Verwachtingen op de juiste manier managen (met Natalie Semczuk van Talkanatalk)

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts uit te schrijven met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot heeft het niet altijd voor 100% bij het rechte eind.

Ben Aston:

Bedankt voor het luisteren. Ik ben Ben Aston en dit is de podcast van The Digital Project Manager. Vandaag praat ik met Natalie Semczuk, een van onze vaste DPM-experts bij The Digital Project Manager. Natalie, ontzettend bedankt dat je weer in de uitzending wilt komen. We verwelkomen Natalie volgens mij voor de derde keer.

Natalie Semczuk:

Hallo, leuk om hier te zijn.

Ben Aston:

Vandaag hebben we het over communicatie. We weten allemaal dat communicatie een heel belangrijk onderdeel van onze rol is, maar welke hulpmiddelen kunnen we gebruiken om hier beter in te worden? Een van die hulpmiddelen is een communicatieplan. Als je ooit hebt gemerkt dat je klanten je voortdurend om informatie vragen, of andersom dat jij hen voortdurend om informatie vraagt en alles een beetje ongemakkelijk wordt, dan heb je geluk. We gaan het vandaag hebben over een hulpmiddel dat dit allemaal kan helpen oplossen. Het is het communicatieplan, maar eerst wil ik iets over Natalie vertellen. Eigenlijk wil ik haar goed introduceren.

Natalie is een digitale projectmanager die onlangs fulltime is gaan werken. Dat is een grote stap voor Natalie. Ze is een externe projectmanager in Arizona en deed freelanceopdrachten, maar werkt nu fulltime. Ze heeft ook haar eigen nieuwsbrief, DPMish, die je zeker moet bekijken, en haar blog PM Reactions. Bekijk die dus allemaal.

Als een van onze DPM-experts zal Natalie ook verschijnen in onze aankomende cursus “Digitale projectmanagement perfect beheersen.” Als je niet zeker weet waar ik het over heb, maar wel weet dat je training in projectmanagement nodig hebt, neem dan een kijkje. Het is een intensieve cursus van zeven weken met interactieve videolessen, opdrachten, groepsdiscussies en webinars. Er is ook de mogelijkheid om coachingsessies te volgen. Ga dus naar digitalprojectmanagerschool.com en schrijf je in. Je vindt Natalie daar ook.
Natalie, vertel ons over … Eigenlijk wil ik je eerst vragen naar je DPMish-nieuwsbrief. We hebben er al maanden geen ontvangen. Wat is er gebeurd?

Natalie Semczuk:

O jee. Ik was bang dat je me hierop zou aanspreken. Zoals je zei, heb ik onlangs een fulltimebaan aangenomen. Na de feestdagen nam ik eigenlijk een pauze om de nieuwsbrief opnieuw vorm te geven en een langetermijnplan te maken voor de inhoud en onderwerpen die we wilden behandelen, gastredacteuren en dat soort dingen. Midden in dat alles kreeg ik een fulltimebaan. In combinatie met het kleine beetje freelancewerk dat ik daarnaast nog doe en het wennen aan alles, heeft het iets langer geduurd om dat plan op te stellen, maar ik beloof dat er binnenkort een nieuwe DPMish verschijnt. We zijn net voorbij het eenjarig bestaan ervan, dus ik wil er zeker mee doorgaan.

Ben Aston:

Gefeliciteerd.

Natalie Semczuk:

Dank je wel.

Ben Aston:

Goed bezig. Vertel eens. Ik ben benieuwd, want jij was volgens mij een van de boegbeelden van het externe freelancewerk als projectmanager. Nu je de overstap naar een fulltimefunctie hebt gemaakt, wat deed je besluiten om die sprong te wagen en terug te keren naar … ja, weg van vrijheid en weer gebonden te zijn?

