5 tips for tidsregistrering som hjelper deg med å lage bedre budsjetter
«Arbeidstid» virker alltid som noe enkelt helt til jeg setter meg ned for å fylle ut timelisten. Brukte jeg virkelig 45 minutter på å skrive den e-posten, eller satt jeg fortapt i egne tanker og sang med på Taylor Swift? (Ikke døm meg.)
Tidsregistrering kan føles som et ork, men det er også utvilsomt nyttig. Det kan hjelpe deg med å forstå hvordan et prosjektteam bruker tiden sin, finne ut hvor lang tid det vil ta å fullføre noe, og til og med hjelpe deg med å få betalt (hei, fakturerbare timer!). I prosjektledelse er tid og penger like tett knyttet sammen som Taylor Swift og fantastiske sangtekster. (Seriøst, slutt å dømme.)
Hvordan registrerer du arbeidstiden som brukes på et prosjekt?
Det finnes noen ulike måter jeg registrerer tiden ansatte bruker på prosjekter. Metoden jeg bruker, avhenger av hvordan kontrakten eller arbeidsomfanget er formulert, og hva vi trenger for å kunne fakturere arbeidet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Omtrentlig oversikt: Jeg bruker denne metoden for interne prosjekter eller når kontrakten gjelder en fast pris. Jeg ønsker å forstå hvor mange timer hver person brukte på oppgavene sine, og hvor lang tid det tok oss å fullføre prosjektet. Ettersom jeg ikke skal rapportere om timer, bruker jeg ikke et tidsregistreringsverktøy og ber ikke teamet om å registrere tiden sin.
- Tidsregistrering per person: Jeg bruker denne metoden når jeg fakturerer per time. Teamet må registrere all tiden de bruker på prosjektet i et tidsregistreringsverktøy, slik at jeg kan hente ut rapporter ved behov for fakturering. Du kan bruke programvare for tidsregistrering til dette, i tillegg til ressursstyringsprogramvare som inkluderer faktureringsfunksjoner.
- Tidsregistrering per oppgave: I noen tilfeller, som i et agilt prosjekt der flere teammedlemmer jobber med spesifikke funksjoner på tvers av fagområder, kan jeg be teamet om å registrere tiden sin på en bestemt funksjon. Dette kan bidra til å avgjøre om budsjettene må justeres for fremtidige sprinter.
Hva er en god app for å holde oversikt over arbeidstimer?
Det finnes mange applikasjoner som kan brukes til å registrere tiden som brukes på prosjektarbeid. Hvis du ser etter frittstående programvare for tidsregistrering, finnes det flere alternativer vi anbefaler. Det er ofte nyttig å se etter et tidsregistreringssystem som kan synkroniseres med kalenderen din og automatisk registrere tidsoppføringer på dine vegne.
Du bør også vurdere å bruke prosjektstyringsverktøy med innebygd tidsregistrering. Disse funksjonene lar deg sammenligne prosjektets tidsestimater med sanntidsdata. Når oppgaveinformasjonen og tidsregistreringsinformasjonen din er samlet på ett sted, kan det hjelpe med rapportering, prognoser basert på sanntidsdata og budsjettering.
5 måter å bruke tidsregistrering til budsjettering på
1. Lag sammenlignbare estimater
Data fra prosjekter og oppgaver kan hjelpe deg med å lage estimater for fremtidige prosjekter. Hvis du for eksempel vet at det i gjennomsnitt tar en designer 10 timer å gjøre undersøkelser og lage et stemningsbrett og et mønsterbibliotek i starten av en fornyelse av et nettsted, kan du anslå 8 timer for et mindre nettsted og 12 timer for et større og mer komplekst nettsted når du utarbeider det første tilbudet ditt på nytt arbeid.
2. Finn ut hvordan du skal fordele ressurser
Data fra tidsregistrering kan hjelpe med prosjektplanlegging (og utarbeidelse av prosjektbudsjettet) ved å hjelpe deg med å finne ut hvordan du skal fordele ressursene dine. Hvis du vet at du har en strammere tidsplan og et høyere budsjett, kan det være lurt å tildele den mer erfarne utvikleren.
Selv om denne personen kanskje fakturerer en høyere timepris enn en mindre erfaren ressurs, vil vedkommende kunne få arbeidet gjort mer effektivt. Det er bare mulig å gjennomføre denne typen ressursstyring med gode data fra tidsregistreringen.
