Handleiding voor projecthandvesten: sjabloon, voorbeelden en hoe je er een maakt

Sjabloon en voorbeeld van een projectcharter

Download hier je sjabloon en gebruik deze handleiding tijdens het invullen ervan. De inzichten in dit artikel helpen je bij het maken van een ijzersterk projectcharter. We hebben ook een ingevuld voorbeeld toegevoegd om je een idee te geven van hoe dat van jou eruit zou moeten zien.

Projectcharter versus werkbeschrijving (SoW) versus projectplan

Een werkbeschrijving, projectcharter en projectplan hebben verschillende doelen, maar werken samen om een project te definiëren, goed te keuren en te begeleiden. De SoW legt de scope en verwachte op te leveren resultaten vast, het projectcharter geeft formeel toestemming voor het project en het projectplan beschrijft hoe het werk wordt uitgevoerd en beheerd.

	Werkbeschrijving	Projectcharter	Projectplan
Doel	Definieert het uit te voeren werk, de grenzen ervan en de verwachte resultaten	Geeft formeel toestemming voor het project en verleent de projectmanager de bevoegdheid om het te leiden	Legt uit hoe het project wordt uitgevoerd, gemonitord en beheerst
Primaire focus	Welk werk is inbegrepen, wat niet en wat moet worden opgeleverd	Waarom het project bestaat, wat het wil bereiken en wie verantwoordelijk is	Hoe en wanneer het werk wordt voltooid
Belangrijkste inhoud	Bedrijfsbehoeften, projectomvang, op te leveren resultaten, aannames, uitsluitingen en acceptatiecriteria	Businesscase, doelstellingen, projectomvang op hoofdlijnen, belanghebbenden, rollen, budget, planning en succescriteria	Planning, projectfasen, op te leveren resultaten, afhankelijkheden tussen taken, mijlpalen, middelen, risico's en communicatieplannen
Detailniveau	Gedetailleerde beschrijving van het overeengekomen werk en de op te leveren resultaten	Overzicht op hoofdlijnen van het project en de vereisten ervan	Gedetailleerde uitsplitsing van projectactiviteiten en managementprocessen
Wanneer opgesteld	Tijdens de projectinitiatie of contractfase, vaak vóór het charter	Tijdens de projectinitiatie, voordat de gedetailleerde planning begint	Tijdens de projectplanning, nadat het charter is goedgekeurd
Wie gebruikt het	Klanten, leveranciers, projectmanagers en belanghebbenden	Projectsponsors, projectmanagers en belangrijke belanghebbenden	Projectmanagers, projectteams en belanghebbenden
Goedkeuring en bevoegdheid	Legt de overeengekomen werkverplichtingen vast wanneer het onderdeel is van een goedgekeurde overeenkomst	Geeft formele toestemming om verder te gaan en stelt de projectmanager in staat organisatorische middelen te gebruiken	Legt een goedgekeurde aanpak en basislijn vast voor het beheren van de projectoplevering
Relatie tot andere documenten	Dient vaak als input voor het projectcharter	Bouwt voort op de werkbeschrijving of businesscase en geeft richting aan de ontwikkeling van het projectplan	Bouwt voort op het charter en vertaalt de doelstellingen ervan naar uitvoerbaar werk

Waarom is het projectcharter belangrijk?

Het projectcharter is belangrijk omdat het ervoor zorgt dat je belanghebbenden het eens worden over waarom je het project uitvoert, wat er op hoofdlijnen binnen de scope valt en wie welke taak uitvoert. Sommige organisaties vereisen een ondertekend projectcharter voordat ze middelen toewijzen, waaronder financiering, aan je project.

Laten we de voordelen uitgebreider bekijken vanuit het perspectief van elke betrokken partij.

