Bouwen of kopen: de beslissing over projectmanagementtools in het tijdperk van AI
Standaard: kopen: De meeste leiders kopen liever oplossingen, tenzij specifieke problemen in de werkprocessen het bouwen van een maatwerktool noodzakelijk maken.
Kernvraag: Bepaal of een werkproces essentieel is voor onderscheidend vermogen of basisinfrastructuur vormt om de beslissing tussen kopen en bouwen te sturen.
Noodzaak om te bouwen: Bedrijven moeten mogelijk oplossingen bouwen wanneer er geen geschikte kant-en-klare opties beschikbaar zijn voor unieke werkprocessen.
Impact van vibe-coderen: AI-ondersteunde tools zoals vibe-coderen verlagen de drempel voor niet-technische medewerkers om snel functionele software te maken.
Verborgen kosten: Het bouwen van maatwerksoftware kan leiden tot langdurige onderhoudsproblemen, waardoor kopen vaak de veiligere optie is.
Voor project- en operationele leiders dragen maar weinig beslissingen zulke verstrekkende gevolgen op lange termijn als de keuze tussen het bouwen van een eigen tool of het kopen van een kant-en-klare oplossing. Maak je de juiste keuze, dan beschikt je team precies over de infrastructuur die het nodig heeft om snel te handelen en op één lijn te blijven.
Maak je de verkeerde keuze, dan zit je óf vast aan een logge SaaS-stack die niet bij je werkprocessen past, óf bedolven onder de onderhoudslast van een zelfgebouwd systeem dat niemand meer volledig begrijpt. De vraag is altijd al lastig geweest. Nu “vibecoding” het voor niet-technici eenvoudiger dan ooit maakt om functionele software op te zetten, is de kwestie complexer — en interessanter — geworden.
Het standaarduitgangspunt: kopen, tenzij je een reden hebt om dat niet te doen
De meeste ervaren operationele leiders zullen je vertellen dat kopen het standaarduitgangspunt moet zijn en dat bouwen alleen op tafel komt als daar een duidelijke, specifieke reden voor is. Philip Stoelman, oprichter & CEO van Network Republic, zegt het duidelijk: "We kiezen standaard voor kopen, tenzij we tegen een probleem in een werkproces aanlopen waarvoor momenteel geen enkele tool bestaat zonder veel compromissen. Dat is het eerlijke uitgangspunt, en ik geloof dat de meeste operationele leiders die dit lang genoeg doen daar uiteindelijk uitkomen."
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
We kiezen standaard voor kopen, tenzij we tegen een probleem in een werkproces aanlopen waarvoor momenteel geen enkele tool bestaat zonder veel compromissen.
De logica is eenvoudig. Kant-en-klare tools worden geleverd met ondersteuning, documentatie, voortdurende updates en een gebruikersbasis die het product al grondig heeft getest. Bouwen vereist daarentegen voortdurende investeringen in ontwikkeling, onderhoud en institutionele kennis. Abdullah Shoaib, CEO & oprichter van Energy Solutions, legt het als volgt uit: "We kopen doorgaans wanneer een oplossing in een veelvoorkomende bedrijfsbehoefte voorziet en snel kan worden geïmplementeerd. We overwegen bouwen alleen wanneer het proces een concurrentievoordeel oplevert of wanneer bestaande tools te veel omwegen vereisen die inefficiënties veroorzaken."
We kopen doorgaans wanneer een oplossing in een veelvoorkomende bedrijfsbehoefte voorziet en snel kan worden geïmplementeerd. We overwegen bouwen alleen wanneer het proces een concurrentievoordeel oplevert of wanneer bestaande tools te veel omwegen vereisen.
De kernvraag: onderscheidend vermogen of basisinfrastructuur?
Als kopen het standaarduitgangspunt is, wat doet de weegschaal dan naar bouwen doorslaan? Voor de meeste leiders komt het antwoord neer op één diagnostische vraag: onderscheidt dit werkproces ons bedrijf, of is het gewoon infrastructuur?
