10 eksempler på flytskjemaer for prosjektstyring + beste praksis

Et flytskjema fungerer som et kraftig visuelt hjelpemiddel for prosjektteamet ditt og holder alt synlig i stedet for at det er fanget i én persons hode. Ingen flere mystiske trinn, glemte godkjenninger eller Slack-meldinger sent på kvelden med spørsmål om hvem som har ansvar for den ene kritiske oppgaven.

Hvorfor brukes flytskjemaer for prosjektstyring?

Flytskjemaer for prosjektstyring forebygger kaos, skyldfordeling og brannslukking i siste liten ved å sørge for at alle faktisk vet hva som skal skje.

• De gjør prosessene tydelige: Når alle kan se trinnene som er lagt frem, blir det langt mindre forvirring og langt færre øyeblikk med «Jeg trodde du gjorde det».
• De hjelper team med å ta raskere beslutninger: Et godt flytskjema viser nøyaktig hvor beslutningstakingen skjer, og hvem som tar beslutningen, i stedet for at alle må gjette eller vente på at noen andre skal gjøre det. 
• De fremhever risikoer før de blir katastrofer: Ved å kartlegge trinnene blir det enklere å oppdage hvor ting kan gå galt før du sitter fast i et fryktet møte om «erfaringer» og prøver å forklare hva som gikk galt.

Eksempler på flytskjemaer for prosjektstyring

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Flyt for prosjektinitiering

Før et prosjekt kan settes i gang, må det vurderes og godkjennes. En flyt for prosjektinitiering beskriver de viktigste trinnene som gjør en idé til et offisielt prosjekt. 

Den hjelper deg med å sikre at prosjektet er gjennomførbart, verdifullt og i tråd med større mål, samtidig som den gir teamet et tydelig utgangspunkt. Du kan bygge et solid grunnlag fra dag én, slik at prosjekter sparkes i gang med klarhet og fremdrift, ikke forvirring og kryssede fingre.

Her er de viktigste kjennetegnene: 

• Beskriver trinnene fra innsending av idé til formell godkjenning
• Fokuserer på gjennomførbarhet og forretningsverdi
• Sikrer samsvar mellom ledelsen og interessentene
• Definerer innledende roller og ansvarsområder.

Her er et grunnleggende eksempel på denne typen flytskjema:

1. En interessent sender inn en ny prosjektidé
2. Prosjektstyringsteamet gjennomfører en innledende gjennomgang av gjennomførbarheten for å vurdere ressurser, tidsramme og forretningsverdi
3. Det utarbeides en formell forretningssak, inkludert mål, anslåtte kostnader og risikoer
4. Interessentene gjennomgår forretningssaken og gir tilbakemeldinger
5. Ledelsen eller en utpekt prosjekteier tar en formell beslutning om prosjektet skal godkjennes eller avslås
6. Hvis prosjektet godkjennes, utnevnes en prosjektleder og et prosjektteam settes sammen for å begynne planleggingsfasen

Author's Tip

Dokumenter alltid hvorfor prosjektet ble godkjent. Om seks måneder, når prioriteringene endres eller ledelsen skiftes ut, har du en skriftlig begrunnelse for hvorfor dere startet – og hvorfor det fortsatt er viktig.

2. Flyt for prosjektplanlegging

Flyten for prosjektplanlegging deler det overordnede målet opp i mindre, håndterbare deler. Den hjelper teamet med å organisere oppgaver, tidsplaner og ressurser før noen begynner å bygge, programmere eller bestille gaveposer til lanseringsfesten.

Du vil gjøre store ideer om til en trinnvis handlingsplan som teamet faktisk kan følge uten å føle seg overveldet eller forvirret.

