Hva er et prosjekt? Kjennetegn, typer & eksempler

Prosjektteam følger bestemte rammeverk eller metoder, for eksempel Project Management Institutes (PMI) kunnskapsgrunnlag for prosjektledelse (PMBOK), for å oppfylle prosjektoppgaver, milepæler og mål.

Prosjekter håndteres best ved hjelp av programvare for prosjektledelse. 

Hva er ikke et prosjekt?

Prosjekter er ikke pågående eller gjentakende oppgaver uten en definert tidslinje. Målene deres endres ikke kontinuerlig. Daglig drift og pågående prosesser som disse regnes ikke som prosjekter:

• Håndtering av produksjonsprosesser
• Administrative funksjoner
• Ledelse av operative team
• Gjentakende markedsførings- og salgsaktiviteter

Kjennetegn ved et prosjekt

Prosjekter har noen felles elementer eller kjennetegn som prosjektledere har ansvar for gjennom hele prosjektets livssyklus.

En prosjektleder bør identifisere, analysere, dokumentere og kommunisere disse kjennetegnene til interessenter, inkludert prosjektteam. Dette sikrer at alle har samme forståelse og bidrar til å forberede prosjektteamene på å fullføre arbeidet innenfor prosjektets omfang. 

Begrensninger

Prosjektbegrensninger begrenser ikke teamets muligheter. De fungerer som en motivasjon til å bli mer kreative og utvide kapasiteten sin i jakten på større resultater. 

(Det er i hvert fall slik jeg ser på begrensninger).

Det er viktig å akseptere at prosjektbegrensninger vil oppstå, enten de er knyttet til ressurser, interessenter, budsjett, mål, delmål eller tidsplaner. Potensielle begrensninger krever umiddelbar oppmerksomhet fordi ett kjennetegn uunngåelig vil få ringvirkninger. 

Strategier for risikohåndtering, som å utarbeide reserveplaner ved ressursmangel eller alternative løsninger når begrensninger kan sette et kjennetegn eller aspekt ved prosjektet ditt i fare, er også nødvendige. 

Det er her ekspertisen og opplæringen din som prosjektleder kan skille deg ut som en effektiv leder. Ved å identifisere begrensninger i starten av prosjektet og utvikle kreative strategier for å redusere potensielle problemer kan du og teamet ditt komme på vei mot et vellykket prosjekt og en solid avkastning på investeringen (ROI) for kundene.

Ressurser

Prosjektressurser (menneskelige ressurser) kan være noe av det vanskeligste å håndtere på grunn av påvirkningen de har på alle sider ved effektiv prosjektledelse. De påvirker alt fra samarbeid og kommunikasjon til tidsplanen og kvaliteten på prosjekter. Det er avgjørende å ha de riktige ressursene når de trengs, for å oppfylle avhengigheter på en vellykket måte. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Eksempel:

Hvis en bedrift for eksempel har høy gjennomtrekk blant ansatte i produktmarkedsføringsavdelingen og har problemer med å ansette nye teammedlemmer, hindrer det planene om å lansere og markedsføre et nytt produkt alvorlig, selv om andre avdelinger har tilstrekkelig bemanning, kompetanse og er klare til å sette i gang.  

Som prosjektleder trenger du de riktige verktøyene for prosjektledelse til ressursplanlegging, -allokering og -sporing, slik at du raskt kan identifisere potensielle ressursmangler og gjøre justeringer før de blir problematiske. 

Interessenter

Prosjektinteressenter kan være hvem som helst som påvirkes av et prosjekt, eller som påvirker prosjektets mål eller ønskede resultat. 

Her er bare noen få eksempler:

• Kunder
• Prosjektsponsorer
• Prosjektteammedlemmer
• Interne funksjonsavdelinger
• Eksterne grupper eller enkeltpersoner (myndigheter, juridiske eller lovgivende organer)

Enten de er interne eller eksterne, må interessentene ha samme forståelse og være oppdatert på fremdriften. En prosjektleder er ansvarlig for rettidig, tydelig og nøyaktig kommunikasjon med alle interessenter. 

Budsjett

Å få godkjent prosjektbudsjettet er det avgjørende ja-eller-nei-punktet. Den første godkjenningen er bare begynnelsen. Mange prosjekter med godkjente og tilstrekkelige budsjetter har blitt satt i fare når økonomiske eller andre forhold har endret seg. 

