Wat is een RACI-schema? Handleiding, sjabloon & voorbeelden
Wanneer meerdere mensen bij een project betrokken zijn, is het niet altijd duidelijk wie het werk uitvoert, wie het goedkeurt en wie alleen een update nodig heeft. Zo worden taken gemist en lopen beslissingen vertraging op.
Een RACI-matrix maakt die verantwoordelijkheden expliciet. Hier lees je hoe je er een maakt, wanneer het de moeite waard is om er een te gebruiken en hoe je veelvoorkomende fouten voorkomt. Ik heb ook een praktisch voorbeeld en een downloadbaar sjabloon toegevoegd om je op weg te helpen.
Wat is een RACI-matrix?
Een RACI-matrix is een hulpmiddel voor projectmanagement waarin wordt vastgelegd wie verantwoordelijk, eindverantwoordelijk, geraadpleegd en geïnformeerd is voor elke taak of elk op te leveren resultaat. De matrix wordt ook wel een verantwoordelijkheidsmatrix genoemd en helpt teams om eigenaarschap, goedkeuringsbevoegdheid en communicatieverwachtingen te verduidelijken voordat het werk begint.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Je kunt er een maken tijdens de projectplanning en er gedurende de hele uitvoering naar terugverwijzen. Als je de matrix in je projectmanagementsoftware bijhoudt, heeft iedereen een gedeeld referentiepunt wanneer verantwoordelijkheden veranderen.
RACI-matrixsjabloon en -voorbeeld
Ik heb een RACI-matrixsjabloon ontwikkeld dat je kunt downloaden. Je vindt er ook een voorbeeld, checklist en spiekbrief. Het sjabloon vult de kleuren automatisch in op basis van je invoer. Pas de kleuren gerust naar wens aan!
Dit sjabloon is beschikbaar via het DPM-lidmaatschap. Word lid en krijg toegang tot het RACI-matrixsjabloon, evenals tot meer dan 100 andere sjablonen, voorbeelden en cases voor projectdocumentatie.
Waar staat RACI voor?
RACI onderscheidt vier soorten betrokkenheid bij een project:
- R = Verantwoordelijk (het werk uitvoeren): De persoon die een taak of op te leveren resultaat uitvoert. Een taak kan meerdere verantwoordelijke medewerkers hebben, maar het eigenaarschap moet duidelijk zijn.
- A = Eindverantwoordelijk (eindverantwoordelijk zijn voor het resultaat): De persoon die uiteindelijk verantwoordelijk is voor de voltooiing en goedkeuring van de taak. Wijs per taak één eindverantwoordelijke aan om tegenstrijdige beslissingen te voorkomen.
- C = Geraadpleegd (input leveren): De mensen van wie expertise of feedback nodig is vóór of tijdens het werk. De communicatie verloopt in beide richtingen.
- I = Geïnformeerd (updates ontvangen): De mensen die op de hoogte moeten zijn van de voortgang, beslissingen of resultaten, maar van wie niet wordt verwacht dat ze rechtstreeks bijdragen. De communicatie verloopt over het algemeen in één richting.
Het onderscheid dat de meeste verwarring veroorzaakt, is verantwoordelijk versus eindverantwoordelijk. Verantwoordelijk betekent dat je het werk uitvoert. Eindverantwoordelijk betekent dat je ervoor zorgt dat het werk wordt gedaan en aan de verwachtingen voldoet. Eén persoon kan beide rollen vervullen.
Bekijk hier meer over RACI-matrices!
Wanneer gebruik je een RACI-matrix?
Niet elk project heeft een RACI-matrix nodig. Voor een klein team met duidelijke verantwoordelijkheden kan zo'n matrix meer administratie dan waarde opleveren. De matrix is vooral nuttig wanneer meerdere mensen of afdelingen aan hetzelfde werk bijdragen. Je kunt gedurende de hele levenscyclus van een project terugverwijzen naar het RACI-raamwerk, omdat RACI aangeeft wanneer je de juiste mensen op het juiste moment moet betrekken.
Overweeg er een te gebruiken voor:
- Complexe projecten met meerdere belanghebbenden: Maak duidelijk wie resultaten goedkeurt, input levert en updates ontvangt voordat beslissingen knelpunten worden.
