Ben je echt een goede projectmanager? (met Lina Calin van Forest Made)

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts uit te schrijven met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot heeft niet altijd 100% gelijk.

Ben Aston:

Bedankt voor het luisteren. Ik ben Ben Aston en dit is de podcast van The Digital Project Manager. Ben je eigenlijk wel goed in wat je doet? Vraag je je diep vanbinnen soms af of je een beetje een charlatan bent, een charlatan als projectmanager nota bene? Vraag je je soms zelfs af of je misschien wel de verkeerde carrière hebt gekozen? De podcast van vandaag geeft je alle antwoorden. Je ontdekt misschien hoe goed je werkelijk bent en kunt uitzoeken of je geschikt bent voor dit vak. En een kleine spoiler: dat ben je waarschijnlijk. Het gaat prima met je. Je bent geen bedrieger. Je voelt je alleen zo, dus houd vol. Vandaag praat ik met de geweldige Lina Calin. Dit is haar tweede keer in de show en ze werkt bij een bureau dat Foster Maid heet. Als je alles over Lina wilt weten, kun je naar onze vorige podcast met haar luisteren, maar in haar vrije tijd doet Lina allerlei spannende dingen, waaronder een foodblog die je echt moet bekijken. Ze houdt van eten, dus we moeten Lina eigenlijk beginnen te vragen wat ze vandaag heeft gegeten, want ik weet zeker dat het iets bijzonders was.

Lina Calin:

Vandaag was eigenlijk een wervelwind en ik heb nog niets gegeten.

Ben Aston:

Wat? Je hebt nog niets gegeten?

Lina Calin:

Het laatste beetje van mezelf, maar ik heb er zin in. Thuis ligt kip te marineren die ik straks op de grill wil leggen.

Ben Aston:

Oké. Je bent voorbereid.

Lina Calin:

Dat ben ik.

Ben Aston:

Serieus, je hebt vandaag nog niets gegeten?

Lina Calin:

Nee. Ik keek eerder naar wat chocolade in de keuken en liep er gewoon langs.

Ben Aston:

Lina, dat kan ik niet geloven. Ik denk dat we maar meteen moeten stoppen met praten en dat jij eten moet gaan halen.

Lina Calin:

Absoluut niet. Dit gaat voor.

Ben Aston:

Oké. We rekken dit niet te lang, want ik ben bang dat je flauwvalt. Over koken gesproken: ik weet niet of je iets hebt gekocht tijdens de Black Friday-uitverkoop, maar ik heb een Instant Pot gekocht.

Lina Calin:

O, heel goed.

Ben Aston:

Een grote stap voor mij.

Lina Calin:

Ja.

Ben Aston:

Ik kijk ernaar uit om hem te gebruiken. Ik heb dat trouwens al gedaan. Het eerste wat ik kookte was rijst.

Lina Calin:

Oké, dat is een goede.

Ben Aston:

Ja, begin bij de basis en bouw vanaf daar verder, dacht ik. Maar behalve gemarineerde kip, wat staat er dit weekend nog op het menu?

Lina Calin:

Ik denk dat ik morgen naar een boerenmarkt ga om te kijken welke groenten ik kan kopen. Ik ben dol op groenten. Verder heb ik niets gepland. Waarschijnlijk maak ik uiteindelijk soep. Ik kijk al een week naar soeprecepten. Het is hier eigenlijk niet koud genoeg om me “gerechtvaardigd” te voelen, maar ik heb er trek in en ik ga het gewoon maken.

Ben Aston:

Het is niet koud genoeg voor soep. Wat is dan je favoriete groente?

Lina Calin:

O mijn hemel. Ik ben dol op spruitjes.

Ben Aston:

Echt?

Lina Calin:

Echt. Ik kan er ontzettend veel van eten. Mijn favoriete manier om ze te bereiden of te eten is ze heel dun rauw te snijden en ze te mengen met wat azijn, olijfolie, zout en peper. Je laat ze even staan, dan worden ze zacht. Echt lekker. Ik leg ze ook op de grill, rooster ze of bak ze met spek, uien, knoflook, eigenlijk met alles waar je zin in hebt. Echt heerlijk.

