16 tidsstyringsteknikker for å øke effektiviteten

Hvorfor er teknikker for tidsstyring viktige?

Teknikker for tidsstyring er viktige fordi de gir prosjektledere verktøyene de trenger for å få gjort mer arbeid, og for å få gjort mer av det viktige arbeidet.

Her er noen andre grunner til at teknikker for tidsstyring er viktige:

• Bedre produktivitet: Du vil kunne få gjort mer, raskere.
• Mer tid til hvile: Når arbeidet blir unnagjort raskere, får du mer fritid og tid til å koble av.
• Redusert stressnivå: Du kan krysse av oppgaver på listen og se hvilken fremgang du har.
• Enklere å nå mål: Du når langsiktige mål på kortere tid og leverer dem fullt ut (eller overgår forventningene).
• Mindre utsettelse: Du får verktøyene du trenger for å sette i gang med arbeidet med én gang, i stedet for å nøle.
• Bedre beslutningstaking: Med mer tid til å tenke og mindre mental belastning tar du bedre beslutninger.

16 teknikker for tidsstyring som forbedrer produktiviteten

Her er en liste over teknikker for tidsstyring som du kan ta i bruk med en gang for å forbedre produktiviteten din.

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Pomodoro-teknikken

Pomodoro-teknikken er en strukturert metode for tidsstyring som forbedrer fokuset ved å veksle mellom arbeid og regelmessige pauser (hvile). Du arbeider i korte, tidsavgrensede intervaller, vanligvis 25 minutter med konsentrert innsats etterfulgt av en kort pause på 5 minutter. Etter fire «pomodoroer» tar du en lengre pause (15–30 minutter).

Denne teknikken reduserer mental utmattelse og hjelper deg med å opprettholde produktiviteten gjennom hele dagen. Ettersom Pomodoro har blitt så populært de siste årene, tilbyr mange produktivitetsverktøy nå tidtakere eller integrasjon med nettleserutvidelser for å hjelpe deg med å holde rytmen.

Bruk den til: Konsentrert arbeid, redusert utbrenthet og å skape en følelse av at det haster gjennom tidsavgrensning.

2. Eisenhower-matrisen

Eisenhower-matrisen hjelper deg med raskt å vurdere og prioritere oppgaver basert på hast og viktighet. Ved hjelp av et rutenett med 2 x 2 felt kategoriserer du oppgaver som enten viktige eller ikke viktige, og som enten haster eller ikke haster. Oppgavene sorteres i fire kvadranter:

• Gjør: Dette er oppgavene som haster og er viktige, og som du bør gjøre. De har sannsynligvis strenge tidsfrister og konsekvenser knyttet til seg.
• Planlegg: Dette er viktige oppgaver som ikke haster. De har sannsynligvis ikke strenge tidsfrister, men det er viktig å planlegge dem til en senere dato.
• Deleger: Dette er oppgaver som haster, men som ikke er viktige. Noen må gjøre dem, men de krever ikke nødvendigvis din ekspertise.
• Slett: Dette er oppgaver som verken haster eller er viktige. De tilfører ingen verdi, så du bør slette dem fra oppgavelisten.

Denne populære prioriteringsmatrisen hjelper prosjektledere med å prioritere oppgavelistene sine og sørge for at de viktigste oppgavene blir gjort først.

Bruk den til: Oppgavetriage, beslutningstaking og prioritering av arbeid med stor innvirkning.

3. Tidsblokkering

Dette er en velkjent og effektiv teknikk for tidsstyring som innebærer å dele opp kalenderen din og sette av bestemte tidsblokker til bestemte oppgaver eller aktiviteter. For å gjøre dette bør du sette av tid hver uke til å gå gjennom dagsplanen din og fylle eventuelle ledige perioder med de viktigste oppgavene for den uken. Dette hjelper deg med å redusere multitasking, som er en kjent produktivitetsdreper, og holde fokus på oppgaven du har foran deg.

Dette sikrer også at du fortsatt tar hensyn til tiden du trenger for å være effektiv når kunder og teammedlemmer ber om møter. Det finnes visse omstendigheter som kan kreve at du deltar i et uventet møte i løpet av tiden du har satt av til konsentrert arbeid. Dette bør være et unntak, ikke regelen.