Her er de viktigste kjennetegnene: 

• Definerer omfang og prosjektmål
• Deler arbeidet inn i oppgaver og milepæler
• Estimerer tidsrammer, prosjektplan og budsjetter
• Identifiserer nødvendige ressurser
• Skisserer strategier for risikohåndtering

Her er et enkelt eksempel på denne typen flytskjema:

1. Prosjektlederen definerer prosjektets omfang og tydeliggjør hva som skal og ikke skal inkluderes
2. Teamet samarbeider om å dele prosjektet inn i spesifikke oppgaver og viktige milepæler
3. Det utarbeides estimerte tidsrammer for hver oppgave, med hensyn til avhengigheter og tilgjengelige ressurser
4. Ressurser (personer, verktøy og budsjett) tildeles hver oppgave basert på behov og tilgjengelighet
5. Potensielle risikoer og hindringer identifiseres, og beredskapsplaner utarbeides
6. Den fullstendige prosjektplanen, inkludert omfang, tidsplan, ressurser og strategier for risikohåndtering, gjennomgås og godkjennes formelt av interessentene

Author's Tip

Legg inn ekstra tid i estimatene dine. Nesten alle prosjekter får minst én uventet forsinkelse, og du vil ikke angre på at du har litt ekstra spillerom når det skjer.

3. Flyt for prosjektgjennomføring

En flyt for prosjektgjennomføring viser hvordan arbeidet blir gjort, hvordan fremdriften følges opp, og hvordan team håndterer endringer underveis.

Den sørger for at alle er samkjørte og beveger seg fremover, og gir struktur og ansvarlighet i den travle og uoversiktlige midtfasen av prosjektet, når oppdateringer i sanntid, sporing av prosjektstatus og tydelige leveranser er avgjørende for å holde seg på rett spor.

Her er de viktigste kjennetegnene: 

• Omfatter gjennomføring av oppgaver
• Følger fremdriften opp mot planen
• Håndterer endringer og problemer etter hvert som de oppstår
• Sørger for at kommunikasjonen flyter i hele teamet
• Sørger for at leveransene holder seg på rett spor

Her er et enkelt eksempel på denne typen flytskjema:

1. Prosjektlederen holder et oppstartsmøte for å samkjøre prosjektteamet om mål, tidsrammer, ansvarsområder og forventninger
2. Teammedlemmene begynner å gjennomføre de tildelte prosjektoppgavene i henhold til prosjektplanen
3. Prosjektlederen og de ansvarlige følger opp den daglige og ukentlige fremdriften mot milepælene og prosjektplanen
4. Alle problemer, risikoer eller foreslåtte endringer spores, gjennomgås og håndteres gjennom en formell prosess for endringskontroll
5. Regelmessige statusoppdateringer deles med interessentene for å opprettholde oversikt, synliggjøre resultater og håndtere eventuelle hindringer
6. Prosjektleveransene ferdigstilles, gjennomgås og klargjøres for endelig overlevering eller kundegodkjenning

Author's Tip

Etabler en fast rytme for oppdateringer og avsjekker tidlig. Det er mye enklere å justere kursen når du raskt oppdager små problemer, enn å sette i gang en omfattende redningsaksjon etter at ting har sporet av.

4. Flyt for prosjektavslutning

En flyt for prosjektavslutning innebærer å ferdigstille arbeidet, dokumentere det man har lært, og overlevere det som skal videre. Teamet kan feire seieren, sikre resultatene og gå videre uten løse tråder eller uferdig arbeid som blir hengende igjen.

Den gir prosjektet en tydelig avslutning, ansvarlighet og læring, slik at fremtidig arbeid kan starte på et bedre grunnlag.

Her er de viktigste kjennetegnene: 

• Bekrefter at leveransene er fullført
• Innhenter endelige godkjenninger
• Gjennomfører en evaluering av det man har lært
• Frigjør ressurser og prosjektbudsjetter
• Arkiverer viktig dokumentasjon

Her er et enkelt eksempel på denne typen flytskjema:

1. Alle endelige prosjektleveranser er fullført, kvalitetskontrollert og formelt godkjent av kunden eller de viktigste interessentene
2. Det gjennomføres et prosjektgjennomgangs- eller retrospektivmøte med prosjektteamet for å dokumentere lærdommer, suksesser og områder som kan forbedres
3. Eventuelle utestående kontrakter avsluttes, prosjektressurser (teammedlemmer, verktøy, budsjett) frigjøres, og økonomien ferdigstilles
4. Alle prosjektdokumenter, rapporter og viktige ressurser arkiveres i et sentralt system for fremtidig referanse og etterlevelse av krav
5. Teamets suksess anerkjennes og feires for å markere prosjektets formelle avslutning og opprettholde motivasjonen i fremtidig arbeid

Author's Tip

Planlegg et møte for å oppsummere det man har lært, før teamet oppløses. Da får du med deg ferske innsikter som vil gjøre det neste prosjektet raskere, smidigere og mindre smertefullt. Enda bedre er det å planlegge regelmessige retrospektiver med teamet for å reflektere og justere kursen, slik at dere oppmuntrer til kontinuerlig forbedring.