- Projecten met onduidelijk eigenaarschap: Breng hiaten, overlappende verantwoordelijkheden en taken in kaart waarvan iedereen aanneemt dat iemand anders ze uitvoert.
- Afdelingsoverschrijdende of sterk gestructureerde projecten: Coördineer verantwoordelijkheden tussen afdelingen, leveranciers of teams, vooral wanneer werk meerdere goedkeuringsfasen doorloopt.
Als je team al weet wie verantwoordelijk is voor elke beslissing en elk resultaat, heb je waarschijnlijk geen extra schema nodig.
Voorbeeld van een RACI-schema: casestudy uit de praktijk
Hier is een voorbeeld van een RACI-schema dat ik heb gemaakt voor een project rond het opzetten van een loyaliteitsprogramma voor een modemerk.
Dit RACI-schema is afkomstig uit een project voor een loyaliteitsprogramma dat ik voor een modemerk heb geleid. Omdat er meerdere belanghebbenden aan klantzijde betrokken waren, bracht het opstellen van het schema drie aandachtspunten aan het licht:
- Te veel belanghebbenden: Ik richtte het schema op de verantwoordelijkheden aan klantzijde en bracht het kleinere bureau-team onder in één rol.
- Onduidelijke groepen belanghebbenden: Ik scheidde de belangrijkste senior belanghebbenden van de bredere leiderschapsgroep, in plaats van iedereen afzonderlijk te vermelden.
- Geconcentreerde eindverantwoordelijkheid: In eerste instantie waren te veel taken afhankelijk van de producteigenaar aan klantzijde. Daarom bespraken we hoe we de eindverantwoordelijkheid over de juiste rollen konden verdelen.
Deze oefening hielp ons om overeenstemming te bereiken over de verantwoordelijkheden voordat die overlappingen tot problemen bij de oplevering leidden.
Voor- en nadelen van RACI-schema's
Voor- en nadelen van RACI-schema's
Een RACI-schema kan de verantwoordelijkheden binnen een project verduidelijken, maar het lost slechte communicatie of onduidelijke besluitvorming niet vanzelf op. Hieronder zie je wanneer het helpt en wanneer het extra werk kan opleveren.
| Voordelen | Nadelen |
|---|---|
| Duidelijker eigenaarschap: Maakt duidelijk wie het werk uitvoert en wie eindverantwoordelijk is voor het resultaat. | Extra administratie: Het opstellen en bijhouden van het schema kost tijd, vooral wanneer verantwoordelijkheden regelmatig veranderen. |
| Snellere beslissingen: Maakt goedkeuringsverantwoordelijkheden expliciet, waardoor onnodig heen-en-weer communiceren wordt beperkt. | Starre rolverdeling: Verantwoordelijkheden kunnen verouderd raken naarmate projecten zich ontwikkelen. |
| Gerichtere communicatie: Maakt onderscheid tussen mensen die input moeten leveren en mensen die alleen updates hoeven te ontvangen. | Wrijving tussen belanghebbenden: Mensen kunnen het oneens zijn met hun toewijzing of het gevoel krijgen dat ze worden uitgesloten van beslissingen. |
| Beter zicht op de werkbelasting: Laat zien wanneer te veel taken afhankelijk zijn van één persoon of team. | Vals gevoel van duidelijkheid: Een voltooid schema garandeert niet dat mensen hun verantwoordelijkheden begrijpen of accepteren. |
Veelvoorkomende valkuilen bij RACI en hoe je ze voorkomt
Zelfs een goed ontworpen RACI-schema kan problemen veroorzaken als toewijzingen onduidelijk zijn of het team het er niet over eens is. Let op deze veelvoorkomende fouten:
- De projectmanager verantwoordelijk maken voor alles: Wijs werk toe aan de mensen die het daadwerkelijk uitvoeren, of dat nu ontwerpers, ontwikkelaars of afdelingshoofden zijn. De projectmanager moet niet automatisch verantwoordelijk zijn voor elk resultaat.
- Verantwoordelijk verwarren met eindverantwoordelijk: Controleer of voor elke taak iemand is aangewezen om het werk uit te voeren en één persoon eindverantwoordelijk is voor het resultaat. Dat kan dezelfde persoon zijn, maar dat hoeft niet.
