Hva kjennetegner en god prosjektleder & hvor mye teknisk kunnskap trenger du

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut å transkribere podkastene våre ved hjelp av et program. Tilgi eventuelle skrivefeil, ettersom roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Michael Mordak: Hei, det er Michael fra The Digital Project Manager, og velkommen til dagens medlemsprofil. Vi har klart å samle den største og beste samlingen av prosjektledere som finnes – mennesker som skaper endring og utfordrer paradigmene som finnes i prosjekter i dag. Det jeg liker med dette fellesskapet, er at det er fullt av mennesker som sannsynligvis ønsket å gjøre noe helt annet med livene sine.

Men selv om vi alle kommer fra ulike bakgrunner, roller og bransjer, fant vi vårt kall i å organisere kaoset som er – prosjekter. De unike historiene våre har blitt formet av lærdommene vi har fått, ferdighetene vi har utviklet og menneskene vi har møtt underveis. Hvis du vil bli med, eller bare lære mer om fellesskapet, kan du besøke nettstedet vårt på thedigitalprojectmanager.com/membership.

I dag snakker vi med et anerkjent medlem av fellesskapet og assisterende direktør for prosjektledelse, Christina Avino. Christina begynte sin yrkeskarriere som student i praksis ved et markedsføringsbyrå. Siden den gang har hun gjort mye forskjellig, blant annet bygget opp en prosjektlederavdeling som har vokst til en avdeling verdt 1,7 millioner dollar med 10 prosjektledere.

Vi skal høre om Christinas reise som digital prosjektleder, hvilke egenskaper som kjennetegner en god prosjektleder, hvor mye teknisk kunnskap en prosjektleder bør ha, og hvilken ferdighet prosjektledere trenger aller mest.

Jeg har lyst til å begynne fra starten. Hvis du vil fortelle litt om hva du trodde du skulle bli da du ble voksen, og hvor du trodde livet ditt var på vei.

Christina Avino: Ja. Jeg tror jeg bare drømte om å bli denne store, suksessrike forretningskvinnen. Det handlet mindre om selve jobben, og mer om at jeg ville bruke høye hæler og gå inn i en skinnende skyskraper hver dag. Det er særlig ironisk nå, siden jeg jobber hjemmefra i ganske behagelige klær 90 % av tiden. Men jeg hadde egentlig aldri en konkret idé om hva innenfor næringslivet jeg ønsket å gjøre.

Så valgte jeg markedsføring som hovedfag, fordi jeg alltid tenkte på det som den morsomme siden av næringslivet – riktignok på grunn av filmen What Women Want, som fikk det til å virke så kult. Som om man lager Nike-reklamer hele dagen. Men i min første praksisperiode ved Drexel lærte jeg at dette ikke egentlig er det en markedsfører gjør fra dag til dag, og at det er mye mer spesialisert. Det var da jeg fant min nisje innen prosjektledelse.

Michael Mordak: Det er flott. Hva slags arbeid gjør du hos Seer? Du jobber hos Seer nå, ikke sant?

Christina Avino: Det stemmer.

Michael Mordak: Og hva slags arbeid gjør de?

Christina Avino: De er et digitalt markedsføringsbyrå, så jeg er omgitt av markedsførere. Jeg driver bare ikke med markedsføringen selv. Det har vært slik helt fra starten.

Vi spesialiserer oss på SEO, betalt markedsføring og analyse, med kreativt arbeid og CRO. Kreativt arbeid var faktisk inngangen min hit. Det var den veien jeg fant mest interessant, og jeg jobbet utelukkende med det teamet. Siden har jeg utvidet prosjektlederarbeidet til hele selskapet, som faktisk omfatter de største avdelingene og hoveddelen av arbeidet vi gjør hos Seer.

Michael Mordak: Det er flott. Så du får fortsatt jobbe med markedsføring. Du får fortsatt ta i bruk den delen av deg selv som ønsket å satse på det, men du har skapt litt avstand mellom det og det du gjør nå.

Christina Avino: Hundre prosent.

Michael Mordak: Du sa at du kom inn gjennom det kreative. Var det fordi du hadde en kreativ bakgrunn da du begynte i den stillingen?

Christina Avino: Nei. Jeg kom fra byråer innen webutvikling, og jeg jobbet på et sted som utelukkende besto av utviklere. Derfor ønsket jeg å gå i motsatt retning og jobbe utelukkende med designere, og det var slik jeg fant Seer.