5. Prosessflytskjema

Et prosessflytskjema viser hvordan en bestemt prosess eller oppgave skal gjennomføres i et prosjekt. Det viser trinnvis rekkefølge for å fullføre en gjentakbar forretningsprosess eller operasjonell oppgave, for eksempel å ta imot en ny kunde, håndtere en endringsforespørsel eller gjennomgå leveranser. 

Det fjerner gjettingen fra prosesser, slik at folk kan jobbe raskere og gjøre færre feil. Alle prosessflytskjemaer er forskjellige på sin egen måte, så prøv å prioritere fremdrift og dokumentasjon fremfor perfeksjon.

Prosessflytskjemaer skaper konsistens på tvers av team, reduserer bortkastet tid og forvirring, og gjør det enklere å lære opp nye teammedlemmer.

Her er de viktigste kjennetegnene: 

• Fokuserer på én enkelt prosess eller arbeidsflyt
• Bruker tydelige trinn og beslutningspunkter
• Viser logisk rekkefølge for handlingene
• Identifiserer hvem som har ansvaret for hvert trinn
• Fremhever hvor det er nødvendig med godkjenninger

Her er et enkelt eksempel på denne typen flytskjema:

1. En ny forespørsel eller et nytt innspill mottas og loggføres i sporingssystemet
2. Prosjektteamet vurderer forespørselen med hensyn til fullstendighet, gjennomførbarhet og samsvar med prosjektmålene
3. Hvis forespørselen oppfyller kriteriene, tildeles den til riktig team eller person
4. Det tildelte teammedlemmet fullfører oppgaven i henhold til forhåndsdefinerte trinn
5. Det ferdigstilte arbeidet gjennomgås for å kontrollere nøyaktighet og fullstendighet
6. Det endelige resultatet godkjennes og leveres til den opprinnelige forespørren eller neste trinn i prosessen

Author's Tip

Hvis en prosess føles tungvint, er den sannsynligvis det. Bruk prosessflytskjemaet til å oppdage flaskehalser eller trinn som ikke lenger gir mening, og rydd dem opp. Prøv kartlegging av arbeidsflyt for å gå dypere inn i kartlegging og forbedring av prosessene dine.

6. Arbeidsflytdiagram

Et arbeidsflytdiagram viser hvordan oppgaver, informasjon eller godkjenninger beveger seg mellom personer, prosjektteam eller systemer. Det fungerer som en veiledning for hvem som gjør hva og når, samt hvor overleveringer skjer.

Gode arbeidsflytdiagrammer (laget ved hjelp av programvare for arbeidsflytdiagrammer) gjør det tydelig hvor samarbeid finner sted, og hvor ting kan stoppe opp.

Her er de viktigste kjennetegnene: 

• Kartlegger hvordan arbeidet beveger seg mellom roller eller systemer
• Viser rekkefølgen på handlinger og beslutninger
• Tydeliggjør avhengigheter mellom trinn
• Identifiserer kritiske overleveringspunkter der forsinkelser er mest sannsynlige

Her er et enkelt eksempel på denne typen flytskjema:

1. En kunde sender inn en prosjektforespørsel via et nettbasert skjema
2. Kundeansvarlig gjennomgår forespørselen, avklarer eventuelle manglende detaljer og registrerer den i prosjektstyringsverktøyet
3. Prosjektlederen gjennomgår forespørselen og tildeler bestemte oppgaver til de aktuelle teammedlemmene
4. Teammedlemmene fullfører arbeidet sitt og markerer oppgavene som klare for gjennomgang
5. QA-teamet kontrollerer at arbeidet oppfyller kravene og kvalitetsstandardene
6. Den endelige leveransen klargjøres og sendes til kunden, med statusoppdateringer underveis i prosessen

Author's Tip

Hver overlevering innebærer en risiko. Legg inn enkle kontroller på viktige punkter i arbeidsflyten for å sikre at ingenting faller bort når stafettpinnen sendes videre.

