Bygg et tilbudsteam: roller og ansvarsområder
Det rette tilbudsteamet er ofte akkurat like viktig som selve tilbudet. Etter min erfaring finnes det ingen «riktig» teamstruktur for et tilbudsteam, og rollene og ansvarsområdene i tilbudsteamet kan variere ganske mye. Et tilbudsteam kan faktisk ha mange ulike former og størrelser, avhengig av mulighetens art og tilbudsprosessen som brukes.
Det eneste jeg imidlertid kan si med sikkerhet, er at det finnes en «feil» teamstruktur: enhver konfigurasjon der det ikke er nok dekning til å gjøre det som trengs for å få tilbudet i mål. Så la oss se på hvilken dekning du kan ha behov for.
Hvilke roller kan jeg ha behov for i tilbudsteamet?
Jeg vet at jeg sa at det ikke finnes noen «riktig» teamstruktur, men noen ganger trenger man bare et sted å begynne. Nedenfor finner du et eksempel på et typisk tilbudsteam som jeg ville ha jobbet med i et byrå eller et konsulentselskap for kontrakter på mellom $500,000 – $2.5M (USD). Dette vil variere fra organisasjon til organisasjon og fra mulighet til mulighet, men det kan gi deg et godt utgangspunkt hvis dette er nytt territorium for teamet ditt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tilbudsteamet ditt kan inkludere noen eller alle rollene som er oppført her, avhengig av størrelsen på organisasjonen din.
Hvorfor er det viktig å ha en tilbudsansvarlig?
Det er en rolle jeg nevnte ovenfor, men som jeg på en måte gikk litt raskt forbi – den tilbudsansvarlige.
Hvis organisasjonen din tar nye forretninger på alvor (og det bør den!), blir det svært viktig å ha en tilbudsansvarlig. Saken er at tilbud faktisk er prosjekter som må styres. En tilbudsansvarlig kan i stor grad redusere risikoen for å mislykkes ved å levere for sent, levere et tilbud som blir avvist fordi det ikke er i samsvar med RFP-prosessen, levere et tilbud av lav kvalitet eller møte noen av de andre risikoene som kan føre til at tilbudet ditt mislykkes.
Noe av den konkrete verdien en tilbudsansvarlig kan bidra med, er for eksempel en samsvarsmatrise for å holde oversikt over kravene til tilbudsinnleveringen, fordeling og planlegging av bidragsytere samt opprettelse og oppfølging av tidsplanen for innleveringen.
Uten noen som har rollen som tilbudsansvarlig, vil du få tilbakemeldinger i ellevte time, manglende klarhet i hvem som gjør hva, ulike tolkninger av tilbudskravene, mangler i tilbudet som du først oppdager dagen før innlevering, og et generelt økt stressnivå.
Og ja, jeg snakker av egne smertefulle erfaringer!
Slik sikrer du tilstrekkelig dekning
Uavhengig av teamstrukturen for tilbudet må du sørge for at teamet ditt har riktig dekning. For å gjøre dette kan du hente frem verktøyene dine som prosjektleder og samarbeide med teamet om å utvikle et RACI-diagram eller en sjekkliste for dekning.
Kort sagt bør teamet gjennomgå alt som må gjøres for å få levert tilbudet, og tildele en ansvarlig person til hver oppgave (den ansvarlige personen). Hvis det er noen tomme felt når dere er ferdige, er det der dere må styrke teamet eller få noen til å ta på seg disse ansvarsområdene.
En sjekkliste for tilbudsdekning hjelper prosjektledere med å sikre at alt er på plass før de leverer et tilbud.
Rekruttering og oppbygging av tilbudsteamet
Et annet element som er like viktig, er hvordan du rekrutterer og orienterer teamet. Her er noen tips hvis det er du som har ansvaret for å rekruttere teamet.
- Sørg for å inkludere alle relevante perspektiver. Ikke hold UX-teamet eller QA-teamet utenfor og tro at du vil kunne lage et konkurransedyktig og realistisk tilbud uten dem.
- Sørg for at de viktigste fagansvarlige er komfortable med å estimere selv om det finnes en viss grad av uklarhet. Et estimeringsteam som forventer å ha alle svarene, vil bli grundig skuffet.
- Ta også med noen som aldri har laget et tilbud før, slik at du kan få et nytt perspektiv samtidig som du gir dem en mulighet til å lære.
- Hvis det finnes personer i organisasjonen din som kjenner kjøperen eller har erfaring med å levere et lignende omfang, bør du finne en måte å involvere dem på.
Når det gjelder å orientere teammedlemmene, er her noen gode fremgangsmåter:
- Opprett et mulighetsnotat i planleggingsfasen som inneholder opplysninger om kjøperen, problemstillingen, omfanget av forespørselen, viktige risikoer og de viktigste datoene som er relevante for innleveringen.
- Bruk alltid mulighetsnotatet for å gi kontekst og løfte samtalen når du orienterer nye teammedlemmer. Del en kopi med dem på forhånd, slik at de får mulighet til å formulere spørsmål, og oppfordre dem også til å bruke det som referanse mens de arbeider med sine deler av tilbudet.
- Fortsett å legge til informasjon i mulighetsnotatet etter hvert som den blir tilgjengelig gjennom salgsprosessen: vinnerbudskapene deres, omfanget eller tilnærmingen på overordnet nivå, det foreslåtte teamet, det forventede budsjettintervallet og så videre.
- Når tilbudet er akseptert og prosjektet er godkjent, videreutvikler du mulighetsnotatet til prosjektbeskrivelsen, slik at du har kontinuitet i informasjonen og slipper å finne opp hjulet på nytt.
Tips:
Ser du etter tips til hvordan du kan orientere teammedlemmer på riktig måte, slik at alle er samkjørte når det gjelder visjonen og omfanget for prosjektet eller tilbudet? Bli med i fellesskapet vårt i dag, og delta på workshoppen vår om å mestre prosjektbriefing: Workshop i å mestre prosjektbriefing!
Hva synes du?
Har du en solid teamstruktur som gir repeterbare resultater? Hvilke historier har du å dele om tilbudsteam og om når ting har gått galt, sammenlignet med når alt har gått smidig? Utover roller og ansvarsområder, hvilke myke ferdigheter og hvilken teamdynamikk har ført til at du har lykkes? Fortell meg gjerne i kommentarfeltet!
Hvis du vil ha flere tips om tilbud, kan du lese Galen Lows beste tips for å vinne tilbud.
