Stresset prosjektleder? 10 tips for å finne tilbake til gløden
Er du en stresset prosjektleder? Det er ikke overraskende at prosjektledelse kan være utrolig stressende. Vi er ansvarlige for å levere til rett tid, innenfor budsjett og i henhold til avtalt omfang, men må ofte håndtere begrensede eller dårlig utstyrte ressurser, urealistiske kundeforventninger og en gjøremålsliste som lett kunne nådd til månen og tilbake. Så hva kan vi gjøre med det? Må vi bare bite tennene sammen og holde ut livet som en stresset prosjektleder, eller finnes det en måte å få tilbake prosjektledergnisten på?
I denne bloggen beskriver jeg mine beste tips til en stresset prosjektleder, basert på mine egne erfaringer med å lede en rekke utfordrende prosjekter som gjorde at jeg følte meg på randen av sammenbrudd.
Det var en klassisk situasjon med et teknologiteam med for få ressurser og ikke nok prosjektledere til å dekke arbeidet. Dette førte til at jeg, som en samvittighetsfull prosjektleder, hadde seks måneder med søvnløse netter. Mangel på søvn, kombinert med det tilhørende arbeidspresset, gjorde meg utmattet og fikk meg til å bryte ut i gråt—jeg hadde blitt en skygge av den kompetente prosjektlederen jeg visste at jeg var.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Gjennomsnittlige voksne i Storbritannia tilbringer nå én dag i uken på nettet. Når man jobber i teknologibransjen, kan det føles som om vi er permanent koblet til de digitale skjermene våre. Som et resultat har én av tre voksne internettbrukere (34 %) i 2016 – tilsvarende 15 millioner mennesker i Storbritannia – søkt en periode uten nettilgang (Ofcom 2016).
Den digitale bransjen opplever stadig flere rapporter om overarbeid og miljøer med høyt press, noe som øker nivåene av stress og angst. I tillegg får ansatte rutinemessig utdelt en mobiltelefon, noe som fører til at altfor mange av oss fortvilet prøver å gjøre flere ting samtidig i møter og hele tiden føler behov for å sjekke inn. Så hvordan kan vi oppnå den viktige balansen mellom digitalt arbeid og fritid – og hvordan kan vi hjelpe teamene våre med å oppnå den også?
Tips til en stresset prosjektleder
1. Ikke planlegg dagen for tett
Hvis du er en stresset prosjektleder, bør du vurdere de tre viktigste oppgavene du må gjøre hver dag på nytt, og sørge for at du setter av tid til dem. Dette knytter seg til den enkle visdommen om at selve handlingen med å føre en oppgave inn i kalenderen gjør det mer sannsynlig at du faktisk følger den opp.
Et annet enkelt læringsverktøy er å alltid ha tid tilgjengelig for uplanlagte oppgaver som kan sette dagen din ut av kurs. Vi har alle opplevd å ha for mange møter booket rett etter hverandre, og så går hele dagen i vasken når noe går galt!
2. Bruk en prioriteringsmatrise
Den anerkjente Eisenhower-matrisen, ofte kalt haster–viktig-matrisen, er et svært nyttig verktøy for å fokusere på hva du bør gjøre. Særlig når det gjelder den fjerde kvadranten, «ikke gjør». Hvilke vaner sløser du bort tiden på? Søker du etter morsomme GIF-er? Stirrer du inn i innboksen, arkiverer eller lagrer gamle e-poster? Neste gang du føler deg stresset, kan du bruke dette til å finne ut hvordan du skal prioritere arbeidsmengden din.
3. Forstå kravene
Og med krav mener jeg ikke bare det funksjonelle omfanget av et prosjekt eller brukerhistorier. Ta deg tid i starten av et prosjekt til å fastsette grunnregler og avklare hva teamet og kunden forventer av deg. Hvis dere for eksempel blir enige om at en ukentlig statusrapport på fredager er nødvendig, bør du sette av tid i kalenderen hver torsdag. Da ligger du ett skritt foran og frigjør tid den dagen til andre oppgaver som kan kreve din medvirkning.
4. Sett av tid til undersøkelser
Vi har alle hørt om de sagnomsuste 20 prosentene av tiden som Google-ansatte kan bruke på egne sideprosjekter – selv om det også er mye å hente på å sette av tid til å undersøke nye ideer og tilnærminger til prosjektledelse. Nye ideer til hvordan vi kan håndtere kunder, kolleger og også oss selv, kan være uvurderlige når vi skal utvikle en verktøykasse som hjelper oss å bli mer robuste. Som prosjektledere kan vi føle presset om å holde teamet eller prosjektet sammen, så det å ta seg tid til å utvikle viktige ferdigheter for livet, som prioritering og oppmerksomt nærvær, kan også gjøre at du føler deg bedre forberedt på å håndtere stressende situasjoner.
5. Si fra
For meg er dette et svært viktig punkt når det gjelder stressmestring, og noe jeg mener altfor ofte blir oversett: Ha mot til å si nei iblant. Prosjektledere kan ofte være mennesker som ønsker å gjøre alle til lags, og dette kan føre oss ut i store problemer hvis vi sier ja til alt fordi vi ikke vil skuffe noen. Å lære å si nei og sette grenser, på riktig måte og til riktig tid, er en svært viktig ferdighet.
