Piff opp den smidige reisen din (med Alexa Huston fra Crema)

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut å transkribere podkastene våre ved hjelp av et program. Tilgi eventuelle skrivefeil, siden roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Ben Aston:

Enten du er en «agilista», en hardbarket Scrum-fan eller kanskje en litt mer forsiktig «agiler», finnes det alltid måter å bli bedre på smidig arbeid. En måte å gjøre det på er å gjøre møtene eller seremoniene dine mer effektive. I dag skal vi derfor snakke om sprintplanlegging, daglige standup-møter, sprintgjennomganger og sprintretrospektiver, slik at du får innsikt i hvordan du kan gjennomføre dem bedre og gjøre den smidige tilnærmingen din mer effektiv.

Takk for at du lytter. Jeg heter Ben Aston, og dette er podkasten til The Digital Project Manager. Denne podkasten presenteres av Clarizen, ledende leverandør av programvare for virksomhetsstyring av prosjekter og porteføljer. Besøk clarizen.com for å lære mer. I dag har jeg med meg Alexa, en av våre faste DPM-eksperter hos The Digital Project Manager.

Alexa er fantastisk. Du finner henne på DPM-skolen vår, som vi driver akkurat nå, og i september lanserer vi også et nytt kurs ved DPM-skolen. Hvis du ikke har meldt deg på ennå, kan du ta en titt. Alexa jobber hos Crema i Kansas City. Alexa, takk for at du blir med på programmet igjen.

Alexa Huston:

Takk for at du inviterte meg tilbake.

Ben Aston:

Flott. Alexa, du er tidligere prosjektleder, så det er litt kontroversielt at vi snakker med en tidligere prosjektleder. Fortell oss litt om hva du gjør.

Alexa Huston:

Jeg håper ikke det er for kontroversielt, for overgangen fra digital prosjektleder til forretningsutvikling skjedde ganske naturlig. Jeg jobber i et byrå som bygger skreddersydde nett- og mobilapplikasjoner, og jeg drev med mye kundeutvikling gjennom en form for internt salg overfor kundene jeg jobbet med.

Da jeg så tilbake på 2017 og tenkte på hva som lå foran meg, var jeg usikker. Jeg tok en samtale med personen innen forretningsutvikling som jeg jobbet sammen med, og han sa: «Du burde bli med meg på salgsteamet.» Jeg tenkte: «Det høres morsomt og annerledes ut.» Jeg føler meg godt rustet til å håndtere det på grunn av prosjektene jeg har ledet tidligere. Det er hyggelig fortsatt å være en del av DPM-fellesskapet, og det holder meg skjerpet.

Ben Aston:

Du er alltid velkommen, Alexa. Men jeg er nysgjerrig. Tenk deg at du er administrerende direktør i selskapet. Hva holder deg våken om natten når det gjelder selskapets fremtid? Hva er det som bekymrer deg?

Alexa Huston:

Selskapet jeg jobber i?

Ben Aston:

Ja, når du tenker på den digitale fremtiden og hvor den er på vei.

Alexa Huston:

Det er interessant. Vi vokser raskt, og jeg sier «vi» fordi jeg er en del av det, men nå sier jeg «meg» fordi jeg er administrerende direktør i dette scenarioet. Vi ansetter svært bevisst, og det som ville holdt meg våken om natten, er å sikre at de vi må ansette raskere enn normalt, fortsatt passer inn i kulturen vår.

De må ha de riktige ferdighetene, men også passe inn i teamdynamikken og samarbeidsstilen som gjør at vi kan være oss selv. Det ville nok holdt meg våken, for det finnes mange talentfulle mennesker der ute, men kultur er så viktig for et selskaps suksess. Her i Crema holder vi godt fast ved den. Det ville bekymret meg.

Ben Aston:

Ja, det er vanskelig å ansette flinke mennesker, men også mennesker som passer inn.

Alexa Huston:

Nettopp. Og når det gjelder teknologi, endrer den seg så mye og så raskt. I dette hypotetiske scenarioet tror jeg det å balansere eksperimentering ville holdt meg våken. Vi er en svært eksperimentell gruppe, men vi vil ikke nødvendigvis være de første som prøver noe på et kundeprosjekt. Hvordan belønner og oppmuntrer vi derfor eksperimentering og oppfinnsomhet, samtidig som vi sikrer høyest mulig kvalitet hele tiden?

