8 strategier for oppgavehåndtering som øker produktiviteten

8 strategier for oppgavestyring

Å starte den daglige rutinen din som prosjektleder med en godt håndtert oppgaveliste er bra for velværet ditt og hjelper deg med å skape et roligere arbeidsmiljø. Her er åtte strategier for oppgavestyring som kan roe kaoset og gi deg og teamet ditt kontroll over gjøremålslistene.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Bruk programvare for oppgavestyring

Du trenger ikke å håndtere oppgaver alene. Det finnes mange alternativer for programvare for oppgavestyring og apper for oppgavestyring som kan hjelpe deg og teamet ditt med å holde orden og håndtere alt som må gjøres, hvem som skal gjøre det og når. En av fordelene med programvare for oppgavestyring er at den har verktøy for å opprette lister, visualisere arbeidsbelastningen din og minne deg på når oppgaver har forfall.

Noen av disse programvareverktøyene integreres med samarbeidsverktøy som Slack og Microsoft Teams, slik at du får umiddelbare varsler når noe er fullført. Mange av dem har også mobilapper (som disse programvareverktøyene for prosjektstyring på iPad), og noen tilbyr til og med KI-funksjoner eller integrasjoner.

Hvis du trenger å fortsette å jobbe når forbindelsen blir brutt, bør du se etter apper for oppgavestyring med frakoblet tilgang.

Husk å dobbeltsjekke alle KI-anbefalinger fra gratis programvare for oppgavestyring med KI. Hvis noe virker litt feil, er det sannsynligvis det. Når du utforsker disse alternativene, er det også verdt å vurdere kostnaden for programvare for oppgavestyring for å sikre at du velger et verktøy som passer budsjettet ditt.

2. Sett tydelige mål og forventninger

Når du tildeler oppgaver eller delegerer til teamet ditt, bør du sette tydelige mål og forventninger. For eksempel gjør jeg det klart at jeg forventer at teamet mitt proaktivt forteller meg når de kommer til å overskride en frist, før de faktisk har overskredet den. Jo tidligere jeg får beskjed, desto mer tid har jeg til å samarbeide med alle som blir berørt, og omorganisere avhengige oppgaver som ikke kan startes.

Mål bidrar også til både motivasjon og sammenligningsgrunnlag. Hvis teamet for eksempel fullførte 25 % flere oppgaver enn uken før, kan dette bidra til at de føler mestring og vise dem hvilket tempo de holder. 

Sammenligningsgrunnlag kan også hjelpe deg med å måle teammedlemmenes prestasjoner. Hvis du for eksempel har tre designere på et team, kan du sammenligne dem med hverandre og sette forventninger deretter. 

• La oss si at designer A fullfører rundt seks oppgaver om dagen, mens designer B gjør sju, og designer C gjør 12. 
• Forutsatt at oppgavene er omtrent like store, og at designer C har mest erfaring, kan du sette som mål at designer A skal fullføre sju oppgaver om dagen, og at designer B skal strekke seg mot åtte. 
• Hvis designer C har lengre fartstid og mer erfaring, er det ikke rettferdig å presse designer A og B til å nå samme standard, men det er verdt å prøve å få dem til å jobbe mer effektivt.

Author's Tip

Vær forsiktig med å ikke oppmuntre teamet til å skynde seg gjennom viktige oppgaver for å nå en målestokk. En annen advarsel her knyttet til utbrenthet: Hvis du presser teamet for hardt eller for ofte til å overgå målene, kan det øke risikoen for utbrenthet. Det er en hårfin grense mellom å gjøre ting engasjerende og morsomme og å presse for hardt.

3. Prioriter

Effektiv oppgavehåndtering handler ofte om prioritering. Se på oppgavehåndteringsverktøyet eller gjøremålslisten din, og avgjør hva som haster mest og er viktigst.

