Waarom het steeds moeilijker wordt om een rol als projectmanager te bemachtigen

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts uit te schrijven met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot heeft het niet altijd voor 100% bij het juiste eind.

Galen Low: Sommige projectmanagers die ik ken zijn per ongeluk in het vak terechtgekomen. Ze waren op het juiste moment op de juiste plaats en hadden simpelweg de vindingrijkheid om een uitdaging om te zetten in een kans.

De andere projectmanagers die ik ken hebben bewust voor het vak gekozen door opleidingen te volgen, certificeringen te behalen en ervaring op te doen in andere functies binnen projectteams.

En de rest van de projectmanagers die ik ken... nou ja, zij deden een combinatie van beide.

Dus hoe begin je aan een carrière in projectmanagement — of bouw je daarop voort — wanneer het pad voor je lijkt te bestaan uit een combinatie van dom geluk en jarenlange inspanning?

Als je de laatste tijd merkt dat het moeilijker wordt om een rol als projectmanager te bemachtigen, blijf dan luisteren. We bespreken waarom het tegenwoordig anders is om een baan als projectmanager te krijgen en delen onze beste tips om de aandacht te trekken van het bedrijf van je dromen.

Hoi allemaal, bedankt dat jullie luisteren. Mijn naam is Galen Low van The Digital Project Manager. Wij zijn een gemeenschap van digitale professionals met als missie elkaar te helpen vaardigheden op te bouwen, zelfvertrouwen te krijgen en contacten te leggen, zodat we de waarde van projectmanagement in een digitale wereld kunnen vergroten. Als je daar meer over wilt horen, ga dan naar thedigitalprojectmanager.com.

Goed. Vandaag hebben we het over het carrièrepad binnen projectmanagement — waarom werkzoekenden het moeilijker vinden om een rol in projectmanagement te bemachtigen, waarom werkgevers moeilijker goede projectmanagers kunnen vinden en hoe je de complexiteit van een duurzame en bevredigende carrière in projectmanagement kunt navigeren.

Jeff Chamberlain zit vandaag bij me. Hij is een ervaren IT-projectmanagementconsultant en een door PMI gecertificeerde bootcampdocent. Ook is hij medebeheerder van een grote online projectmanagementgemeenschap.

Welkom, Jeff!

Jeff Chamberlain: Bedankt. Fijn om hier te zijn.

Galen Low: Ik heb er echt zin in. Carrières zijn een onderwerp dat in onze gemeenschap voortdurend terugkomt en eerlijk gezegd verandert het elke dag. Het wordt elke dag uitdagender, dus ik kijk ernaar uit om hier eens flink in te duiken.

Maar eerst vroeg ik me af of je iets over je achtergrond kunt vertellen en hoe je überhaupt in projectmanagement terecht bent gekomen.

Jeff Chamberlain: Zeker. Ik ben vele jaren geleden in projectmanagement terechtgekomen toen ik voor een groot telecombedrijf werkte.

Ik werkte aan een project, de projectmanager verdween omdat hij een nieuwe baan had aangenomen en ik was goed bekend met de productlijn van Microsoft. Mijn baas vroeg destijds ongeveer: "Wie van jullie is bekend met Microsoft Project?" Omdat er Microsoft voor stond, nam ik aan dat ik het kende en zei ik: "Ik." Vervolgens werd ik aangewezen als projectmanager.

In die tijd moest ik veertien schijven op mijn laptop installeren. Daarna had ik een boek dat Microsoft had geleverd en dat ongeveer zo groot was. Dat was de enige manier waarop ik het onder de knie kon krijgen. Ik werkte met een geweldig team. We doken erin, kregen het werk gedaan en dat was mijn vuurdoop. Daar ben ik begonnen.

Galen Low: Het was dus niet zo traumatisch dat je daarna projectmanager bent gebleven.

Jeff Chamberlain: Nee, ik was altijd al redelijk georganiseerd in mijn werkende leven. Misschien wat minder in mijn privéleven, maar ik had altijd een methode in mijn georganiseerde chaos als het ging om het ordenen van dingen, of het nu om e-mail ging of om hulpmiddelen die eenvoudig te krijgen of te gebruiken waren.

Het was dus in ieder geval voor mij een vrij logische stap — althans, dat dacht ik toen. Vanaf daar werd het wat formeler. Ik begon als technisch schrijver, dus documentatie is enorm belangrijk in projectmanagement. Terwijl ik binnen dat bedrijf doorgroeide, werd ik field engineer en daarna een soort de facto projectmanager.

Later nam ik grotere rollen op me. Ik werkte voor een adviesbureau en had een tijdje mijn eigen adviesbedrijf. Ik heb veel IT-werk gedaan. Ik was een tijdlang IT-manager en daarna IT-directeur, en daar heb ik veel van geleerd. Nu ben ik min of meer fulltime projectmanager bij een adviesbureau voor projectmanagement.

Daarnaast geef ik door PMI gecertificeerde bootcamptrainingen. Daarin ben ik goed thuis. Onlangs heb ik ook hun programma voor citizen developers gevolgd, waar we later op kunnen terugkomen. Het is weer iets heel anders.

Galen Low: Zoveel dingen. Ik vind die klassieke toevallige kennismaking met projectmanagement geweldig. Soms denk ik dat projectmanagement jou op een bepaalde manier vindt.