3. Fastsett referanseverdier
Tidsregistrering kan hjelpe deg med å fastsette referanseverdier for prosjektarbeid, noe som kan føre til mer nøyaktig budsjettering. Et tidsbudsjett for hver aktivitet vil hjelpe deg med å anslå bedre hvor mye tid du trenger for å fullføre et prosjekt.
Disse referanseverdiene kan også knyttes til roller. Hvis du for eksempel har juniordesignere og mer erfarne designere på teamet, kan du fastsette ulike referanseverdier for hver rolle. Det kan være rimelig å si at juniordesignerne vanligvis trenger tre dager på å utforme en landingsside, mens en erfaren designer bør kunne gjøre det på halvannen dag. Finn ut mer om hvordan bedre tidsregistrering forbedrer fremtidig prosjektplanlegging.
Når du utarbeider prosjektoverslaget, må du ikke glemme å legge inn en buffer for å ta høyde for nyansene i prosjektet, som tid til revisjoner og tilbakemeldinger fra kunden samt andre krav som kan bli oppdaget etter at prosjektet har startet! På denne måten vil lønnsomheten ikke lide hvis det nye prosjektet overskrider det du har lagt til grunn.
4. Tidsstyring for prosjekter
Selv om tidligere resultater ikke alltid er en god indikator på fremtidige resultater, kan de gi deg en ganske god idé om hva du kan forvente. Ved å følge opp tidsregistreringen får du gode data, slik at du kan planlegge for fremtiden. Hvis du vet at teamet ditt aldri har klart å fullføre en bestemt oppgave på mindre enn tre dager, må du sørge for å planlegge minst tre dager (helst fire eller fem) når denne oppgaven skal utføres i et nytt prosjekt.
Når team jobber med flere prosjekter, er tidsstyring avgjørende. Det er som å spille Tetris. For å få alt arbeidet gjort i tide må du sørge for at hvert teammedlem har nok tid til å fullføre oppgavene sine uten å måtte skynde seg eller stadig jobbe overtid.
Det første kan føre til slurvete arbeid, mens det siste sannsynligvis vil føre til alvorlig utbrenthet. Ved å bruke tidligere data fra tidsregistrering til å styre tiden i pågående prosjekter kan du bidra til å forhindre at dette skjer – dette er en viktig fordel med programvare for tidsregistrering.
5. Gjør tidsregistrering enkelt for å få nøyaktige tidsregistreringer
Når det gjelder tidsregistrering, er det ingen som ønsker å ta tid fra arbeidsdagen for å «stemple inn» hver gang de bytter oppgave eller prosjekt. For å få mest mulig nøyaktige data og la teammedlemmene opprette timelistene sine i sanntid kan du derfor prøve noen automatiseringer.
Som vi allerede har sett, har enkelte apper for tidsregistrering integrasjoner med populær prosjektstyringsprogramvare og programvare for prosjektbudsjettering, eller de kan integreres direkte i nettleseren din. Jo enklere du gjør tidsregistreringen for teamet ditt, desto mer vil de følge rutinene, og desto mer nøyaktige data vil du ha, spesielt hvis de har innstillingen om at tidsregistrering er negativt.
Dette er viktig fordi jo flere ganger om dagen folk bytter mellom apper eller vinduer, desto mer tid trenger de for å få arbeidet gjort.
En artikkel i Harvard Business Review om dette temaet sier: «Vi fant at kostnaden ved et bytte i gjennomsnitt er litt over to sekunder, og at den gjennomsnittlige brukeren i datasettet byttet mellom ulike apper og nettsteder nesten 1200 ganger hver dag. Det betyr at personer i disse jobbene brukte like under fire timer i uken på å orientere seg på nytt etter å ha byttet til en ny applikasjon. I løpet av et år blir dette fem arbeidsuker, eller 9 % av den årlige arbeidstiden deres.»
Finn flere beste praksiser for tidsregistrering her.
Hva skjer nå?
Hvordan sørger du for at teamene registrerer tiden sin, slik at du kan budsjettere og beregne nøyaktig? Bli med i samtalen i Slack sammen med hundrevis av andre digitale prosjektledere med DPM-medlemskap!