Eksempel: 

La oss si at du åpner en restaurant. Du har alt på plass for å åpne dørene – eller det trodde du. Kjøkkensjefen din har plutselig trukket seg på grunn av endrede økonomiske forhold som har ført til lavere lønninger. Du har ingen mulighet til å skaffe ekstra midler. Mangelen på en beredskapsplan vil forsinke tidsplanen for restaurantens åpning.

Som prosjektleder må du overvåke og kontrollere prosjektforbruket opp mot budsjettene, beregne potensielle risikoer og utarbeide strategier for risikohåndtering. Det er nyttig å holde tett kontakt med prosjektsponsorer om muligheten for budsjettendringer. Dette er spesielt viktig når det gjelder kapitalprosjekter, der en viktig faktor ved prosjektet er de høye kostnadene.

Mål & målsettinger

Prosjektets mål og målsettinger bør være ledestjernen. Men hva skjer når ledestjernen flytter på seg? Interne og eksterne faktorer skaper utfordringer og risikoer som påvirker prosjektmålene, og kunder kan også be om endringer i målene. 

Det kan være komplekst og til og med overveldende å holde oversikt over et prosjekts mange bevegelige deler og elementer. Håndtering av dette og potensielle risikoer krever omfattende prosjektstyringsprogramvare og verktøy som kan samle alt på ett sted. 

Når målene eller målsettingene endres, bør prosjektet vurderes på nytt, og det er nødvendig med en endring av omfanget for å sikre at teamet lykkes. 

Tidslinje

For å kunne regnes som et prosjekt i ordets rette forstand bør det ha en tydelig tidsramme. Det bør beskrive alle nødvendige oppgaver og en prosjektplan som angir grunnlinjen, varigheten for hver oppgave, milepæler og ressursen som er tildelt oppgaven. Prosjektledere bruker vanligvis verktøy som Gantt-diagrammer for å følge opp prosjektets tidslinjer. 

Det er som å bruke et globalt posisjoneringssystem (GPS) mens du kjører til ønsket reisemål. GPS-en bør fortelle deg hvor lang tid det vil ta å nå reisemålet, og vise deg alle stoppene (oppgavene) du må gjøre underveis, samt hvilke tettsteder, bensinstasjoner og restauranter (ressurser) som er tilgjengelige for å hjelpe deg med å komme trygt og punktlig frem. 

Eksempel: 

En husbygger har lovet flere kunder at huset deres skal være klart om ti måneder. Etter hvert som tiden nærmer seg, har forsinkelser hos taktekkeren forlenget tidslinjen, noe som gjør det umulig å levere de ferdige husene til kundene i tide. 

Hva kunne ha blitt gjort for å unngå dette? Som en del av risikohåndteringsstrategien kunne prosjektlederen ha lagt inn en buffer i den opprinnelige tidslinjen for å sikre at dette ikke skjedde. Siden dette ikke ble gjort, er den beste løsningen å finne en annen taktekker for å holde fremdriften på sporet, være ærlig med kunden og diskutere mulighetene. 

Alle prosjektets egenskaper spiller en avgjørende rolle for det endelige resultatet. Ingen er viktigere enn de andre, fordi hver av dem kan føre prosjektet ut av kurs hvis den mangler eller ikke tillegges tilstrekkelig vekt.

Prosjekttyper & eksempler på prosjekter

Mange prosjektledere har ledet en rekke ulike typer prosjekter. Dette er noen vanligere eksempler på prosjekter du kanskje har hørt om eller arbeidet med.

Noen vanlige eksempler på prosjekter er:

• Produksjonsprosjekter: Produksjon av et spesialisert utstyr
• IT- eller programvareutviklingsprosjekter: Etablering av IT-infrastruktur eller utforming av en app 
• Forretningsprosjekter: En fusjon eller et oppkjøp
• Byggeprosjekter: Utforming og oppføring av en bygning eller et hus
• Arrangementsprosjekter: Planlegging og gjennomføring av en konferanse, produktlansering eller til og med et privat arrangement, for eksempel et bryllup

Det finnes andre typer prosjekter – nøkkelen er at de passer inn i den formelle definisjonen av et prosjekt.

La oss nå se nærmere på fasene i et prosjekt som sørger for at prosjektledelsesprosessene går smidig.

