Prosjektstyringsprogramvare: Glitrende objekter eller banebrytende løsninger?

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut et program for å transkribere podkastene våre. Se bort fra eventuelle skrivefeil, siden roboten ikke er korrekt hele tiden.

Galen Low: Prosjektstyringsverktøy. Alle vil snakke om dem. Ingen er helt fornøyd med det de bruker nå. Og jakten på det perfekte verktøyet har utviklet seg til en global pilegrimsferd.

Men selv om det riktige verktøyet kan øke effektiviteten og få et team raskere mot målene sine, er det ofte bedre å bruke tiden og energien vi legger i å snakke om verktøy, på å forstå om vi faktisk har det riktige grunnlaget av mennesker, prosesser og tydelige forventninger fra begynnelsen.

Hvis du sliter med å skaffe deg stadig nye prosjektstyringsverktøy, bør du fortsette å lytte. Vi skal gå gjennom de grunnleggende komponentene og de menneskelige faktorene som må håndteres først for å realisere fordelene ved prosjektstyringsprogramvare.

Hei alle sammen, og takk for at dere lytter. Jeg heter Galen Low og kommer fra The Digital Project Manager. Vi er et fellesskap av digitale fagfolk med et mål om å hjelpe hverandre med å bli dyktigere, tryggere og bedre tilknyttet, slik at vi kan styrke verdien av prosjektstyring i en digital verden. Hvis du vil høre mer om dette, kan du gå til thedigitalprojectmanager.com.

I dag snakker vi om prosjektstyringsprogramvare – om du trenger det eller ikke – og også om noen av tingene du bør unngå når du prøver å velge riktig verktøy for teamet ditt.

Med meg i dag har jeg Gray Mackenzie, medgrunnlegger av ZenPilot. Gray, takk for at du ville være med oss i dag.

Gray Mackenzie: Ja, takk, Galen. Det er hyggelig å være her. Vi har mye til felles mellom de to virksomhetene våre, så dette burde bli en morsom samtale.

Galen Low: Absolutt. Vi har nerdet oss gjennom prosjektstyringsprogramvare, prosjektstyring generelt og det å lede et lønnsomt byrå i vekst.

Jeg tror dette kan være en fin anledning til at du forteller litt om ZenPilot, hva dere gjør, hvem dere hjelper, og hvilken betydning det har.

Gray Mackenzie: Ja. Kortversjonen er at ZenPilot er en opplærings- og konsulentvirksomhet. Vi hjelper byråer med å bygge en drift etter gullstandard, slik at de kan lede sunnere, mer produktive og mer lønnsomme team.

Slik vi leverer dette i dag, hjelper vi dem med å effektivisere driften oppå en prosjektstyringsplattform som heter ClickUp. Bakgrunnen vår er at vi først drev et byrå, deretter bygget prosjektstyringsprogramvare, og til slutt løste det samme problemet med byrådrift oppå andres programvare. Det konkrete verktøyet i dag er ClickUp.

Galen Low: Jobber dere bare med ClickUp, eller handler det mer om hvilket verktøy som passer best for organisasjonen?

Gray Mackenzie: Det er et godt spørsmål. Jeg tror ikke ClickUp passer for alle, men det er vårt kundekriterium. Vi jobber bare med personer som er åpne for å bruke ClickUp som virkemiddelet for å nå sluttresultatet.

Vi ønsker å bevare evnen til å tilby strategi og ekspertise på høyt nivå innen byrådrift, men på en svært rask og praktisk måte. Å spesialisere seg på én plattform var den enkleste måten å si: «Vi har alt dette ferdig bygget og all denne infrastrukturen som vi kan koble til og tilpasse.»

Fordi vi bare fokuserer på byråer, kan vi få kundene 50–60 prosent av veien allerede første dag. Derfor valgte vi å forenkle vår egen interne drift og bare gjøre dette oppå ClickUp. Det er utelukkende ClickUp, og det fungerer som filteret for hvem vi kan jobbe med, og hvem som ikke passer.

Galen Low: Det respekterer jeg. Jeg synes ClickUp er et godt verktøy, og jeg respekterer også denne overleveringen. Dere hadde deres egen proprietære styringsprogramvare, men valgte at ClickUp kunne få dere dit dere ville, samtidig som de utvikler et godt produkt.