Jeg snublet inn i prosjektledelse slik de fleste gjør, fordi jeg gikk på Drexel University, som har et praksisprogram. Jeg fikk min første praksisplass ved et markedsføringsbyrå i Wilmington, faktisk et byrå for webdesign og markedsføring. Jeg skulle gå gjennom alle de ulike avdelingene og finne ut hva som passet best, men prosjektledelse var den første, og det passet naturlig med styrkene mine. Siden har jeg ikke sett meg tilbake.

Michael Mordak: Det er fantastisk. Du gikk rett inn i mitt neste spørsmål, så det passer perfekt. Det går helt fint. Spørsmålet skulle være hvordan du ved et uhell ble digital prosjektleder, men vi fikk svaret allerede.

Men det går helt fint, for vi kan gå rett inn i noen av detaljene rundt prosessen. Var det noen ferdigheter eller konsepter du tok med deg fra tidligere erfaringer som hjalp deg med å skille deg ut i disse rollene, og som gjorde at du fikk oppmerksomhet?

Christina Avino: Ja. Når jeg ser tilbake nå, mener jeg ikke å bagatellisere ferdighetene som kreves av prosjektledere, men mye av dette kan komme naturlig.

Det handler om å være svært organisert, ofte litt type A, naturlig like å planlegge og tenke gjennom alle avhengighetene. Hvis du tar noe du gjør i livet, for eksempel å planlegge en reise, driver du med prosjektplanlegging. Mange gjør dette hver dag uten å tenke over det. Før jeg fikk erfaring med å bruke det i praksisperioden min, så jeg aldri egentlig denne ferdigheten i meg selv. Det var først da jeg begynte å jobbe på dette byrået og fikk bruke ferdigheten, samtidig som jeg så disse fagpersonene gjøre karriere av det, at jeg forsto hvor fantastisk det var.

Det var slik det startet. Det er selvsagt mye mer enn dette, men jeg tror en stor del av grunnen til at vi ofte kan bli oversette helter, er at vi undervurderer hvor mye verdi vi skaper, fordi det faller så naturlig for mange prosjektledere.

Men det faller virkelig ikke naturlig for alle. Å kunne tenke gjennom ting i riktig rekkefølge og alltid ta hensyn til avhengigheter. Å kunne håndtere mange ulike deler som beveger seg samtidig, med overblikk og forståelse for så mange forskjellige fagområder. Jeg ser det når jeg bygger opp teamet mitt nå: Det kommer virkelig naturlig for enkelte, og det er en stor ressurs.

Michael Mordak: Når du sier det, får det meg til å tenke på om det finnes bestemte egenskaper eller noe annet du ser etter hos prosjektledere som søker jobb. Jeg mener, noen av de naturlige tingene folk gjør, eller måter de oppfører seg på, som viser at de vil passe godt til stillingen?

Christina Avino: Ja. Jeg vil faktisk si at 90 % av prosjektlederne vi har ansatt – og vi har nå et team på 10 – ikke hadde tittelen prosjektleder tidligere. Likevel har alle lykkes utrolig godt i denne rollen.

Dette teamet består av stjerner. Noen av titlene de hadde før, var arrangementsplanlegger. Det å ha jobbet i hvilken som helst rolle i en oppstartsbedrift er vanligvis et veldig godt tegn på at du kan bli en god prosjektleder, fordi du naturlig leder mange prosjekter samtidig og må ha mange hatter på. Det har alltid vært en viktig indikator på at man vil lykkes i rollen. Men vi har faktisk et steg i intervjuprosessen der kandidaten må tenke gjennom en simulert rapport over avvik, og jeg bryr meg egentlig ikke om selve gjennomføringen.

Det jeg vil se, er hvordan de tenker: Hvordan analyserer de de fiktive dataene vi gir dem, og hvordan går de frem for å løse problemet? Hvilke antakelser kan de gjøre når de ikke vet noe om det faktiske prosjektet? Dette gir et godt innblikk i hvordan de bearbeider informasjon, selv om det ikke er identisk med hvordan vi faktisk ville gjort det hos Seer.

Det er en indikator på om de vet hvordan man bryter ned problemer og navigerer i tvetydighet. Uansett hvor langt du kommer i karrieren, tror jeg det alltid vil finnes tvetydighet i prosjektledelse, fordi tjenestene du tilbyr er nye, plattformene er nye, og ting er alltid i endring.

Det er svært viktig å kunne føle seg trygg i det ukjente, fortsatt stake ut en kurs og være en leder. Og dette er ikke på noen måte begrenset til prosjektlederrollen.

Michael Mordak: Dette er et godt innblikk. En av tingene jeg tenkte på mens du fortalte, er at det finnes mange ferdigheter og konsepter som er nyttige for prosjektledere.