Hvordan definerer vi hva som haster? Det kan variere, men la oss begynne med tidsavgrensede oppgaver. Hvis noe må gjøres umiddelbart, bør det være teamets høyeste prioritet, særlig hvis det å ikke få det gjort vil forsinke noen andre eller en kundes arbeid.

Se deretter på hvilken innvirkning oppgavene på listen din har. Oppgavene som påvirker flest mennesker, bør håndteres først. Hvis det å sette opp en prosjektplan for eksempel gjør det mulig for teamet ditt på 20 personer å planlegge timeplanene sine for de neste ukene, bør du gjøre det før du for eksempel svarer på en e-post om et internt møte som kan vente.

Hvis du ikke er sikker på om det daglige arbeidet ditt gjenspeiler disse prioriteringene, kan en rask tidsrevisjon være til hjelp. Ved å gå gjennom hvordan tiden din faktisk brukes, kan du se om presserende oppgaver med stor innvirkning får den oppmerksomheten de fortjener – eller om dagen din slukes opp av arbeid med lav prioritet.

En annen måte å prioritere på er å bruke en Eisenhower-matrise. Tegn fire kvadranter på et ark, og plasser oppgavene dine etter hvor mye de haster og hvor viktige de er. 

• Den øvre venstre kvadranten bør inneholde de mest presserende og viktigste oppgavene (gjør disse først)
• Den øvre høyre kvadranten bør inneholde oppgaver som haster, men som ikke er viktige (avgjør om du trenger å gjøre dem)
• Den nedre venstre kvadranten bør inneholde oppgaver som ikke er viktige, men som haster (prøv å delegere disse) 
• Den nedre høyre kvadranten bør inneholde oppgaver som verken haster eller er viktige (trenger du virkelig å gjøre disse?)

Tidsstyring er også en faktor. Du kan oppleve at du har 15 minutter ledig tid mellom møter og ønsker å bruke tiden fornuftig. Fremhev noen mindre oppgaver som du raskt kan få unna når tiden tillater det.

Author's Tip

Prioriteringene dine vil ikke være de samme som hos andre teammedlemmer eller prosjektledere i organisasjonen din, og du kan måtte si fra når det er manglende samsvar mellom prioriteringene dine og prioriteringene til noen andre. Dette skjer ofte i digitale byråer, mer enn for prosjektledere som jobber internt.

 

Byråprosjektledere kan måtte håndtere 4 til 5 (eller flere) prosjekter samtidig. Det er mange personer med ulike prioriteringer involvert – eksterne interessenter, byråledelsen og kundens øvrige team. Å lære å prioritere innebærer også å si fra når det er for mange konkurrerende og til og med motstridende prioriteringer.

4. Begrens fleroppgavekjøring

Dette kan virke lite intuitivt, men jeg lover at det ikke er det. Når du gjør flere ting samtidig, gjør du ofte mye enten: a) ikke helt ferdig eller b) ikke særlig godt. Du må konsentrere deg for å komme videre med oppgavelisten din.

En rask ja- eller nei-melding i Slack til en kollega mens du lytter til en designpresentasjon, kan selvsagt være greit av og til. Men hva skjer hvis du går glipp av en viktig beslutning eller oppgave som kommer opp i samtalen? Du kan ende opp med å spore av hele prosjektet!

Sett av noen perioder uten forstyrrelser (for eksempel tidsbolking) i løpet av dagen til å få unna noen av oppgavene dine. Dette er lettere sagt enn gjort, men gi teamet ditt, kunden eller sjefen din beskjed om at du trenger å konsentrere deg fullt og helt i 45 minutter og fokusere på oppgavene du har foran deg. Du kommer mye lenger enn du ville gjort på 2 eller 3 timer med å forsøke å fullføre oppgaver og gjøre andre ting samtidig.

En annen grunn til å unngå å gjøre flere ting samtidig er at kontekstbytte kan koste deg mye tid. Hvis du har skrevet halvparten av en e-post og stopper for å svare på en Slack-melding, kan det ta 20 minutter å komme tilbake til samme punkt i e-posten som du var på før du ble avbrutt.