Lizelle Balanco, manager bedrijfssystemen bij Cloudflare, beschrijft het criterium dat haar team hanteert: "Onze eerste vraag is altijd: is dit iets waarmee ons bedrijf zich onderscheidt, of is het simpelweg iets wat we nodig hebben om het bedrijf te runnen? Als het om een uniek werkproces, een concurrentievoordeel of een proces gaat waar bestaande oplossingen niet goed mee overweg kunnen, dan wordt bouwen serieus overwogen."
Onze eerste vraag is altijd: is dit iets waarmee ons bedrijf zich onderscheidt, of is het simpelweg iets wat we nodig hebben om het bedrijf te runnen?
Ciaran Burke, COO & medeoprichter van Swoop Funding, hanteert een vergelijkbare tweedeling: "We beginnen met een eenvoudige test: is deze mogelijkheid essentieel voor de manier waarop we ons onderscheiden, of is het basisinfrastructuur? Alles wat verband houdt met onze matching-engine, processen voor kredietverstrekkers of eigen data bouwen we zelf; alles wat gangbaar is — CRM, ticketbeheer, BI, communicatie — kopen we."
We beginnen met een eenvoudige test: is deze mogelijkheid essentieel voor de manier waarop we ons onderscheiden, of is het basisinfrastructuur?
Het patroon onder leiders is consistent: standaardfuncties horen thuis in standaardtools. Eigen werkprocessen — de processen die vastleggen hoe je bedrijf daadwerkelijk denkt en opereert — zijn de moeite waard om zelf te bouwen.
Wanneer de kloof te groot is om te negeren: bouwen uit noodzaak
Soms is de beslissing om iets te bouwen niet zozeer een strategische keuze als wel een praktische. De juiste tool bestaat simpelweg niet, en geen enkele configuratie maakt van een kant-en-klaar product wat er moet worden gedaan.
Dixie Willard, oprichter en hoofdprojectstrateeg van Poised & Plumb, kwam tot dit inzicht toen ze in de interieurontwerpsector werkte. Toen haar werd gevraagd of een kant-en-klare tool in haar behoeften kon voorzien, was haar antwoord direct: "Die bestaat niet. Echt niet. En er zijn veel tools die ontwerpers zouden kunnen gebruiken, maar die gewoon niet bestaan.” Vervolgens is Dixie aan verschillende projecten gaan werken waarbij ze met behulp van prompts codeert, om in deze behoefte te voorzien.
Er zijn veel tools die ontwerpers zouden kunnen gebruiken, maar die gewoon niet bestaan.
Daniel Preston, oprichter van LiveInCare USA, benadert de vraag meer vanuit een diagnostisch perspectief: "De eerste vraag die ik stel, is of het proces dat we proberen te ondersteunen daadwerkelijk uniek is. Als het proces veel voorkomt, zoals e-mailmarketing, analyses, betalingen of CRM-functies, koop ik meestal liever een bestaande oplossing." De conclusie is duidelijk — wanneer het proces echt ongebruikelijk is, houdt kopen op het juiste antwoord te zijn.
Aniket Ghonge, senior supplychainmanager bij Amazon, liep persoonlijk tegen deze grens aan toen bestaande bedrijfssoftware zijn operationele behoeften niet kon bijbenen: "De huidige CRM-technologie waarmee ik werkte, beschikte niet over de mogelijkheden die ik nodig had. Ik had iets nodig dat me kon helpen mijn werk te automatiseren, me een manier kon geven om meerdere bronnen te vergelijken en vervolgens een definitief vraagplan voor onze nieuwe verladers kon genereren." Ghonge bouwde vervolgens een systeem dat dit nicheprobleem oplost en 18 uur werk terugbracht tot 1 uur.
Wanneer coderen op basis van prompts de rekensom verandert
Jarenlang vormde de bouwkant van de vergelijking een aanzienlijke toetredingsdrempel: je had ontwikkelaars, tijd en geld nodig. Ontwikkeltools met AI-ondersteuning — platforms voor coderen op basis van prompts, zoals Replit, Cursor en andere — zijn die drempel op betekenisvolle wijze beginnen te verlagen. Voor projectmanagers en operationele leidinggevenden zonder technische achtergrond heeft de mogelijkheid om een functionele tool te creëren door middel van prompts een volledig nieuwe optie aan het besliskader toegevoegd.