- Spanning creëren tussen geraadpleegde en geïnformeerde belanghebbenden: Leg uit waarom sommige mensen input leveren terwijl anderen alleen updates ontvangen. Geïnformeerd worden is geen mindere rol. Het betekent simpelweg dat hun feedback niet nodig is voor die specifieke beslissing.
Bespreek deze toewijzingen met het team voordat je het schema definitief maakt. Goed stakeholdermanagement begint met het stellen van duidelijke verwachtingen. Een kort gesprek nu kan latere meningsverschillen over eigenaarschap voorkomen.
Een RACI-schema maken in 6 stappen
In de onderstaande afbeelding heb ik de zes stappen voor het maken van een RACI-schema samengevat:
Laten we de zes stappen doorlopen aan de hand van een bekend voorbeeld: de missie van het Gezelschap om de Ene Ring naar de Doemberg te brengen in In de ban van de ring.
Het idee komt uit een lezing die Meghan McInerny gaf tijdens de Digital PM Summit 2017. Het is een nuttig voorbeeld van hoe verantwoordelijkheden binnen een team kunnen worden verdeeld.
Stap 1: Identificeer de projectrollen
Begin met het opsommen van iedereen die bij het project betrokken is bovenaan je schema. Je kunt functietitels of individuele namen gebruiken, afhankelijk van hoe je team werkt.
- Gebruik rollen wanneer verantwoordelijkheden ondanks veranderingen in de personeelsbezetting consistent moeten blijven of wanneer één persoon meerdere functies vervult.
- Gebruik namen wanneer het eigenaarschap van individuen belangrijk is of wanneer meerdere mensen dezelfde functietitel hebben.
Kies de aanpak die verantwoordelijkheden het duidelijkst maakt en pas die consequent toe.
Stap 2: Identificeer de projecttaken of opleveringen
Noteer de belangrijkste taken of opleveringen van het project in de linkerkolom. Gebruik je projectplan of lijst met opleveringen als uitgangspunt.
Houd het detailniveau beheersbaar. Een RACI-schema moet het eigenaarschap verduidelijken en geen tweede taaktracker worden. Richt je op werk waarvoor coördinatie, beslissingen of goedkeuringen nodig zijn.
Stap 3: Wijs de RACI toe aan elke rol en taak
Wijs voor elke taak de rollen aan die verantwoordelijk zijn, eindverantwoordelijk zijn, geraadpleegd moeten worden en geïnformeerd moeten worden. Elke taak moet ten minste één verantwoordelijke hebben en precies één eindverantwoordelijke eigenaar. Voeg alleen geraadpleegde en geïnformeerde belanghebbenden toe waar dat nodig is.
In ons voorbeeld is Frodo verantwoordelijk voor het brengen van de Ring naar de Doemberg. Gandalf geeft begeleiding, terwijl Sam Frodo's werk actief ondersteunt. Dit onderscheid laat ook zien waar een uitgebreid model zoals RASCI, dat een ondersteunende rol bevat, nuttig kan zijn.
Stap 4: Stem dit af met je team
Bespreek de toewijzingen met de mensen die het werk uitvoeren. Controleer of de verantwoordelijkheden realistisch zijn, of niemand te veel op zijn bord heeft en of er taken zijn zonder duidelijk eigenaarschap.
Breng aanpassingen aan voordat je het schema breder deelt.
Stap 5: Stem dit af met de belangrijkste belanghebbenden van het project
Deel het concept met belangrijke belanghebbenden om de bevoegdheid om goedkeuring te geven, de verantwoordelijkheden voor besluitvorming en de verwachtingen rond communicatie te bevestigen.
Houd de beoordeling gericht op het oplossen van hiaten of meningsverschillen in plaats van iedereen uit te nodigen het schema opnieuw te ontwerpen.
Stap 6: Maak het gedurende de hele looptijd van het project nuttig
Een RACI-schema helpt alleen als mensen het daadwerkelijk gebruiken. Laat het na de kick-off niet verdwijnen in een projectmap.
- Raadpleeg het tijdens de uitvoering: Controleer de toewijzingen wanneer je aan het werk gaat, goedkeuringen aanvraagt of vragen over verantwoordelijkheden oplost.
- Werk het bij wanneer verantwoordelijkheden veranderen: Bekijk het schema opnieuw na wijzigingen in de personeelsbezetting, aanpassingen van de scope of verschuivingen in beslissingsbevoegdheid.
