Hvor mange nettbaserte verktøy trenger et digitalt prosjekt?

1. Du jobber i et nyere selskap, og teknologistakken er svært enkel, med bare det mest nødvendige – kanskje bruker dere til og med ett verktøy til alt. Dere bruker sannsynligvis hovedsakelig gratis verktøy for prosjektstyring.
2. Organisasjonen din har kommet lenger på modenhetsskalaen, og dere foretrekker å bruke en rekke verktøy, ett for hver funksjon – intern teamkommunikasjon, prosjektplanlegging, fremdriftssporing, rapportering, et CRM-system og så videre.

Men hvilken tilnærming fungerer best? Funnene mine gir et utgangspunkt for å tenke gjennom dette spørsmålet.

Jeg fant at:

• Det gjennomsnittlige antallet verktøy som brukes i et digitalt prosjekt, er 5,6.
• Den mest populære verktøytypen var programvare for prosjektstyring.
• Det enkeltverktøyet som ble nevnt flest ganger, var Google Workspace (tidligere kjent som G Suite).

Hvis du er ny her, kan det være mer nyttig å begynne med hvorfor du kan bruke programvare for prosjektstyring i utgangspunktet.

Detaljene om bruk av verktøy for prosjektstyring

Som nevnt er det gjennomsnittlige antallet verktøy som brukes i et digitalt prosjekt, 5,6. Hvert svar på undersøkelsen min inneholdt vanligvis et verktøy for prosjektplanlegging eller prosjektplanlegging med tidsplan, e-post, et kommunikasjonsverktøy for intern kommunikasjon og programvare for fil- og dokumenthåndtering.

Her er en oversikt over de mest populære verktøytypene. Antallet omtaler viser hvor mange ganger et verktøy innenfor den aktuelle kategorien ble nevnt i et svar.

Antallet ganger hver programvaretype ble nevnt i svarene på undersøkelsen min.

Den øvrige kategorien omfattet:

• Programvare for oppgavehåndtering
• Programvare for feilsporing
• CRM-programvare
• Programvare for tjenester eller brukerstøtte

Programvare for prosjektstyring var uten sammenligning det som ble mest omtalt. Vi har skrevet om betydningen av og fordelene med programvare for prosjektstyring andre steder, men det er nok å si at den er avgjørende for effektiv og vellykket prosjektstyring i dag.

Det mest omtalte verktøyet var Google Workspace, tidligere kjent som G Suite. Dette viser at alle organisasjoner har behov for organisering, lagring og oppretting av filer, og at Google Workspace er en fremtredende, velkjent og pålitelig programvare som tilbyr disse funksjonene.

Til sammenligning ble det nevnt et større utvalg av spesifikke verktøy for prosjektstyring. I svarene ble 11 forskjellige verktøy for prosjektstyring nevnt, sammenlignet med 5 forskjellige verktøy for organisering, lagring og oppretting av filer.

Mens det forrige sektordiagrammet viste hvor mange ganger hver type programvare ble nevnt, uavhengig av hvilket spesifikt verktøy som ble omtalt, viser dette diagrammet hvor mange forskjellige spesifikke verktøy som ble nevnt innenfor hver kategori, der flere verktøy ble nevnt mer enn én gang. Antallet forskjellige verktøy er en opptelling av hvert enkelt verktøy som ble nevnt på tvers av alle svarene.

Antallet forskjellige verktøy som ble nevnt i hver programvarekategori i svarene på undersøkelsen min.

Den andre kategorien inkluderte:

• Programvare for oppgavehåndtering
• Programvare for feilsporing
• CRM-programvare
• Programvare for service- eller brukerstøtte

Det er verdt å merke seg at noen svar nevnte flere programvareverktøy innenfor samme kategori. For eksempel sa én respondent at de brukte Basecamp og Airtable. Selv om respondenten brukte hver av dem til ulike formål, er begge prosjektstyringsprogramvare.

Prøv disse tipsene og triksene for Airtable for å få mest mulig ut av prosjektstyringsprogramvaren din.

Metode

Jeg samlet inn data til denne artikkelen ved å bygge inn et Typeform-skjema på nettstedet vårt med spørsmålet «Hvor mange verktøy bruker du i gjennomsnitt i de digitale prosjektene dine?», spørre DPM-medlemmer og publisere spørsmålet i sosiale medier.

Noen DPM-medlemmer svarte på spørsmålet med både tidligere og nåværende verktøy, noe jeg telte som to separate svar. Vi mottok 12 svar.

Jeg beregnet det gjennomsnittlige antallet verktøy og kategoriserte verktøyene som ble nevnt i svarene. Flere svar nevnte et verktøy som er en del av Google Workspace. Jeg telte en omtale av ett verktøy (for eksempel Google Sheets) som en omtale av Google Workspace.

Hvis svaret nevnte flere verktøy som er en del av Google Workspace, telte jeg det som én omtale av Google Workspace. Microsoft Office-verktøy ble telt separat.

Hva er det optimale antallet verktøy for et prosjekt?

Undersøkelsen som ble gjennomført for denne artikkelen, antyder et større spørsmål – hva ER det riktige antallet verktøy å bruke i et digitalt prosjekt?

Som med alt innen digital prosjektstyring avhenger det til en viss grad av ditt unike prosjekt. Tenk på hvilke typer verktøy du trenger – et kommunikasjonsverktøy, et prosjektstyringsverktøy, et økonomistyringsverktøy og andre typer verktøy. Hva er strengt nødvendig eller påkrevd for prosjektet ditt?

Grensen for prosjektet og teamet ditt går der du har ett verktøy for hver type verktøy du trenger, uten å ha så mange at du begynner å legge inn de samme dataene i flere verktøy.

Du kan lese mer om bruksområdene for prosjektstyringsprogramvare her.

Prosjektstyringsprogramvare er et omfattende tema, og vi har dekket det på flere måter. Jeg vil gjerne vise deg et par andre verktøyrelaterte ressurser som er tilgjengelige gjennom medlemskapet i The Digital Project Manager:

• Podcast-episoden vår med Gray Mackenzie fra Zenpilot om hans filosofi for valg av prosjektstyringsverktøy.
• Vår «Spør meg om hva som helst» med Andy McCormick, der han snakker om Jira med medlemmene våre.
• En samtale med Olivia Montgomery fra Capterra om hvordan du får mest mulig ut av demonstrasjoner av verktøy.

Hvis du er interessert i de andre samtalene vi har i fellesskapet vårt, eller i å bidra til fremtidig forskning, får du tilgang gjennom medlemskapet i The Digital Project Manager.