Projectadministrateur versus projectmanager: belangrijkste verschillen
Als je nog niet zo lang in projectmanagement werkt of een carrièreswitch overweegt, vraag je je misschien af waarom het lijkt alsof projectmanagers zoveel administratief werk doen.
In veel organisaties is het de taak van de PM om notities te maken, vergaderuitnodigingen te versturen en zelfs catering te bestellen of vergaderruimtes op te ruimen na een vergadering of strategiesessie.
Het zou volkomen begrijpelijk zijn als je je afvraagt waar een administratieve rol ophoudt en een PM-rol begint — en of ze überhaupt met elkaar verbonden zijn. Het is duidelijk dat iemand deze dingen moet doen, maar waarom is dat vaak de projectmanager, en wat kunnen we eraan doen wanneer dat eigenlijk niet zo zou moeten zijn?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Wat is een projectadministrateur?
Een projectadministrateur is iemand die verantwoordelijk is voor het administratieve aspect van een project. Deze persoon kan worden belast met het volgende:
- Het bijwerken van het projectplan
- De projectmanagementtool up-to-date houden
- Vergaderingen plannen
- Projectdocumentatie (waaronder vergadernotities, agenda's, opvolging en andere communicatie)
- Projectartefacten archiveren
- Facturen versturen of betalen en het budget beheren
- Ondersteuning bieden aan de projectmanager
Een projectadministrateur is niet noodzakelijk hetzelfde als een junior projectmanager of projectcoördinator. Hoewel deze functietitels, net als veel andere functietitels, vaak door elkaar worden gebruikt, kan projectadministrateur ook een op zichzelf staand carrièrepad zijn.
En alleen omdat iemand een administratieve rol heeft in een projectgerichte organisatie, betekent dat niet noodzakelijkerwijs dat diegene projectmanager wil worden.
Wat is een projectmanager?
Projectmanagers starten, voeren uit en voltooien projecten in verschillende sectoren.
Omdat we ons hier richten op digitaal projectmanagement, kan een projectmanager leiding geven aan een team van ontwerpers, ontwikkelaars, copywriters en professionals op het gebied van gebruikerservaring om een website, landingspagina, reeks blogberichten, software of advertentie te maken.
Omdat er veel verschillende soorten digitale projecten zijn, kunnen in onze sector uiteenlopende functieomschrijvingen en zelfs functietitels worden gebruikt voor een projectmanager. Je kunt ze digitale producenten, teamleiders of, op hogere niveaus, opleveringsdirecteuren genoemd zien worden.
Deze termen betekenen over het algemeen allemaal hetzelfde. Deze persoon is verantwoordelijk voor de algehele oplevering van het project. Een projectmanager is verantwoordelijk voor:
- Het bepalen van de algehele projectscope
- Het vaststellen of beheren van het budget
- Toezicht houden op het projectteam
- De communicatiefrequentie plannen
- Statusupdates sturen naar projectsponsors, klanten of andere belanghebbenden
- De voortgang van het project bewaken aan de hand van het projectplan
- Scope-uitbreiding voorkomen en wijzigingsopdrachten opstellen
- Verantwoordelijkheid nemen voor risicobeheer
- Het project na voltooiing afsluiten
- Evaluaties of retrospectieven houden
- Ervoor zorgen dat projectmaterialen worden gearchiveerd
2 belangrijke verschillen tussen projectadministrateurs & projectmanagers
Heb je het gevoel dat je al het administratieve werk voor je projecten doet en weet je niet zeker waar je valt op het spectrum van projectmanager versus projectadministrateur? Deze twee belangrijke verschillen kunnen je helpen beter te begrijpen waar je staat of naartoe wilt.
PM's richten zich op de algehele strategie, administrateurs zijn meer tactisch
Projectmanagers doen alles wat nodig is voor een succesvol project of geven daar opdracht toe.
Ze kunnen verantwoordelijk zijn voor het selecteren of inwerken van het projectteam, het opstellen van de scope met de klant en bedrijfsontwikkeling, het beheren van het budget gedurende de volledige levenscyclus van het project en alle projectcommunicatie en -documentatie.
Ze leiden de kick-offvergadering van het project en statusupdates, zorgen ervoor dat het project correct wordt afgesloten en dat alle artefacten aan het einde van het project correct worden opgeborgen.
