Kapasitetsplanlegging kontra ressursplanlegging: Viktige forskjeller
Kapasitetskrise: Kapasitetsplanlegging hjelper deg med å vurdere hvor mye arbeid teammedlemmene dine kan påta seg, og sørge for at ressursene møter etterspørselen uten å skape flaskehalser.
Klar for ressurser: Ressursplanlegging fokuserer på å fordele de riktige verktøyene og medarbeiderne til de riktige oppgavene, slik at hvert prosjekt får den nødvendige støtten for å lykkes med minimalt svinn.
Et dynamisk radarpar: Ved å kombinere kapasitets- og ressursplanlegging kan du optimalisere ytelsen, balansere tilbud og etterspørsel og tilpasse ressursbruken til de strategiske målene dine.
Krystallkuleeffekten: Proaktiv kapasitets- og ressursplanlegging gir deg en krystallkule som kan hjelpe deg med å forutse utfordringer og muligheter, slik at prosjekter kan fullføres i tide og innenfor budsjettet.
Kapasitetsplanlegging og ressursplanlegging er nært beslektede konsepter med litt ulikt omfang.
Når du vurderer kapasitet, sammenligner du tilbud og etterspørsel og tar deretter beslutninger om hvordan eventuelle gap skal håndteres. Innen ressursplanlegging er du mer opptatt av detaljene – hvilke ressurser som trengs, og hvordan ressurser skal tildeles og administreres for effektiv porteføljestyring.
Hva er kapasitetsplanlegging?
Kapasitetsplanlegging innebærer å sammenligne teammedlemmenes tilgjengelighet med prosjektkravene og deretter ta beslutninger om hvordan eventuelle gap skal håndteres. Du kan bruke programvare for kapasitetsplanlegging for å gjøre det enklere å overvåke tilgjengeligheten av ressurser i sanntid og lage prognoser for fremtidig etterspørsel.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Eksempel på kapasitetsplanlegging
Hvordan fungerer kapasitetsplanleggingsprosessen i praksis? Her er et eksempel på kapasitetsplanlegging av arbeidsbelastning:
- Prosjektporteføljen din består av to produktlinjer som drives ved hjelp av de nåværende ressursene.
- Neste kvartal ønsker du å legge til et nytt prosjekt som introduserer en tredje produktlinje.
Først vurderer du det eksisterende tilbudet av menneskelige ressurser opp mot etterspørselen ved hjelp av grov kapasitetsplanlegging. I dette eksempelet kan vi si at du har 10 heltidsansatte ingeniører og 2 heltidsansatte produktledere som skal dekke de eksisterende prosjektbehovene dine.
Selv om disse teammedlemmene jobber heltid, betyr ikke det at de har 8 timer om dagen til rådighet for prosjektet ditt. Du må ta høyde for tid til lunsj- og toalettpauser, samt sykefravær og betalt fri dersom de er fast ansatte FTE-er (ikke innleide.)
Et mer realistisk kapasitetsestimat ville være 5 timer per dag. Dette tilsvarer 12 ansatte x 5 timer/dag x 5 dager/uke = 300 timer/uke.
Deretter sammenligner du tilbudet med den forventede etterspørselen fra kommende prosjekter. Hvis du antar at den tredje produktlinjen vil kreve samme antall FTE-er (1 produktleder og 5 ingeniører), er den forventede etterspørselen 6 ansatte x 5 timer/dag x 5 dager/uke = 150 timer/uke.
Hvordan avstemmer du gapet mellom tilbud og etterspørsel?
- Alternativ 1: Slutt å støtte en av de eksisterende produktlinjene og omdisponer ressursene til den nye produktlinjen i stedet. Dette er et spørsmål om prioritering.
Hvis interessentene dine beslutter at den nye produktlinjen må legges til, har du to alternativer til:
- Alternativ 2: Ansett flere ressurser med de riktige ferdighetene for å støtte den nye produktlinjen. Dette innebærer et valg mellom tre ulike strategier for kapasitetsplanlegging:
- Hvis du tar i bruk overflødig kapasitet før behovet oppstår, regnes dette som en ledende strategi. Dette kan være risikabelt hvis den prognostiserte etterspørselen ikke oppstår, ettersom det påvirker lønnsomheten negativt.
- Hvis du ansetter trinnvis etter hvert som behovene oppstår, er dette en samsvarsstrategi.
- Hvis du venter med å ansette til etterspørselen har oppstått, bruker du en etterslepstrategi (produksjonen kan bli forsinket mens du venter på å få de nye ressursene på plass.)
- Alternativ 3: Støtt tre produktlinjer med den nåværende kapasiteten. Dette er risikabelt, ettersom overbelastning kan føre til utbrenthet.
Du vil finne vår mal for kapasitetsplanlegging (tilgjengelig gjennom medlemsfellesskapet vårt) og vår veiledning i beste praksis for kapasitetsstyring nyttige når du gjennomfører denne prosessen.
Hva er ressursplanlegging?
Ressursplanlegging handler om hvordan en organisasjon tildeler ressurser for å gjennomføre prosjektaktiviteter. Det er prosessen med å identifisere tilgjengelige ressurser, tildele prosjektoppgaver til de riktige ressursene basert på tilgjengelighet og ferdigheter, og deretter administrere disse ressursene fra dag til dag.