Ben Aston:

Wauw, dus als iemand interesse heeft: dit weekend is er een spruitjesfeest bij Lina thuis.

Lina Calin:

Iedereen is welkom.

Ben Aston:

Iedereen is welkom. Als je een DPM bent… We knippen naar waar jij bent. Waar ben je?

Lina Calin:

Ik ben in Virginia.

Ben Aston:

Virginia?

Lina Calin:

Ja?

Ben Aston:

Ja, ga dus gewoon naar Virginia. Het is een kleine plek. Je zult Lina wel zien. Zij is degene die spruitjes aan het koken is.

Lina Calin:

Precies.

Ben Aston:

Oké, maar behalve koken: wat is er nieuw sinds we elkaar voor het laatst spraken? Werk je momenteel aan interessante projecten?

Lina Calin:

Ik werk nog steeds aan veel processen en documentatie binnen het bedrijf. Volgens mij hebben we daar in de vorige podcast over gesproken. Ik ben erg enthousiast over het experimenteren met Team GAT, dat werd aanbevolen door de gewaardeerde Rachel Gertz. We bekijken of dit enkele problemen kan oplossen waarmee we te maken hebben als bureau, zoals inzet van mensen, capaciteit, planning en prognoses. Ik zou zeggen vorige maand, maar we zitten officieel in december, dus in oktober was ik erg blij dat ik de DPM Summit in Las Vegas kon bijwonen. Die was fantastisch. Ik heb van elk moment genoten, zoals altijd. Het was mijn tweede keer, net als vorig jaar.

Ben Aston:

Wat was het hoogtepunt voor jou?

Lina Calin:

O mijn hemel. Alles was fantastisch. Het is natuurlijk altijd geweldig om andere mensen te ontmoeten die begrijpen wat je doet. Een van mijn DPM-vrienden zei: “Naar een evenement gaan dat volledig door projectmanagers is georganiseerd.” Je ziet dat zelfs in de kleine details: alles is bedacht, georganiseerd en goed doordacht. Ik volgde een workshop. Ik weet de naam van de presentator niet meer, maar het was een improvisatieworkshop die me hielp om anders te kijken naar nadenken ter plekke, communicatie en het richten op de juiste dingen. Ik vond dat perspectief en de relatie met projectmanagement erg interessant.

Ben Aston:

Dat klinkt leuk. Ga je nu buiten je werk ook een improvisatiecarrière nastreven?

Lina Calin:

Nee. Dat kan ik niet zeggen, maar ik heb zeker enkele technieken geïntegreerd in mijn werk als PM en ook in mijn persoonlijke communicatiestijl.

Ben Aston:

Vertel eens. Geef een voorbeeld.

Lina Calin:

Gisteren sprak ik bijvoorbeeld met een deel van het management hier over scope. Dat is natuurlijk iets waar veel mensen moeite mee hebben, maar waar we intern aan werken. Het idee is niet alleen nee zeggen tegen een verzoek dat buiten de scope valt of later moet worden uitgevoerd, maar dat nee ook omringen met de andere dingen die gezegd moeten worden: “Nee,” of “We denken dat dit buiten de scope valt. We denken dat het volgens onze projectdoelen geen goed idee is. Het beïnvloedt onze planning en ons budget.” Afhankelijk van de situatie pas je al die uitspraken toe. Ik glimlachte een beetje toen we daarover praatten, omdat ik aan de improvisatieworkshop dacht. Bij improvisatie moet je vaak “ja, en” zeggen. In deze situatie is het “nee, en”. Je past het een beetje anders toe, maar zorgt ervoor dat je het gesprek voortzet, het in goede banen leidt en de context rond die uitspraak schetst.

Ben Aston:

Oké, dus als een klant zegt: “Kun je daar gewoon nog een creatieve uitvoering voor proberen?”, antwoord je: “Nee, en…”?

