The Retro: Hoe je overstapt naar een rol in projectmanagement

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts te transcriberen met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot is niet 100% van de tijd correct.

Kelsey Alpaio: Hallo allemaal en welkom bij de podcast van Digital Project Manager. Ik ben Kelsey Alpaio en vandaag bespreken we een belangrijk onderwerp: hoe bemachtig je je eerste rol als projectmanager? Misschien stuur je al een tijdje informeel projecten aan en ben je klaar om dat officieel te maken, of misschien maak je een carrièreswitch vanuit een andere sector en vraag je je af: hoe overtuig ik wervingsmanagers er eigenlijk van dat ik geschikt ben?

We nemen alles door: welke vaardigheden je echt nodig hebt, hoe je jezelf positioneert op je cv en tijdens sollicitatiegesprekken, en met welke uitdagingen je onderweg te maken kunt krijgen. Gelukkig hebben we vandaag een fantastische gast die ons helpt dit allemaal te begrijpen. Ogaga Johnson is oprichter en CEO van Verisult, een trainings- en adviesbureau dat mensen helpt door te breken in veelgevraagde loopbanen zoals projectmanagement.

Ogaga, welkom bij de show!

Ogaga Johnson: Heel erg bedankt, Kelsey. Ik ben blij hier te zijn.

Kelsey Alpaio: Wil je om te beginnen wat meer over jezelf en je werk vertellen?

Ogaga Johnson: Ja. Zoals je al zei, bedankt voor die introductie. Ik ben Ogaga Johnson en de kern van alles wat ik samen met mijn team doe, komt voort uit passie.

Alles wat we bij Verisult doen, draait om mensen opbouwen en versterken. Een van de belangrijkste dingen die we doen, is carrièreprofessionals, vooral immigranten, helpen om hun loopbaan te starten en daarin succesvol te worden. Niet zomaar in elke loopbaan: we richten ons op veelgevraagde beroepen, omdat de verwachting is dat daar een enorme behoefte aan zal zijn.

Aan mensen die het werk kunnen doen. We helpen dus in feite het tekort aan arbeidskrachten aan te pakken en zorgen ervoor dat we mensen opleiden en toerusten om deze veelgevraagde, opkomende rollen te vervullen. Sommige daarvan zijn er nu al.

Kelsey Alpaio: Geweldig. Laten we er meteen induiken. Wat denk je dat het moeilijkste onderdeel is van het vinden en bemachtigen van je eerste rol of functietitel in projectmanagement?

Ogaga Johnson: Ik heb met duizenden mensen gewerkt die in het Verenigd Koninkrijk, Canada en de VS willen overstappen naar een rol in projectmanagement. Een van de meest voorkomende problemen die ik zie, is zelfs het bereiken van sollicitatiegesprekken. Als je niet met een wervingsmanager kunt spreken of je waarde duidelijk kunt communiceren, krijg je niet eens de kans om tot een aanbod te komen.

Het kunnen vertalen van je vaardigheden en ervaringen, en het duidelijk maken welke waarde je hebt en kunt bieden in een projectmanagementrol, is de grootste hindernis die ik bij veel mensen zie. Vooral bij mensen die willen overstappen maar nog nooit de officiële functietitel projectmanager hebben gehad.

Ze willen overstappen. Dat is steeds de uitdaging: hoe vertaal ik wat ik nu doe of mijn ervaringen naar deze rol, waarvan ik weet dat ik hem kan vervullen, maar waarvoor ik misschien nog niet de juiste titel heb gehad?

Kelsey Alpaio: Welke vaardigheden zou je moeten hebben en op je cv moeten benadrukken om op gesprek te komen wanneer je solliciteert naar je eerste rol als projectmanager?

