Zo begin je succesvol aan een nieuwe baan in projectmanagement
Een nieuwe opdracht op het gebied van projectmanagement beginnen is zowel spannend als zenuwslopend. Je hebt een baan in projectmanagement gevonden, het sollicitatiegesprek goed doorstaan en het werk al eerder gedaan, dus waarom ben je dan zo zenuwachtig? Bij een nieuw bedrijf aan de slag gaan kan behoorlijk wat uitdagingen met zich meebrengen terwijl je de werkwijze leert kennen.
Toen ik bij Roboboogie begon, had ik al vijf jaar ervaring in de wereld van projectmanagement. Hoewel mijn ervaring met het aansturen van volledig op afstand werkende teams en met het beheren van projecten bij een bureau met meer dan 60 medewerkers me zeker hielp om succesvol te starten, bleef het een uitdaging om ingewerkt te raken en de processen van dit kleinere team te leren kennen.
Er zijn niet veel hulpmiddelen beschikbaar om kennis te delen wanneer je aan een nieuwe functie in projectmanagement begint. Om ervoor te zorgen dat je eerder dan later goed wordt meegenomen en indruk maakt op je leidinggevenden, volgen hier vijf tips om in korte tijd aan de slag te kunnen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hier kun je beginnen als je aan de slag probeert te gaan als projectmanager zonder eerdere ervaring.
1. Luister & leer
De eerste weken kunnen een wervelwind zijn. Je nieuwe teamgenoten ontmoeten, proberen niet te verdwalen op weg naar het toilet, meteen je nieuwe e-mailadres vergeten… er komt veel op je af. Daarbovenop moet je vertrouwd raken met de bestaande processen voor projectmanagers.
Hoewel de basis van projectmanagement bij de meeste bedrijven hetzelfde blijft, kan de manier waarop je een project door zijn levenscyclus begeleidt per team verschillen. Het is belangrijk om actief te luisteren naar je teamgenoot die je door het proces leidt en regelmatig vragen te stellen. Het is een van de vaardigheden op het gebied van projectmanagement en leiderschap die je moet ontwikkelen, omdat elk teamlid een belangrijke rol speelt bij het afronden van het project.
Hoewel dit misschien basisinformatie voor een nieuwe baan lijkt, is het voor projectmanagers extra belangrijk om deze informatie snel op te pikken. Als projectmanager ben jij de dirigent van het project en als je niet zeker weet hoe het proces werkt, word je je eigen grootste nachtmerrie: een obstakel.
2. Begrijp je klanten
Terwijl je de werkwijze op je nieuwe kantoor leert kennen, is dit ook een goede gelegenheid om meer te leren over de klant(en) met wie je gaat samenwerken.
Tevreden klanten zorgen voor geslaagde projecten, dus stel vooral vragen over hun team, hun werkwijze en de beste manier om effectief met hen te communiceren (als je ook verantwoordelijk wordt voor de communicatie met de klant). Geven ze de voorkeur aan vaste wekelijkse vergaderingen of liever aan korte dagelijkse updates? Is e-mail hun favoriete communicatiemiddel of bespreken ze zaken liever telefonisch? Deze vragen hangen af van de omvang en het type project dat je gaat beheren, maar het is goed om hierop voorbereid te zijn wanneer je begint.
Het is ook een goed idee om tijd vrij te maken om je echt in het bedrijf te verdiepen en onderzoek te doen. Bekijk hun dienstenaanbod en concurrenten. Met deze kennis kun je, zodra je goed bent ingewerkt, met het creatieve team praten over trends & ideeën.
3. Ken je team
Naast het leren kennen van je klant is het ook belangrijk om je team te leren kennen. Als je begrijpt welke beste werkwijzen en processen elk teamlid helpen om productief te zijn, zoals beschreven in een personeelshandboek, wordt het uitvoeren van je project een stuk eenvoudiger. Door kort nadat je aan je nieuwe functie in projectmanagement bent begonnen tijd vrij te maken om met je nieuwe team te praten, krijg je niet alleen een beter beeld van hoe zij werken, maar laat je ook zien dat je in hen geïnteresseerd bent als persoon en niet alleen als collega.
Een snelle en eenvoudige manier om tijd vrij te maken voor een gesprek met je teamgenoot of teamgenoten is om hen mee te nemen voor koffie of lunch. Praat over leuke dingen of evenementen die er in de stad, in de buurt van het kantoor, te doen zijn. Je kunt ook bespreken waarom ze bij het bedrijf zijn gaan werken.