Natalie Semczuk:

Nou, ik werk nog steeds op afstand, wat ik geweldig vind. Het geeft me zeker ook een gevoel van vrijheid. Ik draag letterlijk een pyjamabroek op dit moment en niemand zou dat hebben geweten als ik het niet had gezegd. Ik heb vijf jaar fulltime gefreelanced en begon het gevoel te krijgen … Toen ik begon, was ik nog vrij onervaren. Ik heb veel tijd besteed aan het leren van de kneepjes van het vak en het nemen van risico’s bij de projecten waaraan ik werkte. Ik had gewoon het gevoel dat het tijd was om mezelf wat meer uit te dagen.

Ik hield van freelancen. Het was erg leuk, maar ik begon ook een beetje opgebrand te raken door de contracten voor één project, wat de manier is waarop veel bureaus werken. Ze hebben tijdelijke ondersteuning nodig bij een project, je krijgt een project en daarna ben je weer weg. Ik raakte gefrustreerd omdat ik bij geweldige teams of een nieuw proces niet echt blijvend kon bijdragen buiten mijn eigen project. De succesvolste freelance­relaties die ik heb gehad en waarvan ik het meest heb genoten, waren langduriger. Daarom wilde ik daar meer over nadenken en onderzoeken of ik misschien even op adem kon komen en me kon richten op mijn eigen ontwikkeling én op het investeren in een team.

Ben Aston:

Mooi. Welk soort projecten of bureau heeft je dan naar een fulltimefunctie gelokt? Waar werk je momenteel aan?

Natalie Semczuk:

Dat is eigenlijk best interessant. In het verleden deed ik als freelancer veel projecten van begin tot eind: een herontwerp, de ontwikkeling en de lancering van een website. In mijn huidige functie houd ik me meer bezig met projectmanagement na de lancering, onderhoud en ondersteuning. Ik vind het geweldig. De afgelopen jaren heb ik specifiek lezingen gegeven over onderhoud na de lancering, hoe je een website bouwt met dat soort zaken in gedachten en hoe de klant de inhoud die we op de website aanbieden zal gebruiken, inclusief alle modules, velden en dergelijke in de achterkant. Dat is precies wat ik nu doe. Ik help projecten over te dragen van de bouwfase naar de onderhoudsfase na de lancering. We nemen ook aanvullende functies op die niet in fase één zijn opgenomen. Ik ben dus eigenlijk de mythische fase twee.

Ben Aston:

Gaat fase twee echt gebeuren?

Natalie Semczuk:

Ja, het bestaat echt, zo blijkt. Wie had dat gedacht? Maar nee, ik vind het echt geweldig. Het is een goede manier om een klant voor langere tijd te leren kennen. Volledig betrokken kunnen zijn bij hun succes na een lancering is bijzonder. Ik weet niet of veel organisaties iemand daar fulltime voor inzetten. Het is dus geweldig om hen te kunnen helpen die visie te verwezenlijken en updates op het gebied van beveiliging en dergelijke op te pakken, zodat we echt kunnen bijdragen aan de gezondheid van een website op de lange termijn.

Ben Aston:

Wat waren de uitdagingen bij de overstap van freelancen naar een fulltimefunctie? Kun je iets delen over de uitdagingen die je tegenkwam toen je weer fulltime ging werken?

Natalie Semczuk:

Ja.

Ben Aston:

Hoe is dat bevallen?

Natalie Semczuk:

Eerlijk gezegd was het eerste wat me het meest verraste positief. Ik was verbaasd over hoeveel mensen er waren om me te ondersteunen tijdens mijn inwerkperiode. Ik was zo gewend om als opdrachtnemer aan een team te worden toegevoegd en als eenmansleger te werken. Dan zeg je: “Hoi, ik heb toegang tot dit nodig. Mijn contract moet worden aangepast.” Toen ik bij dit bedrijf werd ingewerkt, vroegen mensen: “Hoe gaat het? Heb je meer training nodig?” Ik dacht: “Mijn god, dit is geweldig.” Het was op een bepaalde manier schokkend, omdat ik dat al zo lang niet had meegemaakt.

