Hva er et risikoregister og hvordan oppretter du et [mal]

Innholdet i en risikologg vil variere basert på en rekke faktorer, som kundens behov, prosjektets størrelse og kompleksitet samt prosjekttypen.

Eksempel på risikoregister

Slik kan et grunnleggende risikoregister se ut. Du kan gjøre disse så enkle eller komplekse som du ønsker, men sørg for at du registrerer all nødvendig informasjon som du og interessentene dine trenger for å ta informerte beslutninger.

Vanlige risikoscenarioer ved relansering av et nettsted inkluderer forsinkede godkjenninger, manglende omdirigeringer, integrasjonsfeil og utilgjengelige utviklere. Tabellen nedenfor viser eksempler på risikoscenarioer og hvordan en prosjektleder kan vurdere og håndtere dem.

Eksempel på risikoscenario	Risikovurdering	Tiltaksplan og ansvarlig
R01: Forsinkede godkjenninger kan utsette lanseringen.	Sannsynlighet: Høy. Konsekvens: Høy.	Fastsett frister for godkjenning og utnevn en stedfortredende godkjenner. Ansvarlig: Prosjektleder.
R02: Manglende omdirigeringer kan redusere organisk trafikk.	Sannsynlighet: Middels. Konsekvens: Høy.	Kartlegg eksisterende URL-er og test omdirigeringer før lansering. Ansvarlig: SEO-leder.
R03: Integrasjonsfeil kan forstyrre nettstedets funksjonalitet.	Sannsynlighet: Middels. Konsekvens: Høy.	Test integrasjoner tidlig og forbered alternativer. Ansvarlig: Teknisk leder.
R04: Utilgjengelige utviklere kan forsinke utrullingen.	Sannsynlighet: Middels. Konsekvens: Middels.	Gi teammedlemmer opplæring på tvers av roller og dokumenter trinnene for utrulling. Ansvarlig: Utviklingsleder.

Merk: Dette er illustrerende vurderinger. Faktiske vurderinger avhenger av prosjektets omstendigheter.

Mal for risikoregister 

Her er en mal for risikoregister med varierende grad av kompleksitet (du må være medlem for å få tilgang til malen).

Her er det første kompleksitetsnivået i malen:

Bruk det helt grunnleggende risikoregisteret når flertallet av risikoene er under prosjekt- og kundeteamets kontroll, og har liten innvirkning på andre deler av virksomheten.

Det andre kompleksitetsnivået er det lettvektige risikoregisteret.

Bruk denne når det finnes områder i virksomheten med lav til middels påvirkning, og du, kunden og teamet ditt har større kontroll over tiltaksplanen.

Slik ser det mest komplekse nivået av risikoregisteret i malen ut.

Bruk dette når andre deler av virksomheten kan bli påvirket av eller er ansvarlige for risikoen. Det innebærer et høyt rapporteringsnivå for økonomisk innvirkning og alvorlighetsgrad. Sannsynligheten for at disse risikoene oppstår, kan være utenfor din kontroll, men du må ta høyde for dem og rapportere om dem.

Finn flere maler for prosjektstyring her.

Hvorfor bruke et risikoregister?

Formålet med risikoregisteret er å fungere som et sentralt sted for alle potensielle risikoer, konsekvensene av dem og hvordan du planlegger å håndtere dem.

Det bidrar til å håndtere forventningene til interessenter og teammedlemmer når det gjelder å unngå eller redusere risikoer, og skaper en følelse av ansvar og hastverk med å håndtere dem før de utvikler seg til katastrofale problemer som er vanskeligere å løse senere.

Merknad

Du foretrekker kanskje å bruke en RAID-logg for å spore risikoer. Disse har en tendens til å være mer omfattende enn risikoregistre, og inkluderer antakelser (eller handlinger), problemer og avhengigheter (eller beslutninger).

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Hva bør et risikoregister inneholde?