Å vite hva du klarer å levere i løpet av en dag eller uke, er avgjørende for at du skal føle stolthet og tilfredshet i arbeidet ditt. En enkel måte å prøve dette på er for eksempel å spørre: Hva er formålet med denne møteinvitasjonen? Trenger jeg å delta? Vi vet alle hvor tidkrevende meningsløse møter kan være, så der det er mulig, bør du bare forplikte deg til det som tilfører prosjektene dine verdi og bidrar til å få ting gjort.
Å vite hva du klarer å levere i løpet av en dag eller uke, er avgjørende for at du skal føle stolthet og tilfredshet i arbeidet ditt. En enkel måte å prøve dette på er for eksempel å spørre: Hva er formålet med denne møteinvitasjonen? Trenger jeg å delta? Vi vet alle hvor tidkrevende meningsløse møter kan være, så der det er mulig, bør du bare forplikte deg til det som tilfører prosjektene dine verdi og bidrar til å få ting gjort.
6. Bry det ned
Vi kjenner alle fordelene ved brukerhistorier og det å dele opp en oppgave i mindre bestanddeler – til syvende og sist gir dette oss en bedre forståelse av tiden som kreves. Som prosjektledere kan vi ofte være fokuserte på det store bildet, så ta deg tid til å tenke på ditt eget arbeid og sett opp håndterbare oppgaver som du realistisk kan oppnå innenfor de angitte tidsintervallene.
Hvis du er en stresset prosjektleder og føler deg overveldet av arbeid, kan dette tipset være spesielt nyttig – i stedet for å prøve å ta på deg alt på én gang kan en liste over mindre oppgaver føles mer håndterbar.
7. Ta lunsjen borte fra skrivebordet
Når du har mye å gjøre, kan det føles som om du holder på å drukne – og du tenker kanskje «Jeg har ikke råd til å ta en pause!». Dette er falsk sparing, og ut fra erfaring kan du føle deg desto verre jo lenger du sitter stresset ved skrivebordet. Å ta 10-15 minutter borte fra skrivebordet for å få litt frisk luft og reflektere over hva som er viktig, kan utgjøre hele forskjellen.
Jeg har erfart at man i byråer ofte ser utviklerne og designerne ta ut hele lunsjpausene sine, mens prosjektlederne sitter stresset ved skrivebordene sine. Det er ofte prosjektlederne eller ressurslederne som ikke gir seg selv den tiden de trenger – så som prosjektledere bør vi stille de samme forventningene til oss selv.
8. Del arbeidsbyrden
Gå gjennom hvilket arbeid du eier, og som kan delegeres til andre teammedlemmer. Jeg har lært at det er lett å ta på seg teamets administrative oppgaver, for eksempel å skrive om tilbakemeldinger slik at de blir kundevennlige, og til og med tekstforfatting. Ved å gi teamet mulighet til å ta over noen av oppgavene du ikke har tid til, bidrar du til å sikre at lederne dine er klar over hvilke ferdigheter du må bruke dobbelt opp.
9. Snakk med sjefen og teamet ditt
Det er ingen skam å ta opp bekymringene dine, og om noe er prosjektledere, ut fra erfaring, ofte de som bare biter tennene sammen og setter i gang, og som ikke ønsker å bli sett på som om de sliter. I slike tilfeller er det enda viktigere å snakke med lederen din hvis du er en stresset prosjektleder, ettersom lederen kanskje ikke engang er klar over at du har det vanskelig.
I bunn og grunn handler en åpen diskusjon om det gamle uttrykket «hjelp dem med å hjelpe deg». Samarbeid, deleger og del arbeidsbyrden med de andre prosjektlederkollegene dine. De åpne og ærlige samtalene kan også avdekke problemer som kolleger ikke er klar over, slik at du og andre kan se hvordan ting kan håndteres bedre.
10. Ta deg tid til å reflektere
Hvis du etter å ha lest disse punktene har prøvd å ta dem i bruk, men fortsatt føler deg stresset, bør du ta deg tid til å reflektere og avgjøre om jobben er riktig for deg.
Som jeg beskrev innledningsvis, befant jeg meg i et stressende arbeidsmiljø – og etter å ha snakket med toppledelsen fant jeg ut at bedriftskulturen og holdningene til å få arbeidet gjort virkelig ikke passet med mine verdier. Så i stedet for å komme til et punkt der jeg hatet jobben min, visste jeg til slutt at dette ikke var riktig sted for meg. Ingen mengde produktivitetstriks eller tips for stressmestring kan løse problemet hvis problemet faktisk ligger i arbeidsplassen.
Etter at jeg byttet jobb i år, er jeg ikke lenger en svært stresset prosjektleder, men når arbeidsmengden naturlig nok blir litt voldsom, bruker jeg ofte tipsene ovenfor for å bevare balansen og opprettholde en sunn balanse mellom arbeid og fritid.
Hva skjer videre?
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og illustrasjoner, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