Ik denk dat de grootste uitdaging vooral het tempo en de hoeveelheid werk zijn. Het is niet mijn bedrijf. Mijn toekomst ligt niet alleen in mijn eigen handen. Het bedrijf waar ik werk probeert succesvol te zijn. Het tempo en de hoeveelheid werk zijn dus veel groter. Als freelancer had ik misschien tijd voor vier tot zes projecten tegelijk per jaar. Natuurlijk heb ik, vooral in de onderhoudsmodus, nu veel meer klanten, maar hun tempo is ook heel anders. Het is een tempo dat ik als freelancer niet zelf zou kunnen dragen. Dat is dus een uitdaging geweest.

Ook op het gebied van communicatie werk ik met één bedrijf, waardoor we veel videogesprekken en dergelijke hebben. Dat is geweldig, maar lange tijd freelancete ik alleen en had ik misschien een paar keer per week persoonlijk of via video contact met teams. Ik heb gemerkt dat ik misschien wat meer aandacht aan mijn uiterlijk moet besteden, maar goed.

Het is geweldig geweest. Ik vind het interessant om op een punt te komen waarop ik in een team investeer, maar omdat we allemaal op afstand werken, hebben we ook prettige grenzen rond ons privéleven. Werk en privétijd lopen natuurlijk in elkaar over, maar we respecteren elkaar veel meer omdat we gewoon even afstand kunnen nemen. Dat is fijn. Bij freelancen krijg je dat niet echt, omdat werken je leven is. Het is dus prettig om weer wat balans te hebben, of die voor mezelf te vinden.

Ben Aston:

Telkens wanneer je bij een nieuw bureau begint, zijn er natuurlijk nieuwe processen, systemen en hulpmiddelen. Was er iets bij het nieuwe bureau waarvan je dacht: “Dit is geweldig”? Hebben zij iets heel goed geregeld dat je nog niet eerder was tegengekomen?

Natalie Semczuk:

Zeker. Het is echt geweldig. De andere projectmanager met wie ik werk en die ik ondersteun, heeft veel fantastische processen voor documentatie. Er is een zeer gestructureerde manier om met een klant te overleggen, uit te zoeken wat er speelt, een goed proces te hebben in onze tool voor projectmanagement en alles vervolgens aan hen terug te koppelen. Ik doe daarnaast nog een kleine freelanceopdracht en merkte dat ik die aanpak ook daar begon toe te passen. Ik dacht: “Mijn god, ik zou zoveel meer documentatie kunnen schrijven.” Het is geweldig.

Ik denk dat het andere belangrijke punt is dat het team zeer ervaren is. Het is geweldig om te zien hoe ontwikkelaars en ontwerpers ook leiderschapsrollen op zich nemen. Dat haalt werk van mijn bord en stelt me in staat me meer te richten op verfijnde communicatie en strategische zaken voor klanten. Dat is fantastisch.

Ben Aston:

Dat is mooi. Zijn er hulpmiddelen die zij gebruiken en die je nog niet eerder had gezien of gebruikt, waarvan je denkt: “Dat is handig, dat zouden anderen moeten kennen”?

Natalie Semczuk:

Ja, we gebruiken Teamwork. Ik had Teamwork nog nooit gebruikt, maar ik begrijp dat het een grote speler in deze markt is. Ik vind het vooral prettig omdat het allesomvattend is in de manier waarop we het gebruiken. Ik ben er groot voorstander van om goed te communiceren wanneer je op afstand werkt. Alles wat we doen komt in Teamwork terecht. Dat is heel nuttig, niet alleen tijdens het inwerken, maar ook omdat ik sinds mijn start ziek ben geweest en vakantie heb gehad. Alles op één plek gedocumenteerd hebben, zelfs wanneer ik iemand anders vervang, maakt een enorm verschil. Ik was blij dat te zien, want in eerdere ervaringen was dit absoluut een pijnpunt, vooral bij het inwerken op één project binnen een bureau. Als het nergens is vastgelegd, is het ontzettend moeilijk om mee te komen.