Men ingen av tingene du egentlig nevnte, var teknisk kunnskap om markedsføring eller teknisk kunnskap om programvareutvikling og lignende. Du jobber åpenbart for et markedsføringsselskap, men hvor mye teknisk kunnskap mener du egentlig kreves i den rollen?

Må man kjenne til hvordan programmatisk displayannonsering fungerer, eller kunne kode bestemte ting og lignende?

Christina Avino: I min rolle må du absolutt ikke kunne kode, og kunnskap om tjenestene våre er alltid en fordel. Men hvis jeg måtte velge mellom noen av de myke ferdighetene som kreves for å lykkes, og bransjekunnskap, ville jeg definitivt valgt førstnevnte, fordi bransjekunnskap kan læres på jobben.

Det jeg har erfart, er at alle byråer fungerer så forskjellig at kunnskapen du tar med deg, ikke alltid kan overføres hundre prosent til hvordan vi gjør ting hos Seer, eller til et annet byrå du begynner i. Derfor mener jeg at myke ferdigheter kommer først, men bransjekunnskap er selvfølgelig en fordel.

Vi har faktisk hatt noen som gikk fra å være fagpersoner hos Seer til å bli prosjektledere hos Seer. De har et stort forsprang fordi de forstår alle nyansene i det som inngår i en leveranse. Det er en stor fordel. Jeg prøver ikke å bagatellisere det, men det kan læres.

Michael Mordak: Hvis du snakket med noen som er på jakt etter jobb akkurat nå, ville du altså sagt: Fokuser på myke ferdigheter, så kommer det tekniske senere.

Christina Avino: Ja, fordi dette er noe jeg egentlig ikke kan lære bort. Det er mye vanskeligere å lære noen å kunne ha mange hatter og navigere i tvetydighet.

Michael Mordak: Bli flinkere med mennesker.

Christina Avino: Ja, nettopp. Jeg kan lære deg nyansene og avhengighetene mellom de ulike typene arbeidsstrømmer vi jobber med.

Michael Mordak: Det leder egentlig fint inn på det jeg ville vite om. Hvilke områder handlet det om? Du hadde selvfølgelig, med bakgrunnen din og da du begynte i denne rollen, mye relevant erfaring og mange ferdigheter som kunne overføres til jobben. Det var derfor du skilte deg ut og klarte å ta til deg rollen.

Men var det noen områder av jobben der du manglet kunnskap og måtte utvikle deg?

Christina Avino: Det var faktisk den tekniske delen. Som jeg sa, begynte jeg innen webutvikling, og det føltes som en enda større svart boks. Jeg synes mye av markedsføringen kan være mer intuitiv.

Vi søker alle etter ting på Google, og det er litt enklere for hjernen min å forstå algoritmen på et overordnet nivå, betalte annonser og den typen ting. Men utvikling og koding er helt utenfor mitt område. Da jeg jobbet utelukkende med utviklere, var det en stor læringskurve.

Slik jeg håndterte det, siden det var så mye å lære, var å ta ett prosjekt og én plattform om gangen, og undersøke og lære om det. Mye av det lærte jeg ærlig talt på jobben, for du kan undersøke til du blir blå i ansiktet uten å avdekke alt.

Det handler om å finne balansen mellom å gjøre nok undersøkelser til at du kan stille spesialistteamet ditt smarte spørsmål som ikke frustrerer dem, og som gjør deg klokere neste gang, samtidig som du også støtter deg på fagpersonene dine. Jeg liker alltid å gjøre litt forarbeid og vise at jeg gjør min del for å ikke være fullstendig uvitende om et bestemt fagområde. Samtidig må man huske at menneskene man jobber med, er eksperter i den bransjen man befinner seg i, og man må ikke være redd for å støtte seg på dem.

Jeg vil si at den viktigste ferdigheten en prosjektleder må ha, særlig hvis man beveger seg mellom bransjer, er å vite hvilke spørsmål man skal stille, være komfortabel med det man ikke vet, og kunne henvende seg til de riktige menneskene når man trenger svar. For du kan aldri vite alt.

Det er derfor vi ikke er fagpersonene. Det er derfor jeg ikke er utvikleren. De vil alltid vite mer enn oss. Derfor er det å vite hvilke spørsmål man skal stille, den viktigste rollen vår.

Michael Mordak: Du nevnte at du tar til deg teknisk kunnskap og prøver å lære noe nytt med hvert prosjekt, eller hva det nå er som kommer på bordet ditt, slik at du gradvis tilegner deg mer teknisk kunnskap og blir bedre på området.