Jeff Chamberlain: Dat doet het ook. Tegenwoordig bestaan er opleidingen voor waarmee je een diploma in projectmanagement kunt behalen en meteen kunt beginnen. Dat is geen slechte manier om het aan te pakken. Maar vaak zijn het juist de mensen die op een natuurlijke manier in projectmanagement terechtkomen die het erg goed doen.

Toen ik opgroeide in de jaren tachtig en negentig werd het namelijk niet formeel onderwezen aan de universiteit. Het was niet zo dat je zei: "Ik wil projectmanager worden als ik groot ben." Het ging om informatica, wiskunde en engineering. Ik heb dus duidelijk een ander pad bewandeld.

Galen Low: Nee, het is echt interessant.

Ik vind je achtergrond als technisch schrijver geweldig. Volgens mij heb je gelijk dat sommige van die zachte vaardigheden overlappen met de vaardigheden van een projectmanager. Daar komen we nog op terug.

Jeff Chamberlain: Als je niet kunt schrijven, ga je het in deze baan niet redden. Dat vertel ik mensen voortdurend, ook mijn kinderen.

Als je gewend bent om sms-taal en afkortingen te gebruiken in je schrijfwerk, zelfs in e-mails en "informele communicatie", dan is dat een slechte gewoonte die doorsijpelt naar je werk. Ik zeg mensen dat ze dat niet moeten doen. Een projectmanager moet schrijfvaardigheid ontwikkelen. Het is essentieel voor succes in deze rol.

Galen Low: Kijk aan. Dat is tip één. Je noemde coaching en iets anders dat ik over jou weet, is dat je medebeheerder bent van een grote online gemeenschap die zich richt op projectmanagement en carrières in projectmanagement. Zoals je zei, besteed je daar vrijwillig tijd aan en geef je één-op-ééncoaching aan mensen, vooral aan mensen die de sector proberen binnen te komen.

Ik vraag me af waarom het voor jou zo belangrijk is om iets terug te doen voor dit vakgebied waarin je min of meer bent gerold.

Jeff Chamberlain: Toen ik begon als projectmanager waren er eigenlijk twee toepassingen beschikbaar. Er was Prosci voor de engineering- en bouwsector, en daarnaast waren er Microsoft Project en Excel.

Helaas is Excel geen hulpmiddel voor projectmanagement. Het is echt moeilijk om ermee te werken. Ik moest die formules uitzoeken. Ik moest niet alleen de basisberekeningen begrijpen, maar ook uitzoeken hoe ik Excel het werk kon laten doen. Als je dat ooit hebt gedaan, weet je dat je soms nog liever je hoofd tegen een muur slaat.

Wat ik probeer te doen — en dat is maar een klein voorbeeld van wat ik onder iets terugdoen versta — is voorkomen dat mensen diezelfde moeilijke weg moeten bewandelen. Ik wil dat mensen hun rol gemakkelijk kunnen uitvoeren. Als ik dat kan bereiken doordat ik kan zeggen: "Toen ik dit deed, brandde ik mijn hand eraan", dan is dat nuttig.

Dus: doe dit niet en je brandt je hand niet. Natuurlijk moeten mensen dingen zelf leren en soms gebeurt dat op de harde manier. Maar voor mij betekent iets terugdoen dat er een zeer goed opgeleid personeelsbestand ontstaat dat ik, mijn bedrijf of andere bedrijven kunnen aannemen om de rol goed uit te voeren.

Toen ik aan projectmanagement begon, bestond het vak al eeuwig. Maar in de bedrijfswereld was het minder aantrekkelijk dan bij de overheid. Het werd gezien als een overheadfunctie.

Het kost geld, ook al bespaart het op de lange termijn geld, en dat is moeilijk uit te leggen. Een van de belangrijkste dingen die ik mensen probeer te laten begrijpen, is dat je als projectmanager kosten veroorzaakt als je vijftig-, honderd- of honderdvijftigduizend dollar per jaar verdient. Elke dollar die je het bedrijf helpt besparen en vervolgens communiceert, is winst.

In mijn tijd was het dus moeilijk om bedrijven er überhaupt van te overtuigen aan projectmanagement te doen, laat staan een fulltime projectmanager aan te nemen. Hoe meer ik mensen dat kan laten begrijpen en hoe beter ik hen door deze wateren kan loodsen, hoe beter dat is voor de sector als geheel.

PMO's in de commerciële wereld zijn niet nieuw, maar in de twintig à vijfentwintig jaar sinds ik begon zijn ze wel steeds gebruikelijker geworden. Daarom vind ik het fijn om iets terug te doen.

Galen Low: Het is zo interessant — we denken hier filosofisch hetzelfde over. Ik ben het volledig met je eens: het zou niet zo moeilijk moeten zijn dat je alles zelf moet uitzoeken en alles op de harde manier moet leren. Het is belangrijk om sommige dingen door ervaring te leren, maar dat hoeft niet elke keer.

Het is een evolutie van kennis. Projectmanagement bestaat al eeuwig, maar mensen leerden het lange tijd door aangewezen te worden om een project te leiden, hun hand te branden, hun hand opnieuw te branden en die noedel de heuvel op te rollen.

Dat was min of meer het pad, en nu is er zoveel kennis beschikbaar.

Jeff Chamberlain: Ja. Ik denk echt dat veel mensen moeite hebben met het delen van informatie. De uitdaging is dat je dingen niet voor jezelf kunt houden en tegelijkertijd kunt verwachten dat er iets verbetert.