Ben Aston:

Ja, ik denk dat dit een van de redenen is waarom we je hebben gevraagd hierover te vertellen in de cursus Digitale projectmanagement perfect beheersen. Je kunt de beste hulpmiddelen hebben, maar één centrale bron van waarheid en één hulpmiddel dat misschien niet overal het beste in is, maar wel alles goed samenbrengt, is bijzonder waardevol. Vooral wanneer je mensen inwerkt op een project. Teamleden met ervaring weten misschien: “Dit soort gesprekken voeren we altijd in Basecamp, dit soort gesprekken in Slack en deze bestanden bewaren we in Dropbox.” Als je dat allemaal niet weet, is het erg moeilijk om snel op gang te komen.

Natalie Semczuk:

Precies.

Ben Aston:

Het is interessant wanneer hulpmiddelen die alles willen verenigen ook echt werken. Er zijn goede opties, maar ze zijn meestal minder mooi of minder geliefd. Het is dus goed om te horen dat sommige wel werken.

Natalie Semczuk:

Ja, en je raakt de kern: niet alle hulpmiddelen zijn mooi of werken overal perfect, maar zolang je consistent bent en ze daadwerkelijk gebruikt, is dat de sleutel.

Ben Aston:

Absoluut.
Vandaag hebben we het over communicatieplannen. Natalie, voor iedereen die je geweldige artikel nog niet heeft gelezen, vol praktische en nuttige tips: wat is een communicatieplan?

Natalie Semczuk:

Dat is een goede vraag. Tijdens het schrijven van het artikel heb ik veel opgezocht en gelezen wat anderen over communicatieplannen voor projecten schreven. Uiteindelijk komt het erop neer dat een communicatieplan vastlegt hoe communicatie gedurende een project plaatsvindt: hoe de structuur eruitziet, wat de frequentie is, wie wat, wanneer en waar zegt. Het draait in feite om het vaststellen van verwachtingen voor de communicatie zelf. Het is niet noodzakelijk gebaseerd op mijlpalen of opleveringen; het gaat om de manier waarop je voortgang, problemen of vragen binnen een project communiceert. Het helpt zowel je team als je klant die verwachtingen te begrijpen.

Ben Aston:

Ik denk dat het een van die documenten uit traditioneel projectmanagement is waarvan digitale projectmanagers kunnen denken: “O nee, documentatie. Dat is niet cool.” Soms kijken we er een beetje op neer. Het zijn documenten die klinken als veel werk en documentatie omwille van de documentatie. Wat is jouw kijk daarop? Wat neem je op in een communicatieplan om het nuttig te maken en niet slechts een extra document dat hetzelfde beschrijft als tien andere documenten?

Natalie Semczuk:

Ik zie het graag als een zeer flexibel document. Het is inderdaad een overblijfsel van formelere projectmanagementmethoden, maar het is ontzettend nuttig, ongeacht de omvang van je project of de manier waarop je projectmanagement uitvoert. Ik zie het als iets met twee functies. Enerzijds kan ik erop terugvallen om mezelf eraan te herinneren wat ik voor dit project moet doen. Dat is belangrijk, want ik werk waarschijnlijk op meerdere projecten tegelijk. Het is nuttig om precies te weten wanneer en hoe je met je team of klant moet communiceren.

Aan de andere kant is je klant waarschijnlijk niet erg vertrouwd met onze projectprocessen, ongeacht de sector of hoeveel ervaring hij met je heeft. Er is altijd onzekerheid wanneer iemand je veel geld geeft voor iets wat hij zelf niet kan uitvoeren. Een communicatieplan vermindert die stress en geeft de klant ook een manier om informatie te structureren die hij moet delen met zijn team, bestuur, manager en de mensen die aan hun kant bij het werk helpen. Zo ontstaat een goede wisselwerking: jij weet hoe je gaat communiceren en wat je moet doen, terwijl je stakeholders weten wat ze kunnen verwachten en wie ze daarbij moeten betrekken.

