Hoe je zonder moeite productiever kunt zijn op het werk

Ik weet nog dat ik aan het begin van mijn carrière als projectmanager vertrouwde op mijn natuurlijke instincten. Ik ben altijd behoorlijk optimistisch geweest, dus van nature ben ik iemand die het allemaal maar op zijn beloop laat. Alleen vertrouwen op instinct werkte echter niet. Misschien niet geheel verrassend liepen projecten steeds over het budget heen en werden deadlines niet gehaald. Klanten werden boos wanneer ze niet kregen waarvoor ze dachten te hebben betaald.

Al snel werd me duidelijk gemaakt dat de manier waarop ik projecten beheerde eigenlijk helemaal geen management was. In feite liet ik projecten gewoon om me heen gebeuren, in de hoop dat alles uiteindelijk vanzelf goed zou komen.

De les? We moeten ons richten op het uitvoeren van belangrijke, relevante taken die daadwerkelijk de resultaten opleveren waar we naartoe werken.

We moeten leren hoe we productiever kunnen zijn op het werk. Een manier waarop ik dit heb bereikt, is door gebruik te maken van softwaretools voor middelenbeheer die helpen bij het efficiënt prioriteren en toewijzen van middelen.

Hoe je zonder moeite productiever wordt op het werk

Uitzoeken hoe je productiever kunt zijn op het werk is moeilijker dan het klinkt… of toch niet? Het zal altijd voelen alsof er te veel te doen is en niet genoeg tijd om het allemaal gedaan te krijgen—maar dat betekent niet dat we echt de juiste dingen gedaan krijgen. Als we een lijst zouden maken van de taken die je op het werk uitvoert waardoor je je “productief” voelt, maar die dat niet zijn, zou die lijst lang zijn en activiteiten bevatten zoals Slack controleren, door bestanden zoeken en je telefoon bekijken.

We horen veel over productiever worden en we hebben behoorlijk wat geschreven over productiviteitstips voor projectmanagers. Dat gezegd hebbende, vertellen de volgende productiviteitstips je niet hoe je je productiviteit verhoogt door meer taken in minder tijd af te ronden. In plaats daarvan bespreken we hoe je productief kunt zijn door te leren activiteiten te prioriteren die echt productief zijn.

Lees verder en ontdek enkele van de beste productiviteitstips die ik heb geleerd om meer positieve resultaten uit jezelf te halen terwijl je minder inspanning levert.

Ervaar DPM-lidmaatschap

Wil je meer weten over het DPM-lidmaatschap? Laat ons je een voorproefje sturen van de voordelen die jou het meest interesseren.

Create Free Account

Have an account? Log In

1. Beperk de overvloed aan meldingen

Terug naar dat postvak IN dat je 18 keer per dag controleert (ik durf te wedden dat je het net hebt gecontroleerd—heb ik gelijk?). Stond er 10 minuten geleden nog niets echt belangrijks in je postvak IN? Mijn inschatting is dat geen van de nieuwe berichten die in je geliefde postvak IN binnenkwamen echt belangrijk was.

Wat als je, in plaats van elke 10 of 15 minuten je e-mail te controleren en niets gedaan te krijgen, je e-mail slechts een paar vaste momenten per dag controleert? Als je snel je productiviteit wilt verbeteren, is minder vaak je e-mail controleren een eenvoudige verandering.

Zodra je 's ochtends aan je bureau komt, geef je jezelf tien of vijftien minuten om je e-mail te controleren en snel te reageren. Controleer hem vervolgens halverwege de ochtend nog even (voor het geval er een belangrijke e-mail later in de ochtend is binnengekomen). Controleer hem opnieuw vlak na de lunch en doe ten slotte ongeveer een uur voordat je naar huis gaat nog een laatste controle.

Ik weet zeker dat je jezelf nu afvraagt hoe je in hemelsnaam NIET meerdere keren per dag je e-mail moet controleren. De piepjes, meldingen en andere geluiden die je waarschuwen voor nieuwe binnenkomende e-mails kunnen een constante bron van onderbrekingen zijn. En onderbrekingen verminderen, zoals je maar al te goed weet, je focus en productiviteit. De eenvoudigste en effectiefste manier om dit te voorkomen, is je e-mailprogramma volledig af te sluiten. Als je e-mail niet geopend is, wordt het moeilijker om voortdurend even te kijken en wordt het makkelijker om je op één ding tegelijk te concentreren.

2. Focus en uitvoering

Leg de smartphone weg. Hoewel het ontzettend verleidelijk is om je telefoon te controleren op sms-berichten, FB, Twitter, SnapChat en dergelijke, is werk niet echt het moment om dat te doen. Gun jezelf een paar uur rust van de sociale cyberwereld. Gebruik je energie een paar uur lang en steek die in de taak die voor je ligt.

Er zijn talloze geweldige softwareprogramma's en apps om taken effectief te beheren. Maak gebruik van deze hulpmiddelen om taken eenvoudig te bekijken en prioriteiten aan taken toe te kennen. Misschien geef je de voorkeur aan een papieren lijst, maar wat je ook kiest, verspil geen tijd aan het zoeken naar je lijst: die hoort er juist te zijn om tijd te besparen en je focus te behouden!