Bruk det til: Prioritering, fokusert arbeid og bevisst planlegging av dagen.

4. SMART-rammeverket for mål

Ved å sette SMART-mål (spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante og tidsbestemte) sikrer du at det du arbeider med, er det riktige for å nå målene dine, og at det du arbeider mot, er oppnåelig.

Et eksempel på et SMART-mål kan være: Øk antallet kundestøttehenvendelser som håndteres per uke, med 15 % innen utgangen av kvartalet. Med utgangspunkt i dette målet kan du evaluere oppgavelisten din og avgjøre hvilke oppgaver som vil hjelpe deg med å komme nærmere målet. Det vil for eksempel være nyttig å innføre en ny arbeidsflyt, mens en oppgave som å lage et RACI-diagram kanskje ikke vil hjelpe.

Det er også viktig å sette seg mål og gjennomgå dem regelmessig. Du bør kontinuerlig vurdere om målene dine, og dermed oppgavene du fullfører mens du arbeider mot dem, fortsatt er relevante for prosjektet.

Bruk det til: Målsetting, evaluering av prioriteringer og langsiktig planlegging.

5. Pareto-prinsippet

Pareto-prinsippet er også kjent som 80/20-regelen. Det går ut på at 20 % av oppgavene på oppgavelisten din vil skape 80 % av resultatene du oppnår. Ved å anvende dette prinsippet kan du finne ut hvilke oppgaver på oppgavelisten din som vil ha størst effekt, og prioritere dem foran de andre.

Denne teknikken for tidsstyring fungerer som et nyttig prioriteringsverktøy og en måte å øke produktiviteten på jobb ved å forenkle oppgavelisten din.

Bruk det til: Prioritering av oppgaver med stor effekt, reduksjon av unødvendig arbeid og maksimering av resultater.

6. Gruppebehandling

Denne teknikken for tidsstyring innebærer å samle lignende oppgaver og utføre dem samlet på et bestemt tidspunkt. Du kan for eksempel samle oppgaver som å svare på e-poster, oppdatere forfallsdatoer eller oppgavetildelinger i prosjektstyringsprogramvaren din, eller samle inn teamets timeføring for fakturering.

Gruppebehandling er nyttig for å redusere kontekstbytte og ineffektiviteten som oppstår når du bytter mellom flere apper, programvareverktøy eller nettleserfaner.

Bruk det til: Administrativt arbeid, tilbakevendende oppgaver og reduksjon av beslutningstretthet.

7. MoSCoW-metoden

MoSCoW-metoden er et annet prioriteringsrammeverk som innebærer å kategorisere oppgaver som må ha, bør ha, kan ha og ikke skal ha. Den er også nyttig for å prioritere funksjoner i prosjektet eller produktet ditt.

Den hjelper deg med å ta informerte beslutninger om prioriteringene dine, særlig når tiden er knapp. Hvis du for eksempel har én time på deg til å fullføre prosjektplanen din, kan du prioritere å fullføre planen for prosjektets første én eller to faser (det som må være med), og utsette de andre fasene til senere (det som bør være med).

Bruk det til: Prioritering av funksjoner, planlegging av omfang og vanskelige avveininger.

8. Tidsregistrering og tidsgjennomganger

Det er viktig å vurdere hvor mye tid som brukes. Hvis du bruker programvare for tidsregistrering (hvis ikke, bør du gjøre det), bør du med jevne mellomrom sette av noen minutter til å se gjennom hvor du bruker tiden din, og hvordan den fordeler seg.

De fleste verktøy for tidsregistrering har rapporteringsfunksjoner som gjør det enkelt å visualisere hva du bruker for mye tid på, og hvor du ikke bruker nok tid. Gå gjennom dataene fra tidsregistreringen, se hvor du sløser med tiden, og gjør justeringer.

Bruk det til: Selvinnsikt, kontinuerlig forbedring og identifisering av tidstyver.