Ik ben nogal recht voor zijn raap. Als ik zie dat iemand worstelt of iets niet goed doet, zeg ik dat. Soms valt dat niet goed, maar eerlijkheid is het beste beleid. Als projectmanager ontwikkel je een dikke huid.

Wanneer je begint, hebben de meeste mensen die nog niet. Als peercoach moet je hen daarbij helpen. Je moet voorkomen dat ze een klap in het gezicht krijgen of falen, ook al is projectmanagement een rol waarin falen voorkomt. Dat is echt zo. We proberen alleen te voorkomen dat het te veel wordt.

We proberen zacht te falen. Als je een nieuwe projectmanager op die manier kunt laten leren, is dat nog beter. Dat is wat ik graag zie: mensen die zeggen: "Dat werkte niet goed, dus dat doe ik voortaan niet meer." Dat is de beste manier om iemand iets te leren.

Galen Low: Ja, absoluut. Ik hou van die veerkrachtfactor. Het sluit aan bij de rol van de projectmanager: we zijn over het algemeen een kostenpost. Het is soms wat lastig om overal waar we komen voortdurend onze waarde te verdedigen en de grens tussen falen en succes te bewaken. Een project verloopt immers nooit perfect.

Er zijn altijd een paar mislukkingen en het is gewoon moeilijk. Het is lastig.

Jeff Chamberlain: Goede projecten verlopen net zo min perfect als slechte projecten. Je kunt daar geen onderscheid in maken. De ervaren projectmanager is degene die weet hoe hij een slecht lopend project weer op de rails krijgt.

Soms moet je gewoon een stap terug doen en een goed project dat niet goed loopt een beetje laten bijsturen. Dat is geen probleem. Zo voer je de rol uit.

Galen Low: Het is een grappige balans. Zelfs in de training en in de persoonlijkheden die de rol aantrekt, willen we de lat bijna op perfectie leggen.

We streven er allemaal naar, ook al is het in werkelijkheid — en zo worden we ook getraind — anders. We krijgen te horen: "Zo zorg je ervoor dat je project perfect verloopt." Terwijl in werkelijkheid geen enkel project perfect verloopt. Zelfs projecten die goed verlopen, verlopen niet perfect.

Jeff Chamberlain: Ik werkte voor iemand die altijd zei: "Laat het perfecte niet de vijand van het goede zijn."

We zitten vol met modewoorden en gezegden, maar dit is een van de uitspraken die echt bij me is blijven hangen. Het gaat om het toevoegen van een extra laag of het perfectioneren van iets. Soms betaalt de klant voor X; geef hem dan niet X plus tien.

Als ze meer willen, zijn ze bereid daarvoor te betalen. Je wilt hun tijd, geld en moeite besparen. Laat het perfecte of het geweldige dus niet de vijand van het goede worden. Hoe je het ook wilt zeggen: het werkt.

Galen Low: Dat is echt interessant. Ik ben daar helemaal voor. Je moet die neiging bijna weerstaan.

Veel mensen die ik in deze rol spreek, moeten juist de neiging weerstaan om extra lagen toe te voegen, omdat ze zo goed mogelijk werk willen leveren.

Jeff Chamberlain: Ontwikkelaars doen het, architecten doen het en bouwkundig ingenieurs doen het. Ze denken: als ik dit nu eens boogvormig maak in plaats van vierkant. Het is niet sectorspecifiek.

Projectmanagers doen het ook: als ik dit budget nu eens niet tien of twee procent boven budget laat uitkomen, maar onder budget kan blijven, is dat perfect. Dat lukt niet altijd. Werk ermee.

Galen Low: Het gaat om de beperkingen. Je zei dat je al een tijdje aan projectmanagement doet.

De kunst van projectmanagement bestaat al lang. Maar denk je dat de rol van een projectmanager, vooral in digitale omgevingen en IT, hetzelfde is als bijvoorbeeld tien jaar geleden? Wat is hetzelfde gebleven en wat is veranderd?

Jeff Chamberlain: Hoeveel dingen er ook veranderen, ze blijven hetzelfde. We bedenken steeds nieuwe termen. In de jaren tachtig hadden we total quality management. In de jaren negentig kwamen we bij ISO terecht. Maar nu zitten we in een wereld waarin projectmanagement verandert en waarin Agile centraal staat. De ene organisatie noemt het Pure Agile, een andere Agile Hybrid.

Het is heel moeilijk om te zeggen: "Ik ben honderd procent Agile." Dat hoeft ook niet, want er zijn manieren om te werken in wat PMI een Agile hybride omgeving noemt. Dat is de grootste verandering die ik in de sector zie en het is een goede ontwikkeling. Vijf jaar geleden was ik geen grote fan. Tien jaar geleden ook niet. Maar naarmate je er meer over leest en ermee werkt, ontdek je dat je in wezen kunt itereren en door iteratie goed werk kunt leveren.

Pas toen een Agile-coach me erop wees, begreep ik dat Agile de perfecte methode is voor scope creep. En met perfect bedoel ik: het is een omgeving die ontworpen is voor scope creep. Als je erover nadenkt, is dat precies wat Agile is: iteratie, verandering en je aanpassen aan die veranderingen.

Volgens mij is dat de grootste verandering binnen projectmanagement. We bewegen in een richting die bijzonder geschikt is voor softwareontwikkeling, waar momenteel veel zaken worden aangestuurd.

Wat niet is veranderd, is voorspellend projectmanagement, hoewel veel mensen dat Waterfall noemen. Dat is geen nauwkeurige omschrijving van de voorspellende methode.