Ogaga Johnson: Ik zou zeggen dat het eerste wat je moet doen, is begrijpen dat iedereen anders is. We zijn allemaal uniek en hebben unieke ervaringen en achtergronden. Sommigen van ons hebben misschien dezelfde opleiding gevolgd, maar wanneer je naar de universiteit gaat, neem je niet allemaal precies hetzelfde mee uit die lessen, toch? We hebben allemaal een unieke samenstelling. Begin dus met te begrijpen welke waarde jij aan de wereld van projectmanagement kunt toevoegen.

Er is geen reden om zomaar overal je cv naartoe te sturen. Wij hebben bij Verisult een slogan waar we soms mee spelen: stuur je cv niet willekeurig overal heen. Wees strategisch. Wat is mijn unieke waardepropositie? Dat doen we vaak in het bedrijfsleven en in marketing: wat is de unieke waardepropositie van je bedrijf?

Hetzelfde geldt voor je loopbaan. Je verkoopt je vaardigheden en diensten. Beschouw het dus als een bedrijf. Wat is de unieke waardepropositie waarmee je je onderscheidt van alle andere miljoenen mensen die naar dezelfde rol in projectmanagement zoeken? Dat is het eerste.

Iemand kan bijvoorbeeld zeggen: ik werk al een tijdje in de evenementenplanning. Maar technisch gezien is dat projectmanagement. Misschien kun je overstappen naar een rol als projectmanager of projectcoördinator binnen de evenementensector, bijvoorbeeld bij een non-profitorganisatie, omdat non-profitorganisaties veel evenementen organiseren. Of misschien bij een grote organisatie, bijvoorbeeld binnen de marketingafdeling, omdat die veel marketingevenementen organiseert.

Kijk dus naar je unieke propositie. Waar heb ik veel waardevolle ervaring en ervaring binnen een bepaalde sector? En naar welke sector kan ik daardoor gemakkelijk overstappen om in projectmanagement terecht te komen? Dat hoeft misschien niet je droombaan te zijn. Iemand kan zeggen: ik wil absoluut de evenementensector aansturen.

Maar het is een manier om te beginnen. Hoe je begint, bepaalt niet hoe je eindigt, maar het is wel een manier om te starten. Van daaruit bouw je verder op om een expert in projectmanagement te worden en kun je doorgroeien. Begrijp dus eerst wat je waardepropositie is en op welke sector je je moet richten op basis van die propositie.

Het volgende is dat elke vacature anders is. Je kunt niet voor elke baan hetzelfde cv gebruiken. Ik weet dat geen enkele werkzoekende dit wil horen. Ze vragen me altijd om een kortere route. Maar het is de waarheid, want ik neem veel projectmanagers aan voor verschillende organisaties en ook binnen mijn eigen organisatie.

Een ding waar ik naar kijk, is: wiens cv bewijst dat deze persoon het werk kan doen dat ik wil laten uitvoeren? Dat zijn de mensen die ik uitnodig voor een gesprek. Zelfs als je geweldig bent: ik ken je niet, dus ik kan dat niet weten als je cv niet laat zien dat je goed bent. Niet alleen in algemene zin, maar goed in het oplossen van de problemen die ik heb of in het leveren van de waarde die ik binnen de organisatie nodig heb.

Je moet je cv dus aanpassen. Je moet weten hoe je vacatureteksten leest. Benadruk wat dit bedrijf echt wil dat de persoon die ze aannemen bezit. Welke waarde willen ze dat deze persoon levert? Stem jouw waarde daarop af en laat in je cv zien dat jij die waarde kunt leveren.

Dat zijn de twee belangrijkste dingen: stem je cv af op elke vacature en begrijp eerst welke waarde je hebt. Als ik een vacature zie en besef dat ik die waarde niet echt bezit—niet omdat ik die nooit zou kunnen ontwikkelen, maar omdat dit nu niet mijn waardepropositie is—dan is het misschien geen baan waarop ik moet solliciteren. Dat is tijdverspilling.

En het zorgt voor veel emotionele stress wanneer je veel afwijzingen krijgt. Begrijp dus je waardepropositie en solliciteer op rollen die daarbij aansluiten. Dat zijn mijn twee belangrijkste tips.

