Hva er en smidig arbeidsflyt? Opprett en på 8 enkle trinn

Hva er en smidig arbeidsflyt?

En smidig arbeidsflyt er en arbeidsform som legger vekt på fleksibilitet, kontinuerlig forbedring og tilpasningsevne. 

Den gjør det mulig for team å reagere raskt på endrede krav og levere kundeverdi i kortere sykluser. Ved å dele opp arbeidet i mindre, håndterbare deler kalt sprinter fremmer smidige arbeidsflyter åpenhet, samarbeid og ansvarlighet.

Smidige arbeidsflytprosesser innebærer en iterativ prosess som skiller seg fra tradisjonelle arbeidsmetoder, for eksempel fossefallsmetodikken. I smidig arbeid går team gjennom det gjenværende arbeidet på nytt og omprioriterer det som skal fullføres mot slutten av hver sprint, basert på tilbakemeldinger fra kundene. Dette øker fleksibiliteten, fremskynder leveringen og gjør det mulig å få tilbakemeldinger oftere.

Tradisjonelle arbeidsflyter for prosjektstyring er mer tungvinte og krever formelle endringsforespørsler for å endre tidsrammer og omprioritere oppgavegjennomføringen, noe som kan svekke leveransen.

Livssyklusen til en smidig arbeidsflyt

Livssyklusen til en smidig arbeidsflyt består av disse seks viktige fasene. Her er en kort oversikt over hver av dem.

• Idéutvikling: I denne første fasen konkretiserer du prosjektdetaljene for å tydeliggjøre arbeidet som skal utføres, beregnede ressurser, tidslinjer, kvalitetsvurderinger, forventede resultater, leveranser og forutsetninger.
• Oppstart: Oppdater, ferdigstill og dokumenter prosjektinformasjonen. Tildel og finansier arbeidet som skal utføres.
• Iterasjon: Dette er den lengste fasen, og det er her det meste av arbeidet utføres. Teamene bruker en tilbakemeldingssløyfe fra kundene for å gå gjennom det gjenværende arbeidet på nytt, omprioritere det og fullføre de forventede leveransene.
• Lansering: I denne fasen gjennomfører du kvalitetssikring og ferdigstiller dokumentasjon og opplæring for sluttbrukerne før kunden mottar leveransene.
• Produksjon: Etter at kunden har mottatt de endelige leveransene, sørger denne vedlikeholds- og støttefasen for enighet om de neste trinnene og etterlevelse av kvalitetsstandardene.
• Avvikling: I denne fasen kan et produkt ikke lenger være nyttig eller støttet, og det må derfor avvikles eller erstattes.

Slik oppretter du en smidig arbeidsflyt

Å opprette en smidig arbeidsflyt krever nøye planlegging og gjennomføring. Denne trinnvise veiledningen i hvordan du oppretter arbeidsflyter er utformet for å styrke teamet ditt og øke produktiviteten.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Definer mål og få støtte

Som med de fleste prosjekter starter opprettelsen av en smidig arbeidsflyt med planlegging av arbeidsflyten og tydelig definering av mål, hensikter og leveranser for å sikre at du får støtten som trengs for at arbeidsflyten skal lykkes. 

Prosjektlederen må forstå forretningskravene til arbeidsflyten og de ønskede resultatene (det vil si hva som forventes å skje etter at du har implementert arbeidsflyten).

Når du har oppnådd enighet blant teammedlemmene, kommuniserer du den foreslåtte arbeidsflyten til hele gruppen av berørte interessenter. Sørg for at interessentene forstår de neste trinnene i arbeidsflyten, og få deres støtte til implementeringen slik at du kan samkjøre teamet for gjennomføringen.

2. Etabler en metode for å prioritere arbeidskøen

Du trenger et system for smidig planlegging for å opprette en prioritert arbeidskø som inneholder oppgavene og/eller brukerhistoriene som skal fullføres i løpet av et prosjekt. 

Her er en eksempelfremgangsmåte som dekker prosjektstyringens livssyklus:

• Prosjektplanlegging: Fyll arbeidskøen med det innledende omfanget som er identifisert i prosjektmandatet
• Prosjektgjennomføring: Oppdater arbeidskøen kontinuerlig med oppgaver og brukerhistorier etter hvert som teamet itererer på utviklingen av funksjoner. Dette inkluderer oppgaver som kan være utenfor omfanget for dette bestemte arbeidet.
  • Eksempel: Teamet bestemmer seg for at det kunne være morsomt å inkludere en personlighetsbasert vurdering som en del av apputviklingen. Det er ikke en del av det opprinnelige omfanget, men det kan være noe interessant å vurdere for oppfølgingsarbeid og/eller hvis teamet har ekstra tid til overs. Legg denne ideen til i arbeidskøen, slik at du ikke mister den!
• Prosjektovervåking/-styring: Gjennomfør jevnlige økter for gjennomgang av arbeidskøen (for eksempel én gang i måneden hvis du følger en to ukers sprintsyklus) for å prioritere elementer for utvikling. Under sprintplanleggingsøktene identifiserer du hvilke oppgaver som skal inkluderes i den kommende sprinten, basert på denne prioriteringen.