For hver risiko som registreres i registeret, må du inkludere:

• Identifikasjonsnummer eller navn på risikoen: Hver spesifikke risiko bør ha et nummer knyttet til seg som brukes konsekvent i verktøy og statusrapporter.
• Hva kan gå galt? Gi en beskrivelse av risikoen (for eksempel en ressursrisiko som problemer med ressurskapasiteten i teamet, noe som kan redusere fremdriften og føre til forsinkelser).
• Hva kan vi gjøre med det? Beskriv planen for risikoreduserende tiltak eller risikohåndtering for å unngå eller redusere konsekvensene av risikoen (for eksempel lage en detaljert ressursplan uke for uke som viser når bestemte ressurser trengs).
• Risikoeier: Dette er personen som er ansvarlig for å rapportere om risikoens konsekvens og sannsynlighet. Vedkommende har ansvaret for å løse risikoen og varsle deg om eventuelle endringer i den.
• Risikoens konsekvens og sannsynlighet: Dette kalles også risikoanalyse og er din vurdering av hvor sannsynlig det er at risikohendelsen vil inntreffe, og hvilken grad av konsekvens den vil ha for prosjektet.
• Risikoprioritet: Basert på vurderingene av risikoens sannsynlighet og konsekvens tildeler du et prioritetsnivå til hver risiko og den planlagte responsen på den.
• Risikostatus: Statuser kan omfatte åpen & under planlegging, åpen & under overvåking, lukket og inntruffet.
• Risikokategori: Dette er området i prosjektet som vil bli påvirket, eller som dette problemet hører inn under.

Når bør du bruke et risikoregister?

Jeg oppdaterer risikoregisteret gjennom hele prosjektet fordi risikoer endrer seg når tidsplaner forskyves, interessenter kommer med innspill og nye avhengigheter oppstår.

• Prosjektplanlegging: Opprett registeret før arbeidet starter, slik at teamet kan identifisere risikoer, tildele ansvarlige og planlegge tiltak tidlig.
• Prosjektoppstart: Gå gjennom risikoene med interessentene for å bekrefte prioriteringer, forventninger til rapportering og risikoreduserende tiltak.
• Endringer i omfang: Oppdater registeret når tidsplaner, budsjetter, bemanning eller leveranser endres og introduserer nye risikoer.
• Viktige milepæler: Gå gjennom uavklarte risikoer før lanseringer, godkjenninger eller viktige overleveringer som kan påvirke leveransen.
• Statusmøter: Gå regelmessig gjennom aktive risikoer, slik at teamet holder seg samkjørt om prioriteringer og neste steg.
• Nye hindringer: Legg til risikoer når problemer, forsinkelser eller avhengigheter oppstår under gjennomføringen og truer fremdriften.
• Prosjektavslutning: Lukk risikoer når de ikke lenger påvirker prosjektet, eller når problemet er løst.

Slik oppretter du et risikoregister

Her er trinnene for å opprette et solid og effektivt risikoregister for prosjektstyring:

1. Identifiser risikoer

Idémyld rundt alle mulige risikoer som kan oppstå i prosjektet. Her er noen spørsmål du kan stille, som kan sette i gang tankeprosessen:

• Er kundeteamet stort eller lite? 
• Hvor mange nivåer med beslutningstakere finnes det? 
• Er det involvert et styre som trenger kontinuerlig rapportering om prosjektet, eller som har høy grad av involvering i beslutningsprosessen?
• Påvirker dette prosjektet andre i organisasjonen?
• Er kunden din svært detaljorientert og ønsker å være informert om detaljer, eller stoler de på deg og prosjektmedlemmene dine?
• Er kompleksitetsnivået høyt eller lavt? 
• Er flere forretningsavdelinger involvert i prosjektet? 
• Er et stort antall ressurser involvert?
• Er det stort fokus på data- og/eller sikkerhetskrav?

Det kan hende at du ikke har ekspertisen som kreves for å identifisere alle potensielle risikoer, så gjør risikostyring til en teamøvelse under prosjektplanleggingen. Ha en separat samtale med kundeteamet ditt og gjennomfør den samme øvelsen.