Kelsey Alpaio: Je noemde dat bepaalde sectoren of soorten projectmanagement misschien gemakkelijker toegankelijk zijn. Naar welke sectoren zouden mensen moeten kijken als ze hun eerste rol proberen te bemachtigen?

Ogaga Johnson: Dat is een goede vraag, want sommige mensen zijn niet per se expert in één sector. Er is daar geen volledig gelijk speelveld. Ik zou zeggen dat we momenteel, afhankelijk van het land waarin je zit, een toename zien.

In Canada zien we bijvoorbeeld een groei bij non-profitorganisaties en verenigingen. Dat is iets wat me onlangs is opgevallen. Deze organisaties zoeken extra capaciteit. De meeste voeren projecten uit, verschillende soorten projecten, en hebben mensen met projectmanagementvaardigheden nodig.

Ook als de functietitel niet projectcoördinator of projectmanager is, hebben ze mensen met die vaardigheden nodig. Dat is dus een goede sector om je op te richten. Natuurlijk betalen non-profitorganisaties meestal minder dan commerciële organisaties, hoewel dat niet voor allemaal geldt. Maar de hoeveelheid ervaring die je daar waarschijnlijk opdoet, kan groot zijn. Eén jaar ervaring kan gelijkstaan aan twee jaar ervaring elders.

Dat is dus ook een goede plek. Daarnaast zijn er veel opkomende technologiebedrijven en start-ups, met alle innovatie en technologie die voortdurend verandert. Ook daar kun je beginnen, omdat start-ups mensen nodig hebben om hun product te laten groeien en op te schalen.

Als je je waarde kunt laten zien aan een oprichter of aan leidinggevenden binnen een organisatie, is de kans groter dat je een proefkans krijgt en jezelf daar kunt bewijzen.

Dat zijn de twee belangrijkste sectoren waar ik naar zou verwijzen.

Kelsey Alpaio: Ja, dat klinkt logisch.

Je had het over het begrijpen van je waarde en ervoor zorgen dat die duidelijk zichtbaar is op je cv en tijdens gesprekken. Maar zijn er kernvaardigheden, hulpmiddelen of methodologieën die iedereen die solliciteert naar een PM-rol moet beheersen om überhaupt in aanmerking te komen? Welke vaardigheden moet je zo snel mogelijk gaan ontwikkelen als je ze nu nog niet hebt?

Ogaga Johnson: Absoluut. Er zijn kernvaardigheden. We hebben bijvoorbeeld het wereldwijde Project Management Institute en andere organisaties die projectmanagement reguleren, als ik het zo mag noemen.

Zij hebben het ook gemakkelijker gemaakt wanneer je kijkt naar de principes of processen die elke PM in zijn of haar loopbaan waarschijnlijk moet doorlopen. Op het meest fundamentele niveau, zeker omdat we AI hebben die een deel van de technische zaken en dagelijkse administratieve taken van projectmanagers kan uitvoeren, is er één ding dat AI niet doet: effectief begrijpen hoe je met mensen communiceert.

Mensen veranderen. Onze stemming en emoties veranderen elke dag. De vraag is dus: hoe communiceer ik effectief? PM's communiceren meer dan 90% van de tijd. We zijn voortdurend aan het communiceren. Weten hoe je effectief communiceert, is essentieel.

Communicatie hangt ook samen met stakeholdermanagement. In projectmanagement werk je veel met mensen. Je probeert mensen te beïnvloeden om dingen voor elkaar te krijgen. Bouw dus je vermogen en vaardigheden op om met mensen om te gaan. Goede interpersoonlijke vaardigheden, kunnen onderhandelen en relaties opbouwen zijn belangrijk.

Zelfs als je het woord onderhandelen niet gebruikt: wanneer je een teamlid probeert te laten uitvoeren wat die persoon moet doen, op het moment waarop dat moet gebeuren, ben je letterlijk aan het onderhandelen en beïnvloeden. Leer dus hoe je relaties opbouwt. Stakeholderbetrokkenheid en communicatievaardigheden zijn kernvaardigheden.