Bij Waterfall stopt een taak en begint de volgende taak. Je begint met ontwerp, gaat daarna naar bouw en implementatie, enzovoort. Voorspellend projectmanagement lijkt meer op de klassieke watervalmethode, waarbij mensen planningen beheren met een kritieke keten en taken die daarop aansluiten.

Je moet omgaan met stakeholdermanagement, budgetten en al het andere. Ik denk dat dit in veel sectoren hetzelfde blijft. Je kunt geen brug iteratief bouwen. Je moet de brug bouwen. Je kunt niet halverwege zeggen: "Weet je wat? Ik wou dat dit een van die bruggen was die dit doet." Nee, sorry.

We hebben al gepland dat het een bepaald type brug wordt. Ik ben geen bouwexpert, zoals je duidelijk merkt. Hetzelfde geldt voor het bouwen van een huis. Je moet een goed proces voor verandermanagement hebben.

Je kunt geen scope creep toestaan die versie 1.0 beïnvloedt. Dat is prima, want daar is in deze wereld behoefte aan. Daarin is niets veranderd. Maar zoals ik zei: veel mensen zijn enthousiast over het Agile-deel van projectmanagement. Ze vinden het geweldig.

Laten we Agile doen. Laten we Agile doen. Een van mijn rollen als projectmanager is mijn stakeholders adviseren over waar het gepast is om Agile te gebruiken, waar het succesvol zal zijn en waar het geen geschikte methode is. Ook moet ik uitleggen waar het niet zal werken en waarom. Het is trendy — er zijn niet veel echt trendy dingen in projectmanagement, maar dit is er wel een.

Er worden veel hulpmiddelen voor ontwikkeld en dat zijn fantastische hulpmiddelen; ik heb er veel gebruikt. Maar je moet begrijpen waar ze van toepassing zijn. Net als bij elke andere verzameling hulpmiddelen.

Galen Low: Je noemde iets belangrijks. Zelfs als je tien jaar teruggaat — en dan denk ik: in het grote geheel is dat niet zo lang — was Agile in opkomst als alternatief en leek het misschien wel de enige manier om voortaan dingen te doen.

Tegenwoordig worden hybride werkwijzen geaccepteerd en begrepen. Als we naar de gegevens kijken, zien we dat veel mensen hybride werken. Je hebt gelijk: er zijn nog steeds sectoren en projecten die voorspellende methoden nodig hebben.

Wat ik hieruit haal, is dat de flexibiliteit van de methode belangrijk is: hoe je deze benadert, hoe je methoden combineert en hoe je probeert de juiste manier te vinden om een project succesvol te maken. Het gaat niet om een kamp kiezen en een leerboek volgen waarin je volledig moet geloven.

Dat is echt interessant.

Jeff Chamberlain: Daarom bestaat Agile Hybrid. We moeten met elkaar kunnen samenwerken. Er zijn mensen die op de klassieke manier werken en zaken op een bepaalde manier willen beheren. Er zijn ook mensen die alleen de iteratieve werkwijze begrijpen. Er is zeker ruimte voor een combinatie.

Ik heb mezelf in 2011 gecertificeerd als Scrum Master, simpelweg omdat een klant dat wilde. Tijdens de cursus begreep ik de voordelen ervan en we hebben er een paar projecten mee gedaan. Het was niet slecht. Zoals ik al zei, was ik in het begin geen grote fan. Maar jaren later bezocht ik een PMI-conferentie en vertelde iemand me waarom zij het goed vond.

Ze was Agile-coach en ook Scrum Master. Ze legde het me uit en het was echt een openbaring. Toen begon ik te beseffen dat dit een plaats had in mijn gereedschapskist en dat ik het zou gebruiken.

Galen Low: Dat vind ik geweldig. Ik wil terugkomen op waarde. We hadden het eerder over het feit dat projectmanagers een uphill battle voeren omdat we een kostenpost zijn. Het is niet altijd duidelijk hoe we een organisatie geld besparen of opleveren. Denk je dat dat veranderd is?

Begrijpen mensen de waarde van projectmanagement beter? Je kunt tegenwoordig met vrijwel elke niet-projectmanager praten en die weet wat Agile is. Dat zegt iets. Verandert de perceptie van onze waarde?

Jeff Chamberlain: Absoluut. Toen ik in deze rol begon, bestond er een diverse groep projectmanagers, meestal ingenieurs. Iemand die georganiseerd was en goed met mensen kon omgaan, werd projectmanager. Tegenwoordig hebben bedrijven hun structuur ingericht rond PMO's.

Ik ken bijvoorbeeld een bedrijf met een IT-PMO, waarbinnen ook een engineering-PMO en een finance-PMO bestaan. Ze herkennen de waarde inmiddels zo sterk dat ze mensen willen die volledig gespecialiseerd zijn. Ze willen een finance-PMO met mensen die boekhouding begrijpen, weten hoe de boeken zijn ingericht en hoe rekeningen worden betaald.

In engineering willen ze technische projectmanagers met een opleiding in de technische vakgebieden waarin ze werken. Dat is een enorme verschuiving. Tegenwoordig begroten we expliciet tijd voor projectmanagement. Toen ik begon, was het absoluut overhead.

Ik werkte voor een adviesbureau dat twintig procent van het project hiervoor factureerde. Als een klant dat niet wilde betalen, lieten we hem documenteren dat hij zelf projectmanagement zou leveren. Ik werkte dan niet aan die projecten.