7. Flytskjema med svømmebaner

Et flytskjema med svømmebaner organiserer trinn i «baner» basert på hvem som har ansvar for hva, for å vise hvordan ulike personer, team eller avdelinger samhandler under et prosjekt.

Du får en tydelig oversikt over hvem som eier hver del, og hvor samarbeid må finne sted for å holde arbeidet i gang. Dette fjerner forvirringen om hvem som gjør hva og når.

Her er de viktigste kjennetegnene: 

• Skiller aktiviteter i horisontale eller vertikale baner basert på rolle, team eller system
• Viser rekkefølgen på oppgaver innenfor og på tvers av banene
• Fremhever samarbeidspunkter
• Gjør ansvarsforholdene helt tydelige

Her er et enkelt eksempel på denne typen flytskjema:

1. Prosjektlederen gjennomfører prosjektets oppstartsmøte
2. Designteamet begynner arbeidet med det innledende konseptet og overleverer det til utviklingsteamet
3. Utviklingsteamet bygger de tekniske komponentene og integrerer tilbakemeldinger fra designteamet
4. QA-teamet tester leveransene grundig og logger eventuelle problemer
5. Kundeteamet klargjør den endelige leveransen, kommuniserer med kunden og innhenter tilbakemeldinger
6. Endelig godkjenning innhentes fra interessentene, noe som offisielt avslutter prosjektet

Author's Tip

Når du lager et svømmebanediagram, bør du se etter oppgaver som ser ut til å “hoppe mellom baner” for mange ganger. For mange overleveringer er et tegn på at prosessen trenger innstramming.

8. Flyt for risikostyring

Før problemer dukker opp og sporer av prosjektet, bør du kartlegge hvordan du skal identifisere, vurdere og håndtere risikoer. En flyt for risikostyring beskriver trinnene teamet bør følge når nye risikoer oppstår, slik at dere slipper å finne opp en prosess midt i en krise.

Den gir teamet en tydelig og proaktiv måte å håndtere risikoer på, slik at overraskelser ikke sporer av prosjektet.

Her er de viktigste kjennetegnene: 

• Identifiserer potensielle risikoer
• Vurderer konsekvensene av og sannsynligheten for hver risiko
• Utpeker ansvarlige for håndtering av spesifikke risikoer
• Definerer planer for risikoreduserende tiltak eller beredskap
• Følger opp risikoer gjennom hele prosjektet

Her er et enkelt eksempel på denne typen flytskjema:

1. Idémyldring og dokumentasjon av potensielle prosjektrisikoer
2. Vurder hver risiko med hensyn til sannsynlighet og konsekvens
3. Prioriter risikoene basert på alvorlighetsgrad
4. Utpek en ansvarlig for hver risiko som skal følge den opp
5. Utarbeid planer for risikoreduserende tiltak for høyt prioriterte risikoer
6. Følg opp aktive risikoer gjennom statusrapporter for prosjektet
7. Juster planene for risikoreduserende tiltak eller eskaler saken hvis en risiko materialiserer seg

9. Flyt for endringshåndtering

En flyt for endringshåndtering beskriver hvordan team foreslår, vurderer, godkjenner og gjennomfører endringer i omfang, tidsplan eller ressurser.

Den hindrer at endringer utvikler seg til kaos, og sørger for at alle er samkjørte når justeringer må gjøres underveis i prosjektet.

Her er de viktigste kjennetegnene: 

• Definerer hvordan endringsforespørsler sendes inn
• Fastsetter kriterier for vurdering av endringenes konsekvenser
• Fordeler godkjenningsmyndighet
• Kartlegger trinnene for gjennomføring av godkjente endringer
• Holder interessentene oppdatert

Her er et enkelt eksempel på denne typen flytskjema:

1. Et teammedlem eller en interessent sender inn en formell endringsforespørsel
2. Prosjektteamet vurderer den potensielle innvirkningen på omfang, tidsplan, budsjett og risikoer
3. Prosjektlederen eller endringskontrollstyret vurderer og godkjenner eller avslår endringen
4. Godkjente endringer innarbeides i prosjektplanen og kommuniseres til alle relevante interessenter
5. Oppgaver justeres og team omfordeles ved behov
6. Fremdriften overvåkes for å sikre at endringen integreres på en vellykket måte

Author's Tip

Dokumenter hva som ble endret, og hvorfor endringen ble gjort. Når tidsfristene begynner å sprekke, vil en oversikt over avveiningene spare deg for å måtte lete etter syndebukker.

