Hvorfor det blir vanskeligere å få en rolle som prosjektleder

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut å transkribere podkastene våre ved hjelp av et dataprogram. Tilgi eventuelle skrivefeil, siden roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Galen Low: Noen av prosjektlederne jeg kjenner, havnet i yrket ved en tilfeldighet. De var på rett sted til rett tid, og hadde evnen til å gjøre en utfordring om til en mulighet.

Andre prosjektledere jeg kjenner, valgte yrket med hensikt ved å ta kurs, skaffe sertifiseringer og få erfaring i andre roller i prosjektteam.

Når det gjelder resten av prosjektlederne jeg kjenner ... vel, de gjorde en kombinasjon av begge deler.

Så hvordan kommer man inn i en karriere innen prosjektledelse – eller bygger videre på den – når veien foran deg ser ut til å bestå av en kombinasjon av flaks og mange års innsats?

Hvis du i det siste har opplevd at det er vanskeligere å få en rolle som prosjektleder, bør du fortsette å lytte. Vi skal diskutere hvorfor det er annerledes å få jobb som prosjektleder nå enn tidligere, og dele våre beste tips for å få oppmerksomheten til drømmearbeidsgiveren din.

Hei alle sammen, og takk for at dere lytter. Jeg heter Galen Low og representerer Digital Project Manager. Vi er et fellesskap av digitale fagfolk med et mål om å hjelpe hverandre med å utvikle ferdigheter, bli tryggere og knytte kontakter, slik at vi kan øke verdien av prosjektledelse i en digital verden. Hvis du vil høre mer om dette, kan du gå til thedigitalprojectmanager.com.

I dag snakker vi om karriereveien innen prosjektledelse – hvorfor jobbsøkere synes det er vanskeligere å få en rolle som prosjektleder, hvorfor arbeidsgivere synes det er vanskeligere å ansette gode prosjektledere, og hvordan du kan navigere i kompleksiteten ved en langvarig og givende karriere innen prosjektledelse.

Med meg i dag har jeg Jeff Chamberlain, en erfaren konsulent innen IT-prosjektledelse og PMI-sertifisert instruktør for intensivkurs, som også er medmoderator i et stort nettbasert prosjektlederfellesskap.

Velkommen, Jeff!

Jeff Chamberlain: Takk. Hyggelig å være her.

Galen Low: Jeg gleder meg virkelig til å komme i gang. Karriere er et tema som stadig dukker opp i fellesskapet vårt, og det utvikler seg ærlig talt hver dag. Det blir mer utfordrende hver dag, så jeg gleder meg til å ta et ordentlig tak i det.

Men først lurte jeg på om du kunne fortelle litt om bakgrunnen din, og hvordan du først begynte med prosjektledelse?

Jeff Chamberlain: Jeg begynte med prosjektledelse for mange år siden, da jeg jobbet for et stort teleselskap.

Jeg jobbet med et prosjekt, prosjektlederen forsvant fordi han tok en ny jobb, og jeg var godt kjent med Microsofts produktserie. Sjefen min spurte hvem av oss som kjente Microsoft Project. Siden det sto Microsoft foran, antok jeg at jeg gjorde det, og sa at jeg gjorde det. Dermed ble jeg mer eller mindre utpekt til prosjektleder.

På den tiden måtte jeg installere 14 disketter på den bærbare datamaskinen min. Jeg hadde også en bok som Microsoft hadde levert, og den var omtrent så stor. Det var den eneste måten jeg klarte å finne ut av programmet på. Jeg jobbet med et flott team. Vi kastet oss ut i det, fikk arbeidet gjort, og det var min ilddåp. Det var der jeg begynte.

Galen Low: Det var altså ikke så traumatiserende at du sluttet som prosjektleder.