Det passer med rammeverket og filosofien deres for hvordan dere hjelper byråer med å vokse, være bærekraftige og være morsomme å drive og lykkes med.

Gray Mackenzie: Jeg jobbet med en veldig god salgscoach for noen år siden. Hun hadde et fantastisk rammeverk og mye ferdig materiale i Google Disk, men vi brukte HubSpot som internt CRM-system. Jeg husker at jeg ofte tenkte at det hadde vært fint om alt ikke lå i Google Disk, slik at vi slapp å oversette og finne ut hva som skulle skje.

Vi ville kommet mye raskere frem hvis vi bare visste nøyaktig hva vi skulle gjøre. Vi hadde allerede ferdige maler, og jeg visste nøyaktig hvordan dette burde se ut inne i HubSpot.

Dette bekreftet for meg hvor mye kraftigere det er når noen har dyp ekspertise både på bakkenivå og på strateginivå. Hvis det du bruker fungerer godt og du er fornøyd med det nåværende prosjektstyringsverktøyet ditt, hvorfor ødelegge det og bytte?

Galen Low: Jeg liker det. På mange måter kan det å fokusere på verktøyet, alle funksjonene og alt det kan gjøre, være en distraksjon.

Verktøyet er egentlig veien til en destinasjon. Det bør være så enkelt å ta i bruk at du kan hente det frem, bruke beste praksis og løse problemet. Du bør ikke bruke masse tid på å studere hammeren og prøve å finne ut hva hammeren kan gjøre.

Og hvis du kan standardisere, mister du effektivitet når hvert prosjekt bruker en annen type prosjektstyringsprogramvare. Du bygger ikke gode vaner, og alt handler om å finne ut av ting eller skifte gir.

Gray Mackenzie: Jeg vil legge til én ting. Grunnen til at jeg er tydelig på at ClickUp er kundekriteriet vårt, er at vi vurderte hva som passet best. Etter å ha testet mange ulike verktøy mente vi at ClickUp var det beste for de fleste byråer, mesteparten av tiden.

Hvis det endrer seg, vil ClickUp på et tidspunkt ikke lenger være verktøyet vi er knyttet til. Målet er ikke å være best på ClickUp. Målet er å løse det grunnleggende byråproblemet bedre enn alle andre, der ClickUp bare er virkemiddelet for å komme dit.

Galen Low: Det gir mening. I den digitale verdenen endrer alt seg hele tiden, og det er vanskelig å vite alt i dybden om alt. Det er rett og slett umulig.

Det finnes så mange verktøy og alternativer, og markedet er mettet. Den beste ideen er derfor ikke å prøve å kunne alt om alle verktøy. Hvis du kan spesialisere deg dypt i en plattform som får gjort det du trenger, er det en god beslutning.

Gray Mackenzie: Ja, absolutt. Det gir mye potensial.

Galen Low: La oss gå inn i temaet. Når vi snakker om byråer i vekst, og du jobber med mange ulike typer, ser du sikkert mange forskjellige utfordringer og fallgruver. Når vi kommer tilbake til prosjektstyring: Hva er et tydelig tegn på at et byrå trenger å bytte ut prosjektstyringsverktøyet sitt?

Gray Mackenzie: Jeg ser på dette som en helhet. Det er tre deler: verktøyene, prosessene og menneskene. Verktøyene er det vi alle liker å begynne med, fordi vi elsker markedsføringen rundt nye verktøy som skal løse problemer. Verktøyene er viktige, men de er ikke den eneste delen.

Den andre delen er prosessen. Hvordan systematiserer vi faktisk det vi gjør? I byråverdenen skaper du mye effektivitet og lønnsomhet ved å ha repeterbare prosesser.

Hvis prosessene ikke er integrert i verktøyet du bruker, hvis du ikke har maler å starte fra, og hvis du ikke planlegger, fordeler og følger opp arbeidet effektivt, blir det en stor utfordring.

Den tredje delen er menneskene. Har du gitt teamet tydelige forventninger og spilleregler for hvordan de skal bruke verktøyene og følge prosessene? Har du gitt dem opplæring og støtte? Det holder ikke å si at tidsfrister er viktige. De må vite hvordan tidsfrister håndteres i hverdagen.

Galen Low: Jeg liker dette, fordi alle organisasjoner, og særlig byråer, har mange verktøy i økosystemet. Løsningen kan ikke alltid være enda et verktøy. Du må først ha en prosesskultur og tydelige forventninger.