Lina Calin:

Ik bedoelde het niet letterlijk. Misschien niet met precies dezelfde woorden, maar het gaat erom dat je dit idee aan het team meegeeft: het antwoord moet niet alleen uit nee bestaan.

Ben Aston:

Juist, ik snap het. “Nee, maar.”

Lina Calin:

Ja.

Ben Aston:

Nee, maar we zouden…

Lina Calin:

Precies.

Ben Aston:

Het lettertype kunnen veranderen, ja. Leuk. Laten we het over je artikel hebben. Ik vind het echt een geweldig artikel, over jezelf geruststellen dat je goed werk zult leveren. Het is goed om eerlijk te zijn over het feit dat projecten beheren vaak eng kan zijn. Het leuke aan digitaal werk is dat het voortdurend verandert. Naarmate de tijd verstrijkt, wisselen we van bureau, veranderen we van klanten en werken we met andere technologieën en projecten. Daardoor kunnen we op een project terechtkomen en denken: “Wat doe ik hier in hemelsnaam?” “Waarom ben ik degene die dit moet leiden? Ik heb geen idee wat we aan het doen zijn.” Wat dit extra moeilijk maakt, is dat we als PM’s van nature vaak controlefreaks zijn. We willen graag een plan hebben en de controle houden. Als we geen plan hebben en niet weten wat er gebeurt, kan dat behoorlijk stressvol zijn.
Lina heeft dit geweldige artikel geschreven over hoe we kunnen weten of we goede projectmanagers zijn. Ze noemt vijf bewijspunten die we zo meteen bespreken. Maar eerst wil ik praten over wat een goede projectmanager eigenlijk maakt. Lina, wat maakt volgens jou een goede PM tot een goede PM?

Lina Calin:

Ik vind dat een geweldige vraag. Het is vooral interessant nu we zien hoe mensen met allerlei achtergronden hun weg vinden naar projectmanagement. Daardoor varieert het spectrum aan persoonlijkheidstypen en interesses in deze sector enorm. De belangrijke dingen lijken sterk op de principes van moedig leiderschap waar je het over had. Empathie is belangrijk. Ook communicatie waarderen en andere mensen begrijpen. Daarnaast moet je geïnteresseerd zijn in voortdurend leren en ontwikkelen. Dat sluit aan bij het onderdeel competentie waar je het over had. En je moet kalm kunnen blijven in moeilijke situaties en die kalmte kunnen overbrengen op het team.
Wat wij doen is erg moeilijk en soms zeer stressvol. Een helder hoofd houden wanneer dingen ingewikkeld worden, is daarom een belangrijke eigenschap van een projectmanager.

Ben Aston:

Het interessante aan de dingen die jij en ik noemen, is dat ze moeilijk te kwantificeren zijn.

Lina Calin:

Dat zijn ze.

Ben Aston:

Hoe weet je bijvoorbeeld of je goed bent in empathie? Hoe weet je of je goed werk levert? Er is geen empirische manier om dat vast te stellen. Je zou kunnen kijken hoeveel mensen zeggen dat ze niet in mijn team willen zitten omdat ik een onaardig persoon ben, maar verder is het heel moeilijk om dit soort dingen te kwantificeren. Leid je goed? Ben je competent? Chemie en empathie zijn moeilijk meetbaar. Dat maakt de vraag interessant: hoe weten we of we goed werk leveren als we dit niet kunnen kwantificeren?
In je artikel schrijf je eerst over zorg dragen voor je werk en je projecten. Dat vind ik een goed punt: integriteit hebben en het juiste doen voor je klant en team. Maar laten we eerlijk zijn: soms werken we aan saaie projecten of is de klant lastig. Wat doe je wanneer je denkt: “Ik heb dit project, ik haat deze baan”? Hoe zorg je ervoor dat je toch betrokken blijft wanneer je het gevoel hebt dat het je niet kan schelen?