Jeff Chamberlain: Nei. Jeg har alltid vært ganske organisert i arbeidslivet. Kanskje ikke like mye privat, men jeg har alltid hatt en metode i galskapen når det gjelder å sortere ting, enten det handler om e-post eller verktøy som er enkle å få tak i og bruke.

Det var derfor et ganske logisk steg for meg, i alle fall slik jeg så det på den tiden. Derfra ble jeg mer formell. Jeg begynte som teknisk skribent, så dokumentasjon er svært viktig i prosjektledelse. Etter hvert som jeg jobbet meg opp i selskapet, ble jeg feltingeniør og deretter en slags prosjektleder.

Senere tok jeg på meg større roller. Jeg jobbet for et konsulentselskap og hadde min egen konsulentvirksomhet en periode. Jeg har jobbet mye med IT, vært IT-leder og IT-direktør, og lært mye av det. Nå er jeg mer eller mindre prosjektleder på heltid i et konsulentselskap innen prosjektledelse.

Jeg holder også PMI-sertifiserte intensivkurs. Jeg har god kompetanse på det området. Nylig tok jeg også programmet deres for innbyggerutviklere, som vi kan komme tilbake til senere. Det er en helt annen ting.

Galen Low: Så mange ting. Jeg liker den klassiske veien inn i prosjektledelse, der man nærmest snubler inn i det. Noen ganger tror jeg prosjektledelsen finner deg.

Jeff Chamberlain: Det gjør den. I dag finnes det utdanningsprogrammer der du kan ta en grad i prosjektledelse og komme i gang på den måten. Det er ikke en dårlig måte å gjøre det på. Men ofte er det de som finner veien organisk inn i prosjektledelse, som gjør det aller best.

Da jeg begynte, ble dette ikke undervist i på 1980- og 1990-tallet, i alle fall ikke formelt på høyskoler og universiteter. Det var ikke slik at man sa: «Jeg vil bli prosjektleder når jeg blir stor.» Det handlet om informatikk, matematikk og ingeniørfag. Jeg tok derfor definitivt en annen vei.

Galen Low: Det er veldig interessant.

Jeg liker bakgrunnen din innen teknisk skriving. Jeg tror du har rett i at noen av disse mellommenneskelige ferdighetene glir over i ferdighetene en prosjektleder trenger, og det skal vi komme tilbake til.

Jeff Chamberlain: Hvis du ikke kan skrive, kommer du ikke til å overleve i denne jobben. Det sier jeg hele tiden, også til barna mine.

Hvis du har for vane å bruke tekstspråk og teknologisjargong når du skriver, selv i e-post og «uformell kommunikasjon», er det en dårlig vane som kommer til å følge deg inn i arbeidslivet. Det bør du unngå. En prosjektleder må utvikle evnen til å skrive, og det er avgjørende for å lykkes i rollen.

Galen Low: Der har vi tips nummer én. Du nevnte veiledning, og noe annet jeg vet om deg, er at du er medmoderator i et stort nettbasert fellesskap med fokus på prosjektledelse og prosjektlederkarrierer. Som du nevnte, bruker du også fritiden din på frivillig arbeid og individuell veiledning, særlig for personer som prøver å komme inn i bransjen.

Hvorfor er det så viktig for deg å gi tilbake til dette faget du selv snublet inn i?

Jeff Chamberlain: Da jeg begynte som prosjektleder, fantes det egentlig bare noen få verktøy. Det var Prosci for ingeniør- og byggebransjen, Microsoft Project og Excel.

Dessverre er Excel ikke et prosjektstyringsverktøy. Det er virkelig vanskelig å utføre arbeidet med det. Jeg måtte finne ut av formlene og hvordan jeg skulle få Excel til å gjøre det jeg trengte. Hvis du noen gang har gjort det, vet du at det nesten er enklere å slå hodet mot en vegg.

Det jeg prøver å gjøre, er å hjelpe andre slik at de slipper å kjempe seg opp et fjell alene. Jeg vil at folk skal kunne utføre rollen på en enklere måte. Jeg har selv brent meg på ting, og da kan jeg si: «Ikke gjør dette, så slipper du å brenne deg.»