Dit is een grote verantwoordelijkheid, en het aansturen van de algehele strategie, het oplossen van problemen en het uitvoeren van administratieve taken kan leiden tot een te hoge werkdruk of een burn-out. Daarom hebben de meeste complexe projecten, zoals het bouwen van een grote website of een nieuw digitaal product, mogelijk meer dan één projectmanager of projectbeheerder nodig om al het werk uit te voeren.
In een groot intern digitaal team of bureau zie je mogelijk 2-10 projectmanagers, enkele projectbeheerders of coördinatoren en een hoofd projectmanagement of directeur aan wie al deze professionals rapporteren.
Projectbeheerders bieden administratieve ondersteuning aan een project. Ze beschikken over uitstekende organisatorische vaardigheden en moeten in staat zijn verantwoordelijkheid te nemen voor taken zoals het plannen van vergaderingen, het reserveren van vergaderruimtes, het instellen van projectmanagementsoftware en het toewijzen van taken aan teamleden.
Ze kunnen ook opvolgen welke taken te laat zijn, statusrapporten opstellen en teamleden helpen om met elkaar of met klanten af te stemmen.
Maar daar zit het probleem: Iedereen in de functie van projectmanager kan vast komen te zitten in het uitvoeren van bepaalde administratieve projectactiviteiten, simpelweg omdat die persoon wordt gezien als het minst belangrijke teamlid.
In sommige digitale teams wordt aangenomen dat het tot de rol van de projectmanager behoort om als administratief medewerker van het team op te treden. Zelfs als dat niet het geval is en het niet in je functieomschrijving staat, kun je dit werk uiteindelijk toch op je nemen omdat het voelt alsof niemand anders het zal doen.
Ervaring en kwalificaties
Ervaring en kwalificaties zijn gebieden waarop projectmanagers kunnen verschillen van projectbeheerders. Op de huidige arbeidsmarkt is het mogelijk een functie te vinden waarvoor geen bachelordiploma vereist is, maar de kans is groter dat je er een nodig hebt als je op zoek bent naar een functie als projectmanager.
Voor een zeer ervaren PM of het hoofd van een projectmanagementbureau (PMO) kan ook een masterdiploma vereist zijn. Dat wil echter niet zeggen dat je geen functie kunt vinden en geweldige ervaring in het vakgebied kunt opdoen zonder een vierjarige opleiding.
Projectmanagers kunnen certificeringen behalen om aan te tonen dat ze over de juiste ervaring voor hun functie beschikken. In de digitale wereld kan dit betekenen dat je gecertificeerd bent als Scrum-master (wat een andere rol is dan die van projectmanager) of dat je een agile-certificering behaalt van het Project Management Institute (PMI). In andere sectoren geldt het PMP als de gouden standaard.
Voor projectbeheerders kunnen projectmanagementcertificeringen nuttig zijn wanneer ze proberen door te breken in de sector of overdraagbare vaardigheden willen aanvullen.
Projectmanagementcertificeringen voor beginners zijn onder meer de CAPM, het Google-certificaat voor projectmanagement of zelfs de Certified Scrum Master (CSM) van Scrum Alliance. Voor deze programma’s gelden geen andere voorwaarden dan het volgen van de vereiste opleidingsuren voordat je examen doet.
2 overeenkomsten tussen projectbeheerders & projectmanagers
Alles georganiseerd houden
Zowel de projectmanager als de projectbeheerder spelen dagelijks een rol bij het georganiseerd houden van zaken.
Ze werken samen om het middelenbeheer te plannen, de uitgaven binnen het projectbudget te bewaken en te documenteren, en werken er over het algemeen aan om bestanden en projectplanningen up-to-date te houden. Ze kunnen de verantwoordelijkheid delen voor het bijwerken van projectplannen en taken in tools zoals Asana, Trello of Workfront.
Werkzekerheid en loopbaanontwikkeling
Of je nu projectmanager of projectbeheerder bent, beide loopbaanpaden binnen het vakgebied projectmanagement bieden werkzekerheid en mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling.
Hoewel we tegenwoordig veel ontslagen zien in de technologiesector, zullen bekwame projectmanagers en projectbeheerders altijd werk vinden.
