Slik lager du et prosjektbudsjett: 6 viktige trinn
Budsjetter som en sjef: Et godt planlagt budsjett hjelper deg med å håndtere komplekse prosjekter, samordne forventningene til interessentene og håndtere uforutsette kostnader på en effektiv måte.
Spar tid med en mal: Prosjektestimatmalen vår (tilgjengelig gjennom DPM-medlemskap) hjelper deg med å sette sammen et estimat og budsjett raskt, slik at du kan fokusere på andre strategiske planleggingsaktiviteter.
Ta i bruk programvare: Programvareverktøy for prosjektstyring kan også spare tid ved automatisk å spore og overvåke budsjettet opp mot fremdriften, i tillegg til andre prosjektutgifter.
Når du planlegger og har oversikt over mange bevegelige deler, er et godt planlagt budsjett avgjørende for å nå målene dine og håndtere urealistiske forventninger fra interessenter eller uventede kostnader.
Men hvor skal du begynne? Du bør investere i prosjektstyringsprogramvare for å holde deg på rett spor og ta informerte beslutninger gjennom hele prosjektets livssyklus, samt utarbeide et realistisk prosjektbudsjett. Her er de seks trinnene for å lage et, beste praksis, feil du bør unngå og en mal.
Hva er et prosjektbudsjett?
Et prosjektbudsjett er en detaljert økonomisk plan som anslår kostnadene ved å fullføre prosjektet. Det fungerer som et veikart for kostnadsstyring gjennom hele prosjektets livssyklus og tydeliggjør hvor mye penger som kreves, og hvor de skal brukes.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Slik lager du et prosjektbudsjett
Følg disse seks trinnene for å lage et budsjett som tar høyde for alle økonomiske aspekter ved prosjektet ditt.
1. Definer prosjektomfanget
Et prosjektomfang definerer hva som er inkludert i prosjektet, og hva som ikke er det, slik at interessentene kan samkjøre forventningene sine. Beskriv prosjektets mål, leveranser og arbeidet som kreves for å fullføre leveransene. Dette bidrar til å forhindre utvidelse av prosjektomfanget, noe som kan føre til budsjettoverskridelser og prosjektforsinkelser.
Omfanget av et programvareutviklingsprosjekt kan for eksempel omfatte programvarens viktigste funksjoner, som brukerautentisering, datarapportering eller integrasjon med tredjepartstjenester.
2. Del leveransene inn i oppgaver og deloppgaver
Del leveransene inn i oppgaver og deloppgaver for å lage et detaljert veikart for gjennomføringen av prosjektet. Da kan du enkelt tildele ansvar til teammedlemmer og sette realistiske tidsfrister for ferdigstillelse. Du får en bedre forståelse av arbeidet og kan identifisere spesifikke ressursbehov knyttet til oppgavene.
En leveranse for å opprette en brukerregistreringsfunksjon i et programvareutviklingsprosjekt kan for eksempel deles inn i deloppgaver: utforming av brukergrensesnittet, utvikling av backend-logikken og testing av funksjonaliteten. Denne detaljeringsgraden bidrar til å spore ressursbruk og muliggjør mer nøyaktige kostnadsestimater.
3. Fastslå nødvendige ressurser
Budsjettet bør gjenspeile de økonomiske kostnadene og den menneskelige kapitalen som er avgjørende for en vellykket gjennomføring av prosjektet. Identifiser alt personell, alle verktøy og alle materialer som er nødvendige for å fullføre hver oppgave. Budsjettet må ta høyde for hver ressurs for å sikre at prosjektet kan gjennomføres uten økonomiske begrensninger eller uforutsette risikoer.
Ressurser i et programvareutviklingsprosjekt kan omfatte spesialiserte ferdigheter, for eksempel utviklere, designere og testere, samt nødvendige programvareverktøy eller lisenser. Ved å fastslå den nødvendige kompetansen og de tilhørende timeprisene nøyaktig kan du utarbeide et mer presist budsjett.
4. Estimer alle oppgaver og deloppgaver
Beregn de økonomiske ressursene som trengs for å dekke arbeidskostnader, materialer og andre prosjektutgifter for hver oppgave. Nøyaktige kostnadsestimater hjelper deg med å sikre at prosjektets samlede budsjett er realistisk og oppnåelig. For å utarbeide disse estimatene kan du bruke historiske data fra tidligere prosjekter, bransjestandarder og innspill fra teammedlemmer med relevant erfaring.
La oss for eksempel si at du har jobbet med et lignende programvareutviklingsprosjekt som tidligere krevde gjennomsnittlig 80 timer til utforming av brukergrensesnittet. Du kan bruke disse dataene til å estimere tiden som trengs for det nåværende prosjektet. Teammedlemmer kan gi innsikt i sine ferdigheter og hvor lang tid de tror en oppgave vil ta, noe som kan hjelpe deg med å forbedre estimatene.