Voordelen voor projectmanagers & teams

• Maakt de waardepropositie van het project duidelijk: Het helpt je bepalen of het de moeite waard is om het project uit te voeren.
• Bespaart later tijd: De tijd die je aan het begin van een project besteedt aan het verduidelijken van doelstellingen, hoef je later in de levenscyclus van het project niet te besteden aan het oplossen van problemen en onderhandelen.
• Verduidelijkt het budget: Een projectcharter zorgt ervoor dat financiering beschikbaar is en op tijd wordt vrijgegeven. Het vooraf vastleggen van je uitgavenbevoegdheid en budgetten bespaart tijd voordat het project begint.
• Stelt duidelijke richtlijnen op voor je projectteam: Het definiëren van succescriteria is van onschatbare waarde om het team richting te geven wanneer je begint het project toe te lichten.
• Verhoogt het teammoreel: Een team dat werkt onder een slordig opgesteld charter raakt herhaaldelijk in de war, waarbij hun harde werk wordt verspild of in de verkeerde richting gaat. Een goed geschreven charter geeft maatstaven voor een succesvol project waar je team gemotiveerd en vol vertrouwen naartoe kan werken.

Het projectcharter is inmiddels automatisch geworden, toch? Mensen vergeten waar dit allemaal om draait. Het is een geweldig document; dit is je verkoopdocument om mensen enthousiast te maken over wat we doen. Het geeft ook aan wie de projectmanager is. Wanneer je die formalisering niet hebt, loop je vergaderruimtes binnen en denken mensen: ‘wie heeft jou tot projectmanagementgod of -godin benoemd?’ Je hebt dit stuk papier om dat hier te kunnen zeggen. De leidinggevende heeft het ondertekend. Het is dus ook een back-updocument.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Crystal Richards

Onderwijsconsultant projectmanagementOpens new window

Voordelen voor klanten & andere belanghebbenden

• Creëert een gedeeld begrip: Het projectcharter laat belanghebbenden weten wat ze kunnen verwachten en met welke beperkingen van middelen het project te maken heeft.
• Dient als marketinginstrument: Het projectcharter kan fungeren als verkoopdocument om nieuwe of bestaande investeringen te rechtvaardigen.

Wat moet er in een projectcharter staan?

Dit moet er in je projectcharter staan:

1. Inleiding: In dit gedeelte wordt het doel van het charter uitgelegd en wordt de projectnaam vermeld.
2. Bedrijfsreden en scopeverklaring: In dit gedeelte wordt het doel van het project uitgelegd (inclusief zakelijke drijfveren en eventuele gerelateerde projecten), worden activiteiten op hoofdlijnen gedefinieerd die binnen de scope van het project vallen (om later scope creep te voorkomen) en wordt het verwachte rendement op de investering behandeld.
3. Succescriteria: In dit gedeelte wordt gedefinieerd hoe succes eruitziet en hoe het team succes zal meten.
4. Belangrijke vereisten of op te leveren resultaten: In dit gedeelte worden vereisten op hoofdlijnen en/of belangrijke op te leveren resultaten samengevat.
5. Budget: In dit gedeelte worden de projectkosten geraamd, idealiter per projectfase, en worden de financieringsbronnen van het project gedefinieerd.
6. Mijlpalenplanning: In dit gedeelte wordt de projectduur geraamd en wordt elk belangrijk onderdeel van het project en alle mijlpalen samengevat.
7. Aannames en beperkingen: In dit gedeelte worden bekende en onbekende parameters bij de start van het project geïdentificeerd.
8. Projectrisico's: In dit gedeelte worden belangrijke bekende bedreigingen of kansen samengevat die van invloed kunnen zijn op het succes van het project.
9. Team en organisatie: In dit gedeelte worden projectrollen en verantwoordelijkheden gedefinieerd.
10. Goedkeuringen: In dit gedeelte is ruimte voor belanghebbenden om hun goedkeuring (of afkeuring) van het charter vast te leggen.