Folk må selvsagt lære av erfaring, og noen ganger skjer det på den harde måten. Men for meg betyr det å gi tilbake at det finnes en høyt kvalifisert arbeidsstyrke der ute som jeg, selskapet mitt eller andre selskaper kan ansette for å utføre rollen på en god måte.

Da jeg begynte med prosjektledelse, ble det dessuten ofte sett på som en kostnad. Det kostet penger, selv om det på lang sikt sparte penger, og det var vanskelig å forklare. Hvis du er prosjektleder og tjener 50 000, 100 000 eller 150 000 dollar i året, koster du selskapet penger. Derfor er hver dollar du hjelper selskapet med å spare, og som du kommuniserer at du har spart, en seier.

Tidligere var det vanskelig å overbevise selskaper om å drive med prosjektledelse, og enda vanskeligere å få dem til å ansette en prosjektleder på heltid. Jo flere jeg kan hjelpe med å forstå dette, desto bedre blir det for bransjen som helhet.

Galen Low: Det er veldig interessant. Vi er helt på linje filosofisk. Det bør ikke være så vanskelig at du må finne ut av alt selv og lære alt på den harde måten. Det er viktig å lære gjennom erfaring, men det trenger ikke å skje hver gang.

Jeff Chamberlain: Jeg tror mange sliter med å dele informasjon. Utfordringen er at du ikke kan holde alt for deg selv og samtidig forvente at ting skal bli bedre.

Jeg er en direkte og ganske rettfram person. Hvis jeg ser noen som sliter eller gjør noe feil, sier jeg fra. Det fungerer ikke alltid like godt, men ærlighet er som regel den beste politikken. Som prosjektleder må du utvikle tykk hud.

Når man begynner, har de fleste ikke det. Som faglig veileder må du hjelpe dem med det. Du må hindre dem i å mislykkes, selv om prosjektledelse faktisk innebærer en viss grad av feil. Vi prøver bare å feile på en skånsom måte.

Galen Low: Jeg liker den motstandsdyktigheten du beskriver. Den henger sammen med prosjektlederrollen. Vi er ofte en kostnad, og må hele tiden argumentere for verdien vår. Vi må balansere mellom fiasko og suksess, for et prosjekt går aldri helt perfekt.

Jeff Chamberlain: Gode prosjekter går heller ikke alltid bra, akkurat som dårlige prosjekter ikke alltid går bra. Den erfarne prosjektlederen vet hvordan man kan ta et prosjekt som ikke fungerer, og få det til å fungere.

Noen ganger må du også trekke deg litt tilbake og la et godt prosjekt som har problemer, få litt veiledning. Det er ikke et problem. Det er en del av rollen.

Galen Low: Det er en merkelig balanse. Vi ønsker nesten at standarden skal være perfeksjon, selv om vi vet at ingen prosjekter går perfekt.

Jeff Chamberlain: En tidligere leder pleide å si: «Ikke la det perfekte bli det godes fiende.» Det er et uttrykk som virkelig har festet seg hos meg.

Noen ganger overgår vi kundens behov. Kunden betaler for X, så ikke gi dem X pluss ti med mindre de faktisk ønsker det. Du skal spare dem for tid, penger og innsats. Ikke la det perfekte eller fantastiske bli det godes fiende.

Galen Low: Det handler om begrensningene. Du har drevet med prosjektledelse en stund. Selve kunsten har eksistert lenge, men er prosjektlederrollen, særlig innen digitalisering og IT, den samme som for ti år siden?

Jeff Chamberlain: Selv om ting endrer seg, forblir mye det samme. Vi finner stadig nye begreper. På 1980-tallet hadde vi total kvalitetsledelse, på 1990-tallet kom ISO, og nå er prosjektledelse i endring med smidige metoder og hybride tilnærminger.

