Kunstmatige intelligentie & de toekomst van projectmanagement (met Dennis Kayser van Forecast)

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts te transcriberen met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot is niet altijd 100% correct.

Ben Aston: Bedankt voor het luisteren. Ik ben Ben Aston en dit is de podcast van The Digital Project Manager van thedigitalprojectmanager.com.

Vandaag praat ik met Dennis Kayser en we gaan het hebben over kunstmatige intelligentie in projectmanagement. Zullen onze banen als projectmanagers worden overgenomen door bots voor projectmanagement? We komen erachter, dus blijf luisteren.

Dennis, vertel me om te beginnen iets over jezelf. Waar ben je en wat doe je?

Dennis Kayser:

Hoi. Bedankt dat je me hebt uitgenodigd, Ben. We zijn een start-up uit Kopenhagen, Denemarken. We zijn een door durfkapitaal gefinancierd bedrijf. We doen allerlei verschillende dingen. Vanochtend hadden we nog een grote bijeenkomst met tachtig mensen die kwamen luisteren naar wat wij te zeggen hadden over de toekomst van projectmanagement en AI, en over de manier waarop dat het hele beroep van projectmanagement zal beïnvloeden, althans zoals wij dat zien. Dat is een van de dingen.

Ben Aston:

Leuk. Help je mee met het organiseren van de PM-bijeenkomst?

Dennis Kayser:

Ja. Ik organiseer zelf een paar bijeenkomsten. Als bedrijf organiseren we een paar bijeenkomsten om iets terug te doen voor de gemeenschap, zodat we ideeën kunnen uitwisselen met andere PM’s bij andere bedrijven en ideeën, best practices en onze visie op de toekomst van het beroep kunnen delen.

Ben Aston:

Leuk. Ik weet dat je natuurlijk Forecast It runt, maar doe je naast Forecast It en de bijeenkomsten nog andere dingen?

Dennis Kayser:

Dit werk neemt natuurlijk het grootste deel van mijn tijd in beslag. Ik probeer zo vaak mogelijk te skiën. Ik probeer ook veel te hardlopen en te fietsen wanneer dat kan. Ik probeer actief te blijven.

Ben Aston:

Mooi. Vertel ons iets over het feit dat je nu Forecast It runt. We zullen het daar eerst wat over hebben, maar hoe ben je ertoe gekomen om deze door durfkapitaal gefinancierde start-up te runnen en projectmanagementsoftware te creëren? Hoe is dat gebeurd?

Dennis Kayser:

Ik werkte vroeger voor IBM. Ik heb dus enorm veel grote en kleine projecten gezien die goed gingen, maar ook projecten die om allerlei redenen heel slecht gingen. Meestal kwam dat niet doordat de mensen die eraan werkten hun werk niet goed deden of niet intelligent waren, maar doordat deze dingen, vooral in de digitale wereld, snel heel complex worden. Dat maakt het simpelweg erg moeilijk om ze dagelijks te beheren. Ik heb daarvan geleerd en vervolgens naar alle verschillende producten op de markt gekeken, maar niets gevonden dat eenvoudig genoeg was en echt logisch voelde. Vanuit ons perspectief gebeurt er nog steeds veel van hetzelfde op de markt: veel systemen die zwaar leunen op gegevensinvoer. We proberen dat te verminderen en al het saaie werk van het PM-zijn weg te nemen, zodat projectmanagers zich kunnen richten op het leukere, creatieve en innovatieve werk.

Toen we hiermee begonnen, zeiden veel mensen dat het een vreselijk idee was. Gelukkig hebben we bewezen dat ze ongelijk hadden en laten we nu zien dat we echt een groot verschil kunnen maken in deze sector.

Ben Aston:

Vertel me over de ontwikkeling van het product. Begon het zoals je had gehoopt? Waren er vanaf het begin alleen maar successen?