Programvare for ressursstyring lagrer blant annet historiske data for prosjektene dine, teammedlemmenes arbeidsplaner og ønsket ressursutnyttelse for å hjelpe deg med å utarbeide en robust bemanningsplan.
Eksempel på ressursplanlegging
La oss gå tilbake til eksempelet der organisasjonen din ønsker å legge til en tredje produktlinje. Anta igjen at du trenger 5 ingeniører og 1 produktleder for å støtte dette prosjektet.
Når du har kartlagt de kommende prosjektene dine og identifisert ressursbehovene deres, må du fastslå ressurstilgjengeligheten. Har du nok ressurser internt til å støtte arbeidet, eller trenger du å ansette eksternt?
Deretter tildeler du ressurser til prosjektoppgaver basert på de nødvendige ferdighetene. Her går du nærmere inn på detaljer som hvor mange backend- kontra frontend-ingeniører som trengs for å gjennomføre arbeidet. Utarbeid en reserveplan i tilfelle du ikke klarer å sikre de nødvendige prosjektressursene innenfor den tidsplanen du foretrekker.
Når du har planen for ressursstyring, tildeler du spesifikke ressurser til prosjektet og overvåker hvordan disse ressursene brukes i sanntid. Gjør nødvendige justeringer underveis i prosjektgjennomføringen for å unngå potensiell ressursmangel.
Kapasitetsplanlegging mot ressursplanlegging: forskjeller & likheter
Her er en oppsummering av hvordan kapasitetsplanlegging og ressursplanlegging er forskjellige og like på noen sentrale områder:
| Kapasitetsplanlegging | Ressursplanlegging | Likheter | |
|---|---|---|---|
| Formål | Sammenligner ressurstilgjengelighet med prosjektkrav | Identifiserer, tildeler og styrer ressurser for å dekke prosjektbehov | Vurderer ressurstilgjengelighet som en sentral komponent |
| Strategier | Strategi for å ligge i forkant, samsvarsstrategi eller etterslepsstrategi | Tar hensyn til ressurstilgjengelighet, kostnader, ansvarsområder og avhengigheter | Tar hensyn til ressurstilgjengelighet og ansvarsområder |
| Omfang | Strategisk oversikt over tilbud og etterspørsel | Detaljert oversikt over ressursfordeling og ressursutnyttelse | Vurderer ressursbehov |
| Tidshorisont | Fortløpende, ideelt sett. Hvis ikke: på slutten av kvartalet eller regnskapsåret ELLER i forkant av et nytt prosjekt | Fortløpende | Bør vurderes fortløpende |
Forskjeller
1. Ulike detaljnivåer: strategisk vs. gjennomføringsorientert
Kapasitetsplanlegging ser på globale nivåer for tilbud og etterspørsel på tvers av prosjektporteføljen din og identifiserer eventuelle mangler. Du kan bruke denne informasjonen til å legge til rette for beslutninger om prosjektprioritering og ressursfordeling.
Ressursplanlegging ser på hvordan ressurser fordeles på prosjektnivå, og hjelper deg med å ta bemanningsbeslutninger basert på tilgjengelighet, kostnader, ansvarsområder og avhengigheter.
2. Ulike tidshorisonter
Avhengig av hvor moden prosessen for kapasitetsplanlegging for arbeidsstyrken i organisasjonen din er, kan du velge å gjennomføre kapasitetsplanlegging som en engangsøvelse, enten på slutten av et kvartal eller regnskapsår, eller før du starter et nytt prosjekt. Ressursplanlegging bør alltid gjennomføres fortløpende.
Likheter
1. Vurder ressurstilgjengelighet
Ressurstilgjengelighet er et hensyn både i kapasitetsplanlegging og ressursplanlegging.
Kapasitetsplanlegging vurderer evnen til den eksisterende ressursgruppen din til å støtte kommende prosjekter. Dette innebærer å fastslå om disse ressursene har noe ekstra kapasitet til å brukes på andre prosjekter.
I ressursplanlegging ser du også på ressurstilgjengelighet for å hjelpe deg med å ta beslutninger om ressursfordeling.
2. Ta hensyn til ressursbehov
Ressursbehov er en annen sentral komponent i kapasitetsplanlegging og ressursplanlegging. Hvis du ikke klarer å forutsi kommende prosjektbehov nøyaktig, blir det vanskelig å utforme en strategi for hvordan du henholdsvis skal justere kapasiteten eller fordele eksisterende ressurser.
Når du bør bruke kapasitetsplanlegging og ressursplanlegging
Utnytt viktige vendepunkter i konjunktursyklusen, som slutten på et kvartal eller regnskapsår eller starten på et nytt prosjekt, til å analysere den eksisterende kapasiteten din og sammenligne den med den forventede etterspørselen. Dette vil hjelpe deg med å ta smarte og tidsriktige ansettelsesbeslutninger.
Når du har fått god oversikt over tilbud og etterspørsel, fordeler du ressursene dine for å møte etterspørselen og overvåker og justerer etter behov gjennom prosjektgjennomføringen.
Les mer: Ta en titt på listen vår over de beste programvarene for ressursstyring av ansatte for å holde oversikt over ressurs- og kapasitetsplanleggingen.
Bli med for flere innsikter om ressursstyring
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og mønstre, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere i Slack.