Mijn advies is om absoluut elke taak op de lijst te zetten. Zo kun je je taken bundelen en multitasken voorkomen, doordat je precies weet waar je op elk moment aan probeert te werken. Hoewel multitasken thuis vaak noodzakelijk is — je helpt de kinderen met hun huiswerk, doet de was, kookt ondertussen het avondeten en beantwoordt een telefoontje — is het niet ideaal voor denken op een hoger niveau. Vooral voor kenniswerkers is multitasken op het werk meestal niet het beste antwoord en kan het er uiteindelijk toe leiden dat je minder productief bent dan wanneer je gewoon één taak tegelijk aanpakt. Betekent dit dat je de telefoon niet moet opnemen? Nee — maar het betekent wel dat je moet proberen het gesprek kort te houden, gewoon om de nodige feiten te achterhalen. Je kunt later terugbellen voor een uitgebreider gesprek nadat je taak is voltooid.

3. Begin met het moeilijke werk

Zet je de moeilijkste of meest intensieve taken bovenaan je lijst en probeer je die in de ochtenduren af te ronden (na minstens een kop koffie natuurlijk)? Dat lijkt tegenintuïtief voor mensen die rustig aan hun dag willen beginnen. Maar het is gemakkelijker om je vóór de lunchpauze te concentreren en moeilijkere taken af te ronden, terwijl je geest nog fris is. Als je op mij lijkt, hebben je ogen zodra die uren halverwege de middag aanbreken een eigen wil en willen ze niets liever dan dichtgaan en rusten! Bewaar de dagelijkse taken die minder zelfbeheersing vereisen voor de middaguren.

4. Neem denkpauzes

Onthoud wel: het feit dat je het moeilijke werk doet, betekent niet dat je moet doorgaan totdat je uitgeput bent. Hoewel het niet productief lijkt, kunnen pauzes de kwaliteit van je werk verhogen en je humeur, uithoudingsvermogen en gezondheid verbeteren. Vergeet niet om zowel 's ochtends als 's middags een paar keer van je bureau op te staan en jezelf een “denk pauze” te gunnen. Slechts 5 minuten zijn genoeg om je geest op te frissen en je energie nieuw leven in te blazen. Die 5 minuten betalen zichzelf ruimschoots terug in kwalitatief beter denkwerk op de lange termijn.

5. Gebruik de regel “Doe het nu”

Als je een taak ziet die 2 minuten of minder kost om af te ronden, doe hem dan nu. Waarom 2 minuten? Omdat een taak die zo kort duurt meer tijd zou kosten om aan je takenlijst toe te voegen en prioriteit te geven dan om hem gewoon meteen uit te voeren. Als je de kleine taken meteen aanpakt zodra je ze ziet, raakt je takenlijst minder vol en geldt dat ook voor je hoofd.

Als projectmanagers is het van cruciaal belang dat we geen knelpunt voor het project worden. Daarom hebben we vaak een voortdurende gedachtenstroom die als volgt klinkt: “O, ik moet eraan denken om die spreadsheet naar de andere map te verplaatsen”. Helaas nemen dit soort zeurende gedachten ruimte in je hoofd in die je zou kunnen besteden aan belangrijker werk. Voer snelle taken gewoon “nu uit” en geef jezelf een schouderklopje omdat je ze van je takenlijst hebt afgevinkt voordat ze er zelfs maar op stonden!

6. Houd minder, meer gerichte vergaderingen

De gevreesde kantoorvergadering! De e-mail (die je nu nog maar 3 of 4 keer per dag controleert) kwam maandagmiddag in je inbox terecht: “Kantoorvergadering op woensdag om 13:30 uur”.  Meteen denk je: “Daar gaat mijn hele middag”. Als de moderator van de vergadering niet weet hoe je een vergadering goed leidt, heb je gelijk.

Als je de organisator van de vergadering bent, overweeg dan een productiviteitstool zoals Slack te gebruiken als het resultaat van het gesprek geen onmiddellijke actie vereist. Maar als je die vergadering wel moet houden, zijn hier enkele eenvoudige ideeën die je kunt toepassen om je vergadering soepel en snel te laten verlopen:

• Houd vergaderingen klein en kort — nodig alleen mensen uit die essentieel zijn voor de vergadering.
• Kies één onderwerp voor de vergadering en laat je niet afleiden.
• Overweeg de vergadering te houden in een ruimte waarin iedereen kan staan — dat helpt om de vergadering zo kort mogelijk te houden.
• Begin en beëindig je vergaderingen op tijd.
• Zorg er aan het einde van de vergadering voor dat er een plan van aanpak is voor de dag, week of zelfs maand.

Om vergaderingen zo snel en productief mogelijk te maken, moeten de onderwerpen die je behandelt worden vastgelegd en nuttig zijn voor je team. Ik raad aan om tijdlijnen en taken die tijdens je vergaderingen worden vastgesteld te beheren met softwaretools voor projectbeheer, waarmee je ze eenvoudig kunt aanpassen en delen.

7. Stel grenzen

Als je het gevoel hebt dat je te veel op je bord hebt en je je gewoon niet kunt concentreren, is het tijd om grenzen te stellen aan collega's die je afleiden. Dit geldt vooral wanneer je probeert productief te zijn terwijl je vanuit huis werkt. Kom op voor je productiviteit en wijs werk met collega's die je afleiden beleefd maar standvastig af.

Ga er ook niet mee akkoord om werk op je te nemen als je ernaar kijkt en weet dat je geen positieve bijdrage aan het project zult kunnen leveren. Als manager ben ik zelf blijer wanneer teamleden zeggen: “Weet je wat? Ik heb gewoon niet het gevoel dat ik een aanwinst voor dit project zal zijn en dit is waarom…” in plaats van hun tijd te verspillen (en de productiviteit van de mensen en middelen van het bedrijf te beïnvloeden) omdat ze bang waren om grenzen te stellen.

Wat nu?

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om middelen en best practices te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en casussen, en kom in contact met honderden andere digitale projectmanagers op Slack.