Dennis Kayser:

We begonnen ongeveer drie jaar geleden met dit bedrijf en bouwden een product dat veel meer op ondernemingen was gericht en veel meer leek op de andere producten op de markt. We ontdekten dat dit eigenlijk een slecht idee was. Zowel ik als enkele medeoprichters hebben een achtergrond in computerwetenschappen. We vroegen ons af of we dit slimmer en intelligenter konden doen. AI past daar natuurlijk perfect bij. Er zijn vooral in deze sector zoveel dingen die met AI kunnen worden geautomatiseerd. We vroegen ons gewoon af waarom niemand dit deed.

Vorig jaar zijn we helemaal opnieuw begonnen en hebben we een volledig nieuw product gebouwd. We hebben geld opgehaald bij durfkapitalisten en hebben nu klanten over de hele wereld. Dat is behoorlijk interessant.

Ben Aston:

Mooi. Vertel ons iets over Forecast. Geef ons je elevator pitch voor Forecast voor mensen die het nog niet hebben bekeken of weten wat het doet.

Dennis Kayser:

Zeker. Forecast is een door AI aangedreven oplossing voor resource- en projectmanagement. We proberen alles heel eenvoudig te houden, zodat het niet te complex is en mensen het daadwerkelijk willen gebruiken. We willen zoveel mogelijk van het saaie werk automatiseren en je vervolgens natuurlijk laten integreren met de best practices of favoriete producten die je al gebruikt. Je krijgt een volledig gesynchroniseerde oplossing. Of het nu gaat om facturatie, Slack, Google Drive of wat je ook maar wilt koppelen, wij maken dat heel eenvoudig. Zo krijg je een volledig overzicht van wat er gebeurt.

Ben Aston:

Leuk. Laten we het even over AI hebben. Wat is AI voor mensen die niet weten wat het is?

Dennis Kayser:

AI is een heel breed onderwerp. In de betekenis waarin wij het gebruiken, leert AI van alles wat er gebeurt. In dit geval binnen projecten. Het leert bijvoorbeeld of dingen bij een bepaalde klant meestal langer of korter duren en of je budgetten er ver naast zitten. Na verloop van tijd merkt het dat bepaalde dingen meestal langzamer verlopen. De AI pikt dat op en helpt je daadwerkelijk verbeteren. Als we bijvoorbeeld leren dat Ben misschien langzaam is met Java, maar heel snel met HTML, dan pikt de AI dat op en helpt hij je het werk dat moet worden gedaan te prioriteren. Je hoeft dan niet handmatig te gaan zitten schuiven met al die zaken.

Ben Aston:

Leuk. Verhoogt het systeem automatisch de inzet van mensen voor bepaalde zaken en probeert het op de achtergrond een soort resource leveling uit te voeren? Stel je prioriteiten in op basis van maximale omzet of het maximaliseren van het aantal factureerbare uren? Hoe weet het systeem wat een prioriteit is?

Dennis Kayser:

Om te beginnen doen we eigenlijk niets automatisch, omdat dat mensen vaak meer in verwarring brengt dan helpt. Wat we doen, is helpen en aanbevelingen doen voor dingen die je kunt doen om je plan te verbeteren. Onze belangrijkste doelgroep bestaat bijvoorbeeld uit bureaus en reclame- of adviesbedrijven: bedrijven die hun beschikbare uren willen maximaliseren. Ze willen een hoge benuttingsgraad, maar ook zeker weten dat ze projecten uitvoeren voor klanten die goed voor hen zijn. Je zou verbaasd zijn hoeveel webbedrijven al deze geweldige projecten voor klanten bouwen, maar er uiteindelijk geen geld aan verdienen omdat ze geen controle hebben over wat er gebeurt en wat ze leveren.

Ben Aston:

Het neemt dus geen beslissingen voor je, maar doet alleen suggesties. Als Dan aan je HTML werkt, zal hij het waarschijnlijk goed doen, maar als je mij ergens anders op zet, ben ik misschien wat langzamer. Vergelijkt het systeem schattingen met werkelijke resultaten bij bepaalde toewijzingen? Moet je daarvoor heel gedetailleerd zijn bij het toewijzen van resources en precies aangeven waar mensen aan werken?