10. Dataflytdiagram

Et dataflytdiagram (DFD) viser hvordan informasjon beveger seg gjennom et system eller prosjekt. Det viser hvor data kommer fra, hvor de går, hvordan de behandles, og hvilke resultater som opprettes.

Hvis prosjektet ditt omfatter noe teknisk – som programvare, databaser eller til og med enkel rapportering – kan et DFD spare deg for mange ubehagelige overraskelser. Det bidrar til å forhindre datamangler, dobbeltarbeid eller overleveringer som blir oversett i prosjekter som er avhengige av at informasjon beveger seg mellom systemer eller personer.

Her er de viktigste kjennetegnene: 

• Fokuserer på dataflyten i stedet for oppgavene
• Identifiserer inndata, prosesser, datalagring og utdata
• Viser hvordan informasjon beveger seg mellom personer, systemer og databaser
• Fremhever hvor data kan bli en flaskehals eller bryte sammen

Her er et grunnleggende eksempel på denne typen flytskjema:

1. En bruker legger inn informasjon i et skjema i en nettapplikasjon
2. Systemet validerer inndataene for å sikre at de oppfyller de nødvendige formatene
3. Validerte data lagres sikkert i en sentral database
4. Rapporteringssystemet henter data fra databasen med planlagte intervaller
5. Rapporter genereres og distribueres til prosjektledere og ledelsen for gjennomgang og beslutningstaking

Author's Tip

Gå alltid gjennom et DFD fra brukerens perspektiv først – det er enklere å oppdage manglende trinn eller flaskehalser. Automatisering av arbeidsflyter kan også hjelpe deg med å fjerne manuelle dataoverleveringer fullstendig.+

Beste praksis for flytskjemaer for prosjektstyring

Her er noen anbefalte fremgangsmåter for å lage flytskjemaer for prosjektstyring:

• Start enkelt og legg inn detaljer lagvis: Kartlegg de viktigste trinnene først, før du tar for deg de små. Dette holder diagrammet lesbart og hjelper deg med å fokusere på det som driver prosjektet fremover. Jeg begynner med å skissere arbeidsflytene på en tavle før jeg legger inn noe på en datamaskin.
• Bruk konsekvente former og etiketter: Hold deg til ett tydelig (enkelt og lett å kopiere) sett med symboler for oppgaver, beslutninger og overleveringer. Konsekvens gjør det enklere for folk å følge flyten uten å måtte stoppe for å tyde diagrammet midt i møtet.
• Fremhev beslutningspunkter tydelig: Gjør beslutningspunktene enkle å få øye på. Det holder teamene i bevegelse og reduserer risikoen for flaskehalser i godkjenningen.
• Fordel og vis ansvar: Knytt hvert trinn til en rolle eller ansvarlig person. Oppgaver uten ansvarlige har en tendens til å bli liggende urørt til noen endelig oppdager dem – tre uker senere.
• Unngå overdreven bruk av fargekoding: Jeg vil alltid huske en kollega som fortalte meg at han ikke kunne skjelne beslutningspunktene i arbeidsflyten – selv om de hadde en annen farge enn de andre boksene, var han fargeblind! Unngå dette problemet ved å bruke en annen metode for å skille mellom elementer i arbeidsflytene dine. 
• Planlegg for utvikling: Behandle flytskjemaene dine som levende dokumenter som utvikler seg sammen med prosjektstyringsmetodikken og de skiftende behovene dine.

Hva nå?

Hvis du vil ha maler, verktøy og tips for å forbedre prosjektstyringen din, kan du ta en titt på medlemskapet i The Digital Project Manager. Du får tilgang til ekspertressurser, praktisk støtte og et fellesskap som forstår hvordan det er å håndtere tidsfrister, stadig økende prosjektomfang og tre versjoner av den samme prosjektplanen.