Slik deler du digitale ressurser enkelt: 6 beste råd fra eksperter
Du har sannsynligvis møtt på digitale ressurser hvis du har jobbet i en eller annen forretningsmessig sammenheng. Selv i hverdagen deler vi stadig digitale ressurser og ser etter bedre, raskere og sikrere måter å gjøre det på, slik at jobbene og livene våre blir enklere.
Det kan bli komplisert å dele ressurser på tvers av team, spesielt i en stor bedrift. Brukere opplever problemer som begrenset lagringsplass, at de ikke har riktig verktøy for å åpne en fil, eller lave opplastings- og nedlastingshastigheter. Alt dette legger betydelig tid til en persons arbeidsdag.
Hva er digitale ressurser?
Digitale ressurser er dokumenter, bilder, videoer og regneark som er avgjørende for virksomhetens drift, og som enkelt lagres på nettet eller på en enhet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Disse ressursene kan omfatte markedsføringsmateriell og merkevareressurser som logoer og produktbilder, digitale ressurser for arrangementer som videoer og fotografier, opplæringsvideoer for ansatte, lydfiler og viktige dokumenter som kontrakter og håndbøker for retningslinjer.
Med papirdokumenter bruker ansatte mer tid på å lete etter dokumenter enn på faktisk å lese dem. I gjennomsnitt fører én time brukt på å lete etter dokumenter til bare 20 minutters lesetid (kilde). Digitale ressurser kan være like problematiske, avhengig av hvordan du organiserer dem.
4 måter å enkelt dele digitale ressurser på
Forskning viser at ansatte bruker en betydelig del av tiden sin, ofte opptil 20–30 % (kilde), på å lete etter dokumenter i stedet for å utføre produktive oppgaver.
Et system for forvaltning av digitale ressurser (DAM) kan redusere denne ineffektiviteten betydelig. Implementering av en DAM-løsning kan effektivisere gjenfinningsprosessen og redusere kostnader knyttet til fysisk lagring og feilplasserte dokumenter.
En av hovedgrunnene til at plattformer for forvaltning av digitale ressurser har høyest avkastning på investeringen (ROI) av metodene på denne listen, er at de umiddelbart kan hente frem dokumenter direkte fra stasjonær- eller bærbar datamaskin, uansett hvor du befinner deg. Dette er til stor hjelp med tanke på hvor utbredt fjernarbeid er. Det kan imidlertid være utfordrende å velge riktig DAM-løsning for behovene dine. Jeg anbefaler å utarbeide en forespørsel om forslag (RFP) for forvaltning av digitale ressurser for å effektivisere prosessen.
Nedenfor ser jeg på hvordan andre metoder for deling av digitale ressurser kan sammenlignes med DAM-systemer.
| Måter å dele på | Fordeler | Ulemper | Verktøy |
| DAM-programvare | - Sentralisert lagring av ressurser - Forbedrede samarbeidsmuligheter, spesielt i en fjernarbeidssituasjon - Forbedret sikkerhet - Skalerbar - Effektive arbeidsflyter - Skybasert lagring - API-integrasjoner | - Kostnad på forhånd - Håndtering av metadata - Brukeradopsjon og opplæring - Motstand mot endring | Bynder, MediaValet, Brandfolder osv. |
| Filoverføringsverktøy | - Kostnadseffektivt - Enkelt å dele filer - Det er sannsynligvis et eksisterende verktøy som kan brukes til flere formål | - Begrensninger på filstørrelse - Mindre kontroll over filer etter at de er delt - Skalerbarhet - Håndtering av versjonskontroll - Krever internettilgang | Google Drive, MS OneDrive, WeTransfer, DropBox, Adobe osv. |
| USB-minnepinne | - Tilgangskontroll; filer kan bare åpnes fra minnepinnen - Enkel å bruke - Ingen abonnementskostnad - Tilgang uten nett - Ekstra sikkerhetskopieringsalternativ | - Krever fysisk deling - Tap av data hvis den blir borte - Begrenset lagringsplass - Sikkerhetsrisikoer (virus, skadevare) - Problemer med regelverksetterlevelse | |
| E-post | - Praktisk - Tilgang uten nett - Mest kompatibelt | - Begrensninger på filstørrelse - Sikkerhetsrisikoer - Problemer med regelverksetterlevelse - Mareritt med versjonskontroll - Ingen sentralisert lagring | Outlook, Gmail osv. |
6 tips for deling av digitale ressurser
Forvaltning av digitale ressurser er en samarbeidsinnsats som krever nøye planlegging og overvåking for å lykkes. Ved å følge disse viktige tipsene kan du effektivisere prosessene og gjøre dem mer effektive.
Det er viktig at alle forretningsområder følger den samme prosessen og de samme kriteriene når de oppretter digitale ressurser, og deretter lagrer og deler dem.
- Opprett en enkel taksonomi og et ressursbibliotek. Legg bare til noen få nivåer i taksonomien, noe som bidrar til å redusere frustrasjon hos brukerne. Prøv å begrense deg til maksimalt tre nivåer.
- Etabler tydelige navnekonvensjoner for filer. Bruk for eksempel en kombinasjon av prosjektnavn, ressurs- eller filtype og versjonsnummer. Dette gjør digitalt innhold enkelt å identifisere og organisere.
- Bruk metadata og tagger for å gjøre det enklere å søke etter og organisere digitale ressurser.
- Implementer versjonskontroll for å holde oversikt over endringer og sikre at alle arbeider med den nyeste versjonen av den digitale ressursen.
- Opprett tilgangskontroll. Angi tillatelser for å kontrollere hvem som kan se, redigere eller dele digitale filer. Bruk skrivebeskyttet tilgang eller tidsbegrenset tilgang ved behov.
- Opplæring og støtte. Gi veiledning eller opplæring i hvordan man får tilgang til og bruker de delte ressursene, spesielt hvis dere tar i bruk nye verktøy eller plattformer.
Når dere implementerer tipsene ovenfor, er det viktig å dokumentere tydelige retningslinjer. Disse retningslinjene fungerer som et hurtigreferansedokument for alle involverte, slik at de forstår og effektivt kan bruke programvare for håndtering av digitale ressurser (for eksempel MediaValet; finn priser her) og den nye strukturen for deling av digitale ressurser. Dette trinnet er viktig for å opprettholde en strømlinjeformet og effektiv arbeidsflyt.
La oss begynne å dele!
Effektiv deling av digitale ressurser er avgjørende for å opprettholde et produktivt og samarbeidsorientert arbeidsmiljø. Enten dere jobber eksternt eller på et kontor, kan bruk av riktige verktøy for håndtering av digitale ressurser og oppfølging av beste praksis gi betydelige forbedringer i effektivitet, sikkerhet og den generelle arbeidsflyten.
Implementering av disse prosessene og verktøyene sikrer at de digitale ressursene deres er lett tilgjengelige, sikre og brukes effektivt av alle teammedlemmer, noe som fører til bedre samarbeid og produktivitet.
Registrer deg for DPM-medlemskap for å lære mer om deling av digitale ressurser, programvaren som brukes til dette, og annen nyttig informasjon.