Volgens het onderzoek naar het tekort aan talent van PMI (2017-2027) hebben werkgevers wereldwijd tegen 2027 bijna 88 miljoen mensen nodig in projectmanagementgerichte functies.
Wat betekent dit voor jou als ervaren of aspirant-professional in projectmanagement? Het betekent dat dit een goed moment is om een loopbaan te beginnen of uit te bouwen. Dit is niet alleen een gewilde vaardigheid, maar kan ook lucratief zijn.
Als je in een verwant vakgebied werkt en op zoek bent naar een carrièreswitch, is het mogelijk om de vaardigheden die je al hebt in te zetten om succesvol te zijn als projectmanager of projectbeheerder.
En als het gaat om carrièreontwikkeling, kunnen het behalen van certificeringen en het uitbreiden van projectmanagementvaardigheden en zachte vaardigheden zoals communicatieve vaardigheden, vaardigheden op het gebied van timemanagement of leiderschapsvaardigheden je helpen om jezelf te blijven ontwikkelen en grotere en complexere projecten op je te nemen—wat ook kan leiden tot een hoger salaris en meer carrièremogelijkheden.
De administratieve valkuil: een opmerking over onzichtbaar werk
Wanneer je nadenkt over wat het betekent om een goede projectmanager (of administratief medewerker) te zijn, beeld je je misschien iemand in die verantwoordelijkheid neemt voor alles wat gedaan moet worden. Lange dagen werken, multitasken en ervoor zorgen dat het project slaagt.
Sommige zaken, zoals notities maken, catering bestellen, verjaardagen onthouden enzovoort, zijn erg belangrijk voor het team, maar hebben geen directe invloed op het succes van het project. Als deze belangrijke zaken goed worden uitgevoerd, worden ze zelden gevierd.
Als er echter ergens iets misgaat, merkt iedereen dat. Een hongerig team kan humeurig worden en de persoon wiens verjaardag niet werd erkend, kan zich gekwetst voelen, en meer. Dit werk wordt soms onzichtbaar werk genoemd—en hoewel iemand het moet doen, hoeft dat niet altijd de projectmanager te zijn.
In veel organisaties, vooral waar projectmanagers overwegend vrouw zijn, kan worden verwacht dat de PM niet alleen het administratieve werk voor het project op zich neemt, maar ook al het onzichtbare werk voor het team. Eraan denken om een verjaardagstaart voor de hoofdontwikkelaar te bestellen of weten dat de ontwerper allergisch is voor noten kost tijd, moeite en energie.
Zo voorkom je dat je vast komt te zitten in onzichtbaar werk
Je bent niet de enige als je de laatste paar alinea's hebt gelezen en instemmend hebt geknikt. Onderzoek van Harvard Business Review heeft aangetoond dat vrouwen 44% vaker dan mannen worden gevraagd om zich op het werk vrijwillig in te zetten voor “taken die geen promotie opleveren”.
Taken die geen promotie opleveren vallen onder de categorie onzichtbaar werk en komen de organisatie ten goede, maar dragen waarschijnlijk niet bij aan iemands beoordeling van prestaties en loopbaanontwikkeling.
Het Rapport Vrouwen op de werkplek 2022 van Leanin.org en McKinsey legt uit: “Vergeleken met mannen op hun niveau doen vrouwelijke leiders meer om het welzijn van werknemers te ondersteunen en DEI te bevorderen—werk dat het behoud van werknemers en de tevredenheid van werknemers verbetert, maar bij de meeste bedrijven niet formeel wordt beloond. Tijd en energie besteden aan werk dat niet wordt erkend, maakt het voor vrouwelijke leiders moeilijker om vooruitgang te boeken en kan gedeeltelijk verklaren waarom ze meer opgebrand zijn.”
Wat kun je als projectmanager of projectadministrateur doen wanneer er van je wordt verwacht, of erger nog, wanneer je vrijwillig wordt aangewezen om dit onzichtbare werk te doen en je ziet dat het niet eerlijk over het team wordt verdeeld? Hier zijn een paar dingen die je kunt proberen.
Tactiek 1: Wijs het gewoon toe
Je kunt het initiatief nemen om taken toe te wijzen. Uitleg is niet nodig.