Dennis Kayser:

Dat was voor ons juist belangrijk: je kunt het op elk gewenst niveau gebruiken. Je hoeft niet heel gedetailleerd te werken. Dat kan wel, als je dat wilt, maar veel bedrijven willen zich niet met al die details bezighouden. Het systeem leert van allerlei aspecten. Het leert welke klanten het beste voor je zijn en welke mensen het efficiëntst zijn in bepaalde taken. Het leert hoe we de planning van mensen optimaal kunnen vullen, zodat ze niet te weinig, maar ook niet te veel te doen hebben. Er is weinig erger dan een projectmanager die je overspoelt met werk, waardoor je twee weken enorm gestrest bent en daarna een week ziek thuis zit. Dat werkt ook niet. Het draait allemaal om balans.

Ben Aston:

Slim. Baseerden jullie bij het creëren van deze kunstmatige intelligentie en al die regels alles op jullie eigen interne projecten, of hoe hebben jullie de algoritmen gemaakt om te bepalen wat een slimme suggestie is?

Dennis Kayser:

We hebben het hele AI-systeem vanaf de grond opgebouwd. Ik heb een aantal zeer slimme mensen met indrukwekkende diploma’s in machine learning, AI en computerwetenschappen. We verzamelden projectgegevens van veel verschillende bedrijven, brachten die samen in een grote database en trainden de machine ermee. Wanneer je een nieuw account aanmaakt in Forecast, kun je daardoor heel snel aan de slag. Je begint met een basisdataset van volgens mij zo’n vijf- of zesduizend projecten, met daarin meer dan drie miljoen uur aan werkzaamheden. Het is al een behoorlijk omvangrijke dataset.

Terwijl je ermee begint te werken, past het systeem zichzelf aan en probeert het te begrijpen hoe jij werkt. Het leert en neemt gegevens over van jouw bedrijf, en dat wordt vervolgens uniek voor jou. In die zin geldt: hoe meer je erin stopt, hoe beter het wordt.

Ben Aston:

Waar zie je dit naartoe gaan? Op dit moment gebruiken jullie kunstmatige intelligentie om schattingen, budgetten, werkplannen en resourceplanning te verbeteren. Wat is het uiteindelijke doel? Is het projectmanagement overbodig maken, of hoe past projectmanagement binnen kunstmatige intelligentie? Als een machine alle juiste beslissingen voor ons kan nemen, welke rol blijft er dan over voor een PM? Hoe zie je dat evolueren?

Dennis Kayser:

Ik denk zeker niet dat een PM ooit geen baan meer zal hebben. Ik zie het eerder als een hulpmiddel dat al het saaie werk van een PM overneemt. In plaats van elke dag of elke week een paar uur te besteden aan het prutsen met een resourceplan, kun je een systeem hebben dat je helpt bij het plannen. Dan kun je je tijd besteden aan het praten met de klant, het ontwikkelen van het project of wat je ook maar wilt doen aan de creatieve, menselijke kant.

Als je naar de toekomst kijkt, werken we momenteel aan wat wij een AI-assistent noemen. Dat is een assistent aan wie je vragen over je projecten kunt stellen of kunt vragen om dingen voor je te doen. Vervolgens voert hij die taken uit. Het is hetzelfde als een echte menselijke projectassistent, maar dan met superkrachten, omdat hij alles weet wat er gebeurt en volledig inzicht heeft in al je klanten, projecten en medewerkers.

Ben Aston:

Dat is echt gaaf. Ik las een paar weken geleden een artikel over iets soortgelijks. Een interessante uitdaging voor PM’s is dat zo veel van onze tijd wordt besteed aan het beantwoorden van vragen van mensen die niet weten waar ze informatie kunnen vinden. Bijvoorbeeld: wat is het opdrachtnummer? Waar moet ik mijn uren boeken? Hoeveel hebben we vorig jaar uitgegeven aan dat project waarbij we een bannercampagne voor iemand hebben gemaakt? Als je iets dergelijks zou kunnen hebben...