Naast deze onderdelen van het projectcharter kun je ook een bijlage opnemen met documenten zoals:

• Lijst met op te leveren resultaten: Als de op te leveren resultaten al zijn gedefinieerd, bevat deze lijst details over elk resultaat: wat het is en de bijbehorende acceptatiecriteria (zoals acceptatiecriteria volgens gegeven-wanneer-dan).
• Planningsdocumenten: Dit kan de projecttijdlijn, kalender of andere documenten omvatten die projectactiviteiten in de juiste volgorde plaatsen en details bevatten over elke projectmijlpaal of -fase.
• Communicatieplan: Dit bevat details over hoe elke betrokken persoon op de hoogte wordt gehouden van de voortgang, scopewijzigingen, enzovoort.

Wanneer moet ik het projectcharter opstellen?

De projectmanager moet het projectcharter opstellen tijdens de initiatieffase van het project. Het documenteren van het doel van het project, welke activiteiten onderdeel zullen zijn van de uitvoering en wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van welke activiteiten, is essentieel om de belangrijkste belanghebbenden vóór de projectkick-off op één lijn te brengen.

Een projectcharter opstellen

Hier volgt een eenvoudig proces dat je kunt volgen bij het opstellen van een projectcharter:

1. Bespreek dit met belanghebbenden & het team

Verzamel informatie over het project door gesprekken te voeren met belangrijke belanghebbenden, waaronder de projectmanager, projectsponsors, klanten en vertegenwoordigers van het projectteam.

Vergeet niet dat belanghebbenden ook andere teams kunnen omvatten die gespecialiseerde ondersteuning bieden, zoals experts op het gebied van netwerkcapaciteit en beveiliging.

2. Maak aantekeningen en orden ze

Stel tijdens je gesprekken vragen en maak aantekeningen waarmee je elk onderdeel van je charter kunt invullen. Gebruik je tijd verstandig om de meest relevante informatie te verzamelen; de ondersteunende details kun je later altijd nog aanvullen.

3. Gebruik een sjabloon

Maak gebruik van de talloze sjablonen voor projectcharters die online beschikbaar zijn om het format te creëren dat het beste aansluit bij de behoeften van je project.

DPM-leden kunnen ons vooraf gemaakte sjabloon voor een projectcharter gebruiken, samen met allerlei andere bronnen die tijd besparen. Je kunt ook een van de voorbeeldprojectcharters in dit bericht als uitgangspunt gebruiken.

4. Neem specifieke informatie op

Laten we beginnen met een slecht voorbeeld. Voor een bankklant schrijft een projectmanager de projectdoelstelling in het charter als “communicatiekanalen verbeteren”. Ja, goede communicatie is een waardevol doel, maar de manier waarop dit is geformuleerd laat veel aan de verbeelding over:

• Wiens communicatiekanalen worden verbeterd? Die van klanten? Van interne medewerkers?
• In hoeveel gebruikersbehoeften proberen we te voorzien?
• Werken we een bestaand systeem bij of bouwen we een volledig nieuw systeem?
• Wanneer is het afgerond?
• Omvat de scope ook training voor de nieuwe communicatietool?
• Omvat het contract doorlopende ondersteuning voor het systeem?

Een volledig charter geeft duidelijke, specifieke informatie over deze vragen, zodat de lezer het doel van het project kan begrijpen. Hier is een voorbeeld van een projectscopeverklaring (een belangrijk onderdeel van je charter):

“Maak uiterlijk december 2026 een nieuw communicatiesysteem ter vervanging van systeem ABC, zodat klanten via de eigen mobiele apps van XYZ Bank met hun productmanagers kunnen chatten. Leid 400 medewerkers op om het systeem intern te onderhouden en te ondersteunen.”

Pas een vergelijkbare logica toe bij het opstellen van andere onderdelen van het charter. Het doel van deze oefening is dat de projectsponsor over voldoende informatie beschikt om het project te kunnen goedkeuren.

5. Beoordeel het charter samen met teamvertegenwoordigers

Maak na het opstellen van een projectcharter, maar voordat je het met een klant bespreekt, tijd vrij om het charter samen met belangrijke teamleden te beoordelen op nauwkeurigheid en volledigheid.