Legg til oppgaver og/eller brukerhistorier i arbeidskøen basert på verdien de gir, og prioriter de mest kritiske elementene med høyest verdi. Samarbeid med interessenter, produkteiere og teammedlemmer for å informere utviklingen av arbeidskøen.

3. Etabler en rytme for sprintplanlegging

Bestem en sprintsyklus som passer for prosjektet ditt. Sprinter på to uker er vanligst innen programvareutvikling, men sprinter kan også vare fra én til fire uker, avhengig av bransjen og tempoet i prosjektet.

Når du har etablert sprintsyklusen, planlegger du et sprintplanleggingsmøte én eller to dager før starten på hver sprint. Målet med sprintplanleggingen er å bestemme hvilket arbeid som realistisk kan leveres i sprinten, basert på kommende prioriteringer, fremdrift i veikartet, forventet gjennomstrømming og, viktigst av alt, sprintmålet.

Etter hvert som du får erfaring med å jobbe med teamet, blir du bedre til å beregne teamets gjennomstrømming. Dette gjør det mulig å sette fornuftige grenser for arbeid som pågår, og å lage nøyaktige prognoser for planlagt arbeid.

4. Tildel roller til tverrfunksjonelle team

Opprett tverrfunksjonelle team med de nødvendige ferdighetene og den nødvendige ekspertisen for å ivareta rollen sin i arbeidsflyten. Prosjektteam bør være selvorganiserende og ha en tydelig forståelse av rollene og ansvarsområdene sine.

5. Hold regelmessige møter

Gjennomfør regelmessige møter for å få tilbakemeldinger på arbeidsflyten, sørge for at alle er samkjørte og fremme kontinuerlig forbedring. Daglige ståmøter gir teammedlemmene mulighet til å gi oppdateringer, diskutere eventuelle utfordringer og sørge for at alle har samme forståelse.

Sprintgjennomganger og sprintretrospektiver gir teamet mulighet til å samle inn tilbakemeldinger, evaluere prestasjonene sine og identifisere områder som kan forbedres.

6. Opprett et system for produktlanseringer

Dokumenter hvordan du har tenkt å håndtere lanseringer. Som et minimum bør prosessdokumentasjonen for produktlanseringen inneholde:

• en liste over tverrfunksjonelle interessenter med kontaktinformasjon (inkludert stedfortredere når noen er borte fra kontoret) samt rollene og ansvarsområdene deres
• en trinnvis sjekkliste over hvilke aktiviteter som skal utføres som en del av lanseringsprosessen, inkludert testprotokoll og hva som utgjør en godkjenning av en lansering
• en kommunikasjonsprotokoll som sikrer at interessenter som ikke deltar direkte i prosessen, holdes informert
• en risikostyringsplan, inkludert strategier for håndtering av risikoer som kan oppstå

7. Bruk smidige verktøy og programvare

Smidige verktøy og programvare er avgjørende for å administrere digitale arbeidsflyter og oppgaver, følge fremdriften og legge til rette for effektiv kommunikasjon. 

Mange verktøy, som programvare for prosjektstyring i virksomheter, enklere oppgavetavler og samarbeids- eller arbeidsflytstyringsplattformer, er tilgjengelige for å effektivisere arbeidsflyter og forbedre teamsamarbeidet (dette er spesielt viktig for kreative arbeidsflyter).

8. Omfavn kontinuerlig forbedring

Kontinuerlig forbedring krever regelmessig evaluering av teamets arbeidsflyt og prestasjoner, identifisering av forbedringsområder og innarbeiding av tilbakemeldinger i fremtidige sprinter.

Det innebærer også å oppmuntre teammedlemmer til å dele ideene sine, eksperimentere med nye tilnærminger og omfavne endring som en katalysator for vekst. Slik bygger du en kultur for kontinuerlig forbedring.

Viktige teamroller i en smidig arbeidsflyt

Smidige arbeidsflyter involverer bestemte roller som bidrar til prosjektets suksess. La oss se nærmere på noen av de viktigste rollene i et smidig team.