Dennis Kayser:

Precies. Stel je voor dat je een assistent kunt vragen: wat zijn vandaag mijn vijf projecten met het hoogste risico? Over welke projecten moet ik me zorgen maken? Dat zou enorm helpen in je dagelijkse werk. Je hoeft niet door allerlei lijsten met verschillende zaken te bladeren. Je vraagt het gewoon aan de AI en die vertelt je onmiddellijk precies wat je moet weten.

Ben Aston:

Hoe werken jullie eraan om dit via Slack te integreren? Volgens mij zag ik iets waarbij je via Slack vragen kon stellen. Bouwen jullie het ook in het systeem in, zodat het andere tools kan bevragen?

Dennis Kayser:

We bouwen het inderdaad ook in voor andere tools. Je kunt Slack gebruiken als je dat wilt. Je koppelt het gewoon aan Slack en gebruikt dat als interface. We bieden ook een eigen interface binnen de applicatie, zodat je daar vragen kunt stellen. De Slack-bot bevraagt eigenlijk gewoon onze service. Uiteindelijk is alles bekend omdat we jouw systemen koppelen. Daardoor kun je veel geavanceerde vragen stellen waarvoor je normaal gesproken iemand nodig zou hebben die deze informatie kent.

Ben Aston:

Ik denk dat dit het leven van de resourcemanager kan verbeteren, omdat die vaak degene is die alle domme vragen moet beantwoorden. Als PM verschuif je voortdurend je resources, terwijl dat misschien gewoon met kunstmatige intelligentie kan gebeuren. Je zou het systeem kunnen zeggen: mijn project heeft een week vertraging. Schuif al mijn resources een week op en laat ons volgende maandag in plaats van deze maandag beginnen. Daarvoor zou je resourcemanager niet nodig moeten zijn. We hebben zo veel handmatige processen, zoals het openen van een nieuw opdrachtnummer of het maken van een wekelijks statusrapport. Als je gewoon een opdracht kon typen en dat automatisch kon laten genereren, zou dat geweldig zijn.

Dennis Kayser:

Daar ben ik het volledig mee eens en dat is wat we willen doen. We willen het saaie werk automatiseren, zodat jij je op het leuke werk kunt richten. Ik had gisteren nog een klantgesprek. Zij zei: jullie besparen me elke dag twee of drie uur die ik anders zou besteden aan het verschuiven van resources. Dat bewijst dat het waardevol is om mensen op die manier te helpen, zodat ze die twee uur aan iets leukers kunnen besteden dan aan het slepen en neerzetten van mensen op een tijdlijn.

Ben Aston:

Dat is geweldig. Heb je nog andere interessante feedback gekregen over manieren waarop Forecast It mensen heeft geholpen die jullie niet hadden verwacht?

Dennis Kayser:

Eigenlijk klinkt dit misschien een beetje saai, maar het was niet echt onverwacht, omdat we veel aandacht besteden aan gesprekken met onze klanten. We hebben intensief contact met al onze klanten om ervoor te zorgen dat we dingen bouwen die hen dagelijks helpen. We nemen die feedback zeer serieus. Onze UX’er heeft meestal vijf tot tien sessies per week met klanten. Dat zijn sessies van een uur waarin ze feedback verzamelt over hoe het gebruik is, wat prettig is, wat niet werkt en hoe we het kunnen verbeteren.

Ben Aston:

Leuk. Wat staat er naast de PM-assistent nog op stapel voor Forecast It? Waar zie je het over vijf jaar? Jullie hebben het systeem met de PM-bot gebouwd; wat komt daarna?

Dennis Kayser:

Het is belangrijk dat we niet te breed uitbreiden. We willen geen nieuw groot bedrijfssysteem worden dat moeilijk te gebruiken is. Het is voor ons heel belangrijk om alles eenvoudig te houden en nieuwe gebruikers snel op weg te helpen. Soms kom je terecht in een situatie waarin je steeds meer functies toevoegt. Wij zijn ons daarvan bewust en willen dat voorkomen. We kunnen niet voor iedereen geschikt zijn; we willen vooral geschikt zijn voor onze ideale doelgroep. Vanuit productperspectief willen we de AI echt geweldig maken. Dat is niet eenvoudig en het is een flinke opdracht. Daarnaast willen we met zo veel mogelijk systemen verbinden, zodat je zonder problemen kunt gebruiken wat je prettig vindt. Ook willen we je meer door AI aangedreven inzichten geven, zodat je beter begrijpt hoe je bedrijf werkt en hoe je het op een meer geautomatiseerde manier kunt verbeteren.