5. Bruk visualiseringsverktøy

Jeg liker personlig en god visuell fremstilling når det gjelder å kartlegge oppgavelisten min, og jeg bruker ulike typer visuelle fremstillinger for ulike typer oppgavelister.

Jeg liker en papirliste for de viktigste tingene hver dag. Det føles så godt å krysse av punkter etter hvert som jeg fullfører oppgaver, og å se den visuelle påminnelsen om fremgangen min. Og ja, jeg vet at jeg kan gjøre dette i prosjektstyringsprogramvare, men det er noe ved penn og papir jeg liker.

For det større bildet (det vil si hele uken) liker jeg en organisert Asana-Kanban-tavlevisning som lar meg flytte oppgaver mellom kolonner for arbeid som ikke har startet, arbeid som pågår, og fullført arbeid. På slutten av uken føles det godt å se alle oppgavene mine i kolonnen for fullført arbeid.

For prosjektplaner hjelper et Gantt-diagram deg med å se hvor du er, og hvor du skal være. Noen verktøy kan opprette denne visningen automatisk, noe som gir deg mer tid til andre oppgaver.

6. Deleger

Du trenger ikke nødvendigvis å fullføre hele oppgavelisten din på egen hånd. Ved å delegere oppgaver til andre teammedlemmer kan du frigjøre tid til å fokusere på andre ting.

Å ta notater er en av oppgavene jeg liker best å delegere. Som prosjektleder faller det nesten alltid på meg å ta notater, men dette er utfordrende når jeg samtidig har ansvar for å sørge for at alle punktene på agendaen blir dekket, følge med på tiden, oppdatere prosjektstyringsverktøyet og holde diskusjonen i gang. 

Jeg trenger ofte å oppdatere prosjektstyringsverktøyet eller flytte tidspunkter i planen under møtet, så hvis jeg kan delegere notatskriving eller til og med enkelte oppfølgingsoppgaver til teamet mitt, kan jeg holde ting i bevegelse på en mer effektiv måte.

Du kan også vurdere å delegere notatskriving og utarbeidelse av oppfølging til kunstig intelligens. Det finnes mange verktøy som automatisk kan utarbeide møtesammendrag og handlingspunkter.

7. Vær fleksibel

En annen måte å optimalisere evnen din til å håndtere oppgaver på er å være fleksibel. Hvis du for eksempel vet at du konsentrerer deg bedre senere på dagen, kan du spare oppgaver som krever mest konsentrasjon til senere og fullføre mindre og enklere oppgaver om morgenen. Denne typen strategisk tidsstyring for ledere kan forbedre produktiviteten betydelig.

Å planlegge ut fra energinivået ditt er en god måte å ha oversikt over de daglige oppgavene og maksimere produktiviteten på. Så lenge du overholder tidsfristene og forfallsdatoene dine, er det helt greit å være smidig og gjøre ting på den måten som fungerer best for deg!

Jeg synes for eksempel det er vanskelig å oppdatere prosjektplaner når alle andre jobber. Oppmerksomheten min går alltid til Slack-meldinger, løsning av teamets presserende behov og svar på e-poster fra kunder. Totalt sett tar det mye mindre tid å gjøre denne oppgaven først på morgenen eller på slutten av dagen.

Jeg opplever også at selv om jeg setter av tid til en bestemt oppgave, kan det hende at jeg flytter den basert på energinivået mitt eller hva annet som står på oppgavelisten. Da jeg skrev denne artikkelen, flyttet jeg skrivetiden rundt i kalenderen for å sørge for at jeg prioriterte oppgaver som hastet mer, samtidig som jeg fortsatt satte av tid til skriving.