2. Estimer risikoer

Gjennomfør en risikovurdering for å avgjøre hvor sannsynlig det er at hver risiko oppstår, og hvilken innvirkning den kan ha på prosjektet. Det kan være nyttig å plotte denne typen kvalitative risikoanalyse i en risikomatrise for å visualisere relative nivåer av potensiell innvirkning og sannsynlighet.

På dette stadiet noterer du også risikokategorien (f.eks. om det er en trussel mot prosjektets tidsplan, budsjett osv.) og prioritetsnivået i henhold til matrisen for innvirkning og sannsynlighet (risikoene øverst til høyre har høyest prioritet).

Tildel også hver risiko en status. Hvis du fortsatt er i planleggingsfasen av prosjektet, vil alle risikoene være «åpne» eller «under planlegging», men etter hvert som prosjektet utvikler seg og risikoer oppstår (eller ikke oppstår), oppdaterer du statusen til overvåkes, lukket eller realisert (etter behov).

Nyttig tips

Avhengig av hvor mange risikoer du har i loggen, kan du kategorisere dem etter prosjektfasen der det er størst sannsynlighet for at de oppstår.

3. Opprett planer for risikohåndtering

Planlegg hvordan du skal håndtere hver risiko. Hva gjør du hvis den oppstår? Hvilke tiltak kan du iverksette for å unngå den eller redusere konsekvensene?

Det finnes ulike strategier for risikostyring du kan bruke, men risikohåndtering faller vanligvis inn under fire hovedkategorier:

• Unngåelse: Dette innebærer å ta konkrete steg for å eliminere muligheten for at risikoen inntreffer.
• Overføring: Dette innebærer å flytte eierskapet og ansvaret for risikoen til noen andre (for eksempel ved å sette ut lagring og sikkerhet av data til en ekstern leverandør).
• Risikoredusering: Dette innebærer å ta steg for å redusere den negative virkningen av risikoen. Dette brukes når du ikke kan unngå risikoen helt.
• Aksept: Dette innebærer å erkjenne risikoen, men ikke iverksette en beredskapsplan med mindre risikoen inntreffer.

Når du vurderer tiltak for hver risiko, må du ta hensyn til hvilken potensiell innvirkning selve tiltaket kan ha. Her er noen mulige følgevirkninger du bør være oppmerksom på:

• Iboende risiko: Dette er risikoene du har identifisert i prosjektet.
• Gjenværende risiko: Risikoer som består selv etter at risikotiltak eller kontroller er iverksatt.
• Sekundær risiko: En ny risiko som oppstår som følge av at du iverksetter et tiltak mot en annen risiko.

4. Utpek ansvarlige

Utpek noen i teamet ditt eller hos kunden som skal ha ansvaret for hver risiko. Dette er personen som skal iverksette og følge opp det planlagte risikotiltaket, samt overvåke statusen til risikoen gjennom hele prosjektet.

Som prosjektleder er du ansvarlig for størstedelen av risikoen i prosjektet, men du trenger ikke å bære hele ansvaret alene. Du kan for eksempel gjøre kunden ansvarlig for reserveplanen dersom de ikke klarer å levere innholdet til nettstedet når de har lovet det (noe som kan sette prosjektets tidsplan i fare).

5. Overvåk og juster

Hold risikoregisteret oppdatert gjennom hele prosjektet. Som et minimum bør du gå gjennom det hver gang du fullfører en milepæl eller en viktig leveranse, eller hver gang en risiko inntreffer eller unngås.

Oppbevar det på et lett tilgjengelig sted, særlig et sted der hele teamet kan få tilgang til det og se på det ved behov.

Slik vedlikeholder du risikoregisteret

Å opprette et risikoregister er bare begynnelsen. For å holde det nyttig gjennom hele prosjektet må du oppdatere risikovurderingene, følge opp tiltaksplanene og sørge for at teamet vet når prioriteringene endres.

