7 Modi Per Vendere Il Valore Del Project Management Alla Tua Organizzazione
Quando si è sotto pressione per ottenere di più con meno risorse, le organizzazioni spesso mettono la gestione dei progetti tra le prime cose da tagliare. Lo capisco, siamo un po’ distanti dal prodotto finale reale.
Non siamo l’ingegnere che progetta il ponte, lo sviluppatore che programma il sito web o il copywriter che scrive lo script per lo spot pubblicitario. Siamo una presenza leggermente distaccata dall’azione e, se gestisci un’azienda che produce utensili, è naturale che tu dia la priorità all’assunzione delle persone che li creano davvero.
Unisci questo alla caratteristica tipica di una buona gestione dei progetti: una calma da ninja e la capacità di agire in modo discreto. Quando il project manager è bravo, spesso le attività quotidiane diventano tangibili solo in modo indiretto e così ti ritrovi ad essere facilmente trascurato.
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Tu e gli altri project manager sapete che il vostro lavoro garantisce risultati costanti e favorisce ambienti che portano team di progetto felici e clienti soddisfatti. Ma come vendere il valore della gestione dei progetti e convincere l’organizzazione a crederci, soprattutto quando bisogna fare scelte difficili?
In questo articolo, ti illustrerò i sette modi migliori per vendere il valore della gestione dei progetti come professionista della gestione dei progetti:
1. Comincia in piccolo
Quando proponi la gestione dei progetti, inizia dalle opportunità più semplici nella tua organizzazione e mantieni tutto lineare. Forse ci sono attività ripetitive che potrebbero trarre beneficio da un semplice template o una visualizzazione di processo, oppure c’è un progetto isolato che proprio non riesce a decollare.
Se nella tua organizzazione la discussione sulla gestione dei progetti è ancora aperta, probabilmente ci sono molte aree cieche e non dovrai fare molta fatica per trovare opportunità per piccoli miglioramenti.
Forse c’è una lacuna nella raccolta dei verbali delle riunioni e delle azioni successive, oppure sembra che i progetti procedano bene ma i calendari sono impossibili da coordinare quando bisogna revisionare una consegna. Non tutti i problemi richiedono un piano di progetto di 12 pagine; a volte basta solo la lungimiranza di fissare una riunione qualche settimana prima o di utilizzare strumenti base di gestione progetti per risolvere la situazione.
La tua organizzazione potrebbe non aver bisogno del tuo supporto su ogni singolo progetto o compito, ma se riuscirai a trovare piccoli modi per aggiungere valore attraverso la gestione progetti, ti accorgerai che i team inizieranno a chiedere il tuo aiuto anche per altri progetti.
2. Segui il denaro
Questa forse non è la parte più entusiasmante, ma è una realtà che devi conoscere. Quando la tua posizione non contribuisce direttamente ai ricavi, è estremamente importante comprendere le basi su come l’azienda genera profitto e finanzia i diversi ruoli.
Più riuscirai a collegare la gestione dei progetti a ricavi ricorrenti, progetti di alto valore, ritorno sugli investimenti o persino a una quota di mercato crescente, più il reparto finanziario e gli altri stakeholder chiave ti vedranno come una risorsa fondamentale.
3. Conosci il tuo pubblico
Conoscere il proprio pubblico significa due cose nel contesto della gestione progetti.
Prima di tutto, dovresti adattare il tuo approccio alla gestione dei progetti in ogni singolo progetto, tenendo conto delle esigenze dei membri del team e dei requisiti specifici dell’attività. Essere adattabile ti porterà solo vantaggi: supporterai le persone nel modo giusto, senza forzature dove non serve. Questo garantisce una gestione efficace dei progetti.
In secondo luogo, dovrai vendere: il primo passo in una strategia di vendita o di marketing è capire a chi ti rivolgi. Adotta strategie di vendita su misura per i dirigenti, per il top management o per il team sales della tua organizzazione. So che metterti in gioco e parlare dei tuoi successi può essere scomodo e farti sentire vulnerabile. E se qualcuno non fosse d’accordo? Ecco che arriva la sindrome dell’impostore.
Ma ci sono modi per vendere la gestione progetti e il proprio valore senza avere il trauma di quando si andava porta a porta a vendere carta da regalo per la gita scolastica di quarta elementare (forse solo io ho questo ricordo!).