Ben Aston:

Dat is een belangrijk aspect. Het is tweerichtingsverkeer. Een communicatieplan bepaalt niet alleen met wie we communiceren, hoe vaak, wat we sturen en wanneer we dat sturen. We kunnen ook tegen de klant zeggen: “Dit verwachten we van jou. Je moet ons op bepaalde momenten bepaalde informatie geven.”

Communicatie werkt twee kanten op. Het communicatieplan gaat niet alleen over wanneer wij iets roepen, maar ook over hoe het gesprek plaatsvindt. Daardoor heeft de klant ook een verantwoordelijkheid. Als we informatie van hen nodig hebben, bijvoorbeeld updates over vertragingen of de planning, kunnen we dat opnemen in het communicatieplan en hen erop aanspreken.

Natalie Semczuk:

Dat klopt. Het geeft je ook een soort extra noodtelefoonboom. Je weet wie je wanneer moet benaderen. Als ik op vakantie ben en iemand mijn project overneemt, kan die persoon het communicatieplan bekijken en zeggen: “We verwachten deze vergaderingen en bereiken deze week een mijlpaal, dus dit moet ik doen.” Hetzelfde geldt wanneer een nieuwe stakeholder vanuit het klantteam of interne team aanhaakt. Die kan zien wat hij kan verwachten. Het is een extra documentatielaag voor zaken die je niet altijd vastlegt, namelijk hoe communicatie binnen een project plaatsvindt.

Ben Aston:

Hoe gebruik je ze daadwerkelijk? Het is één ding om documentatie te maken. Als projectmanagers maken we soms documentatie, slaan we die op in een map en denken we: “Mooi, klaar.” Wat is volgens jou de beste manier om communicatieplannen te gebruiken?

Natalie Semczuk:

Ik zou zeggen: deel het met het projectteam. Het geeft hen inzicht in het communicatieschema of ritme, ook als ze niet bij alles betrokken zijn. Het is goed dat ze weten hoe vaak je met de klant vergadert, hoe vaak de klant contact opneemt en dergelijke. Afhankelijk van het project zou ik het zeker ook met je stakeholder of klant delen. Soms is het beter om het intern te houden, bijvoorbeeld als de klant of het project moeilijk te begrijpen is en je een interne handleiding nodig hebt.

Ik zou altijd aanraden om verwachtingen en communicatie met de klant te delen. De klant kan dan aangeven dat hij bijvoorbeeld een wekelijkse update nodig heeft in plaats van een update per mijlpaal. Zo kun je hun behoeften beter ondersteunen. Al dat delen maakt echt verschil.

Ben Aston:

Zeker. Ik denk dat het heel nuttig kan zijn om dit in de initiatiefase van het project te doen. Tijdens de eerste ontmoeting met de klant kun je samen een communicatieplan opstellen. Je ontdekt dan wie welke informatie wanneer nodig heeft, wat nuttig is en wat niet.

Door samen met de klant het communicatieplan te maken, laat je zien dat je partners bent en deel uitmaakt van hetzelfde team. Het voorkomt ook dat je de klant voortdurend allerlei informatie moet sturen. Als je aan het begin verwachtingen vastlegt en de klant later vraagt om elke week een volledige uitsplitsing van uren, taken en extra rapportages, kun je zeggen: “Dat hebben we vooraf niet afgesproken. Dat is een wijzigingsverzoek.” Communicatie is waardevol, maar heeft ook een prijs.

Natalie Semczuk:

Dat is helemaal waar. Dat is een uitstekend punt. Het helpt grenzen vast te leggen. Je documenteert immers ook de vereisten voor de projectscope. Hetzelfde doen met communicatie is volkomen logisch.