9. Få ting gjort (GTD)

Få ting gjort (GTD) er en strukturert produktivitetsteknikk utviklet av David Allen og beskrevet i hans populære bok om tidsstyring. Den hjelper deg med å holde mentalt rot unna, slik at du kan fokusere på den neste handlingen. Systemet følger fem viktige trinn:

1. Samle inn alle oppgaver, ideer og forpliktelser.
2. Avklar hva hvert punkt betyr, og om det krever handling.
3. Organiser oppgaver i kategorier (f.eks. prosjekter, neste handlinger, venter på).
4. Reflekter gjennom ukentlige gjennomganger for å holde deg på linje med målene.
5. Iverksett ved å utføre riktig handling basert på konteksten og prioriteringene dine.

Ved å overlate alt til et pålitelig system reduserer du den mentale belastningen og kan fokusere på gjennomføringen. Denne metoden blir spesielt kraftfull når den kombineres med riktig ressursstyring for å forbedre teamets samlede produktivitet ved å tildele oppgaver basert på teamets kapasitet og ferdigheter, i stedet for å ta alt på deg selv.

Du kan også bruke GTD til å håndtere planleggingsoppgaver bedre, for eksempel å lage prosjektestimater. I stedet for å holde disse oppgavene i hodet eller utsette dem kan du følge dem opp som separate neste handlinger, for eksempel «gå gjennom data fra tidligere sprinter» eller «innhent innspill fra seniorutviklere», og føre dem videre på en mer systematisk måte.

Bruk det til: Mental klarhet, organisering av komplekse prosjekter, tilpasning av arbeidet til prioriteringene og støtte til teamets produktivitet gjennom smartere ressursfordeling.

10. Parkinsons lov

Parkinsons lov sier: «Arbeidet utvider seg slik at det fyller tiden som er tilgjengelig for å fullføre det.» Det betyr at hvis du gir deg selv en hel dag til å fullføre oppgaver som bare krever en time, vil det sannsynligvis ta hele dagen. Du kan bruke dette til din fordel ved å sette kunstige, men realistiske frister for å skape fremdrift og fokus.

Det finnes imidlertid en balanse. Selv om det å sette realistiske frister kan motivere deg og hjelpe deg med å holde kursen, fører urealistiske frister ofte til stress, manglende måloppnåelse og lavere kvalitet på resultatet. Effektive strategier for tidsstyring hjelper deg med å unngå fristelsen til å stramme tidsplanene for mye – bruk dette prinsippet til å øke produktiviteten i stedet for å gjøre arbeidet til en trykkoker og sette velværet ditt på spill.

Kombiner Parkinsons lov med tidsblokking for å sette av fokuserte tidsperioder til konsentrert arbeid i kalenderen, slik at du oppmuntrer til disiplinert gjennomføring uten å bli utbrent.

Bruk det til: Å bekjempe perfeksjonisme, øke fremdriften og holde oppgavene avgrenset uten å gå i fellen med urealistiske forventninger.

11. Én oppgave om gangen

Jeg har nevnt ulempene ved å skifte kontekst flere ganger, men det er verdt å understreke at fleroppgavekjøring er en vanlig årsak til kontekstskifter. Du utfører sannsynligvis ofte flere oppgaver samtidig uten å tenke over det – hvor mange ganger sjekker du e-posten eller sosiale medier mens du holder på med noe annet, eller mens du venter på at en side skal lastes inn?

I stedet for å sjonglere flere oppgaver bør du forplikte deg til å jobbe med én ting om gangen. Denne teknikken kombineres ofte med tidsavgrensning eller økter med fordypet arbeid for å skape rom for intenst fokus.

Fleroppgavekjøring fragmenterer oppmerksomheten din. Å jobbe med én oppgave om gangen hjelper deg med å gå mer i dybden og oppnå bedre resultater.

Bruk det til: Oppgaver som krever høy konsentrasjon, skriving, analyse og reduksjon av feil.

12. Fordypet arbeid

Fordypet arbeid, som ble gjort kjent av professor Cal Newport, er en teknikk som innebærer å sette av uavbrutt tid til kognitivt krevende oppgaver – skriving, planlegging og strategi – samtidig som du eliminerer distraksjoner som e-post og sosiale medier.