Den største endringen jeg ser, er overgangen til smidige og hybride arbeidsformer. Det er vanskelig å være hundre prosent smidig, og det er helt greit. PMI omtaler dette som et hybridmiljø. Det er en stor endring, og en god ting for bransjen.

Det som ikke har endret seg, er behovet for forutsigbar prosjektledelse. Mange kaller det fossefallsmetoden, men det er ikke alltid presist. I forutsigbare prosjekter må du håndtere tidsplaner, kritisk linje, oppgaver, interessenter, budsjett og alt det andre.

Du kan ikke bygge en bro på en iterativ måte. Du må bygge broen. Du kan ikke komme halvveis og si at du skulle ønske det var en annen type bro. Det samme gjelder bygging av hus. Du trenger en god prosess for endringsstyring.

Galen Low: Det jeg tar med meg, er at fleksibilitet i metode er viktig. Det handler ikke om å velge en leir eller én lærebok, men om å finne den riktige måten å få prosjektet til å lykkes på.

Jeff Chamberlain: Det er nettopp derfor hybride metoder finnes. Noen er tradisjonelle, andre forstår bare iterative metoder, og det finnes en blanding.

Jeg sertifiserte meg som Scrum Master i 2011 fordi en kunde ønsket det. Etter hvert som jeg lærte mer, forsto jeg fordelene. Senere deltok jeg på en PMI-konferanse der en smidig coach forklarte hvorfor hun likte metoden. Det ble et virkelig vendepunkt for meg. Jeg forsto at dette var et verktøy jeg kunne bruke.

Galen Low: Tidligere snakket vi om at prosjektledere ofte må kjempe for å vise verdien sin. Har dette endret seg? Forstår folk verdien av prosjektledelse bedre nå?

Jeff Chamberlain: Absolutt. Da jeg begynte, var prosjektlederne ofte ingeniører eller personer som var organiserte og flinke med mennesker. I dag har mange selskaper etablert prosjektstyringskontorer, ofte spesialiserte kontorer for IT, ingeniørfag eller økonomi.

De har kommet dit at de ser så mye verdi i prosjektledelse at de ønsker spesialister. Det er en enorm endring. Prosjektledelse blir ikke lenger bare betraktet som en kostnad.

Galen Low: Jeg liker ideen om å vise kundene forskjellen mellom et prosjekt med og uten prosjektleder. Da blir verdien ganske vanskelig å bestride.

Jeff Chamberlain: Hvis du sammenligner lignende prosjekter, kan du vise hva som ble gjort tidligere, hvor lang tid det tok, og hvor mye som kan spares. Da blir forskjellen tydelig.

Galen Low: Du nevnte også spesialiserte prosjektstyringskontorer. Det betyr at en prosjektleder i økonomiavdelingen forventes å forstå regnskap og virksomheten, ikke bare se på et Gantt-diagram eller en produktkø.

Jeff Chamberlain: Det finnes to leirer. Du trenger ikke være brobygger for å lede et brobyggingsprosjekt, og du trenger ikke være programvareingeniør for å lede utviklingen av programvare. Samtidig er det svært nyttig å ha en person som forstår fagområdet prosjektet gjelder.

Galen Low: La oss snakke om karriereveiledningen din. Hva er den største utfordringen du ser hos jobbsøkere som ønsker prosjektlederroller i dag?

Jeff Chamberlain: Jeg driver med to typer veiledning. Den ene handler om personer som har prosjektledererfaring og ønsker å sertifisere seg som prosjektledere. Den andre handler om personer som prøver å komme inn i rollen.

For dem som vil sertifisere seg, hjelper jeg dem med å forstå erfaringen sin, se på kunnskapsområdene i PMBOK og koble disse til prosjektene de har arbeidet med.