Die projecten liepen over budget en over tijd. Sommige klanten kwamen uiteindelijk tot inzicht; anderen begrepen simpelweg dat dit de kosten van zakendoen waren. Dus om je vraag kort te beantwoorden: ja, het is veranderd. Het waardeperspectief is veranderd.

Galen Low: Ik vind het interessant dat je klanten de optie gaf om het project zonder projectmanager te laten uitvoeren of zelf iemand mee te brengen. Daarna kun je de gegevens vergelijken en is het bewijs vrijwel onweerlegbaar.

Jeff Chamberlain: Dat werkt als je vergelijkbare projecten uitvoert. Als je bijvoorbeeld een bepaald type bedrijfssoftware implementeert, kunnen we laten zien wat we vorig jaar bij een klant van vergelijkbare omvang met dezelfde versie hebben gedaan, hoe lang dat duurde en hoeveel we verwachten te besparen.

Anders moeten jullie dat geld zelf uitgeven.

Galen Low: Je raakte ook iets interessants aan: gespecialiseerde PMO's. Als projectmanager in een financeproject wordt van je verwacht dat je weet hoe de boekhouding werkt.

Je kijkt dus niet alleen naar een Gantt-grafiek of een productbacklog zonder te begrijpen welke rol het project in het bedrijf speelt. Er wordt verwacht dat je onderdeel bent van het bedrijf en bijdraagt aan de groei ervan, niet alleen dat je voortgang boekt binnen je project.

Daar komen we later nog op terug, maar ik vond dat heel treffend. Het gaat niet alleen om getraind worden in projectmanagement. Er komt meer bij kijken.

Jeff Chamberlain: Er bestaat veel discussie over. Eigenlijk is alles controversieel in projectmanagement en is er overal drama. Maar er zijn twee kampen.

Je hoeft geen bruggenbouwer te zijn om een brugbouwproject te managen. Je hoeft geen software-engineer te zijn om software te bouwen. Daar ben ik tot op zekere hoogte mee eens, maar ik ben het er ook mee eens dat het helpt als er iemand is die het inhoudelijke aanspreekpunt vormt.

Dat maakt veel verschil. Laten we daar zeker nog op terugkomen.

Galen Low: Dat doen we. Ik wil een kleine zijstap maken, want ik weet dat je veel loopbaancoaching geeft. Je spreekt met mensen die hun carrière als projectmanager willen beginnen of geïnteresseerd zijn in een carrière in projectmanagement, maar moeite hebben om te beginnen.

Wat is volgens jou de grootste uitdaging waarmee werkzoekenden die tegenwoordig naar een rol in projectmanagement zoeken te maken krijgen? En welk advies heb je om die uitdaging te overwinnen?

Jeff Chamberlain: Ik doe twee soorten coaching. Bij het ene type help ik mensen die al ervaring hebben met projectmanagement en de volgende stap willen zetten: zich certificeren als projectmanagementprofessional.

Ik werf niet voor PMI en werk er niet. Ik ben gecertificeerd trainer, maar wanneer ik mensen individueel coach, treed ik niet op als vertegenwoordiger van PMI. Er is wel een vrij ingewikkeld proces om tot het certificeringsexamen te komen. Dat begint met de aanvraag.

Ik loop met mensen door hun ervaring en vertel waar ze in hun achtergrond naar moeten kijken. Neem PMBOK 6. We bekijken de tien kennisgebieden, zoeken waar ze die categorieën hebben toegepast, schrijven dat op en bespreken daarna de projecten die ze hebben uitgevoerd. Vervolgens help ik hen met de aanvraag. Ik heb ook een manier om mensen te helpen studeren voor het examen.

Er is goed materiaal beschikbaar. Je kunt bijvoorbeeld via Udemy examenvoorbereiding volgen of de boeken van Rita Mulcahy bekijken. Zij heeft projectmanagers jarenlang opgeleid. Ze is inmiddels overleden, maar haar bedrijf bestaat nog. Het gebruikt veel van dezelfde methoden om mensen op het examen voor te bereiden.

Het andere deel van mijn coaching gaat over het cv. Het moeilijkste voor iemand die de rol wil binnenkomen, is zijn cv goed vormgeven. Een cv voor projectmanagement schrijven is zelfs als beginner heel anders dan een cv schrijven voor een ontwikkelaar of accountant.

Een ontwikkelaar kan zeggen: dit zijn de dingen die ik heb gedaan. Ik heb webontwikkeling gedaan, apps gebouwd en deze programmeertalen gebruikt. Een projectmanager moet het bewijs leveren. Dit zijn mijn vaardigheden, zo heb ik ze gemeten en dit was het resultaat.

Het gaat om percentages, geld en tijd. Ik heb je geld bespaard, ik heb je tijd bespaard en ik heb het resultaat verbeterd.

Voor mensen die bijvoorbeeld in de detailhandel hebben gewerkt, kan het moeilijk zijn om te zeggen: "Ik wil projectmanager worden." Maar misschien hebben ze binnen hun organisatie een voorraadsysteem ingevoerd waardoor aan het einde van de dag niet elk artikel handmatig hoefde te worden geteld. Dat is een project dat ze hebben uitgevoerd.

Ze kunnen dat niet alleen in een gesprek uitleggen, maar ook op hun cv zetten. Het cv is voor de meeste mensen de grootste barrière.