Prosjektets faser

Uavhengig av prosjekttypen definerer PMIs PMBOK-veiledning fem tydelige prosjektledelsestrinn som veileder prosjektgruppenes arbeid. La oss se nærmere på hvert av dem.

Fase 1: Oppstart

Før du kan planlegge et prosjekt, utarbeider organisasjonen en forretningsbegrunnelse for hvorfor prosjektet er nødvendig, samt målene. Dette er prosjektets oppstartsfase, der prosjektet må godkjennes, budsjetteres og defineres på organisasjonsnivå.

Fase 2: Planlegging

I denne fasen utarbeider prosjektlederen en prosjektledelsesplan som beskriver prosjektets egenskaper og arbeidet som skal fullføres. Prosjekteieren må godkjenne prosjektplanen før den kan gjennomføres.

Fase 3: Gjennomføring

Prosjektets gjennomføringsfase er der prosjektgruppene utfører arbeidet som er nødvendig for å levere målene og delmålene som er beskrevet i prosjektplanen. Prosjektgrupper benytter vanligvis en prosjektledelsesmetodikk, for eksempel smidig prosjektledelse. Andre vanlige metoder omfatter fossefallsmetodikk, Scrum og Six Sigma. 

De utnytter også kraften i prosjektstyringsprogramvare for å holde grupper og interessenter samkjørte, følge med på prosjektets fremdrift og fullføre prosjekter innenfor det avtalte omfanget.

Fase 4: Overvåking og styring

Gjennom hele prosjektledelsens livssyklus sørger prosjektlederen for at de fullførte prosjektaktivitetene samsvarer med planen. De analyserer og identifiserer også avvik, innfører prosjektstyringstiltak for å opprettholde omfang, tidsplan og budsjett, kommuniserer med interessenter og gjør nødvendige justeringer.

Fase 5: Avslutning

I denne siste fasen avsluttes prosjektet offisielt. Prosjektgruppene gjennomfører en evalueringsprosess der de analyserer og diskuterer hvordan prosjektet gikk, og dokumenterer resultatene og erfaringene for å forbedre fremtidige prosjekter.

Verdien av prosjektledelse

Ben Aston, grunnleggeren av The Digital Project Manager, sier: "Prosjektledelse forener kunder og grupper, lager en plan for levering til rett tid og innenfor budsjett, og sørger for at interessentene er samkjørte." Jeg kunne ikke vært mer enig.

Men det er ikke alt. Han deler minst et dusin andre fordeler når det gjelder avkastningen på investeringer i prosjektledelse for virksomheter av alle størrelser og på tvers av alle bransjer. 

Her er bare noen få:

• Mer betydningsfulle prosjektresultater
• Levering til rett tid og innenfor budsjett
• Effektiv ressursstyring
• Kontinuerlig læring og forbedring
• Bedre samkjøring og kontroll i gruppen
• Ensartede leveranser av høy kvalitet

Mine tanker? Formålet med et prosjekt er å levere et verdifullt mål eller en verdifull hensikt. Behovet for et prosjekt avhenger av om det er gjennomførbart, noe som betyr at det må være strategisk gjennom hele livssyklusen for å være virkelig nyttig.

Det handler ikke om å gå gjennom trinnene eller fasene for å fullføre prosjektet til rett tid og innenfor budsjett. Prosjektledelse og prosjektledere må være strategiske for å oppnå størst mulig effekt – det er en tankemåte. 

Forskjellen mellom å bare administrere prosjekter og å lede prosjekter strategisk krever at man etablerer tydelige forbindelser mellom prosjekter og en virksomhets strategiske mål.

Enten du arbeider med ett enkelt prosjekt eller noen få prosjekter, bør de ikke være isolert fra hverandre. Det handler om å samordne alle prosjektmål og delmål med virksomhetens overordnede mål og delmål. Med dette som utgangspunkt kan hvert prosjekt gi en større avkastning på investeringen.

Hva nå?

Hvis du er interessert i å bli prosjektleder, kan du se nærmere på opplæringskurset vårt for digitale prosjektledere, Å mestre digital prosjektledelse. Det dekker hele prosjektets livssyklus fra start til slutt og vanlige prosjektmetodikker, og inkluderer tilgang til en rekke maler for viktig prosjektdokumentasjon.