Lina Calin:

Eerlijk gezegd hebben saaie projecten niet zoveel invloed op mij, omdat ik projectmanagement zo boeiend vind. Dat klinkt misschien als zo’n typisch antwoord, maar het product dat ik bouw, is niet wat me enthousiast maakt. Het zijn mijn interacties met het team en de klant. Het is alles op koers en orde houden. Het is zien hoe we een idee omzetten in een eindproduct. Het is natuurlijk geweldig als we enthousiast zijn over het product, maar voor mij is het spannende juist iets van concept tot een tastbaar resultaat brengen dat een bedrijf verder helpt. Ook alle inspanningen, interacties, communicatie en verschillende persoonlijkheden onderweg maken het interessant.

Ben Aston:

Het is het proces, niet het project, dat je betrokken houdt? Dat vind ik eerlijk. Misschien ben ik inmiddels wat ouder en cynischer, maar ik merk dat het soms lastig is om een team betrokken te houden wanneer ze denken: “O nee, niet nog een banneradvertentie. Dit is zo saai.” Dan wordt het hele proces een opgave. Daar moeten we ons team energie geven: “Kom op, we kunnen dit leuk maken.” Als je er zelf niet om geeft, werkt dat door naar het team. Het eindresultaat wordt slecht en niemand heeft plezier. Een beetje positiviteit helpt enorm.
Laten we praten over mensen die naar je toe komen om problemen op te lossen. Dat is nog een goede aanwijzing dat je goed werk levert. Als jij degene bent die problemen oplost, is dat precies waarvoor we er zijn. We smeren de raderen en banen een weg voor het team. Dat kan alles zijn: een wiebelig bureau repareren, iemand een nieuwe laptop of software geven of zorgen dat mensen tijd besparen. Waar ga je heen wanneer je niet zeker weet hoe je een probleem moet oplossen?

Lina Calin:

Dat gebeurt elke dag. Ik gebruik Google en heb een paar online communities voor digitale projectmanagers. Die zijn onmisbaar wanneer er een vraag is of wanneer ik iets niet begrijp. Omdat projectmanagers vaak zelfverzekerd spreken, wordt soms aangenomen dat ik meer weet dan werkelijk het geval is. Het is belangrijk om niet bang te zijn om toe te geven dat je iets niet weet en te zeggen: “Maak je geen zorgen. Ik pak dit op en zoek het voor je uit,” of: “Laten we dit samen uitzoeken.” Daarna kun je aanvullende kennis zoeken via mentorschap, beschikbare communities of gewoon een zoekmachine.

Ben Aston:

Ja, en je hebt gelijk. Dit gebeurt voortdurend. Mensen komen naar me toe en zeggen: “Ik weet echt niet hoe we dit moeten doen.” Soms vraag ik: “Heb je al geprobeerd een oplossing te vinden? Heb je dit al gegoogeld? Dat ga ik namelijk doen. Ik kom over een halfuur terug met iets van de eerste pagina van Google.” Een belangrijk onderdeel van digitale PM zijn, is blijkbaar goed kunnen googelen.

Lina Calin:

Ja.

Ben Aston:

Doe dat niet af als iets kleins. Niet iedereen kan dat. Je schrijft ook over een stevige grip op je project. Volgens mij weet je dat je goed werk levert wanneer je projecten onder controle zijn. Hoe houd jij controle over je projecten? Hoe weet je of je op schema ligt?

Lina Calin:

Ik vergelijk de voortgang van het project met de planning. We vergelijken hoe ontwikkelaars presteren, bijvoorbeeld hun ramingen. Een groot deel van mijn rol bestaat uit hen aanmoedigen of aansporen om die ramingen te halen en taken volgens de oorspronkelijke verwachting af te ronden. Natuurlijk kijken we naar de gebruikelijke maatstaven: het project binnen budget opleveren, zorgen dat klanten tevreden zijn en dat ze opnieuw met ons willen werken, en ervoor zorgen dat het team niet gestrest of overbelast raakt. Maar daarnaast moeten we onthouden dat er altijd dingen gebeuren die buiten onze controle liggen. We houden onszelf voor de gek als we denken dat we alles kunnen beheersen.
Mensen zijn feilbaar, en daar horen wij ook bij. Een van de belangrijkste manieren om grip op een project te houden, is kalm blijven tegenover het onbekende en oplossingen voorbereiden voordat problemen ontstaan. Stel vervolgens verwachtingen over hoe teamleden aan de klantzijde en in onze creatieve teams aan het project bijdragen. Iedereen moet weten dat het anders kan lopen dan gepland en daarop voorbereid zijn.

