Slik bruker du KI til å tilpasse statusrapportene dine til målgruppen
Kunsten å kommunisere effektivt innen prosjektledelse kan ikke overvurderes. Etter hvert som den digitale verden utvikler seg, har kunstig intelligens fått en stadig viktigere rolle på dette området. Men kan generativ kunstig intelligens stoles på når det gjelder å tilpasse statusoppdateringene for prosjektet ditt?
Galen Low har med seg Devin Mahoney, administrerende direktør i QTalo, for å avdekke kompleksiteten i prosjektkommunikasjon i den digitale tidsalderen.
Høydepunkter fra intervjuet
- Utfordringene med statusrapportering i prosjektledelse [01:24]
- Devin snakket med 200 prosjektledere om statusrapportering.
- Hovedpunkter fra samtalene: Statusrapportering er avgjørende for prosjektledelse.
- Utfordringer: Verktøyspredning – Prosjektledere bruker flere verktøy for å få innsikt (Jira, Asana, Notion, Slack, e-post). Spredt kunnskap – Fjernarbeid forsterker problemet ved at kunnskapen er spredt på tvers av ulike verktøy.
- Disse utfordringene hindrer effektiv statusrapportering.
- Devin snakket med 200 prosjektledere om statusrapportering.
- Generativ kunstig intelligens: En omveltende faktor for prosjektkommunikasjon? [05:19]
- Generativ kunstig intelligens kan forenkle og automatisere statusrapportering.
- Fordeler med automatisering: gjør det mulig for prosjektledere å fokusere på mer verdifulle oppgaver.
- Det er nødvendig å utvise forsiktighet: Kunstig intelligens kan produsere unøyaktige eller ufullstendige rapporter (hallusinasjoner).
- Menneskelig inngripen er for øyeblikket nødvendig for å sikre kvaliteten og relevansen til rapportene.
- Prosjektledere må forstå hva som kjennetegner en god rapport, og føre tilsyn med resultater som er generert av kunstig intelligens.
Det menneskelige elementet er avgjørende for å sikre at du får rapporten du trenger. Enda viktigere er det at prosjektlederen må vite hvordan en god rapport ser ut. Det handler ikke bare om å skape noe; det handler om å sørge for at det er den riktige løsningen, og om å kunne drive den fremover.
Devin Mahoney
- Tilpasning av kommunikasjon til ulike interessenter [08:20]
- Eksempler på tilpassede rapporter for ulike interessenter:
- Daglig statusmøte kontra sjefen kontra styringsgruppen.
- Rapportene varierer i innhold, fokus og språk basert på interessentenes behov.
- Eksempler på kaos som tilpasning av kommunikasjonen kan bidra til å unngå:
- Å gi alle det samme budskapet dekker kanskje ikke spesifikke mål.
- Tilpasning av rapportene forhindrer blandede budskap og fokuserer på å oppnå spesifikke mål for hvert publikum.
- Tilpasning av kommunikasjonen er avgjørende for effektiv prosjektledelse.
- Etikken rundt selektiv kommunikasjon: Det er avgjørende å være tydelig og kommunisere tidlig når det oppstår problemer.
- Det er avgjørende for prosjektledere å opprettholde troverdighet.
- Et begrenset antall ord i kommunikasjonen bør formidle den viktigste informasjonen.
- Eksempler på tilpassede rapporter for ulike interessenter:
Som prosjektledere er vi ledere, og vi viser lederskap ved å levere statusrapporter og utstyre folk med riktig informasjon, slik at de kan iverksette de riktige tiltakene.
Devin Mahoney
- Utforsk QTalo: Et revolusjonerende verktøy for prosjektledere [14:31]
- Viktige funksjoner:
- Skrivebeskyttet verktøy som samler inn data fra ulike verktøy for prosjektstyring og kommunikasjon.
- Gir et fullstendig bilde av prosjektdata uten behov for å organisere innboksen.
- Forutser prosjektets kommunikasjonsbehov og genererer statusrapporter automatisk.
- Gjør det mulig å tilpasse oppdateringer for ulike interessenter.
- Forenkler arbeidsflyten for prosjektkommunikasjon uten behov for manuelle oppdateringer.
- Gir prosjektledere kontroll over hvilken informasjon som presenteres for interessentene, slik at den kan tilpasses basert på skjønn og lederskap.
- Personvernhensyn og integritet i QTalos bruk av data:
- QTalo gir en oversikt over data som er tilgjengelige for brukeren, og ivaretar personvernet ved å begrense tilgangen basert på roller.
- Bruk av QTalo legger ikke en demper på samtalen, ettersom lignende plattformer som Slack og e-post også registrerer samtaler uten å hindre kommunikasjonen.
- Opplæring av QTalo til å håndtere ulike interessentscenarier:
- Ulike personaer er forhåndsdefinert i programvaren, blant annet ledere, styringsgrupper og utviklingsteam.
- Brukere kan tilpasse og videreutvikle disse personaene ved å gi eksempler på hvordan de selv skriver.
- QTalo gjør det mulig å endre og oppdatere budskap ytterligere basert på tilbakemeldinger fra brukerne.
- Viktige funksjoner:
- Fremtiden for prosjektstyring med AI [22:15]
- AI gjør det mulig for prosjektledere å validere, bekrefte og forutse interessentenes behov, slik at de kan stille mer innsiktsfulle spørsmål og drive selskapet fremover.
- Eksempler er å bruke AI til å finne løsninger på tidligere problemer i selskapet og måle prosjektresultater nøyaktig basert på tidligere forventninger.
- Når AI håndterer det grunnleggende, kan prosjektledere konsentrere seg om kommunikasjon og ferdigheter på et høyere nivå.
- Prosjektledere spiller en avgjørende rolle i å hjelpe team med å lykkes.
- De mangler ofte de nødvendige verktøyene for å arbeide effektivt.
- Investering i effektive verktøy for prosjektstyring kommer alle teamene som støttes, til gode på lang sikt.
Møt gjesten vår
Devin Mahoney, en anerkjent leder innen cybersikkerhet og teknologi, er for tiden administrerende direktør i QTalo. Devins karriere kjennetegnes av en rekke betydningsfulle roller som viser hans evne til å innovere og lede i krevende teknologiske landskap. I Kyrus Tech begynte han som ansatt nummer 10 og steg raskt i gradene. Hans avgjørende bidrag hjalp oppstartsbedrifter som Carbon Black og Red Canary med å oppnå enhjørningstatus. I tillegg har hans strategiske teft hjulpet andre virksomheter, som Randori, med å sikre verdivurderinger på godt over $200 millioner, noe som understreker hans vedvarende suksess med å fremme betydelig markedsvekst. Devin begynte sin karriere ved Carnegie Mellon University, der han tok en mastergrad i elektro- og datateknikk samt to bachelorgrader i elektro- og datateknikk og informatikk.
AI er allerede her, enten vi liker det eller ikke, så vi kan like gjerne omfavne den. Den kommer til å forbedre ting for oss på mange måter, særlig ved å gjøre det mulig for oss å forbedre kommunikasjonen med interessentene våre.
Devin Mahoney
Ressurser fra denne episoden:
- Bli med i Digital Project Manager-fellesskapet
- Abonner på nyhetsbrevet for å få våre nyeste artikler og podkaster
- Ta kontakt med Devin på LinkedIn
- Se nærmere på QTalo
Relaterte artikler og podkaster:
Les transkripsjonen:
Vi prøver ut å transkribere podkastene våre ved hjelp av et program. Tilgi eventuelle skrivefeil, siden roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.