6. Presenteer het ter goedkeuring

Let op dat deze stap niet “ter goedkeuring verzenden” is. Het projectcharter is de sleutel tot het verkrijgen van goedkeuring om het project uit te voeren en het is belangrijk dat het op de juiste manier wordt gepresenteerd. Voeg je charter niet simpelweg als pdf bij een e-mail, om vervolgens te worden genegeerd of zonder meer afgewezen.

Presenteer je charter in plaats daarvan aan je sponsors, belanghebbenden of klanten. Doe dit tijdens een vergadering of via een presentatie met dia’s die ondersteunend materiaal bevat. Zorg ervoor dat je voldoende tijd uittrekt voor vragen en antwoorden.

Voorbeelden van projectcharters

Hier zijn drie verschillende voorbeelden van projectcharters om te bekijken:

In dit voorbeeld van een projectcharter voor een interactief spraakresponssysteem heeft de projectmanager naast een projectbeschrijving en de scope ook enkele opmerkingen over de businesscase opgenomen.

Ook zijn de beperkingen op volgorde van prioriteit vermeld, wat nuttig is om snel context te bieden aan degene die dit document leest.

In dit voorbeeld van een projectcharter worden de projectdoelstellingen, evenals de mijlpalen en een bijbehorende tijdlijn, duidelijk vermeld.

Hoewel je nog niet per se een volledige tijdlijn nodig hebt (deze wordt vastgelegd in het projectplan), is dit een goed onderdeel om op te nemen en vervolgens bij te werken voor projectstatusrapporten terwijl het team het werk in de uitvoeringsfase afrondt.

Dit voorbeeld lijkt op het bovenstaande voorbeeld, omdat het mijlpalen en een tijdlijn bevat.

Het heeft ook duidelijk de doelstellingen en wat binnen de scope valt uiteengezet en bevat enkele opmerkingen over de processen die door het project worden beïnvloed. Dat is nuttig, omdat dit verband houdt met de beperking van de houding ten opzichte van verandering (die in het gedeelte over beperkingen wordt genoemd).

Deskundige tips voor het opstellen van een projectcharter

Volg bij het opstellen van een projectcharter deze best practices om duidelijke verwachtingen te scheppen, draagvlak bij belanghebbenden te verkrijgen en je project klaar te stomen voor succes:

• Houd het eenvoudig: Schrijf je charter zo dat iemand die niet bekend is met het project het doel, de scope en de verwachte resultaten ervan kan begrijpen. Vermijd jargon en vage formuleringen. Als belanghebbenden je moeten vragen wat een onderdeel betekent, is het waarschijnlijk de moeite waard om het te herschrijven.
• Richt je op het grote geheel: Beperk je tot doelstellingen op hoofdlijnen, scope, opleveringen en beperkingen in plaats van gedetailleerde taken of planningen. Ik raad aan om implementatiedetails in je projectplan op te nemen, waar ze kunnen evolueren zonder dat wijzigingen in het charter nodig zijn.
• Bouw consensus onder belanghebbenden op: Betrek je projectsponsor en belangrijke belanghebbenden voordat je het charter definitief maakt. Let vooral op tegenstrijdige verwachtingen rond scope, prioriteiten en succescriteria. Meningsverschillen tijdens de initiatie oplossen is veel gemakkelijker dan nadat het werk is begonnen.
• Definieer meetbare succescriteria: Neem geen genoegen met brede doelen zoals "de klantervaring verbeteren". Geef aan hoe succes eruitziet (bijvoorbeeld de onboardingtijd van klanten met 20% verkorten). Dit geeft je team een gezamenlijk doel en helpt belanghebbenden te beoordelen of het project de beoogde waarde heeft geleverd.
• Leg aannames en beperkingen vast: Wees expliciet over de voorwaarden waarvan je project afhankelijk is, waaronder budgetlimieten, de beschikbaarheid van middelen en externe afhankelijkheden. Als de oplevering bijvoorbeeld afhankelijk is van een integratie met een externe partij, leg deze aanname dan vast voordat je je aan een lanceringsdatum verbindt.
• Maak duidelijk wie beslissingsbevoegd is: Identificeer de projectsponsor, projectmanager en belanghebbenden die verantwoordelijk zijn voor belangrijke goedkeuringen. Mijn ervaring is dat onduidelijke beslissingsbevoegdheid onnodige vertraging veroorzaakt, vooral wanneer wijzigingen in de scope of concurrerende prioriteiten escalatie vereisen.
• Vraag formele goedkeuring vóór de uitvoering: Laat de projectsponsor het charter goedkeuren voordat je aanzienlijke middelen vastlegt. Goedkeuring bevestigt overeenstemming over de doelstellingen, scope en bevoegdheden van het project. Zorg dat het goedgekeurde charter toegankelijk blijft, zodat je ernaar kunt verwijzen wanneer nieuwe verzoeken of meningsverschillen ontstaan.