For personer som vil inn i rollen, er den største utfordringen ofte CV-en. Det er svært annerledes å skrive en CV for prosjektledelse enn for eksempel for en utvikler eller regnskapsfører.

Du må vise ferdighetene dine gjennom resultater. Du må vise hva du gjorde, hvordan du målte det, og hvilket resultat det ga. Det handler om prosent, kroner og tid: Hvor mye sparte du, hvor mye forbedret du, og hvor mye tid frigjorde du?

Selv erfaring fra detaljhandel kan være relevant. Kanskje du innførte et nytt lagersystem eller forbedret en prosess. Det er prosjektarbeid, og du kan beskrive det på CV-en.

Hvis noen sier at de har sendt 300 CV-er uten å få intervju, er problemet i 99 av 100 tilfeller CV-en. Den må være enkel, tydelig og lett å lese for rekrutteringssystemet.

Galen Low: Mange tror at de ikke har nok prosjektledererfaring til å ta en sertifisering. Men erfaring fra detaljhandel eller andre roller kan også være relevant.

Jeff Chamberlain: Det handler om problemløsning i en strukturert form. De fleste tenker ikke på det slik. Et prosjekt er en prosess for å løse et problem, og det er slik du utvikler deg videre.

Galen Low: Hva med systemer for sporing av jobbsøkere? Har du tips til kvalifikasjoner eller nøkkelord som bør være med på en CV?

Jeff Chamberlain: Et rekrutteringssystem skanner dokumentet ditt. Derfor må CV-en ha et enkelt oppsett, én kolonne og konsekvent struktur.

Nøkkelordene bør tilpasses stillingsannonsen. Hvis arbeidsgiveren ser etter noen med erfaring med Jira, bør du ikke bare skrive «Jira» i en ferdighetsliste. Skriv heller at du har ledet en Jira-implementering, lært opp medarbeidere i Jira eller brukt Jira til Kanban-tavler og rapportering.

Ikke skjul nøkkelord med hvit tekst i bunnteksten. Moderne rekrutteringssystemer oppdager dette, og søknaden kan bli forkastet.

Et søknadsbrev bør heller ikke være en standardtekst. Forklar hvorfor du ønsker å jobbe for akkurat dette selskapet, hva du har lagt merke til ved virksomheten, og hvordan bakgrunnen din passer inn.

Det er en jobb å søke jobb. Du må undersøke stillinger, tilpasse CV og søknadsbrev, dokumentere søknadene og følge opp. Det er i seg selv en prosjektlederoppgave.

Galen Low: Jeg liker tanken på at den beste tilnærmingen ikke er å sende ut flest mulig søknader, men å være målrettet og vise at du forstår virksomheten du søker deg til.

Jeff Chamberlain: Mange lar være å søke fordi de ikke oppfyller alle kravene. Det bør de ikke. Hvis du har 80 eller 90 prosent av ferdighetene, kan du fortsatt være en bedre kandidat enn noen som har mer erfaring, men som har brukt den i en annen sammenheng.

Det handler ikke om å sende ut søknader tilfeldig. Det handler om å finne selskaper og bransjer som passer, og forklare hvorfor du søker.

Galen Low: Hva bør arbeidsgivere se etter når de ansetter en prosjektleder?

Jeff Chamberlain: Jeg pleier å nevne tre ting: Lær deg å skrive, lær prosjektplanlegging, og vær organisert.

Prosjektplanlegging er et smertepunkt i nesten alle prosjektteam. Det handler ikke bare om å lage et Gantt-diagram, men om å forstå avhengigheter, tidsplaner og iterasjoner. Mange ønsker ikke å gjøre dette arbeidet, og derfor er det en god inngangsrolle.

Du må også være organisert. Se på innboksen din og omgivelsene dine. Har ting en fast plass? Bruker du automatiseringer som gjør jobben enklere? Hvis du kan svare ja på disse tre områdene, har du et godt utgangspunkt for å bli prosjektleder.