Ben Aston:

Los van Forecast It ben ik benieuwd wat er in jouw gereedschapskist zit als productontwikkelaar. Wat gebruiken jullie om jullie productontwikkeling en de projecten daarbinnen te beheren?

Dennis Kayser:

We gebruiken natuurlijk ons eigen product; anders zou het niet veel zin hebben. Het klinkt een beetje cliché, maar we gebruiken ons eigen product momenteel om ons product te ontwikkelen. Dat is voor ons erg belangrijk, want als je een product bouwt en het zelf niet gebruikt, klopt er iets niet. Hopelijk bouw je een product dat je zelf ook wilt gebruiken. Daarnaast gebruiken we alle Google-diensten en werken we veel met Slack. Dat is heel belangrijk voor ons. We doen van alles met Slack. Welke andere tools gebruiken we? Onze verzameling tools is aan de PM-kant eigenlijk niet zo uitgebreid. We proberen het bij zo weinig mogelijk tools te houden.

Ben Aston:

Gebruiken jullie geen Jira of Trello voor taakbeheer?

Dennis Kayser:

Nee, daarvoor gebruiken we ons eigen systeem. We kunnen dat volledig zelf. We hebben vorige week zelfs een klant overgenomen van Jira. Bij ingewikkelde producten krijg je veel mensen die het nooit gebruiken omdat het moeilijk en vervelend is. Dat proberen we juist te voorkomen.

Ben Aston:

Ja. Een van de grote uitdagingen is het mogelijk maken dat mensen hun beste werk doen zonder hun creativiteit te beperken. Jira kan een geweldig systeem zijn en is tegenwoordig misschien wel de standaard voor projectmanagement, omdat het zeer robuust is en je bij ontwikkeling heel gedetailleerd kunt werken. Je krijgt veel controle, maar ontwikkelaars vinden het misschien prettig terwijl alle anderen er een hekel aan hebben.

Dennis Kayser:

Precies.

Ben Aston:

Er is een balans: gebruik je Trello tot aan de ontwikkeling en stap je daarna over op Jira? Het belangrijkste is een systeem dat iedereen prettig vindt en waarvan iedereen vindt dat het alles doet wat nodig is.

Dennis Kayser:

Dat is ons doel.

Ben Aston:

Ik kan schakelen tussen Kanban en Scrum-

Dennis Kayser:

Je kunt de klant een Gantt-diagram laten zien als dat nodig is, en al dat soort dingen, zonder dat het te ingewikkeld wordt. Dat is trouwens grappig, want ik sprak onlangs met een vriend. Zijn vrouw had een baan gekregen als digitale PM en hij was Jira aan het leren. Dat was bepaald niet leuk en er was veel gin voor nodig. Dat was ongeveer zijn conclusie.

Ben Aston:

Ja. Het kan behoorlijk ingewikkeld zijn. Bedankt dat je bij ons was, Dennis. Het was geweldig om je erbij te hebben.

Dennis Kayser:

Dank je wel. Bedankt voor de uitnodiging. Het is altijd leuk om te praten over dingen waar we gepassioneerd over zijn.

Ben Aston:

Geweldig. Als je wilt bijdragen aan het gesprek over projectmanagement met kunstmatige intelligentie, bekijk dan het artikel op thedigitalprojectmanager.com en sluit je ook aan bij ons op Slack. We hebben een gemeenschap van digitale projectmanagers die allerlei interessante onderwerpen over projectmanagement bespreken. Ga naar het communitygedeelte van thedigitalprojectmanager.com en neem daar deel aan het gesprek. Tot de volgende keer, bedankt voor het luisteren.