebt met enige creativiteit en besluitvaardigheid—dit zijn niet altijd dezelfde mensen!
Door duidelijkheid te hebben over het doel, zorg je ervoor dat de juiste mensen aanwezig zijn en help je ook je agenda te verduidelijken. Vergeet ook niet om niet te veel verschillende doelen in één vergadering op te nemen—je krijgt al het materiaal nooit in een beknopte hoeveelheid tijd behandeld.
5. Maak van vergaderingen workshops om resultaten te behalen
We hebben het hierboven gehad over ervoor zorgen dat we een agenda hebben, waarbij het proces onderdeel is van die agenda. Door na te denken over het proces om het gewenste resultaat te bereiken, kunnen we de vergadering omvormen tot een workshop.
Als we workshops gebruiken, worden onze vergaderingen meer samenwerkend en effectiever. Mensen vinden het niet erg om vergaderingen bij te wonen wanneer ze de kans krijgen om bij te dragen aan iets dat resultaten oplevert!
We willen dat onze workshops praktisch en interactief zijn. Om dat te bereiken, moeten we ervoor zorgen dat we ons goed voorbereiden. Belangrijke workshopactiviteiten die je zou kunnen voorbereiden, zijn onder andere:
Workshop voor de projectstart
- Lessen uit een eerder project bekijken en brainstormen over hoe het team de successen voor elke les zou kunnen herhalen of de problemen zou kunnen beperken.
- Samenwerken aan het opstellen van een teamhandvest of projectnormen die de verwachtingen van teamleden voor het project vastleggen, en aan het ontwikkelen van standaarden voor het oplossen van problemen tussen leden en middelen om elkaar te ondersteunen. Hier is een geweldig sjabloon dat ik in het verleden heb gebruikt.
Scope en tijdlijn plannen
Het is van cruciaal belang dat projectteams niet alleen de scope van het project begrijpen, maar ook de onderlinge afhankelijkheden binnen het team. Ik heb twee workshopactiviteiten gevonden die hierbij kunnen helpen:
- De projectresultaten brainstormen en vervolgens groeperen, en
- Achterwaarts een plan opstellen om onderlinge afhankelijkheden te begrijpen.
Hier is een sjabloon dat je in stap 2 & stap 3 laat zien hoe je beide activiteiten in workshopvorm uitvoert.
Onthoud ook dat workshops niet langer dan twee uur mogen duren—dit is een beproefde en betrouwbare beperking of vuistregel. Het is vrijwel onmogelijk om langer dan dat aanzienlijke energie te besteden—je voelt de energie in de groep afnemen.
Vergeet tot slot niet om je vergaderingen niet alleen samen te vatten in actiepunten, maar ook de uitkomst van de vergadering te communiceren.
3 voordelen van minder vergaderingen
Laten we onthouden waarom we minder vergaderingen willen! Dit zijn de drie belangrijkste redenen:
- Meer productiviteit: we zullen het werk moeten produceren dat van ons wordt verwacht en ons kunnen concentreren op resultaten van hoge kwaliteit
- Lagere totale kosten voor de organisatie: vergaderingen kosten geld; voorbereidingstijd en de kosten van elke afzonderlijke persoon die de vergadering bijwoont
- Een betere balans tussen werk en privéleven: wanneer mensen productiever en minder gefrustreerd zijn, voelen ze zich beter over hun baan en hun organisatie
Ga eropuit en geniet van een geweldige zomer met minder vergaderingen!
Een laatste advies: probeer niet alles tegelijk te doen! Geen enkele organisatie kan al deze ideeën in één keer implementeren. Breng in kaart waar de grootste knelpunten in je organisatie liggen en kies vervolgens één of twee strategieën om te implementeren; verzamel daarna feedback!
Een van de dingen waar digitale projectmanagers goed in zijn, is het houden van retrospectieven! Doe dit bij je volgende vergadering en kies vervolgens enkele van deze strategieën, of laat het team met andere ideeën komen.
Vergeet ook niet dat sommige van deze strategieën (met name vergadervrije dagdelen) goedkeuring van het management vereisen—dat kan op zichzelf al een project zijn! 🙂
Ik geef een gratis workshop die je de gelegenheid biedt om te oefenen met het opstellen van effectieve vergaderagenda's; deze workshop wordt in het najaar van 2023 hervat. Maar begin in de tussentijd gewoon met het bovenstaande agendasjabloon en probeer het uit.
Ik hoor graag wat jouw grootste uitdagingen zijn bij projectvergaderingen! Laat hieronder een reactie achter; misschien kunnen we werken aan DPM-sjablonen, inhoud of workshops om te helpen!
Vergeet niet je te abonneren op de nieuwsbrief van The Digital Project Manager om op de hoogte te blijven van deze bronnen.