Bijvoorbeeld: “Greg, kun jij voor deze vergadering notities maken?” Als Greg verward of verbijsterd kijkt, kun je zeggen: “Ik doe dat meestal en ik wil me vandaag concentreren op het leiden van de vergadering en luisteren naar mijn prioriteiten. Ik denk dat het goed zou zijn als we voor elke vergadering nieuwe mensen aanwijzen. Jij mag beginnen!”
Nog een voorbeeld: als je wordt gevraagd om iets lekkers te gaan halen voor een verjaardagsviering en je tussen de gesprekken door maar 25 minuten hebt om te lunchen, kijk dan even naar de agenda's en wijs de taak toe aan de persoon met die dag de minste vergaderingen.
Tactiek 2: Wees transparant
Als je heel transparant wilt zijn en je weet dat je team daarvoor openstaat, kun je alle verwachtingen in één keer bijstellen door aan het begin van een vergadering, aan het einde van een vergadering als er iets anders moet worden ingepland, of wanneer het onderwerp ter sprake komt, aan te kondigen: “Ik weet dat ik altijd ______ heb gedaan, maar ik kan dat niet blijven doen naast mijn eigen taken. Ik denk dat het goed zou zijn als we al dit werk gelijk verdelen, zodat het geen last wordt voor één persoon.”
En als iemand je vraagt: “Waarom?”, kun je die persoon altijd ongemakkelijk laten voelen door opgewekt te vragen: “Is er een probleem mee om een deel van deze gezamenlijke administratieve taken op je te nemen?”
Tactiek 3: Zoek enkele bondgenoten
Een andere manier om ervoor te zorgen dat de PM niet wordt behandeld als de administratief medewerker van kantoor, is door enkele bondgenoten te zoeken die het benoemen wanneer ze het zien gebeuren. Het kan zo eenvoudig zijn als: “Pam maakt altijd notities. Ik doe het deze keer en misschien kan Gus het de volgende keer doen. Anders is het niet echt eerlijk.” Of: “Waarom neemt iedereen aan dat Gail deze vergadering zal organiseren?”
Veelgestelde vragen over projectadministrateurs
Wat is het verschil tussen een projectadministrateur & een assistent-projectmanager?
In veel organisaties worden de functietitels projectadministrateur en assistent-projectmanager door elkaar gebruikt, maar het zijn twee duidelijk verschillende rollen.
Een projectadministrateur houdt zich bezig met administratieve taken, terwijl een assistent-projectmanager mogelijk een actievere rol speelt bij de uitvoering van het project. Ryan zegt hierover:
Terugkijkend vond ik het niet prettig om als assistent te beginnen… maar het was een waardevolle ervaring. Het leerde me hoe ik mensen kon ondersteunen en het project efficiënt van begin tot eind kon brengen.
Dus hoewel een assistent-projectmanager verantwoordelijkheden kan delen met de projectmanager of kleinere projecten voor de organisatie kan beheren (en in sommige gevallen beide kan doen), kan deze rol van cruciaal belang blijken bij de ontwikkeling naar een andere projectmanagementfunctie.
Wat is het verschil tussen een projectcoördinator & een projectadministrateur?
Projectcoördinatoren zijn mogelijk projectmanagers op instapniveau en bieden een organisatie projectondersteuning bij kleinere projecten. Een projectadministrateur is een professional die zich richt op de administratieve behoeften van de projecten van een organisatie. In sommige gevallen zijn het zeer ervaren professionals die ervoor hebben gekozen hun loopbaan in dit vakgebied verder uit te bouwen.
Volgende stappen
Samenvattend betekent projectmanager dus niet administratief medewerker, de standaardnotulist of degene die dingen doet waar niemand anders zin in heeft. Als projectmanager hoef je niet alle administratieve taken voor het project op je te nemen—alleen de taken die het meest logisch zijn.
Laat van je horen, stel je grenzen en houd anderen verantwoordelijk. Doe het op jouw voorwaarden. Zodra je je grenzen hebt vastgesteld, gebruik je de beschreven tactieken (wijs de taak gewoon toe, wees transparant en zoek bondgenoten die ook van zich laten horen) en zet je jezelf weer op het juiste spoor. En nog een herinnering: als je iemand in deze rol ziet vastlopen, kom dan ook voor die persoon op!
Zorg ervoor dat je je abonneert op de nieuwsbrief van The Digital Project Manager voor meer informatie over rollen & verantwoordelijkheden binnen projectmanagement.