Ben Aston:

Ja.

Alexa Huston:

Så ja.

Ben Aston:

Og det henger sammen med spørsmålet om hvilken kurv man skal legge eggene i. Det finnes så mye ny teknologi. Skal man satse på maskinlæring, kunstig intelligens eller talegrensesnitt?

Alexa Huston:

Eller etterslep, eller hva som nå er det nyeste og mest populære.

Ben Aston:

Men jeg er interessert i å vende spørsmålet tilbake til deg. Du er ikke lenger administrerende direktør, du er Alexa. Hva er vanskelig i rollen din nå?

Alexa Huston:

Godt spørsmål. Akkurat nå står jeg overfor utfordringen med å bygge en utgående salgsstrategi. Vi er ganske gode til å bygge virksomheten vår gjennom anbefalinger og jungeltelegrafen. Det er flott, men ikke alltid det mest bærekraftige.

Jeg prøver derfor å finne en strategi for å øke kjennskapen øverst i salgstrakten. Jeg er egentlig ikke markedsfører, men det spiller ingen rolle. Jeg prøver bare å tenke på hvem kundene våre er, hvor de befinner seg, hvor jeg må være, og hvor budskapet vårt må være.

Vi må sørge for at budskapet er konsekvent på tvers av alle. Mange i byrået prøver å jobbe med dette. Siden vi vokser, må vi sikre at budskapet vårt til verden samsvarer med hvem vi er i dag, og ikke med hvem vi var for tre år siden da vi var en tredjedel eller en fjerdedel så store.

Det har vært interessant, særlig i salgsrollen. Jeg vil forsikre meg om at jeg forteller det samme budskapet på en konsekvent måte, treffer riktig tone og uttrykker den virkelige verdien av å jobbe med teamet vårt.

Ben Aston:

La oss snakke om sprintplanlegging, daglige standup-møter, sprintgjennomganger og sprintretrospektiver. Disse møtene kan brukes av alle typer smidige team, ikke bare Scrum-team. Sprintplanlegging handler om å planlegge arbeidet som skal gjøres i løpet av sprinten. Teamet går gjennom produktkøen, avklarer krav, prioriterer arbeidet og blir enige om hva som skal tas inn i sprinten.

Alexa Huston:

Ja. Sprintplanlegging skal sikre at alle er forberedt på å få de riktige tingene gjort. Det forutsetter at teamet har tilgang til en produktkø med arbeid som er godt definert av produkteieren og interessentene. Teamet kan deretter forhandle om hva de realistisk kan fullføre, opprette en sprintkø og definere et sprintmål.

Det er viktig å bryte større elementer ned i mindre brukerhistorier, sørge for at akseptansekriterier og ferdigdefinisjonen er på plass, og ta hensyn til ferie, fravær og andre milepæler. Jo bedre forberedt man er til sprintplanleggingen, desto bedre blir møtet for alle.

Daglige standup-møter bør ikke være statusmøter der alle går gjennom arbeidet sitt linje for linje. De skal avdekke hindringer og sørge for at teamet kan nå sprintmålet. Sprintgjennomgangen er en demonstrasjon av arbeidet som er ferdigstilt, mens retrospektivet gir teamet mulighet til å se tilbake på hva som gikk bra, hva som kunne gått bedre, og hva man kan gjøre annerledes neste gang.

Ben Aston:

Det handler egentlig om gradvise forbedringer. Hvis du er ny innen smidig arbeid, er retrospektivet et godt sted å begynne. Kombinert med et daglig standup-møte kan det være en god måte å innføre smidige arbeidsformer på.

Alexa Huston:

Det er jeg enig i.

Ben Aston:

Alexa, tusen takk for at du ble med oss i dag.

Alexa Huston:

Takk for at jeg fikk være med.

Ben Aston:

Alexa bidrar også på vårt kommende kurs i avansert digital prosjektledelse. Hvis du trenger opplæring i prosjektledelse og ønsker å bli bedre kjent med smidig arbeid, seremonier og møter, kan du besøke digitalprojectmanagerschool.com.

Hvis du vil bidra til samtalen om Scrum-seremonier, kan du kommentere innlegget og besøke ressursseksjonen på digitalprojectmanager.com. Takk for at du lyttet.