Wanneer iemand zegt: "Ik heb driehonderd cv's verstuurd en krijg geen enkel gesprek", zeg ik: "Het ligt aan je cv." Negenennegentig van de honderd keer ligt het aan het cv. Daar moeten we naar kijken.

Mensen plaatsen hun cv's in de gemeenschap en die is erg actief. Veel van ons hebben ontslag gekregen, omdat we projectmatig werken. Ik ben zelf ongeveer vier keer ontslagen. Dat gebeurt. Maar als je een degelijke projectmanager bent en een goed cv hebt, kun je vrij snel werk vinden.

De laatste keer dat ik van baan moest veranderen, werd ik waarschijnlijk binnen dertig dagen aangenomen. Het duurde niet dertig dagen om de baan te krijgen; ik stuurde mijn cv en begon dertig dagen later. Twee tot drie weken daarvan bestonden uit onboarding.

Veel mensen denken: "Ik heb een goed cv, want het carrièrecentrum heeft het voor me gemaakt." Ik heb sollicitatievolgsystemen geïmplementeerd en geholpen ze te bouwen. Als je een cv uploadt met een foto, acht verschillende kleuren, drie lettertypen, lijnen en symbolen, wordt het niet gelezen.

Zodra je je cv eenvoudig maakt — iets wat zelfs een scanner uit de jaren tachtig kan lezen — wordt het veel gemakkelijker om bij de manager die aanneemt terecht te komen.

Galen Low: Daar zitten enorm veel goede punten in. Veel mensen zeggen dat ze niet genoeg projectervaring hebben om het PMP-examen te doen. Dat klinkt als een kip-en-eiprobleem. Maar je zei ook dat je projectervaring kunt hebben opgedaan in de detailhandel.

Die relevante en aangrenzende ervaring kun je meenemen in je certificering of opleiding tot projectmanager. Je noemde ook de impact en de meetbare resultaten.

Vaak beschrijven projectmanagers alleen wat ze hebben gedaan: projecten op tijd, binnen budget en binnen de scope opleveren. Dat is saai. Een manager die dat leest, denkt waarschijnlijk: dat spreekt voor zich.

Jeff Chamberlain: Precies. Je hebt dus een baan nodig.

Galen Low: Inderdaad. Het gaat om het inzicht in welke beweging je met een project hebt veroorzaakt. Welke KPI's heb je bijgehouden? Hoeveel tijd of geld heb je bespaard? Dat is de impact die een werkgever wil zien.

Jeff Chamberlain: Het gaat om probleemoplossing in een gestructureerde vorm. De meeste mensen denken er niet zo over.

Een project ontstaat wanneer een klant nieuwe software wil of een bepaald probleem opgelost wil hebben. Je moet het zien als een proces voor probleemoplossing. Dat is een onderdeel van de rol en zo bereik je het volgende niveau: door problemen op te lossen.

Galen Low: Dat vind ik goed. Het draait allemaal om probleemoplossing. Je noemde ook sollicitatievolgsystemen, een gamechanger in de zoektocht van iedere werkzoekende. Je cv kan er waarschijnlijk beter uitzien als Craigslist dan als een van de honderdvijftig sjablonen in Microsoft Word.

Het draait om trefwoorden. Welke kwalificaties of trefwoorden moeten in het cv van een projectmanager staan?

Jeff Chamberlain: Het gaat verder dan zoeken op trefwoorden. De meeste mensen begrijpen niet wat een sollicitatievolgsysteem is.

Je gaat naar de website van iemand, zegt dat je die baan wilt en uploadt je cv. Op de achtergrond scant het systeem je document. Het eerste wat het systeem doet en wat iedereen frustreert, is de informatie opnieuw aan je presenteren en vragen of die klopt.

Mensen vragen zich af waarom ze de gegevens opnieuw moeten invullen als ze net hun cv hebben geüpload. Dat komt vaak doordat het cv slecht is opgemaakt. Als je een cv uploadt dat gemakkelijk leesbaar is, uit één kolom bestaat en overal consequent is opgebouwd, hoef je minder correcties uit te voeren.

Er bestaan slechte sollicitatievolgsystemen die je naar een extra formulier sturen, maar veel daarvan verdwijnen. Het systeem is niet zo intelligent dat het zelfstandig beslist dat iemand niet geschikt is. Het kan wel vragen stellen die je cv uitsluiten.

Zo kunnen ze vragen of je wettelijk in een bepaald land mag werken of ouder bent dan achttien. Ook kunnen ze vragen naar een specifieke vaardigheid. Als in de functieomschrijving staat dat je zes jaar ervaring met Jira nodig hebt en jij antwoordt dat je er maar vier hebt, kan dat tegen je werken.

Als je de functieomschrijving goed leest en je cv daarop afstemt, worden trefwoorden belangrijk. Als ze een Jira-expert zoeken, schrijf dan niet alleen Jira in een lijst met vaardigheden. Schrijf dat je een Jira-implementatie hebt beheerd, mensen in Jira hebt getraind of Jira hebt gebruikt voor Kanbanborden en rapportages.

Noem de projecten waarin je Jira hebt gebruikt. Zorg dat je cv relevante trefwoorden bevat die aansluiten bij de functieomschrijving.

Zet trefwoorden niet stiekem in witte, piepkleine letters in de voettekst. Sollicitatievolgsystemen herkennen dat tegenwoordig en je cv belandt direct in de prullenbak.

Hoe leesbaarder je cv is voor het systeem, hoe leesbaarder het ook is voor de manager die aanneemt. Je cv is je biografie en tijdens het gesprek zullen ze je erover bevragen.