Hvis jeg synes det er vanskelig å konsentrere meg om lengre eller mer kjedelige oppgaver, bruker jeg noen ganger Pomodoro-teknikken for å gi meg selv tidsblokker med planlagte pauser. Hvis du ikke kjenner denne teknikken, arbeider du i en konsentrert tidsperiode (vanligvis rundt 20 minutter), etterfulgt av en pause. Det finnes til og med tidtakere som er spesielt utviklet for å legge til rette for denne arbeidsmåten.

8. Sett tydelige tidsfrister

Når det gjelder å håndtere oppgaver, kan tydelige tidsfrister gjøre ting mer oppnåelige. Det kan også hjelpe hvis du eller noen på teamet ditt har lett for å utsette ting. 

Det handler om mer enn å sette en tidsfrist og håpe på det beste. Legg inn milepæler eller kontrollpunkter underveis, slik at du kan følge med på fremdriften eller bli varslet hvis den uteblir.

Å være tydelig på hva som må gjøres og når, kan også hjelpe med prioriteringen. Sett tidsfrister lenger frem i tid for mindre viktige eller mindre presserende oppgaver, slik at teammedlemmene kan fokusere på det som betyr mest akkurat nå. Ikke la oppgaver bli liggende for lenge, ellers kan de falle mellom stolene når mer presserende behov oppstår. 

Et eksempel på oppgavehåndtering

For å øve på oppgavehåndtering (og tidsstyringsstrategiene bak god oppgavehåndtering) skal jeg lede deg gjennom en liten øvelse.

Her er en eksempeloppgaveliste; de prioriterte oppgavene er blandet med dem som haster langt mindre. Se på listen og avgjør hva du bør gjøre først, og enda viktigere, hvorfor akkurat denne oppgaven bør fullføres før de andre?

1. Gå gjennom forrige ukes tidsregistrering og noter hvem som ikke registrerte tiden sin, eller som ikke registrerte nok fakturerbar tid.
2. Svar på spørsmålene fra kunde A om endringer i den andre designrunden.
3. Avtal et møte med kunde B fordi tilbakemeldingen deres på kartdesignet ikke er tydelig nok til at designeren kan implementere den.
4. Følg opp kunde B sitt UAT-arbeid for mikronettstedet.
5. Send kunde C spørsmål om planene deres for lanseringen av landingssiden i morgen. Du må bekrefte hvilken sporing de ønsker på siden, URL-en og om de ønsker å håndtere lanseringen selv, eller om teamet ditt skal oppdatere DNS-postene.
6. Fullfør artikkelen din innen fristen, og fakturer for den når den er redigert.
7. Oppdater tidsplanen for kunde D. De var sene med å sende tilbakemelding på stilguiden og inspirasjonscollagen. Nå som den er godkjent, kan designeren begynne å arbeide med designene.
8. Avtal et møte for å diskutere kontrakten med kunde E, som utløper om 45 dager. De ønsker å fornye den, men det kan ta 14 arbeidsdager for dem å få en ny avtale signert.

Så hva er riktig rekkefølge for disse oppgavene? Hvilket punkt på denne listen har høyest prioritet?

Hvis du svarte nr. 5, har du rett. Det første du bør gjøre, er å sørge for at du er klar til lanseringen i morgen. Jo mer tid du har med svarene fra kunden, desto bedre stilt vil du være. 

Hva med resten av oppgavene? Hvilken rekkefølge ville du satt dem i? Du må ikke alltid utføre oppgaver i sanntid; du kan planlegge dem for å opprettholde effektiviteten og unngå å skape hindringer eller flaskehalser.

Hva skjer videre?

Hvis arbeidsflyter, produktivitet og effektivisering av driften får ørene dine til å spisse seg, har du kommet til rett sted! Bli med i medlemsfellesskapet til The Digital Project Manager for flere innsikter som dette, slik at du kan utvikle deg i karrieren som prosjektleder. Fellesskapet tilbyr også kurs, maler og andre ressurser som hjelper deg med å håndtere prosjekter.