Galen Low: Det handler altså om god kommunikasjon, vilje til å gjøre arbeidet som får deg inn i rollen, og en organisert arbeidsform.

Jeff Chamberlain: En prosjektleder vil ofte fortelle deg hva den største utfordringen i rollen er. I min siste jobb handlet det om politikk og takt. Du må være ærlig, ha integritet og samtidig forstå kundens behov.

Galen Low: Vi burde lage en T-skjorte med teksten: «Vi skal gi dem gode råd. Det er det de betaler for.»

Jeff Chamberlain: Det er nettopp det de betaler for.

Galen Low: Jeg snakker med mange som har PMP, MBA eller doktorgrad, men som likevel får beskjed om at de er underkvalifiserte. Ber arbeidsgivere om for mye?

Jeff Chamberlain: Det kommer an på stillingsbeskrivelsen. I noen kliniske roller kan en høy utdanning være nødvendig. Men hvis du trenger en MBA for å bidra til programvareutvikling, ville jeg stilt spørsmål ved det.

Igjen må vi se på CV-en. Viser den faktisk prosjektarbeid, eller beskriver den erfaringen på en måte som skjuler det? Erfaring med ressursstyring, bemanningsplaner og prosessforbedring kan være relevant prosjektledererfaring.

Galen Low: Selv en PMP eller MBA må settes i sammenheng. Du må forklare hvordan kompetansen skaper verdi, enten du har en MBA eller har jobbet i en butikk i tre somre.

Jeff Chamberlain: Prosjektledelse er i stor grad erfaringsbasert. Praktisk arbeid, praksisplasser og jobb ved siden av studiene er verdifullt. Det finnes mye portvokting i bransjen, men vi bør hjelpe flere inn.

Galen Low: Bør jobbsøkere se etter stillinger som heter prosjektleder, eller stillinger der prosjektledelse bare er én av ferdighetene?

Jeff Chamberlain: Finn gjerne et selskap du ønsker å jobbe for, og se hvilke roller som overlapper med ferdighetene dine. Det kan være produktleder, dataanalytiker, forretningsanalytiker, utvikler eller tester.

Alle disse rollene er viktige i et prosjektteam. Etter hvert kan du oppdage at du ønsker å bli prosjektleder, eller at en annen rolle passer deg bedre.

Galen Low: Jeg liker ideen om å finne et selskap og se hvor du passer inn.

Tusen takk for innsikten din i dag, Jeff. Jeg likte historiene, temaene vi var innom, og jeg tror lytterne våre vil få mye verdi ut av samtalen.

Jeff Chamberlain: Tusen takk for invitasjonen.

Galen Low: Hva synes du?

Er kvalifikasjonene for å få en rolle som digital prosjektleder i ferd med å bli for omfattende? Eller utvikler rollen seg så raskt at både ferdighetsnivået og bredden i kunnskapen som kreves, har økt tilsvarende?

Fortell oss en historie: Hvordan har du fått prosjektledererfaring utenfor en formell prosjektlederrolle, og hva er det merkeligste som har skjedd med deg da du søkte jobb som prosjektleder?

Hvis du vil videreutvikle ferdighetene dine som strategisk prosjektleder, kan du bli med i fellesskapet vårt!

Gå til thedigitalprojectmanager.com/membership for å få tilgang til et støttende fellesskap som deler kunnskap, løser komplekse utfordringer og former fremtiden for faget vårt – sammen.

Fra solide maler og månedlige opplæringsøkter som sparer deg for tid og energi, til kollegastøtten du får gjennom Slack-diskusjoner, direktesendte arrangementer og mastermind-grupper: Som medlem av fellesskapet vårt har du over tusen personer i ryggen når du navigerer karrieren din innen digital prosjektleveranse.

Hvis du likte det du hørte i dag, kan du abonnere og holde kontakten på thedigitalprojectmanager.com.

Takk for at du lyttet, og på gjensyn.