Dan is er nog de motivatiebrief. Die hoeft niet standaard te zijn. Houd haar eenvoudig en persoonlijk. Vertel waarom je juist bij dat bedrijf wilt werken, laat zien dat je onderzoek hebt gedaan en leg uit hoe jouw achtergrond aansluit bij de organisatie.

Je vertelt iemand waarom je voor zijn bedrijf wilt werken. Het kan niet alleen om jou draaien; je moet het bedrijf centraal stellen.

Een baan zoeken is een voltijdse activiteit. Dat betekent niet dat je driehonderd sollicitaties per dag verstuurt. Het betekent dat je functies zoekt, je cv en motivatiebrief op elke functie afstemt, alles documenteert, solliciteert en daarna opvolgt.

Het is bijna een projectmanagementrol om een baan in projectmanagement te krijgen. Het is veel werk, maar zo krijg je een goedbetaalde en bevredigende baan bij een goed bedrijf.

Galen Low: Een van de grote uitdagingen zijn de mythes rond solliciteren: het idee dat je gewoon zo veel mogelijk moet solliciteren omdat alles toch door een sollicitatievolgsysteem gaat.

Mijn ervaring is juist dat de tijd nemen om iets zorgvuldig te maken, het bedrijf te begrijpen en te laten zien hoe je in het grotere geheel past, de meeste resultaten oplevert.

Jeff Chamberlain: Veel mensen blijven hangen bij het feit dat ze misschien geen vijf jaar ervaring met bepaalde software hebben, maar slechts vier jaar. Dat is niet erg. Als je die vier jaar recent en relevant hebt gebruikt, kan dat waardevoller zijn dan zeven jaar oude ervaring met een eerdere versie van de software.

Hoewel het geen getallenspel is, moet je wel gericht zoeken. Vind een bedrijf of sector die bij je past en solliciteer. Neem de kans en leg uit waarom je solliciteert.

Galen Low: Ik vind het geweldig hoe je jezelf vertelt en uitlegt hoe je bij de organisatie past. Je moet het vertrouwen hebben om te zeggen: ik voeg waarde toe.

Jeff Chamberlain: Motivatiebrieven zijn een goede manier om jezelf aan hen te communiceren en uit te leggen waarom hun bedrijf belangrijk voor je is.

Galen Low: Dat sluit aan bij wat je aan het begin zei: het helpt als je kunt schrijven.

Jeff Chamberlain: En je moet dat blijven doen. Nog één punt over cv's: als je geen moedertaalspreker bent, laat je cv dan lezen door iemand die dat wel is. Ben je wel moedertaalspreker maar heb je moeite jezelf soms goed uit te drukken, laat het dan nalezen door iemand die daar goed in is.

Laat die persoon je cv redigeren — niet noodzakelijk wat de inhoud betreft, maar wel op het gebied van grammatica, bijwoorden en voornaamwoorden. Het is belangrijk dat iemand anders het leest, zodat je kunt horen wat er staat en fouten kunt corrigeren.

Galen Low: Dat vind ik geweldig.

Jeff Chamberlain: Dat was alles over cv's.

Galen Low: Laten we naar de andere kant van de tafel gaan. Voor managers die mensen aannemen: we hebben het gehad over de vaardigheden van een projectmanager. Wat zijn de kwalificaties waar managers naar moeten zoeken, misschien ook kwalificaties die ze normaal niet in vacatures zetten?

Jeff Chamberlain: Ik vertel mensen altijd drie dingen wanneer ze projectmanager willen worden en deel willen uitmaken van een projectteam.

Ten eerste: leer schrijven. Als je geen goede schrijver bent, volg dan een korte cursus. Goede communicatie is ontzettend belangrijk.

Ten tweede: leer projectplanning. Dat is het pijnpunt van vrijwel elk projectteam. Het gaat niet alleen om een Gantt-grafiek of Microsoft Project, maar om het begrijpen van iteraties, sprints, speling en afhankelijkheden.

Niemand wil het doen. Daarom is degene die de planning beheert vaak de meest beschikbare functie binnen een projectteam. Je zult het in het begin misschien niet leuk vinden, maar je leert de hulpmiddelen en doet waardevolle ervaring op.

Ten derde: wees georganiseerd. Kijk naar je inbox en je omgeving. Heeft alles een vaste plaats? Gebruik je automatisering om je werk te ondersteunen? Als je op deze drie punten goed scoort, heb je een sterke basis voor projectmanagement.

Je kunt stakeholdermanagement, budgettering en earned value management aanleren. Wat moeilijker aan te leren is, zijn de kernvaardigheden: goed leren schrijven, georganiseerd zijn en projectplanning begrijpen.

Galen Low: Ik vind dat een goede manier om te zoeken naar een bepaalde instelling. Communiceer goed, wees bereid werk te doen dat misschien niet het meest aantrekkelijke is en wees georganiseerd.

Jeff Chamberlain: Vaak vertelt een projectmanager tijdens een sollicitatiegesprek wat zijn grootste probleem is. In mijn laatste baan was dat politiek inzicht. Je moet diplomatiek zijn. Tegelijkertijd zijn integriteit, eerlijkheid en het vermogen om het werk goed te doen soms belangrijker.

Galen Low: Daar zouden we een T-shirt van moeten maken: geef mensen goed advies, want daarvoor betalen ze. Dat staat hoog op de lijst als we het over de waarde van een projectmanager hebben.