Daarnaast zijn de basisprincipes van projectoplevering belangrijk: van plannen tot uitvoeren, zorgen dat het project op schema blijft en het weer op koers brengen als dat niet zo is. Dat zijn kernvaardigheden, ongeacht de methodologie die je gebruikt, of dat nu waterval, agile of hybride is.

Het gaat om het begrijpen van de basis: hoe neem ik een idee en breng ik het tot leven? Dat is de kern. Als je dat niet kunt, is dat in feite projectmanagement in een notendop. Dat is dus wat je moet beheersen, aangevuld met goede vaardigheden in het omgaan met mensen.

Kelsey Alpaio: We praten vaak over onbedoelde projectmanagers: mensen die in hun dagelijkse werk al projecten beheren, maar niet de titel projectmanager hebben. In hoeverre draait deze overstap naar een formele rol in projectmanagement om zelfvertrouwen—het vertrouwen om jezelf projectmanager te noemen en je ervaring echt te erkennen?

Ogaga Johnson: Om te beginnen geloof ik dat iedereen vaardigheden in projectmanagement heeft. Dat is mijn overtuiging, omdat je, als je al een aantal jaren werkt, waarschijnlijk iets hebt gedaan dat met projectmanagement te maken heeft. Elke organisatie voert projecten uit vanwege verandering, innovatie of verbetering.

Je hebt dus waarschijnlijk deelgenomen aan een project, vooral als je tijdens de coronaperiode werkte. Bedrijven moesten toen dingen doen om ervoor te zorgen dat mensen thuis konden werken. Dat was een project. Toen dat eenmaal geregeld was, konden ze het proces verder verbeteren. Ook dat is projectmanagement.

Ik geloof echt dat iedereen projectmanagementvaardigheden heeft als diegene minstens twee jaar heeft gewerkt. Ik adviseer veel mensen met wie ik spreek om hun projectmanagementervaring te identificeren. Waren er activiteiten die je uitvoerde om verandering of een specifiek resultaat te realiseren?

Was er een duidelijk begin en einde, in plaats van doorlopende operationele werkzaamheden? Wanneer mensen daarover nadenken, zeggen ze vaak: ja, er was een moment waarop we iets moesten verbeteren. Een audit wees bijvoorbeeld uit dat er iets mis was. We moesten een controle instellen en ik maakte deel uit van het team.

Zelfs als ik het team niet leidde, maakte ik er deel van uit. Dat is dus jouw deelname aan een project. Zodra mensen die vaardigheden herkennen, wordt de overstap naar projectmanagement veel minder moeilijk. Daar komt zelfvertrouwen om de hoek kijken.

Wanneer ik met veel mensen spreek, is de reden dat ze geen vertrouwen hebben vaak het impostersyndroom. Kan ik dit echt? Omdat ik overstap, mag ik mezelf dan projectcoördinator of projectmanager noemen? Als je het hebt gedaan, dan mag dat.

De grootste uitdaging bij mijn studenten is hun mindset. Ik besteed veel tijd aan het hervormen van hun manier van denken. Als je geen vertrouwen hebt in de vaardigheid waarvoor je op gesprek gaat, vraag ik me als wervingsmanager af: hoe wil je dat ik vertrouwen in jou heb als jij geen vertrouwen in jezelf hebt? Ik merk dat tijdens gesprekken meteen.

Je moet eerst begrijpen wat je in huis hebt. Zeker als je extra vaardigheden hebt ontwikkeld, aan jezelf hebt gewerkt en hebt vastgesteld dat je die waarde bezit. Je hebt je projectmanagementervaring en vaardigheden geïdentificeerd en kent je waardepropositie. Die is van jou, dus geloof erin.