Slik vedlikeholder du risikoregisteret etter hvert som prosjektet skrider frem:

1. Fastsett en tidsplan for gjennomgang: Gå gjennom registeret under regelmessige statusmøter og før viktige milepæler i prosjektet. Risikoer med høy prioritet kan kreve hyppigere oppfølging.
2. Vurder eksisterende risikoer på nytt: Kontroller om sannsynligheten, virkningen eller prioriteten til hver risiko har endret seg. En lanseringsfrist som nærmer seg, kan for eksempel øke hastverket rundt forsinkede godkjenninger fra kunden.
3. Følg opp de risikoansvarlige: Bekreft at de tildelte teammedlemmene gjennomfører tiltaksplanene sine. Oppdater tiltak, frister og ansvar ved behov.
4. Oppdater risikostatusene: Legg til nylig identifiserte risikoer, lukk dem som ikke lenger er relevante, og flytt risikoer som har inntruffet, over til prosessen for håndtering av problemer.
5. Kommuniser viktige endringer: Fremhev nye risikoer, forfalte tiltak og endringer i prioritet, slik at interessentene kan ta informerte beslutninger.

Et godt vedlikeholdt risikoregister bør gi teamet ditt en tydelig oversikt over hvilke risikoer som krever oppmerksomhet, hvem som er ansvarlig, og hva som må skje videre.

Beste praksis for risikoregistre

Her er noen råd om beste praksis for risikoregistre som du bør følge gjennom hele prosjektet.

• Plasser risikoregisteret på et synlig sted der alle parter kan se det regelmessig, for eksempel i prosjektstyringsprogramvaren eller risikostyringsverktøyet du bruker.

• Behandle risiko på samme måte som budsjett, tid og omfang. Gå gjennom den i statusmøtene og i statusrapportene, slik at alle involverte er klar over sitt ansvar. Dette reduserer også overraskelser som kan stanse et prosjekt eller svekke et forhold.
• For mindre prosjekter der et komplekst risikoregister blir unødvendig omfattende, kan du opprette et element i prosjektstyringsverktøyet ditt og legge til risikoer som underelementer for en enkel måte å følge dem opp på. Du kan skrive kommentarer om løsninger eller endringer i alvorlighetsgrad eller prioritet på en ryddigere måte enn i et Excel-regneark.

Vanlige fallgruver og begrensninger ved risikoregistre

Risikoregistre hjelper prosjektledere med å forutse problemer, men de har begrensninger. De kan ikke forutsi enhver risiko, og det at et mulig problem dokumenteres, garanterer ikke at det blir forhindret.

Her er noen vanlige fallgruver og hvordan du kan unngå dem:

• Å følge opp for mange risikoer med lav prioritet: Et overfylt register kan gjøre det vanskeligere å identifisere kritiske trusler. Fokuser på risikoer med størst mulig konsekvens, og prioriter dem deretter.
• Å basere seg på subjektive vurderinger: Vurderinger av sannsynlighet og konsekvens avhenger ofte av den enkeltes skjønn. Bruk konsekvente vurderingskriterier og involver relevante interessenter for å gjøre vurderingene mer pålitelige.
• Å identifisere risikoer uten å iverksette tiltak: En liste over mulige problemer beskytter ikke prosjektet ditt. Utnevn risikoeiere, definer tiltaksplaner og fastsett tydelige ansvarsområder.
• Å overse uventede risikoer: Intet register kan fange opp alle mulige scenarioer. Oppmuntre til løpende identifisering av risikoer, og oppretthold beredskapsplaner for uventede forstyrrelser.

Når kan et risikoregister være unødvendig?

Ikke alle prosjekter trenger et detaljert, separat risikoregister. For små prosjekter med lav kompleksitet og få avhengigheter kan en enkel risikosporing eller sjekkliste i prosjektstyringsprogramvaren være tilstrekkelig.

Risikoregistre bør heller ikke erstatte problemlogger, beredskapsplanlegging eller regelmessig kommunikasjon. De er mest effektive når de brukes som en del av en bredere risikostyringsprosess som hjelper team med å håndtere usikkerhet, i stedet for bare å dokumentere den.

Hva nå?

Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og illustrasjoner, og få kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.