Gray Mackenzie: Når folk sier at teamet ikke liker verktøyet, må vi spørre om de har fått de riktige rammene for å forstå hvordan det skal brukes. Det de fleste egentlig ønsker, er tydelighet: Hva skal jeg gjøre, og hvordan skal jeg gjøre det?

Det finnes legitime tilfeller der verktøyet faktisk ikke passer. Men 90 prosent av tiden mangler man en overordnet struktur: Hva er kundereisen? Hvordan leveres de ulike delene? Er dette bygget inn? Er teamet opplært? Finnes det en jevn rytme for ansvarliggjøring på daglig, ukentlig, månedlig og kvartalsvis basis?

Galen Low: Ville du sagt at dette er metoden din for å avlive oppfatningen om at verktøyet bare ikke passer?

Gray Mackenzie: Ja. Først kartlegger vi hva kunden gjør i dag. Deretter forstår vi gapet mellom nåsituasjonen og hvordan drift etter gullstandard ser ut for den aktuelle byråtypen. Til slutt finner vi veien dit. Det er en kombinasjon av verktøy, prosess og mennesker.

Galen Low: Har du historier om personer som fant denne klarheten og innså at de egentlig kunne fortsette med Google-regneark?

Gray Mackenzie: Vi har hatt byråer som fant ut at ClickUp ikke var riktig akkurat da. De hadde andre ting som måtte på plass først. Verktøyet kunne absolutt vært nyttig senere, men det var ikke det første steget.

Galen Low: Det liker jeg. Hvis et lite team med små prosjekter får jobben gjort med en gjøremålsliste eller et tekstdokument, hvorfor skulle de bytte? Det er den samme fristelsen til å skaffe seg nye, skinnende verktøy uten først å avklare behovet.

Gray Mackenzie: Bare fordi et verktøy kan gjøre noe, betyr ikke det at det er det riktige verktøyet. Jeg ser etter de beste verktøyene i sin klasse, i et minst mulig antall, og bruker hvert verktøy til sitt spesifikke formål.

ClickUp kan for eksempel ha chat, men det betyr ikke at det bør erstatte Slack. HubSpot er best i klassen for CRM, og ClickUp er best i klassen for prosjektstyring. Det viktige er å velge riktig verktøy til riktig formål og sørge for at de kommuniserer intelligent med hverandre.

Galen Low: Integrasjon kan også begynne som en manuell prosess. Du trenger ikke en perfekt, automatisert løsning for å være effektiv. Først må du forstå hvordan informasjon flyttes fra salgssystemet til prosjektstyringssystemet, og hvordan læring og resultater kan flyttes tilbake.

Gray Mackenzie: En vanlig feil er å automatisere en dårlig prosess. Da gjør du bare noe dårlig litt raskere. Det er ofte bedre å kjøre prosessen manuelt først, lære av den og deretter automatisere det du vet fungerer.

Galen Low: Det gir mening. Å dokumentere en prosess betyr ikke at den er hugget i stein. Poenget er å skrive den ned slik at man kan diskutere om den bør endres.

Gray Mackenzie: Nettopp. Å skrive prosessen ned er starten på forbedringssyklusen, ikke slutten. Når prosessen blir synlig, kan teamet forbedre den over tid. Med riktig rammeverk er dette krevende arbeid, men det trenger ikke være uoverkommelig.

Galen Low: Hva gjør dere når folk har problemer med å ta i bruk den nye måten å jobbe på?

Gray Mackenzie: Vi bruker tre hoveddeler: tydelige forventninger og opplæring, en gulrot og en pisk. Forventningene må være konkrete. For eksempel: Hvis noe ikke finnes i ClickUp, har det ikke skjedd. Informasjon i Slack er ikke nok hvis ClickUp skal være den eneste sannhetskilden.

Gulroten handler om å vise visjonen: En tydelig oppgaveliste, bedre oversikt over arbeidsmengde, bedre bemanning og mer støtte. Teamet ser hva som ligger på deres egen tallerken og hvem som har kapasitet til å hjelpe.

Pisk-delen handler om ansvarliggjøring og forbedring. Det må være noen som jevnlig ser etter forfalte oppgaver, manglende tidsregistrering, manglende ansvarlige og manglende estimater. Dette handler hovedsakelig om coaching, ikke straff.