5. Legg til en reserve
Legg til en reserve i prosjektbudsjettet for å redusere økonomisk risiko. Reservemidler fungerer som en buffer for uforutsette utgifter i løpet av prosjektets livssyklus. Analyser de spesifikke risikoene knyttet til prosjektet, og bruk bransjestandarder eller lignende prosjekter til å fastsette størrelsen på reserven.
Et programvareprosjekt som involverer ny teknologi, kan for eksempel innebære større risiko enn et prosjekt som bruker verktøy og teknologi du allerede kjenner. Legg inn en større reserve i budsjettet for prosjekter med usikre elementer. Det gir trygghet, økonomisk sikkerhet og bedre evne til å håndtere problemer uten at prosjektets tidsplan eller resultater påvirkes negativt.
6. Få godkjenning
Når prosjektbudsjettet er utarbeidet, innhenter du tilbakemeldinger og formell godkjenning fra interessentene. Dette sikrer at alle er enige om den økonomiske planen og prosjektplanen, og at de forplikter seg til prosjektets tildelte ressurser. Budsjettet bør være tydelig, med detaljerte forklaringer på estimater, ressursfordelinger og begrunnelsen for reserven.
Hvorfor er prosjektbudsjetter viktige?
Et godt utarbeidet prosjektbudsjett hjelper deg med å følge med på utgifter, kommunisere økonomiske forventninger til interessentene, ta informerte beslutninger og mer:
- Prosjektstyring: Prosjektbudsjetter gir en styringsmekanisme som veileder gjennomføringen og forhindrer overforbruk
- Sammenligning: Mål de faktiske utgiftene opp mot budsjettprognosene med verktøy for oppfølging av prosjektutgifter for å identifisere avvik og iverksette korrigerende tiltak raskt.
- Ansvarlighet: Et tydelig budsjett fremmer også ansvarlighet blant teammedlemmer og interessenter.
Eksempel på prosjektbudsjett
Her er et eksempel på hvordan du kan lage et budsjett for et prosjekt som innebærer programvareutvikling av en mobilapp.
- Oversikt over prosjektomfang og tilnærming: Dette kan innebære å bryte prosjektleveransene ned i oppgaver for utforming av brukergrensesnitt, backend-utvikling, API-integrasjon og testing.
- Nødvendige ressurser: Dette kan innebære å sette sammen et team med en UI/UX-designer, to programvareutviklere, en kvalitetssikringstester og en prosjektleder. Vurder hver ressurs sin timepris, og beregn det estimerte timeantallet for hver oppgave. Du kan for eksempel anslå 40 timer til utforming av brukergrensesnittet og 120 timer til backend-utvikling.
- Kostnadsestimater: Estimer kostnadene for hver oppgave, og legg dem sammen for å beregne den totale prosjektkostnaden. Legg til en reserve på 10 % av dette beløpet for å ta høyde for uforutsette utgifter. Dette gir et endelig budsjett på $150,000, som du presenterer for interessentene, som vil gjennomgå og godkjenne detaljene.
Mal for prosjektestimat
Mal for prosjektberegning hjelper deg med å sørge for at du har dekket alle nødvendige elementer i prosjektbudsjettet. Den inkluderer oppgavene og deloppgavene dine, estimerte kostnader, ressursallokeringer og reserverte midler. Last ned malen vår for å spare tid som du i stedet kan bruke på mer strategiske aspekter ved prosjektledelse.
Verktøy for budsjettering av prosjektet ditt
Du kan også bruke prosjektstyringsprogramvare og verktøy for kostnadsstyring av prosjekter for å forbedre budsjetteringsprosessen og følge med på fremdriften. De inkluderer ofte funksjoner for å spore utgifter, generere rapporter og samarbeide med teammedlemmer, noe som gjør det enklere å opprettholde et nøyaktig budsjett gjennom hele prosjektets livssyklus.
Programvare for prosjektbudsjettering lar deg også legge inn oppgaver, opprette nøyaktige estimater, tildele ressurser og overholde tidsfrister. Programvare for prosjektbudsjettering lar deg også legge inn oppgaver, opprette nøyaktige estimater, tildele ressurser og overholde tidsfrister. Hvis prosjektet ditt innebærer økonomistyring, bør du vurdere prosjektstyringsprogramvare som integreres med QuickBooks for å effektivisere sporing av utgifter og økonomisk rapportering.
Her er de mest populære prosjektstyringsverktøyene du kan bruke til å spore og overvåke budsjettet ditt.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Beste praksis for å opprette et prosjektbudsjett
Ved å følge disse beste praksisene kan du redusere risikoen og øke sannsynligheten for at prosjektet lykkes.
1. Sett tydelige mål og formål
Tydelig definerte og dokumenterte mål og formål gjør det mulig å identifisere nødvendige ressurser og tilhørende kostnader nøyaktig. Ta utgangspunkt i sluttresultatet – prosjektmålene dine. Når du forstår målene, kan du utforme SMART-mål (spesifikke, målbare, oppnåelige, realistiske og tidsbestemte) basert på dem.