Maak desnoods een overzicht van je prestaties. Noteer wat je in projecten hebt gedaan en gebruikt. Feiten verslaan het impostersyndroom iedere keer, want feiten kun je niet ontkennen. Het is een feit dat ik dit procesverbeteringsproject heb opgeleverd.

Houd dus verhalen bij over wat je hebt gedaan. Wanneer je die verhalen hebt, kun je erop terugvallen tijdens sollicitatiegesprekken. Je vertelt dan over echte ervaringen, en dat maakt je zelfverzekerder omdat je het daadwerkelijk hebt gedaan. Zelfvertrouwen is een enorm belangrijk onderdeel van succesvol overstappen.

Als jij niet gelooft dat je het kunt, zullen anderen waarschijnlijk ook geloven dat je het niet kunt.

Kelsey Alpaio: Ik vind het geweldig dat feiten altijd het impostersyndroom overwinnen. Houd die feiten bij, noteer wat je hebt bereikt en daadwerkelijk hebt gedaan, en laat dat de weg wijzen wanneer je naar een van deze rollen zoekt.

Wat zijn enkele van de grootste fouten die mensen maken wanneer ze hun eerste PM-titel proberen te bemachtigen?

Ogaga Johnson: Ik zal twee dingen noemen. Het eerste is de optie voor snel solliciteren. Soms wil ik die functie van elk vacatureplatform verwijderen. Gebruik die snelle sollicitatie niet, ongeacht het platform; bijna alle platforms hebben zo'n optie.

Snel solliciteren werkt meestal niet, hoe goed je cv ook op een bepaalde sector is afgestemd. Iemand kan zeggen: ik solliciteer alleen naar projectmanagementfuncties in de zorg, dus overal wordt dezelfde taal gebruikt en vraagt elk bedrijf om hetzelfde. Maar iemand anders heeft de vacature echt gelezen en gezien dat het bedrijf in deze zorgfunctie vooral iemand zoekt die procesverbetering begrijpt.

Dat is een van de belangrijkste pluspunten voor deze rol. Die persoon stemt het cv af om ervaring met procesverbetering te laten zien en krijgt waarschijnlijk eerder een gesprek dan jij met je algemene cv. Negentig procent van de andere kandidaten heeft waarschijnlijk hetzelfde gedaan. Wat is dus die 10% waarmee jij opvalt?

Dat is één ding: solliciteer niet automatisch en massaal. Stem je cv af. Het is vervelend, maar er zijn tegenwoordig verschillende AI-toepassingen die daarbij helpen. Gebruik AI dus, maar controleer altijd de feiten en bewerk het resultaat zelf.

Het tweede punt lijkt op wat ik eerder zei: niet begrijpen welke waarde je hebt. Wanneer ik op sociale media zie dat iemand zegt: ik heb op duizend banen gesolliciteerd, kreeg vijf gesprekken en één aanbod, denk ik: dat is geen goede aanpak. Honderden afwijzingen zijn slecht voor je mentale gezondheid en je zelfvertrouwen.

Solliciteer dus niet zomaar op elke baan. Begrijp eerst welke waarde je hebt binnen je loopbaanpad. Het hoeft niet je droombaan te zijn, maar het kan wel de juiste rol zijn om binnen te komen en een voet tussen de deur te krijgen. Daarna kun je jezelf verder ontwikkelen.

Richt je energie. Solliciteren kost veel energie, dus zorg dat je die zo goed mogelijk gebruikt. Concentreer je op de strategie die je voor je zoektocht naar werk hebt ontwikkeld. Zonder strategie solliciteren heeft weinig zin.

Elk bedrijf heeft een strategie. Ik zou willen dat meer mensen hun mindset veranderen en begrijpen dat hun loopbaan hun bedrijf is. Het is een bedrijf, omdat je vaardigheden verkoopt en daarvoor wordt betaald. Behandel het als een bedrijf en je zult merken dat je mindset en je manier van werken veranderen.