Michael Gold, oprichter en fractioneel hoofd van de dienstverlening, stelde dit onlangs op de proef met zijn eigen CRM: "Ik heb zojuist mijn eigen CRM gebouwd met Replit, omdat ik Close gebruikte en dat me $100 per maand kostte. Ik ga niet tegen je liegen en zeggen dat het beter is dan Close, maar het is gratis, of in ieder geval $25 per maand voor Replit." De afweging die Gold beschrijft — minder gepolijst, maar aanzienlijk goedkoper en afgestemd op zijn exacte behoeften — is er een die steeds meer professionals beginnen te maken.
Ik heb zojuist mijn eigen CRM gebouwd met Replit, omdat ik Close gebruikte en dat me $100 per maand kostte.
De verborgen kosten van bouwen: een waarschuwend perspectief
De toegankelijkheid van tools voor coderen op basis van prompts neemt de risico's van bouwen niet weg — ze verlaagt alleen de drempel vooraf. De kosten op langere termijn van het bezitten van bedrijfseigen software blijven bestaan, en ervaren consultants die hebben gezien hoe klanten deze weg inslaan, wijzen er snel op.
Marissa Taffer, oprichter en president van M. Taffer Consulting, heeft organisaties veel geld zien besteden aan maatwerkoplossingen die nooit het whiteboard hadden mogen verlaten: "Als ik er vanaf het begin bij betrokken was geweest, denk ik dat mijn aanbeveling zou zijn geweest om iets kant-en-klaars te kopen en het aan te passen, in plaats van te bouwen wat mijn klant heeft gebouwd.” Terugkijkend op deze ervaring licht Taffer haar frustraties verder toe: “Ik moest vaak via de beheerder gaan om überhaupt iets opgelost te krijgen. De tool werd niet erg goed onderhouden." Het onderhoudsprobleem dat Taffer beschrijft — tools die langzaam achteruitgaan omdat niemand de juiste middelen heeft om ze goed te onderhouden — is een van de meest voorkomende manieren waarop zelfgebouwde software faalt.
Als ik er vanaf het begin bij betrokken was geweest, denk ik dat mijn aanbeveling zou zijn geweest om iets kant-en-klaars te kopen en het aan te passen, in plaats van te bouwen wat mijn cliënt heeft gebouwd.
Het plafond van intuïtief programmeren: wanneer prototypes producten worden
De opkomst van intuïtief programmeren heeft een belangrijke grens opnieuw dringend onder de aandacht gebracht: de grens tussen een prototype en een productiesysteem. Een tool die in een middag is gebouwd om een idee te valideren, is één ding. Een tool waarvan een team van twintig mensen dagelijks afhankelijk is, is iets heel anders — en de weg van het ene naar het andere vereist meer dan alleen prompts.
Tim Fisher, VP van AI bij The Digital Project Manager, trekt deze grens duidelijk: "Als je iets bouwt waar mensen op vertrouwen, moet het meer worden dan alleen een project dat met intuïtief programmeren is gemaakt; het moet worden overgenomen door de mensen die dit professioneel doen en dingen weten waarvan je niet eens weet dat je ernaar moet vragen. De waarde van deze tools voor niet-programmeurs is dat ze zaken zoals overeenstemming over een idee kunnen versnellen en je voorbij de fase van 'gaat dit werken?' kunnen helpen."
Als je iets bouwt waar mensen op vertrouwen, moet het meer worden dan alleen een project dat met intuïtief programmeren is gemaakt; het moet worden overgenomen door de mensen die dit professioneel doen en dingen weten waarvan je niet eens weet dat je ernaar moet vragen.
Fishers kijk op de zaak is genereus tegenover intuïtief programmeren — het is oprecht waardevol om de afstand tussen idee en haalbaarheidsproef te verkleinen — maar hij is zich ook scherp bewust van de beperkingen ervan. Het prototype is het begin van het gesprek over de vraag of je iets moet bouwen, niet het bouwproces zelf.
Wil je meer inzichten zoals deze? Meld je aan voor een gratis DPM-account om van meer experts zoals deze te horen.
