4 ledere forteller oss: Det første de ville gjort hvis en prosjektleder sluttet plutselig
Overgangsplan: Å holde en oppdatert overgangsplan er avgjørende for prosjektets kontinuitet etter at et sentralt teammedlem slutter.
Risikovurdering: Det er viktig å gjennomføre en rask risikogjennomgang for å identifisere mulige hindringer før et teammedlem erstattes.
Erstatningsstrategi: Bestem om en prosjektleder som slutter, skal erstattes, eller om dere skal fortsette uten en, basert på kvaliteten på dokumentasjonen.
Fordelen med kjennskap: Å bruke kjent kompetanse til erstatninger kan gjøre overgangen enklere, men tilstrekkelige ressurser er fortsatt nødvendig.
Systematisk bemanning: Et effektivt bemanningssystem gjør det enklere å fylle ledige stillinger raskt uten å skape kaos.
At en prosjektleder slutter midt i et prosjekt, er noe av det mest forstyrrende som kan skje. Instinktet er å få panikk – men erfarne ledere har en plan. Her er hva de faktisk gjør først, og hvorfor forberedelser før krisen er minst like viktig som håndteringen når den oppstår.
Finn frem overgangsplanen – hvis du har en
Det viktigste du kan gjøre når et sentralt teammedlem forlater virksomheten, er å vite hvor dokumentasjonen befinner seg. For Bill Dow, direktør for Enterprise PMO hos UW Medicine, betyr det å gå rett til en overgangsplan som burde ha vært holdt oppdatert hele tiden. «Alle prosjektledere må ha en overgangsplan, uansett hva», sier Dow, og legger til at «en overgangsplan er det første stedet jeg går til, og derfor sørger jeg alltid for at de er oppdaterte». Etter hans erfaring betyr det, når en prosjektleder forlater prosjektet midtveis uansett omstendighetene, at en etterfølger umiddelbart kan forstå prosjektets status og finne viktige dokumenter – uten behov for panikkartet leting.
Alle prosjektledere må ha en overgangsplan, uansett hva. Det er det første stedet jeg går til.
Vurder risiko umiddelbart og avdekk skjulte hindringer
Før du i det hele tatt begynner å tenke på hvem som skal fylle den ledige plassen, er det smarteste du kan gjøre, en rask risikogjennomgang. Nalini Vadivelan, senior hovedprogramleder for tekniske programmer hos Oracle, forteller oss hva hun først fokuserer på: «Hvis en prosjektleder slutter midt i et prosjekt, er det viktigste å spørre: «Er det noe som utgjør en stor risiko for prosjektet?» Bare finn det ut. Finnes det noen hindringer? Du må finne det ut og håndtere risikoene.» Målet er ikke å fordele skyld – det er å avdekke alt som i det stille kan føre prosjektet ut av kurs hvis det ikke blir undersøkt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvis en prosjektleder slutter midt i et prosjekt, er det viktigste å spørre: «Er det noe som utgjør en stor risiko for prosjektet?» Var det noen hindringer? Du må finne det ut og håndtere risikoene.
Bestem om du skal hente inn en erstatter eller fortsette
Når du har gjennomført den innledende risikovurderingen, står ledelsen overfor et veivalg. Vadivelan formulerer det enkelt: «De to alternativene du har, er å hente inn en ny person i dette prosjektet eller å fortsette prosjektet uten prosjektlederen.» Den avgjørende faktoren avhenger ofte av hvor disiplinert teammedlemmet som slutter, var når det gjaldt oppfølgingen – «hvis oppfølgingen var godt utført, tror jeg enhver annen prosjektleder som blir hentet inn, bør kunne fortsette derfra». God dokumentasjon garanterer ikke en smidig overgang, men uten den er ingen av alternativene realistiske.
Stol på kjente ressurser når du kan
Når det er behov for en erstatter, er det ikke alltid best å hente inn en ny person – noen ganger er det noen som allerede kjenner arbeidet, som er det beste alternativet. Marissa Taffer, grunnlegger og president i M. Taffer Consulting, beskriver et slikt scenario fra sin egen erfaring: «Et av de store prosjektene jeg jobbet med, oppsto fordi prosjektlederen endte opp med å slutte, og jeg var allerede der og utførte annet arbeid. De spurte: «Er det noen mulighet for at du kan ta over dette prosjektet igjen? Konteksten jeg allerede hadde, hjalp mye.»» Men selv med denne konteksten krevde arbeidets omfang fortsatt støtte – «da jeg faktisk kom inn, trengte jeg fortsatt en partner nummer to. Prosjektet var så stort». Lærdommen er at kjennskap til arbeidet er en fordel i store og komplekse prosjekter, men det eliminerer ikke behovet for tilstrekkelige ressurser.
Et av de store prosjektene jeg gjorde, var fordi PM-en endte opp med å slutte, og jeg var allerede der og gjorde annet arbeid. De spurte: «Er det noen mulighet for at du kan ta over dette prosjektet igjen? Konteksten jeg allerede hadde, hjalp mye.
Bemann raskt – med riktig system
Når en plass blir ledig, er det viktig å handle raskt. Men hurtighet uten et system skaper bare mer kaos. Alexandria O'Bannon, bemanningsansvarlig (prosjektleder for prosjektoperasjoner) hos JUMP! Foundation, har utviklet en arbeidsflyt som er spesifikt utformet for å redusere tiden det tar å identifisere og plassere tilgjengelig arbeidskraft. «En av de største flaskehalsene jeg har, er tiden det tar å gå gjennom rundt 300 ting», forklarer hun – så hun effektiviserte hele ressursallokeringsprosessen: «Jeg legger inn alle stillingsannonsene jeg har på vei [i et system], klikker på alle regionene jeg ønsker å sende folk til, og systemet genererer en liste over hvem som er tilgjengelig i hvilke land på hvilke datoer, og så bemanner jeg derfra.» Resultatet er en rask responsevne som gjør det som tidligere var en tidkrevende frem-og-tilbake-prosess, om til en nesten umiddelbar match.
Jeg legger inn alle stillingsannonsene jeg har på vei [i et system], klikker på alle regionene jeg ønsker å sende folk til, og systemet genererer en liste over hvem som er tilgjengelig
Den beste forberedelsen skjer før krisen
Den røde tråden gjennom alle disse tilnærmingene er at PM-ene som håndterer plutselige avganger best, ikke reagerer fra grunnen av – de gjennomfører en plan de allerede har utarbeidet. Oppdaterte overgangsdokumenter, systematisk prosjektoppfølging og bemanningssystemer utformet for hurtighet: Ingenting av dette kan trylles frem i øyeblikket en oppsigelse kommer. Det beste tidspunktet å forberede seg på at et sentralt teammedlem slutter, er lenge før det skjer. Når den dagen kommer – og før eller siden vil den komme – handler forskjellen mellom en mindre forstyrrelse og en full krise ofte om arbeidet som ble gjort lenge før noen sa farvel.
Vil du ha flere innsikter som disse? Registrer deg for en gratis DPM-konto for å høre fra flere eksperter som disse.