Ik praat met veel mensen die een PMP, MBA of doctoraat hebben en toch te horen krijgen dat ze onvoldoende gekwalificeerd zijn. Vragen managers tegenwoordig te veel voor een rol als projectmanager?

Jeff Chamberlain: Ik zou de functieomschrijving moeten zien. Als voor een projectmanager een MBA of doctoraat wordt gevraagd, kan dat in sommige klinische of gespecialiseerde gevallen terecht zijn.

Maar als je me vertelt dat je een MBA nodig hebt om software te helpen ontwerpen, zou ik daar vragen bij zetten. Als mensen zeggen dat ze onvoldoende gekwalificeerd zijn, kijk ik opnieuw naar hun cv. Laat het zien dat ze projectwerk hebben gedaan? Of beschrijven ze het op een manier waardoor het niet als projectwerk klinkt?

Werkervaring in de detailhandel kan bijvoorbeeld waardevol zijn. Een personeelsplanning voor een winkel is vaak complexer dan een Gantt-grafiek, omdat mensen op verschillende dagen niet beschikbaar zijn. Dat is resourcebeheer.

Als je dat succesvol hebt georganiseerd met behulp van een proces dat je zelf hebt gebouwd, hoort dat op je cv. Zo toon je ervaring met planning.

Galen Low: Ook een PMP of MBA moet je contextualiseren. Alleen drie letters op je cv zeggen weinig. Je moet uitleggen hoe die opleiding of ervaring waarde oplevert voor de mensen die je aannemen.

Jeff Chamberlain: Deze rol wordt vooral verkocht als een rol die ervaring vereist. Jongeren hebben tegenwoordig een nadeel, omdat opleidingen duurder zijn geworden en bedrijven voor instapfuncties toch jaren ervaring vragen.

Daarom zijn stages en werken tijdens je studie belangrijk. Als je een MBA volgt, moet je het bedrijfsleven begrijpen. Dat doe je door te werken en die kennis toe te passen.

Nieuwe mensen brengen vaak goede ideeën en een fris perspectief mee. Er is veel gatekeeping in de sector. Ik heb daar zelf ook aan meegedaan en voel me daar soms slecht over. Naarmate ik mensen in online gemeenschappen beter heb leren kennen, ben ik er gevoeliger voor geworden.

Als ik iemand kan helpen opstaan in plaats van hem terug te duwen, ben ik daar een beter mens door. Dat moet vaker gebeuren.

Galen Low: Ik ben het volledig met je eens. Een van de andere mythes is dat er altijd banen met de titel projectmanager beschikbaar zijn. Projectmanagement wordt steeds vaker als vaardigheid gevraagd, terwijl de functietitel anders kan zijn.

Moeten mensen zoeken naar functies met de titel projectmanager, of ook naar functies waarin projectmanagement slechts een vereiste vaardigheid is?

Jeff Chamberlain: Ik adviseer mensen vaak om eerst een bedrijf te kiezen waarvoor ze graag willen werken en daarna te kijken welke functies hun vaardigheden overlappen.

Dat is niet altijd een rol als projectmanager. Misschien is het een productmanager. In de Agile-wereld is dat een belangrijke rol en vaak de belangrijkste stakeholder naast degene die de rekening betaalt.

Mensen blijven soms hangen in het idee dat projectmanager een goede rol is en dat ze die daarom willen doen. Maar het is niet voor iedereen geschikt. Er zijn veel projectrollen: data-analist, business-intelligenceprofessional, businessanalist, ontwikkelaar, tester — iedereen is belangrijk binnen een projectteam.

Naarmate je ervaring opdoet, ontdek je misschien dat je projectmanager wilt worden. Of je ontdekt juist dat je dat absoluut niet wilt. Beide inzichten zijn waardevol.

Galen Low: Ik vind het geweldig om een bedrijf te zoeken en te kijken waar je past.

Jeff, heel erg bedankt voor je inzichten vandaag. Ik vond alle verhalen geweldig en we hebben veel behandeld. Ik denk dat onze luisteraars hier veel aan zullen hebben.

Jeff Chamberlain: Bedankt dat je me hebt uitgenodigd.

Galen Low: Wat denk jij?

Worden de kwalificaties om een rol als digitale projectmanager te bemachtigen te zwaar? Of ontwikkelt de rol zich zo snel dat ook het vereiste vaardigheidsniveau en de benodigde kennis zijn toegenomen?

Vertel ons jouw verhaal: hoe heb jij projectmanagementervaring opgedaan buiten een formele rol als projectmanager? En wat is het vreemdste dat je is overkomen toen je naar een baan als projectmanager zocht?

Als je je vaardigheden als strategisch projectleider wilt aanscherpen, sluit je dan aan bij onze collectieve gemeenschap!

Ga naar thedigitalprojectmanager.com/membership voor toegang tot een ondersteunende gemeenschap die kennis deelt, complexe uitdagingen oplost en samen de toekomst van ons vak vormgeeft.

Van uitgebreide sjablonen en maandelijkse trainingen die je tijd en energie besparen tot de steun van collega's via onze Slack-discussies, live-evenementen en mastermindgroepen: lid zijn van onze gemeenschap betekent dat je meer dan duizend mensen aan je zijde hebt terwijl je je carrière in digitale projectoplevering vormgeeft.

Als je vandaag iets hebt gehad aan wat je hoorde, abonneer je dan en blijf in contact via thedigitalprojectmanager.com.

Tot de volgende keer, bedankt voor het luisteren.