• Produkteier: Ansvarlig for å definere og prioritere produktkøen, som er listen over funksjoner, forbedringer og feilrettinger. Produkteieren samarbeider tett med interessenter og brukere for å innhente krav, avklare forventninger og sikre at produktet oppfyller kundenes behov. Produkteieren fungerer som kundens stemme og er ansvarlig for å maksimere verdien teamet leverer.
• Scrum-master: Tilrettelegger for teamet og en tjenende leder. Scrum-masteren sørger for at teamet følger Scrum-rammeverket, fjerner hindringer som hemmer fremdriften og beskytter teamet mot eksterne forstyrrelser. Scrum-masteren tilrettelegger også for sprintplanlegging, daglige standup-møter og retrospektiver, og fremmer en kultur for kontinuerlig forbedring og samarbeid i teamet.
• Smidig utviklingsteam: Personene som utfører arbeidet. De er ansvarlige for å organisere seg selv og samarbeide om å fullføre oppgavene de forpliktet seg til under sprintplanleggingen. Medlemmene av utviklingsteamet kan ha ulike spesialområder eller ekspertise, men de deler ansvaret for å levere et produkt av høy kvalitet ved slutten av hver sprint.
• Andre roller: Andre personer som er involvert i smidige arbeidsflyter, kan være testere, designere, utviklere, sluttbrukere og andre interne eller eksterne interessenter, for eksempel kundestøtte, juridisk avdeling, samsvarsansvarlige eller til og med ledere eller styremedlemmer.

Typer smidige arbeidsflyter

Smidige metoder er fleksible og kan tilpasses ulike team- og prosjektspesifikke behov og krav. På tvers av flere varianter deler smidige rammeverk de felles prinsippene tilpasningsevne, samarbeid og kontinuerlig forbedring.

• Scrum: Scrum er et av de mest brukte smidige rammeverkene, særlig innen programvareutvikling, og definerer tydelig roller, seremonier og artefakter. Arbeidet utføres i tidsavgrensede iterasjoner kalt sprinter, som vanligvis varer i 1–4 uker. Hver sprint begynner med en planleggingsøkt der teamet velger hva det skal arbeide med. Daglige Scrum-møter, gjennomganger og retrospektiver avholdes på ulike tidspunkter i løpet av sprinten.
• Kanban: Kanban er en visuell smidig metode som fremmer en kontinuerlig arbeidsflyt. Den bruker en Kanban-tavle for å visualisere oppgaver og fremdriften deres gjennom ulike stadier, vanligvis representert med kolonner. Arbeidsflyten begrenser arbeid som pågår (WIP) for å forhindre flaskehalser og opprettholde flyten. Når oppgaver fullføres, hentes nye oppgaver fra oppgavekøen basert på kapasitet (det er dette som gjør kapasitetsplanlegging med Kanban så enkelt).
• Lean: Lean er inspirert av prinsippene for slank produksjon og fokuserer på å minimere sløsing og maksimere verdi. Metoden fremhever betydningen av kontinuerlig forbedring og eliminering av aktiviteter som ikke skaper verdi. Smidige Lean-arbeidsflyter omfatter ofte praksiser som innebærer å identifisere områder med ineffektivitet eller sløsing i arbeidsflyten din. 
• Funksjonsdrevet utvikling (FDD): FDD fokuserer på å utforme avanserte funksjoner og omfang. Det er en kundeorientert, trinnvis metode som har som mål å levere hyppige, konkrete resultater. Med FDD kan team raskt isolere feil og gjøre justeringer, samtidig som forsinkelser unngås eller minimeres.
• Ekstrem programmering (XP): XP baserer seg på tilbakemeldinger fra kunden som det viktigste grunnlaget for tekniske endringer i programvaren. Målet med XP er leveranser av høy kvalitet, slik dette avgjøres av kundens tilfredshet med leveransene.
• Crystal: Crystal fokuserer på mennesker og samhandling, som er sentrale komponenter i det smidige manifestet, slik at selvorganiserende team kan finne ut hvordan de optimaliserer arbeidsflytene sine basert på prosjektets unike behov.