- Houd het toegankelijk: Bewaar het op een gedeelde locatie, zoals Confluence, Google Docs of de projectmanagementsoftware van je team. Als je Excel gebruikt, zorg er dan voor dat iedereen toegang heeft tot de actuele versie.
- Bekijk het bij de afsluiting van het project: Bepaal waar het eigenaarschap goed werkte, waar goedkeuringen vertraging opliepen en of er te veel mensen bij betrokken waren.
Beschouw het schema als een levend projectdocument, niet als een eenmalige planningsactiviteit.
Luister hiernaar als podcast
Suze deelt haar uitgesproken mening over hoe je voorkomt dat mensen naar elkaar wijzen en gewoon verdergaan.
Beste werkwijzen voor een RACI-schema
Controleer deze vijf punten voordat je je RACI-schema gaat gebruiken:
- Gebruik het waar het waarde toevoegt. Eenvoudige projecten met duidelijk gedefinieerde verantwoordelijkheden hebben mogelijk geen formele matrix nodig.
- Definieer rollen voordat je ze toewijst. Zorg ervoor dat iedereen het verschil begrijpt tussen verantwoordelijk, eindverantwoordelijk, geraadpleegd en geïnformeerd.
- Wijs per taak één eindverantwoordelijke aan. Meerdere eindverantwoordelijken kunnen goedkeuringen vertragen en ervoor zorgen dat beslissingen onopgelost blijven.
- Wees selectief in wie updates nodig heeft. Niet elke belanghebbende hoeft in elke rij te staan. Gebruik je stakeholdermanagementplan voor bredere communicatie.
- Stel het samen met je team op. Maak het schema zelf als dat eenvoudiger is, maar vraag input aan de mensen die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren en goedkeuren van het werk.
Het doel is niet om elke cel in te vullen. Het gaat erom verantwoordelijkheden zo duidelijk te maken dat het werk zonder onnodige vragen of goedkeuringen kan doorgaan.
Wat zijn de alternatieven voor een RACI?
RACI is niet de enige manier om rollen en verantwoordelijkheden voor besluitvorming te verduidelijken. Verschillende varianten passen de terminologie aan of voegen extra rollen toe om aan de behoeften van verschillende teams te voldoen.
- RASCI (Verantwoordelijk, Eindverantwoordelijk, Ondersteunend, Geraadpleegd, Geïnformeerd): Voegt een ondersteunende rol toe voor mensen die actief helpen bij het voltooien van een taak. Nuttig wanneer het werk meerdere bijdragers omvat.
- CARS (Communiceren, Goedkeuren, Verantwoordelijk, Ondersteunen): Richt zich op communicatie, goedkeuring, uitvoering en ondersteuning in plaats van onderscheid te maken tussen geraadpleegde en geïnformeerde belanghebbenden.
- RAS (Verantwoordelijk, Goedkeuren, Ondersteunen): Een vereenvoudigd model met drie rollen. Nuttig wanneer een team minder onderscheid nodig heeft, hoewel het mogelijk niet aan alle vereisten voor eindverantwoordelijkheid voldoet.
- DACI (Aanvoerder, Goedkeurder, Bijdrager, Geïnformeerd): Richt zich directer op besluitvorming door aan te geven wie een beslissing aanstuurt, wie deze goedkeurt en wie input levert.
- CLAM (Draagt bij, Leidt, Keurt goed, Bewaakt): Gebruikt actiegerichte rollen om onderscheid te maken tussen deelname, leiderschap, goedkeuring en toezicht.
De beste keuze hangt af van wat je probeert te verduidelijken. Gebruik RACI voor eigenaarschap van taken en verantwoordingsplicht, DACI voor besluitvorming of RASCI wanneer ondersteunende bijdragers expliciet moeten worden erkend.
Je kunt ook RACI 2.0 bekijken voor een andere variant van het raamwerk.
Wat nu?
Voor meer hulp bij het beheren van projecten en het leiden van teams kun je onze cursus Digitale projectmanagement beheersen volgen. Deze behandelt de volledige levenscyclus van een project, van initiatie tot afsluiting, en behandelt ook een breed scala aan projectmethodologieën die helpen om projectsucces te behalen.