Teknikker for fordypet arbeid trener hjernen din til å fokusere og forbedrer kvaliteten og mengden av det du produserer.

Bruk det til: Kreativt arbeid, tenkning, problemløsning og eliminering av overfladisk arbeid.

13. Teknikk for biologisk toppunkt

Alle har et «biologisk toppunkt» i løpet av dagen, når de føler seg mest våkne og fokuserte. Finn ut når du er mest produktiv for bestemte typer oppgaver i løpet av dagen. Dette varierer fra person til person, men hvis du er mer produktiv etter lunsj, kan du legge de fleste møtene til morgenen og bruke ettermiddagen på å få ting gjort.

På denne måten bruker du tidspunktene der du er mest produktiv, på arbeidet som faktisk betyr noe, i stedet for å sløse dem bort i et møte som kunne ha blitt holdt på et annet tidspunkt. Denne tilnærmingen samsvarer med velprøvde strategier for tidsstyring for ledere som trenger å maksimere effekten sin.

Bruk det til: Personlig tilpasset planlegging og utnyttelse av de naturlige rytmene dine.

14. Handlingsorientering integrert i møter

I stedet for å legge oppfølginger til gjøremålslisten etter møter bør du handle under møtet – bestill neste samtale, send oppsummerings-e-posten eller merk en kollega i prosjektstyringsverktøyet ditt i sanntid.

Denne just-in-time-tilnærmingen til oppgavehåndtering reduserer opphopning av oppgaver og eliminerer risikoen for å glemme småting. Ved å bruke 2-minuttersregelen på disse umiddelbare handlingene kan du forhindre at mindre oppgaver hoper seg opp til overveldende restanser.

Bruk den til: Å spare tid i fremtiden, redusere kontekstbytte og handle raskere.

15. Kaizen-teknikker

Kaizen er et japansk konsept som betyr «endring til det bedre». Anvendt på tidsstyring betyr det at du regelmessig gjennomgår systemene og arbeidsflytene dine for å holde deg organisert og gradvis forbedre effektiviteten.

God tidsstyring er alltid under utvikling. Det finnes alltid en bedre måte å gjøre noe på, eller en måte å spare mer tid eller forbedre tidsstyringsferdighetene dine på. Denne tilnærmingen med kontinuerlig forbedring gjør det mulig å være fleksibel og justere strategiene dine basert på behovene i de pågående prosjektene dine og måten du naturlig arbeider best på.

Hvis du for eksempel fokuserer på konseptet med å eliminere sløsing, kan du bruke Kaizen til å finne og fjerne tidssløsende aktiviteter og distraksjoner, som overdreven multitasking eller unødvendige møter.

Sett av tid hver måned eller hvert kvartal til å reflektere: Hva fungerer? Hva fungerer ikke? Hva bør jeg teste eller forbedre? Dokumenter innsiktene dine ved hjelp av strategier for notatskriving for å følge utviklingen over tid.

Bruk den til: Langsiktig forbedring, selvrefleksjon og videreutvikling av produktivitetsstrategien din.

16. Pauser i ultradian rytme

Forskning og statistikk om tidsstyring viser at vi arbeider best i sykluser på rundt 90 minutter, etterfulgt av en pause på 15–20 minutter. Dette er kjent som den ultradiane rytmen. Legg opp dagen etter disse naturlige energibølgene ved å planlegge pauser med hensikt.

Det er en mer vitenskapsbasert versjon av å ta pauser, og utfyller Pomodoro-teknikken for lengre arbeidsøkter.

Bruk den til: Å opprettholde mental energi, unngå utbrenthet og arbeide i tråd med kroppens biologi.

Hva synes du?

Finnes det noen tidsstyringstips du bruker ofte for å få ting gjort? Bli DPM-medlem for å delta i samtalen med hundrevis av andre digitale prosjektledere, og få tilgang til over 100 maler, eksempler og prøver på viktig prosjektdokumentasjon, slik at du sparer enda mer tid.