2 måter tidsregistrering forbedrer fremtidig prosjektplanlegging
Når det gjelder håndtering av kundeoppdrag, har tidsregistrering blitt et standardverktøy for budsjettstyring. Fordelene strekker seg langt utover dette, fra å gi innsikt i tidsplanen for prosjektet og risikoer knyttet til ressursstyring, til bedre prosjektplanlegging.
Å innføre tidsregistrering i en organisasjon kan virke krevende og kan utløse en rekke følelser blant de ansatte, men når vi tar et skritt tilbake og forstår hvorfor det er nødvendig, samt fordelene både på kort og lang sikt, blir det mulig å se verdien opp mot innsatsen og energien som brukes.
La oss se på hvorfor det er verdt å registrere tid, og hvordan bedre registrering kan gi mer meningsfull innsikt for fremtidig prosjektplanlegging.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvorfor registrere tid?
Tidsregistrering kan støtte måten du håndterer de nåværende prosjektene og medarbeiderne dine på. Når du navigerer i et prosjekt, vurderer du prognosen din (prosjektestimatet) opp mot virkeligheten (registrert tid) for å se om du følger den opprinnelig forventede utviklingen.
Ved å registrere tid gjennom hele prosjektforløpet ved hjelp av programvare for tidsregistrering får du data som kan brukes til å følge prosjektfremdriften og vurdere om utviklingen går mot målene og milepælene dine, eller om det er risiko for et merforbruk. Hvis det oppstår et merforbruk, påvirker det ikke bare prosjektbudsjettet og prosjektkostnadene, men også tidsplanen, ettersom det krever mer arbeidstid enn planlagt for å fullføre arbeidet.
Dette kan også få en kaskadeeffekt på andre prosjekter hvis en ressurs deles, og et merforbruk forsinker arbeidet i det andre prosjektet (og det neste prosjektet, og det neste …). Ved å se utviklingen tidlig blir det mulig å iverksette risikoreduserende tiltak tidligere i prosessen, noe som potensielt kan begrense påvirkningen på den større prosjektporteføljen.
Utover disse kortsiktige fordelene kan tidsregistrering i prosjekter også gi verdifulle data for fremtidige prosjektplaner.
Hvordan tidsregistrering gagner fremtidig prosjektplanlegging
1. Det gjør det mulig å bruke reelle prosjektdata i prognoser for nøyaktig tidsestimering og budsjettplanlegging
Prosjekter avgrenses og estimeres basert på en rekke antakelser, og tidsregistrering gjør det mulig å teste og justere disse prosjektantakelsene for fremtidig arbeid. Dette er et godt eksempel på hvordan tidsregistrering for risikostyring fungerer i praksis, ved at du får oversikt slik at du kan gripe inn før merforbruk utvikler seg til kritiske problemer. Vi kan kanskje tenke at en leveranse tar x timer å fullføre, men stemmer det?
Registrering gir oss reelle, handlingsrettede data om tidsbruk som sikrer at prosjekter ikke undervurderes når vi utarbeider ressurskalendere, estimerer kostnader og sørger for at ressursfordelingen er effektiv (dvs. at medarbeidere ikke blir overbelastet).
2. Det gir mer nøyaktig innsikt i teamets tilgjengelighet for fremtidig arbeid
Vi overvurderer ofte hvor mye prosjektarbeid en ressurs er i stand til å utføre, fordi vi undervurderer omfanget av internt arbeid og intern kommunikasjon. Ledelsen kan anta at utnyttelsesgraden (andelen av arbeidstiden som er viet til prosjektarbeid) vil være nær 100 %. Dette tar ikke hensyn til ting som et ukentlig teammøte, interne e-poster om fordeler, intern kommunikasjon og lignende, og kan faktisk ha negativ innvirkning på de ansattes produktivitet.
Ved å registrere tid i en app for tidsregistrering (eller på en annen måte) får vi mer nøyaktig informasjon om hver enkelt persons utnyttelsesgrad, og kan derfor gjøre bedre antakelser om forventet utnyttelse for fremtidig arbeid.