Ben Aston:

Heb je verhalen over situaties waarin je geen communicatieplan gebruikte en dingen niet volgens plan liepen?

Natalie Semczuk:

Zeker. Veel luisteraars zullen dit herkennen. Het is mooi om te zeggen dat je deze dingen moet doen, maar in werkelijkheid heb je soms geluk als je überhaupt taken in het project documenteert. Ik heb communicatieplannen voor projecten, net als veel andere lessen in projectmanagement, op de moeilijke manier geleerd. In het artikel beschrijf ik een situatie met een klant waarin alles een grote puinhoop was, maar dat pas duidelijk werd toen het eigenlijk te laat was. Er waren vanaf het begin kleine signalen, zoals een klant die na de kick-off niet reageerde, terwijl we wisten dat het project onmiddellijk moest starten. Ze beantwoordden geen e-mails en reageerden niet op wat we nodig hadden om te beginnen, waardoor we direct geblokkeerd waren.

Ook werd ik regelmatig genegeerd tijdens voortgangsgesprekken. Vergaderingen werden uitgesteld of geannuleerd, maar toch bleef de verwachting bestaan dat we ons aan de planning hielden. Het was een langzame ontwikkeling richting een enorme rode vlag. Ik dacht eerst: “Ze weten dat ze het uitstellen, dus het zal wel goed zijn.” Uiteindelijk besefte ik dat we helemaal geen ritme hadden. Ongeacht wat er in onze agenda’s stond, was er geen duidelijke verwachting over de richting van het project of de communicatie. Mijn stakeholder kon niet krijgen wat hij nodig had, omdat ik niet kreeg wat ik nodig had.

In dat geval zou een communicatieplan een enorm verschil hebben gemaakt. Het had me vanaf het begin de structuur gegeven om te zeggen: “Dit zijn de grenzen. We voldoen aan geen van deze verwachtingen. Dat is vanaf het begin een rode vlag.” Het zou me enorm hebben geholpen.

Nu probeer ik intern in ieder geval iets voor mezelf op te stellen. Of ik het met de klant deel of niet, het is erg nuttig om per klant en per project te weten hoeveel communicatie passend is en wat de klant nodig heeft of juist wil op het gebied van rapportage, telefoongesprekken, video, e-mail en dergelijke. Meestal maak ik geen volledig document voor iedere klant, maar ik leg het vanaf het begin vast in een bericht of document dat we kunnen bijwerken. Om de paar vergaderingen kunnen we dan bekijken of we deze communicatie nog steeds nodig hebben en zo nodig onderdelen toevoegen of verwijderen.

Ben Aston:

Een verleiding kan zijn om het niet formeel vast te leggen, omdat je er dan aan gehouden kunt worden. Je hebt je plan wel op de achtergrond, maar je vertelt het de klant niet. Als je het wel vertelt en het vervolgens niet uitvoert, kan de klant vragen waar datgene blijft wat je hebt beloofd.

Een groot voordeel van een communicatieplan is juist dat het ons verantwoordelijk houdt. Soms dwingt het ons om slecht nieuws te delen. Er is een vast ritme voor het delen van nieuws. Zonder dat ritme kunnen we denken: “Misschien gaat dit mis, maar ik wacht nog een paar dagen met het statusrapport.” Die paar dagen worden een week en we hebben de klant nog steeds niet bijgepraat. Als we ons aan het afgesproken moment houden, moeten we het probleem melden. Het is dus ook een goed hulpmiddel voor risicobeheer en verantwoordelijkheid.

Natalie Semczuk:

Inderdaad. Er is vaak een neiging om iets uit te stellen wanneer het niet goed loopt. Een ontwerper of ontwikkelaar kan denken dat het morgen wel beter gaat en het probleem nog een dag niet melden. Bij werken op afstand gaan mensen soms zelfs helemaal van de radar. Wanneer iemand vraagt waarom iets te laat is, is de eerste reactie soms om stil te blijven. Ik heb dat in het verleden ook wel eens bij jou gedaan met een artikel.