Daarom is ondernemerschap zo belangrijk binnen je loopbaan. Je moet als een ondernemer over je carrière denken.

Kelsey Alpaio: Je had het over afwijzingen. Dat lijkt een groot onderdeel van dit proces: je krijgt veel afwijzingen, zelfs als je op de juiste dingen solliciteert. Afwijzing is onvermijdelijk. Hoe raad je mensen aan daarmee om te gaan en na de zoveelste nee weer terug te veren?

Ogaga Johnson: Je hebt het eigenlijk al gezegd. Besef dat afwijzingen zullen komen. Stel je daarop in. Dat is geen negatief denken. Er zijn nu eenmaal veel mensen die werk zoeken en je bent niet de enige.

Aan jouw kant kun je bepalen of je goed hebt gesolliciteerd: heb je de vacature bekeken, je cv afgestemd en je waarde laten zien? Dat kun je controleren. Je kunt niet bepalen of iemand denkt: ik vind wat deze persoon heeft geschreven goed, ik vind het profiel interessant en ik wil diegene bellen.

Richt je dus op wat je wél kunt controleren. De juiste rol komt uiteindelijk. Omdat je dat andere aspect niet kunt beheersen, zullen er soms negatieve uitkomsten zijn, zoals een afwijzing. Als je denkt: ik heb mijn best gedaan, maar dit is niet gelukt; blijkbaar is dit niet voor mij, dan kun je verdergaan. Dat is wat ik mensen altijd vertel.

Kelsey Alpaio: Dat vind ik mooi.

Ik heb nog één laatste vraag om af te ronden. Als iemand die luistert vandaag wil beginnen met werken aan zijn of haar eerste PM-rol, wat kan die persoon dan nu of deze week doen om in die richting te bewegen?

Ogaga Johnson: Ik zou aanraden om een loopbaananalyse of een vaardigheidskloofanalyse te doen. Dat kun je meteen doen. Het doel is vast te stellen of je al projectmanagementervaring hebt in je leven, ook als die uit vrijwilligerswerk komt. Alleen betaald werk kan je die ervaring geven.

Toen ik mijn loopbaan in projectmanagement begon, deed ik vrijwilligerswerk in mijn plaatselijke kerk als jongerenbegeleider. Dat leverde enorm veel projectmanagementervaring op: met mensen omgaan, mensen zover krijgen dat ze dingen doen en vrijwilligers zover krijgen dat ze iets uitvoeren.

Dat is een van de moeilijkste dingen die je kunt doen. Iemand die betaald wordt om iets te doen, kun je letterlijk zeggen: je wordt hiervoor betaald, doe het. Maar vrijwilligers aansturen is moeilijker. Door die ervaring heb ik veel vaardigheden in beïnvloeding en onderhandelen ontwikkeld.

Begin dus met een vaardighedenanalyse. Welke ervaring heb ik die bij projectmanagement past? Als die ervaring er niet is, creëer of zoek die dan. Welke vaardigheden heb ik die overdraagbaar zijn vanuit mijn huidige situatie en die ik kan meenemen naar projectmanagement? Vaak zijn die vaardigheden vergelijkbaar.

Een loopbaananalyse of vaardighedenanalyse is dus het eerste. Je hebt richting nodig. Zonder richting ga je alle kanten op. Met richting is de kans veel groter dat je je bestemming bereikt.

Kelsey Alpaio: Ogaga, heel erg bedankt dat je vandaag bij ons was. Dit was ontzettend behulpzaam.

Ogaga Johnson: Heel erg bedankt. Ik heb ervan genoten. Bedankt voor de vragen en voor de gelegenheid om hier te zijn. Ik ben dankbaar.

Kelsey Alpaio: Dat was de Retro van vandaag. Volg de show zodat je nooit een aflevering mist. En als je het gesprek wilt voortzetten met een groep van meer dan duizend projectmanagementprofessionals die begrijpen hoe het is, kom dan bij ons via thedpm.com/membership. Bedankt voor het luisteren!