Har du noen gang lært noe og senere sett tilbake på et tidligere prosjekt og tenkt: Jeg skulle ønske jeg visste dette da, for det ville ha gjort livet mitt så mye enklere?

Christina Avino: Jeg har absolutt lært ting i nåværende prosjekter som jeg ser tilbake på og tenker: Herregud, det hadde vært en nyttig liten kunnskap å ha hatt i tidligere prosjekter. Jeg kommer ikke på et konkret eksempel, men jeg vet at det er ganske vanlig, også utenfor det spesifikt tekniske området. Det skjer hele tiden med det grunnleggende innen kundeoppfølging og omfangsstyring. Derfor er jeg veldig nøye med å prøve å gjennomføre retrospektiver for hvert prosjekt, slik at vi tar med oss lærdommene videre.

Jeg prøver å ikke dvele for mye ved fortiden og la det som er skjedd, være skjedd, men heller se fremover og finne ut hvordan vi kan bli bedre i fremtiden.

Michael Mordak: Det er sannsynligvis egentlig en god ting at du ikke husker noen konkrete eksempler, for da var de tydeligvis ikke så viktige.

Christina Avino: Ja, nettopp. Det er alltid den følelsen av at «det ville gjort livet mitt enklere» eller «dette ville gått mye smidigere», men man er så langt forbi tidspunktet at det ikke lenger har noen betydning.

Michael Mordak: Flott. Jeg har lyst til å skifte spor litt og se på fremtiden. Du har gått gjennom alle disse ulike rollene, vært i praksis og havnet i prosjektledelse. Jeg vil gjerne høre hva du tenker er det neste.

Hva jobber du mot nå? Ser du for deg en annen rolle eller stilling, eller hva tror du at du skal gjøre etter prosjektledelse?

Christina Avino: Jeg har egentlig aldri tenkt lenger enn prosjektledelse, fordi jeg nå er i en helt unik og fantastisk situasjon hos Seer. Jeg har fått muligheten til å bygge opp en prosjektlederavdeling, og det har virkelig vært den største prestasjonen og mest givende erfaringen i livet mitt.

Jeg begynte som den første og eneste prosjektlederen, uten prosjektledelse på tvers av avdelingene. I løpet av de siste åtte årene har jeg bygget det opp til en avdeling verdt 1,7 millioner dollar med 10 prosjektledere. Mye av veksten har egentlig skjedd de siste to årene. Jeg er derfor på et avgjørende punkt der alt arbeidet fra de siste åtte årene begynner å bære frukter, og vi har virkelig etablert oss hos Seer.

Jeg har derfor fullt fokus på å fortsette å bygge dette videre og forsøke å utvikle karrieren til teamet som har hjulpet oss hit, for jeg gjorde definitivt ikke dette alene. De ti menneskene jeg stadig refererer til, er en stor grunn til at prosjektledelse har blitt en suksess hos Seer, og jeg gleder meg virkelig til å se hva fremtiden bringer.

Michael Mordak: Det er fantastisk. Det er svært imponerende å kunne si at du har vært en del av denne oppbyggingen gjennom så mange år. Jeg forstår godt at du vil være til stede i øyeblikket og oppleve det, siden alt nå samler seg til dette.

Det er fantastisk og vakkert i seg selv.

Christina Avino: Ja, det har vært en morsom reise.

Michael Mordak: Flott. Det var egentlig alt jeg håpet å snakke med deg om i dag – å høre historien din og kunne dele den med dem som lytter. Jeg tror noe av det jeg har forstått, er at alles historie er så unik, og at det ikke nødvendigvis spiller noen rolle hvor du kommer fra eller hva du har lært tidligere.

Vi har alle ulike ting vi kan tilføre rollen som kan hjelpe oss, enten det er myke ferdigheter eller tekniske ferdigheter, eller om vi er naturlige planleggere eller hva det nå måtte være. Det finnes alltid noe vi kan bidra med, og alltid ting vi kan jobbe med også. Det er en viktig del av det.

Men takk igjen, Christina, for tiden din i dag, og lykke til med alt. Jeg vil bare ønske deg alt godt, og håper vi får snakke sammen igjen snart.

Christina Avino: Tusen takk for at du inviterte meg. Det var veldig hyggelig.

Michael Mordak: Takk for at du lyttet til medlemsprofilen vår med Christina. Hun har så mye mer kunnskap og innsikt å dele med deg, så kom og snakk med oss i Slack-kanalen sammen med hele fellesskapet vårt av digitale prosjektledere. Du kan lære mer om medlemskap på nettstedet vårt på thedigitalprojectmanager.com/membership.

Til neste gang – takk for at du lyttet.