Veelvoorkomende uitdagingen bij projectcharters en hoe je ze overwint

Het opstellen van een projectcharter kan lastig zijn wanneer vereisten onduidelijk zijn, belanghebbenden het niet eens zijn of belangrijke beslissingen nog niet zijn genomen. Hier volgen zes veelvoorkomende uitdagingen en praktische manieren om ze te overwinnen:

• Onduidelijke projectdoelstellingen: Vage doelen maken het moeilijk om succes te definiëren en belanghebbenden naar hetzelfde resultaat te laten toewerken. Werk samen met je projectsponsor om specifieke, meetbare doelstellingen vast te stellen die aansluiten op de bedrijfsbehoeften.
• Meningsverschillen over de projectscope: Belanghebbenden kunnen tegenstrijdige verwachtingen hebben over wat is inbegrepen, wat tot vertragingen of scope creep kan leiden. Leg vast wat wel en niet binnen de scope valt en los meningsverschillen met belangrijke belanghebbenden op voordat je goedkeuring vraagt.
• Onrealistische verwachtingen over budget of planning: De leiding kan deadlines of budgetten voorstellen zonder volledig inzicht in het benodigde werk. Valideer ramingen op hoofdlijnen met je uitvoeringsteam en presenteer de afwegingen tussen scope, kosten en planning.
• Beperkte betrokkenheid van belanghebbenden: Drukke belanghebbenden kunnen feedback uitstellen of het charter goedkeuren zonder de inhoud te beoordelen. Identificeer belangrijke besluitvormers vroegtijdig en plan een gerichte beoordeling om openstaande vragen op te lossen voordat het charter formeel wordt goedgekeurd.
• Onduidelijke rollen en beslissingsbevoegdheid: Zonder duidelijk eigenaarschap kunnen goedkeuringen vertraging oplopen en kunnen belangrijke beslissingen tussen teams in komen te vallen. Benoem de projectsponsor, projectmanager en belangrijkste besluitvormers, inclusief wie wijzigingen in scope of budget mag autoriseren.
• Onvolledige informatie of niet-getoetste aannames: Vroege projectramingen zijn vaak afhankelijk van onbekende technische vereisten, de beschikbaarheid van middelen of externe afhankelijkheden. Leg aannames en beperkingen expliciet vast, wijs eigenaars aan om ze te valideren en markeer onzekerheden die de haalbaarheid van het project kunnen beïnvloeden.

Maak van je projectcharter een succesvol project

Een duidelijk projectcharter legt de basis, maar voor een succesvolle oplevering zijn de juiste hulpmiddelen en begeleiding nodig. Meld je aan voor onze gratis nieuwsbrief en ons lidmaatschap om toegang te krijgen tot exclusieve hulpmiddelen, praktische sjablonen en deskundige inzichten die je helpen betere projecten te plannen en op te leveren.

Project Charters | Why They're Important And How To Use Them