4. Trova alleati e restagli vicino
Quando inizi in piccolo, aggrappati a quei colleghi disposti ad accettare il tuo aiuto. Non tutti nella tua organizzazione diventeranno subito fan numero uno della gestione dei progetti. Trova quelli che la supportano e resta loro vicino.
Ti serviranno esempi di progetti andati a buon fine, e queste sono le persone che ti aiuteranno in questo. E se farai bene il tuo lavoro, saranno loro a parlare positivamente di te ai loro team e ai manager, e (si spera) a fornirti testimonianze.
5. Sviluppa casi di studio
Così come la tua azienda sviluppa storie di successo o casi di studio per attrarre nuovi clienti, anche tu dovresti creare casi di studio che mettano in evidenza i benefici della gestione dei progetti e il tuo ruolo nei progetti di successo.
Puoi persino strutturare questi casi di studio nello stesso modo in cui lo fa la tua azienda. Rendi i tuoi casi di studio professionali e incisivi. Esplicita chiaramente il legame tra la gestione dei progetti e il raggiungimento degli obiettivi aziendali o la consegna con successo di un progetto, soprattutto in aree critiche come la tecnologia dell’informazione o il lancio di un nuovo prodotto.
Non dare per scontato che il tuo sponsor di progetto, la leadership senior o altri stakeholder capiscano subito. Crea una narrazione coinvolgente attorno al valore della gestione dei progetti utilizzando il linguaggio familiare delle altre aree di business.
6. Quantifica l’impatto dove puoi
Le testimonianze dei tuoi sostenitori e i tuoi casi di studio ben strutturati includeranno senza dubbio molte ragioni qualitative per credere nella gestione dei progetti. A prescindere da quanto la tua organizzazione sia guidata dai dati, avrai comunque bisogno di alcuni dati quantitativi per sostenere la tua causa.
Alcuni indicatori tipici che possono essere usati per quantificare l’impatto di una gestione efficace dei progetti sono:
- Ore o tempo risparmiato
- Riduzione dei costi di progetto grazie all’efficienza o evitando il fallimento dei progetti
- Aumento dei risultati aziendali
- Miglioramento della soddisfazione del cliente
- Aumento dei net promoter score, sia interni che provenienti da partner o clienti
Galen Low, uno dei nostri co-fondatori, ha avuto un’ottima conversazione con Bill Moroz. Hanno parlato di come usare i dati per comunicare l’impatto nel contesto di gestione agile dei progetti, business case e molto altro ancora che può aiutarti in questo senso.
7. Adattati e Cambia Rota
Ultimo ma non meno importante, sii pronto ad adattare la tua argomentazione a favore della gestione dei progetti in base all’interlocutore. Quello che convince un CEO potrebbe non convincere un ingegnere alle prime armi.
Devi prima capire la differenza tra le due proposte di valore e poi assicurarti di saperle comunicare chiaramente.
Sii paziente, ma vai oltre se i tuoi valori non coincidono
In uno scenario in cui non tutti apprezzano il valore delle metodologie di gestione dei progetti o la tua visione per il program management e il ruolo di un project management office (PMO), rimani flessibile (quando si parla di pianificazione strategica). Preparati non solo ad aggiustare il tuo "discorso di vendita" ma anche la tua visione della gestione progetti (sempre ragionevolmente).
Se sei collaborativo, adattabile e affronti i progetti complessi con uno spirito da “sì, e…” chi ti sta intorno vorrà sicuramente continuare a lavorare con te. Potrebbe essere faticoso e magari non perfetto all'inizio, ma per esperienza, una volta che hai visto un project manager di successo e hai capito quanto influenza direttamente i risultati aziendali, non si torna più indietro.
Detto ciò, esistono molti differenti approcci alla gestione dei progetti, e potresti finire in un’organizzazione che semplicemente non condivide la tua stessa visione del PM.
Non c’è nulla di male in questo, e se non riesci a trovare un terreno comune con la tua azienda, puoi essere certo che là fuori c’è un’altra organizzazione che farebbe di tutto per avere una persona con competenze di project management come le tue nel proprio team.
Cosa c’è dopo?
Offriamo anche formazione alla gestione dei progetti digitali per agenzie e altre organizzazioni che desiderano allineare i valori e i metodi del loro team di gestione progetti.
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