Een andere goede manier om te leren hoe je nieuwe team werkt, is door na een vergadering een paar extra minuten te blijven. Vraag vooral je creatieve teamleden hoe zij tijd voor hun werk indelen, zodat je volgende vergadering of bijpraatmoment met hen die tijd niet onderbreekt. De tijd van makers en managers verschilt enorm, dus als je begrijpt hoe je creatieve team werkt, verbeter je zowel het projectproces als de algehele teammoraal aanzienlijk. Wanneer je team merkt dat je begrijpt hoe zij het beste werken en dat je hen daarin wilt ondersteunen, leveren ze mogelijk beter werk.
4. Zet een stap vooruit
Terwijl je je 30-60-90-dagenplan volgt, is je agenda misschien nog niet volledig gevuld met echte projectmanagementtaken. Grijp deze kans om je inzet te tonen en zoek naar projecten of taken waarbij je kunt helpen. Dat kan iets eenvoudigs zijn, zoals gegevens invoeren, of zelfs een boodschap voor kantoor doen.
Laat je nieuwe teamleden weten dat je klaarstaat en beschikbaar bent om te helpen met alles waarbij ze ondersteuning nodig hebben. Misschien hebben ze een extra paar ogen nodig om een e-mail te controleren op correcte grammatica, of om mee te kijken naar een ontwerp dat niet verder komt. Je beschikbaar stellen is een geweldige manier om te laten zien dat je zelfstandig initiatief neemt en kan uiteindelijk zelfs leiden tot nieuwe mogelijkheden buiten projectmanagement die je kunt toevoegen aan je arsenaal aan projectmanagementvaardigheden.
5. Toolschool
Volgens een whitepaper uit 2015 van de Winterberry Group gebruikt het gemiddelde bureau 12 tools om zijn processen te beheren, waarbij sommige bureaus tot wel 30 tools gebruiken. Hoewel je misschien goed bekend bent met hulpmiddelen die je eerder hebt gebruikt, is er geen garantie dat je nieuwe functie daarvan gebruikmaakt.
Een vraag die ik tijdens sollicitatiegesprekken graag stel, is welke tools het bureau gebruikt om projecten te beheren. Het is een geweldige kans om meer te leren over de soorten projecten waaraan het bedrijf doorgaans werkt (ontwikkeling versus UX & ontwerp). Op die manier loop ik, als er een aanbod wordt gedaan, een stap voor en kan ik de tijd voorafgaand aan mijn startdatum gebruiken om vertrouwd te raken met hun tools.
Als je deze informatie niet kent wanneer je aan je nieuwe baan begint, hoef je je geen zorgen te maken. Herinner je stap één nog? Luister en leer. Maak kennis met de tools die je bedrijf gebruikt en doe vervolgens wat onderzoek om te zien of ze optimaal worden benut. Als je bijvoorbeeld nog geen softwareoplossingen voor resourcebeheer hebt verkend, kunnen die een enorme verandering teweegbrengen bij het efficiënt toewijzen en bijhouden van resources.
Zijn er functies die momenteel niet worden gebruikt, maar het team tijd zouden kunnen besparen? En hoe zit het met een alternatieve tool die twee tools zou kunnen vervangen?
Het is belangrijk om te weten dat de omvang van je bedrijf kan bepalen of een volledige wijziging of toevoeging van een tool mogelijk is. Start-ups bieden mogelijk meer flexibiliteit bij het gebruik van verschillende tools, terwijl meer gevestigde bedrijven misschien willen dat elke verandering eerst langs meerdere personen gaat voordat deze wordt geïmplementeerd.
Als je nieuwe baan in projectmanagement bij een groter bedrijf is, bespreek dan met je direct leidinggevende of het mogelijk is de tool op kleine schaal te gebruiken (op team- of projectbasis), in plaats van aan te dringen op een bedrijfsbrede verandering.
Conclusie
Over het algemeen kan beginnen aan je nieuwe baan in projectmanagement zowel spannend als overweldigend zijn. Om je te helpen wennen aan deze nieuwe baan en sneller op snelheid te komen, moet je het volgende onthouden:
- Luister & leer: Neem zoveel mogelijk informatie in je op.
- Begrijp je klanten: Stel vragen en investeer echt tijd in het leren kennen van je klant(en).
- Ken je team: Leer je nieuwe team kennen en ontdek wat hen drijft.
- Zet een stap vooruit: Grijp de kans om nieuwe vaardigheden te leren en help mee op de werkvloer.
- Toolschool: Fris je kennis op van alle mogelijkheden van de tools van je bedrijf en kijk misschien zelfs of je nieuwe tools kunt introduceren.
Wat vind jij?
Heb je zelf tips die je hebben geholpen om sneller op snelheid te komen? Denk je erover om je huidige baan op te zeggen en heb je advies nodig? Laat het ons weten in de reacties.