Galen Low: Jeg liker at du beskriver «pinnen» som noe som kan hjelpe folk ut av elven, ikke bare noe som slår dem. Endring er vanskelig, og folk trenger ofte støtte for å bygge nye vaner.

Gray Mackenzie: Ja. Pinnen er omtrent 80 prosent coaching og 20 prosent tydelig beskjed om at noe ikke er godt nok. De fleste prøver å gjøre det riktige. De vet bare ikke alltid hva de skal gjøre, eller hvordan de skal gjøre det.

Galen Low: Helt til slutt: Finnes det en funksjon du skulle ønske at et prosjektstyringsverktøy hadde, fordi den ville løst mange organisasjoners problemer?

Gray Mackenzie: Jeg skulle ønske det fantes bedre prognoser for salgspipeline og bemanningsbehov. Hvis vi kunne se at en stor andel av mulighetene sannsynligvis ville bli vunnet, kunne vi vite når vi burde begynne å rekruttere.

Det andre er et verktøy som automatisk oppdager hvem som er best egnet til ulike typer arbeid, basert på hvem som leverer best resultater med minst ressursbruk. Det bør ikke brukes til å henge ut folk, men til å starte en samtale om hva som fungerer, og hvordan vi kan hjelpe folk inn i sine styrkeområder.

Galen Low: Det er et godt poeng. Data bør starte en samtale, ikke automatisk dømme noen. Det samme gjelder prognoser: De kan hjelpe oss å balansere risiko og belønning, og unngå å bli tatt på sengen når pipeline og kapasitet endrer seg.

Gray Mackenzie: Nettopp. En fullt utnyttet organisasjon maksimerer i teorien inntektspotensialet, men risikoen blir også svært høy. Vi må finne balansepunktet mellom høy utnyttelse og nok kapasitet til å håndtere endringer.

Galen Low: Programvareutviklere som lytter: Der har dere den neste ideen til et millionverktøy.

Gray, denne samtalen har vært svært innsiktsfull. Hvis folk vil lære mer om ZenPilot, hvor bør de gå?

Gray Mackenzie: Gå til zenpilot.com. Hvis du søker etter ClickUp for byråer, finner du mye av innholdet vårt. Du kan også se podkasten Agency Journey og ressursene våre for byråeiere.

Hvis du vil sammenligne hvordan du ligger an, kan du gå til zenpilot.com/pm-benchmark. Der finner du en helsevurdering for byrådrift og prosjektstyring med 19 spørsmål. Du får en poengsum, en persentil og kan se hvordan du ligger an sammenlignet med andre byråer.

Galen Low: Jeg tok testen, og den tok mindre enn fem minutter. Jeg legger lenken i shownotatene. Dette er et godt utgangspunkt for prosjektledere og organisasjoner som har, eller vurderer å bygge, et prosjektstyringsteam.

Gray Mackenzie: Det har vært veldig hyggelig, Galen. Takk for at jeg fikk komme og dele. Jeg snakker gjerne med flere fra publikum dersom jeg kan hjelpe.

Galen Low: Takk for at du ville være med og dele kunnskapen din.

Galen Low: Hva synes du?

Er prosjektstyringsprogramvare et nødvendig onde når man skalerer, eller er det det hemmelige våpenet som frigjør byråets fulle potensial?

Fortell oss en historie: Har du noen gang vært del av en organisasjon som valgte et prosjektstyringsverktøy som ikke fungerte? Hvilken virkning fikk det?

Del tankene dine i kommentarfeltet nedenfor.

Hvis du vil utvikle ferdighetene dine som en strategisk prosjektleder, kan du bli med i fellesskapet vårt. Gå til thedigitalprojectmanager.com/membership for tilgang til et støttende fellesskap som deler kunnskap, løser komplekse utfordringer og former fremtiden for faget vårt – sammen.

Fra robuste maler og månedlige opplæringsøkter som sparer deg for tid og energi, til støtten fra fagfeller gjennom diskusjonsforum, fellesskapsarrangementer og mastermind-grupper: Som medlem får du over tusen personer i ryggen mens du navigerer karrieren din innen digital prosjektleveranse.

Hvis du likte det du hørte i dag, kan du abonnere og holde kontakten på thedigitalprojectmanager.com.

Takk for at du lyttet, og på gjensyn.