Disse målene danner grunnlaget for ressursene og budsjettet som er nødvendig for å fullføre arbeidet. Knytt alle mål til prosjektmålene i planleggingsfasen for å etablere en referanse som interessenter kan bruke gjennom hver prosjektfase.
2. Involver sentrale interessenter i budsjetteringsprosessen
Samarbeid kan gi verdifull innsikt og bidra til å sikre at du ikke overser kritiske utgifter. Involver teammedlemmer, kunder og andre interessenter, og be om deres innspill på potensielle kostnader og ressursbehov.
Dette fremmer eierskap og ansvarlighet og fører til bedre overholdelse av budsjettet gjennom hele prosjektets livssyklus. Regelmessige møter og åpne kommunikasjonskanaler legger også til rette for dette samarbeidet og gjør det mulig å raskt tilpasse seg tilbakemeldinger fra interessentene.
3. Bruk bransjestandarder eller erfaring
Det er ingen grunn til å finne opp hjulet på nytt når du skal fastsette reserven. Se på lignende tidligere prosjekter eller referanseverdier for bransjen eller prosjekttypen og -størrelsen din, og sørg for å ta hensyn til prosjektets kompleksitet og risikofaktorer.
En reserve kan redusere virkningen av økonomiske overraskelser, hjelpe deg med å opprettholde fremdriften i prosjektet og unngå prosjektforsinkelser og overskridelse av budsjettet.
Vanlige feil ved prosjektbudsjettering
Her er noen vanlige feil du kan gjøre i prosjektbudsjettene dine, og hvordan du kan unngå dem.
1. Undervurdere kostnader
Det er lett å overse enkelte utgifter eller feilberegne material- og arbeidssatser. Dette kan skje når du baserer deg på tidligere budsjetter eller anekdotiske erfaringer i stedet for å gjennomføre grundige undersøkelser.
For å unngå denne fallgruven bør du innhente detaljerte tilbud fra leverandører, vurdere historiske data og involvere teammedlemmer som kan gi innsikt i de potensielle kostnadene knyttet til oppgavene deres. Dette vil føre til mer nøyaktige prognoser og et budsjett som bedre gjenspeiler virkeligheten.
2. Å ikke oppdage skjulte eller indirekte kostnader
Skjulte kostnader kan oppstå fra ulike kilder, blant annet uforutsette endringer i prosjektomfanget, problemer med overholdelse av regelverk eller administrative gebyrer. Hvis budsjettet ditt ikke tar høyde for dette, kan det føre til betydelig økonomisk belastning dersom uventede utgifter dukker opp.
Gjennomfør en omfattende risikoanalyse og inkluder en reserve i budsjettet for å forhindre dette. Dette kan bidra til å dempe virkningen av uforutsette omstendigheter og sikre at prosjektet forblir økonomisk levedyktig selv når overraskelser oppstår.
3. Å unnlate å overvåke og justere budsjettet
Se på budsjettene dine som levende dokumenter – gå gjennom og juster dem regelmessig basert på faktiske utgifter og utviklingen i prosjektet. Kostnadsoverskridelser eller feilallokerte ressurser kan komme overraskende på deg hvis du ikke følger budsjettet kontinuerlig.
Fastsett en rutine for gjennomgang av budsjettet (for eksempel månedlig eller kvartalsvis). Dette kan hjelpe deg med å identifisere trender og avvik tidlig og gjøre tidsriktige justeringer som holder prosjektet i fremdrift, på rett spor og innenfor de økonomiske rammene.
Mangel på funksjoner for prosjektstyringsprogramvare med økonomisk oppfølging kan også føre til at budsjettet blir forsømt, siden det holdes ute av syne og derfor ute av sinn.
Relaterte dokumenter
Her er noen relaterte dokumenter som ikke bør forveksles med et prosjektbudsjett.
- Et prosjektmandat beskriver prosjektets mål, omfang, interessenter og overordnede mål. Det danner et rammeverk for budsjettet. Se hen til det når du oppretter budsjettet, slik at du sikrer at det er i tråd med prosjektets mål, og at midlene fordeles effektivt for å oppnå de ønskede resultatene.
- Arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS): WBS deler opp prosjektet i mindre, håndterbare komponenter, noe som gjør det enklere å anslå kostnadene nøyaktig og identifisere individuelle oppgaver, kravene deres og tilknyttede kostnader. Dette hjelper deg med å utarbeide et mer detaljert og presist budsjett.
- Et prosjektestimat er en omtrentlig beregning av kostnadene ved å fullføre et prosjekt. Det gir en grov idé om prosjektets kostnad, men kan endres etter hvert som mer informasjon blir tilgjengelig. Det fokuserer først og fremst på de forventede kostnadene ved å fullføre et prosjekt. Det gir en oversikt over utgiftene basert på prosjektets omfang og utarbeides vanligvis i planleggingsfasen.
- Et prosjektforslag er et omfattende dokument som beskriver de anslåtte kostnadene og prosjektets mål, metodikk, tidslinje og forventede resultater.
Bli med for mer innsikt i prosjektbudsjettering
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og utforminger, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