Ben Aston:

Ja. Het kan verleidelijk zijn om lui te worden met het vergelijken van ramingen en werkelijke resultaten en om geen goed proces daarvoor te hebben. Zelfs de discipline om rapporten te draaien en zorgvuldig te controleren of je op schema ligt, is belangrijk. Als je je niet op gegevens baseert, kunnen projecten soms hun eigen leven gaan leiden, vooral wanneer we overbelast zijn. Je denkt dan: “Volgens mij gaat het wel goed, dus daar maken we ons deze week niet druk om.” Je vinger aan de pols houden is belangrijk.
Een ander teken dat je goed werk levert, zei je, is dat je team meer van jou wil. De vorige keer dat we spraken was je de enige PM bij je bureau. Is dat nog steeds zo?

Lina Calin:

We hebben iemand een aanbod gedaan voor een nieuwe PM-functie. Hopelijk begint die persoon binnenkort.

Ben Aston:

Geen druk. Die persoon luistert waarschijnlijk nu mee. Ik hoop dat diegene wist dat er een aanbod lag.

Lina Calin:

Ja.

Ben Aston:

Dat is goed, toch? Jij hebt daar iets opgebouwd. Eerst was je de enige PM. Nu denken mensen: “Dit is een goed idee. We hebben meer Lina’s nodig.” Het team wordt verdubbeld.

Lina Calin:

Dat klopt.

Ben Aston:

Dat is behoorlijk goed werk.

Lina Calin:

Ja. Het is geweldig. In het begin kan het lastig zijn wanneer je de voordelen van projectmanagement laat zien. Je wilt meer projecten en je wilt de vaardigheden die je aanbiedt op meer projecten toepassen. Voor je het weet, raak je te veel verspreid. Dat kan ongewenste gevolgen hebben. Het is belangrijk vroeg te erkennen dat je team meer van jou wil. Ze willen meer projectmanagement en meer projecten met projectmanagement. Vooral voor een solo-PM is dat een geweldig teken. Het betekent dat je je werk goed doet en de voordelen ervan hebt laten zien.

Ben Aston:

Zeker. Die overgang binnen een bureau zonder PM’s, waarna je projectmanagement introduceert en vervolgens opschaalt, is heel belangrijk. In het begin moet je ruimte voor jezelf creëren en bepalen wat de rol van de projectmanager wordt. Zodra je succesvol bent, raak je al snel overbelast. Daarom is het belangrijk om vroeg te werven, waarschijnlijk eerder dan je denkt. Anders neemt je effectiviteit af en gaan mensen denken: “Volgens mij werkt dat projectmanagement niet.” Een handige tip: zorg dat je vroeg werft. Anders zie je er slecht uit, of je dat nu prettig vindt of niet.
Het werk dat we doen is moeilijk. Alleen omdat het soms voelt alsof we slecht werk leveren, betekent dat niet dat dit ook zo is. Het feit dat we in iets worden ondergedompeld of het gevoel hebben dat het boven ons niveau ligt, bepaalt niet onze waarde. Wat onze waarde bepaalt, zijn de dingen waarover we hebben gesproken: zorg dragen voor ons werk en onze projecten, goed worden ingezet, problemen oplossen en onze projecten onder controle houden. In Lina’s situatie willen mensen meer van haar. Dat is een goed teken dat je goed werk levert.
Lina, heel erg bedankt dat je bij ons was. Het was geweldig om je erbij te hebben.

Lina Calin:

Het was mij een genoegen. Bedankt.

Ben Aston:

Als je aan het gesprek wilt bijdragen of gedachten hebt over hoe je weet of je goed werk levert, ga dan naar The Digital Project Manager en de community op de website. Word lid van onze community en reageer ook op het artikel. Tot de volgende keer. Bedankt voor het luisteren.