Fordeler med smidige arbeidsflyter

• Økt fleksibilitet og tilpasningsevne: Tradisjonelle prosjektstyringsmetoder har ofte problemer med å håndtere uventede endringer, noe som fører til forsinkelser og frustrasjon. Smidig metodikk omfavner derimot endringer og oppmuntrer team til å revurdere prioriteringer og jevnlig tilpasse fremgangsmåten sin.
• Leveranser med høyere verdi og kortere sykluser: Smidige arbeidsflyter for prosjektstyring gjør det mulig for team å lansere fungerende programvare eller produkter trinnvis, i stedet for å vente i flere måneder på å se konkrete resultater. Dette bidrar til å innhente tidlige tilbakemeldinger fra kunder og gjør det mulig for team å korrigere kursen underveis, slik at sluttproduktet oppfyller de ønskede resultatene.
• Bedre teamsamarbeid og åpenhet: Ved å dele opp arbeidet i sprinter får teammedlemmene bedre oversikt over hverandres oppgaver og fremdrift. Daglige standupmøter, der teammedlemmene deler hva de har oppnådd, planene sine og eventuelle hindringer, fremmer åpen kommunikasjon og muliggjør rask problemløsning for å identifisere flaskehalser.
• Økt kundetilfredshet, medarbeiderengasjement og operasjonell ytelse: Testing og tilbakemeldinger fra kunder er integrert i prosjektgjennomføringen. Dette hjelper sprintteam med å lære underveis gjennom hver iterasjon, noe som forbedrer medarbeiderengasjementet og den operasjonelle ytelsen. Det øker også kvaliteten på de endelige leveransene og kundenes tilfredshet med disse leveransene.
• Høy grad av forutsigbarhet: Den smidige tilnærmingen øker oversikten gjennom hver syklus. Når team kan få et tydeligere veikart tidligere i prosessen, blir det enklere å minimere risikoer, oppfylle spesifikasjoner og levere i tide.  

Tips for å lage smidige arbeidsflyter

Effektiv implementering av smidige arbeidsflyter krever grundig planlegging og gjennomføring. Her er noen praktiske tips som kan hjelpe deg med å lage vellykkede smidige arbeidsflyter:

• Definer tydelige mål og målsettinger: Før du går i gang med smidig arbeidsmetodikk, må du tydelig definere målene og målsettingene dine. Identifiser problemet du prøver å løse, de ønskede resultatene og målene du skal bruke til å måle suksess. Denne tydeligheten vil veilede implementeringen av smidig arbeidsmetodikk og sikre at arbeidsflytene samsvarer med målsettingene dine.
• Involver interessenter og brukere: Smidige arbeidsflyter bygger på regelmessige tilbakemeldinger og samarbeid med interessenter og brukere. Involver dem i prosessen helt fra begynnelsen og gjennom hele prosjektet. Ved å ta hensyn til perspektivene og kravene deres kan du sikre at arbeidsflytene prioriterer kundeverdi og ivaretar behovene deres på en effektiv måte. I tillegg liker mange som arbeider med smidig metodikk å ta med elementer fra designtenkning for å prioritere brukerne i prosjektplanleggingen.
• Begynn i det små og iterer: Når du implementerer smidige arbeidsflyter, bør du starte med et lite pilotprosjekt eller team. På denne måten kan du lære og tilpasse deg uten å måtte involvere hele organisasjonen i rotet som oppstår i begynnelsen av denne prosessen. Innhent tilbakemeldinger, identifiser forbedringsområder og iterer på arbeidsflytene basert på det du har lært. Denne iterative arbeidsflyttilnærmingen vil hjelpe deg med å forbedre utviklingsprosessene og effektivisere arbeidsflytene dine regelmessig.
• Invester i opplæring og støtte: Overgangen til smidige arbeidsflyter innebærer en endring i tankesett og potensielt nye ferdigheter og ny kunnskap. Invester i opplæring og støtte for teammedlemmene dine for å sikre at de forstår smidige prinsipper og praksiser. Veiled og støtt teammedlemmene dine slik at de tar til seg det smidige tankesettet og anvender det effektivt i arbeidet sitt.
• Ta i bruk verktøy for samarbeid og kommunikasjon: Smidige arbeidsflyter er i stor grad avhengige av samarbeid og kommunikasjon. Invester i verktøy for arbeidsflytstyring som legger til rette for effektivt samarbeid, for eksempel prosjektstyringsprogramvare, chatteplattformer og verktøy for videokonferanser. Disse verktøyene gjør det mulig for teamet ditt å holde kontakten, dele fremdrift og samarbeide sømløst, uavhengig av hvor de befinner seg.
• Evaluer og tilpass kontinuerlig: Smidig metodikk handler om kontinuerlig forbedring. Evaluer arbeidsflytene regelmessig, innhent tilbakemeldinger fra teamet og tilpass arbeidsflytene etter behov basert på innsikten du får. Ved å fremme en kultur for læring og eksperimentering kan du optimalisere de smidige arbeidsflytene dine for maksimal produktivitet og suksess.

Ved å ta til seg prinsippene om fleksibilitet, samarbeid og kontinuerlig forbedring, kombinert med robust automatisering av arbeidsflyter, gjør smidig metodikk team i stand til å tilpasse seg raskt, levere resultater av høy kvalitet og overgå kundenes forventninger.

Bli med for mer innsikt i prosjektarbeidsflyter

Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, prøver og eksempler, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.