Vanligvis bør vi sikte mot en utnyttelsesgrad på mellom 70–80 % for prosjektarbeid. Dette kan variere fra rolle til rolle, eller hvis noen også arbeider med interne prosjekter, men en grense på 80 % er en god tilnærming når du lager ressursprognoser. Dette gir også en viss buffer for uventede risikoer, som at et viktig prosjektmedlem plutselig blir borte.
Og her kan du endre holdningene og oppfatningene i teamet ditt, særlig hvis de mener at tidsregistrering er negativt: Vis dem hvordan du bruker tidsregistrering, og hvordan det faktisk gagner dem. Ved å ta hensyn til alt de gjør, kan du bidra til å sikre at de har en rimelig arbeidsmengde.
Slik registrerer du tid i prosjektene dine
Tidsregistrering kan virke krevende første gang det blir påkrevd. Hvor detaljert bør du være med den nøyaktige tidsbruken? Hvor detaljert bør du være med hensyn til hva du registrerer tiden mot?
Alt du gjør for et prosjekt, bør registreres. Et godt spørsmål å stille seg selv er: «ville dette vært nødvendig hvis dette prosjektet ikke eksisterte?» Hvis ikke, bør det registreres på prosjektet.
Dette går lenger enn bare å føre tiden som brukes på å utføre arbeidet for å levere resultatene. Det inkluderer også interne møter for å diskutere prosjektstrategi, intern kommunikasjon og gjennomganger, kundemøter og så videre.
Ved å ikke registrere disse mer uklare områdene risikerer du å undervurdere hvor lang tid det tar å gjennomføre et prosjekt. Dette setter ikke bare det aktuelle prosjektet i fare, men kan også få en større kaskadeeffekt på hele arbeidsporteføljen din.
Når det gjelder detaljnivået for registreringen, kan noe av dette avhenge av organisasjonens eller kundens behov for tidsrapportering.
En god tommelfingerregel er å registrere på nivået for den enkelte oppgaven eller arbeidsinnsatsen. Noen ganger kan dette være leveransen som helhet, mens det andre ganger kan være en gjennomgang av en leveranse. Det kan føles tungvint å registrere på dette nivået, men det gir deg også utrolig god innsikt i hvor teamet bruker tiden sin – innsikt du senere kan bruke til å gjennomføre en tidsrevisjon og justere prosessene dine deretter.
Hvis du for eksempel registrerer på leveransenivå og oppdager at du konsekvent registrerer flere fakturerbare timer enn det som opprinnelig ble anslått, gir det deg ikke nok innsikt i hvorfor. Ved å registrere ett nivå mer detaljert kan du se at det brukes for mange arbeidstimer på den siste tilbakemeldingsrunden. Dette kan skyldes uklare krav i starten av arbeidet eller at kunden involverer for mange interessenter sent i prosessen.
Akkurat som estimater aldri kommer til å være 100 % nøyaktige, vil heller ikke den registrerte tiden være nøyaktig ned på minuttet. Vanligvis ser vi avrundet registrering i verktøy for tidsregistrering, for eksempel til nærmeste 15 minutter, for å balansere tiden som brukes på registrering mot realiteten av at mennesker ikke er perfekte.
Noen planlegger kanskje å bruke ettermiddagen på en bestemt leveranse, men blir kontaktet av en kollega med et spørsmål om et annet prosjekt og bruker noen minutter på å svare. Deretter sender en annen kunde en e-post med et presserende behov, så de bytter til dette i en time, og så videre.
Det er derfor daglig registrering (eller å føre tiden i timelistene eller regnearkene på slutten av større arbeidsøkter) er så nyttig. Når uken er over, er det nesten umulig å huske hvor mye tid som ble brukt på hver enkelt oppgave, og nøyaktigheten i tidsregistreringene dine faller kraftig.
Hva skjer nå?
Ved å ta steget over til tidsregistrering og styrke beste praksis for tidsregistrering vil fordelene strekke seg langt utover de aktuelle prosjektene.
Fra bedre budsjettanslag til mer realistisk kapasitetsplanlegging vil det oppstå en kontinuerlig sløyfe der data fra pågående prosjekter danner grunnlag for fremtidig prosjektplanlegging. Dette gjør det mulig for medarbeiderne dine å håndtere arbeidsmengden mer realistisk og legge til rette for at prosjektene skal lykkes.
Se listen vår over de beste verktøyene for prosjektplanlegging.