Je denkt dan: “O nee, ze hebben het gemerkt,” en hoopt dat ze het niet opnieuw merken tot je het oplevert. Maar je zit dan juist volop in de problemen. Het projectmanagementprincipe is dat je problemen moet melden wanneer ze nog klein zijn, niet wanneer ze een groot gat zijn geworden. Omdat de klant een update verwacht, helpt het communicatieplan om verwachtingen te scheppen. De klant kan misschien nerveus worden, maar dat is beter dan helemaal niet weten wat er speelt.

Ben Aston:

Uiteindelijk draait dit allemaal om het managen van verwachtingen en gedeeltelijk ook om risicobeheer. Welke andere hulpmiddelen of dingen gebruik je naast een communicatieplan om verwachtingen bij een klant formeel of informeel te managen?

Natalie Semczuk:

Veel daarvan komt voort uit een projectmanagementstijl met veel documentatie. Het is enorm belangrijk om die zaken daadwerkelijk op te stellen, ze te volgen en jezelf eraan te houden. Ook als het te formeel of omslachtig voelt, geeft het structuur aan alles wat we moeten managen.

Ik heb een eigen template voor wekelijkse budgetten voor klanten. Dat varieert per project of klant, maar wanneer ik een wekelijkse of maandelijkse voortgangsvergadering heb, stuur ik meestal een paar dagen vooraf een budget- en statusupdate. Daarin kan staan hoeveel items in deze sprint zijn afgerond, wat we van plan zijn te doen en hoe dat zich verhoudt tot de vorige sprint. Bij een ondersteuningsproject kan het ook een overzicht zijn van alle openstaande taken, wat op beoordeling van de klant wacht en wat al is afgerond. Zo kan de klant snel zien hoe het ervoor staat.

We hebben op de website ook over RACI-matrices geschreven. Dat is een belangrijk en nuttig hulpmiddel.

Ben Aston:

Ja.

Natalie Semczuk:

Het lijkt op het communicatieplan: je denkt misschien dat je niets formeels nodig hebt, maar het helpt echt om de verantwoordelijkheden van iedereen in een project vast te leggen. Zulke hulpmiddelen brengen problemen aan het licht die je bij een informele aanpak misschien niet ziet. Ze geven inzicht in wat wel en niet binnen de vastgestelde grenzen kan worden gedefinieerd. Vervolgens bepaal je of je verder moet gaan en dit concreter moet maken, of dat je de grenzen moet aanpassen. Dus ja, dat zijn de belangrijkste hulpmiddelen die ik gebruik.

Ben Aston:

Goed. Dat is erg nuttig.

Als je nog geen communicatieplan hebt gebruikt en je je afvraagt waarom je klant je voortdurend achter de broek zit, of waarom een klant niet reageert, probeer dan een communicatieplan. Natalie praat hier niet alleen over; we hebben ook een template. Ga naar thedigitalprojectmanager.com en zoek op “template communicatieplan”. Je vindt het snel. Probeer het uit en je zult merken dat het enorm helpt.

Natalie Semczuk:

Heel erg bedankt. Het was geweldig om hier weer te zijn.

Ben Aston:

Natalie, ontzettend bedankt dat je bij ons was. Het was geweldig om je vandaag bij ons te hebben. Goed bezig.
Wil je bijdragen aan dit gesprek over communicatieplannen, laat dan een reactie achter bij het artikel. Ga ook naar de sectie “bronnen” van thedigitalprojectmanager.com om je bij ons Slack-team aan te sluiten. Je vindt daar meer dan duizend andere DPM’s en allerlei interessante gesprekken. Daar moet je bij zijn. Neem een kijkje, maar tot de volgende keer: bedankt voor het luisteren.