Che cos’è la gestione dei programmi?
Sapevi che il record mondiale per giocolare tre palline è di 12 ore? Beh, se gestisci più progetti contemporaneamente, potresti sentirti come se meritassi tu stesso il record mondiale per la giocoleria. E, onestamente, potresti anche avere ragione. La gestione dei programmi è un lavoro impegnativo che richiede di tenere traccia di tutti i dettagli assicurandosi allo stesso tempo che la visione d'insieme rimanga sulla giusta strada.
Cos'è dunque la gestione dei programmi e come si fa a prendersi cura di più progetti individuali senza impazzire? Dai un'occhiata al nostro approfondimento su gestione di programmi e progetti per scoprire come ottimizzare e dare priorità agli obiettivi aziendali per assicurarti che tutti i tuoi obiettivi di progetto vengano raggiunti.
Cosa Significa Gestione dei Programmi?
In parole semplici, la gestione dei programmi è la pratica di gestire un "programma" ovvero una serie di progetti multipli e collegati tra loro che lavorano insieme per generare impatto su una iniziativa strategica.
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Gestione dei Programmi vs. Gestione dei Progetti
Gestione di programmi e progetti spesso vengono confuse, ma in realtà non sono la stessa cosa. La gestione dei programmi riguarda il processo generale di guidare uno specifico progetto verso il completamento, aiutando il team a raggiungere gli obiettivi aziendali. Generalmente coinvolge anche la gestione di più progetti tra loro collegati tramite diverse iniziative strategiche.
La gestione dei progetti è più incentrata su uno specifico ambito con un risultato definito. Potresti gestire un progetto per anni mantenendo lo stesso focus principale, contribuendo a far avanzare un programma più ampio attraverso deliverable, strategia e pianificazione. I project manager fanno molte delle cose che fanno anche i program manager, inclusa la gestione dei rischi e l'allocazione delle risorse, ma su una scala più ridotta.
Leggi le differenze tra il ruolo di project manager e program manager qui.
Altri Tipi di Gestione
La gestione di programmi e progetti non sono le uniche componenti fondamentali di una sana gerarchia di gestione strategica. Potresti imbatterti anche nella gestione del portafoglio progetti, nel product management e nel work management — tutti elementi che devono lavorare insieme senza soluzione di continuità per garantire il successo dell'intero programma.
Panoramica sulla Gestione dei Programmi
Sviluppare un processo di gestione dei programmi può sembrare scoraggiante a causa dei molti ruoli e responsabilità di cui tenere conto. Tuttavia, a seconda dello stile e del processo organizzativo, potresti non aver bisogno di integrare ognuno di questi ruoli nella tua strategia aziendale per garantire il successo di un programma. Ecco alcuni dei ruoli che potresti considerare di ricoprire.
Program Manager
Questo ruolo è quello responsabile della vita, dell'universo e di tutto ciò che riguarda gli obiettivi del programma. Dovrebbe confrontarsi spesso con i team di progetto e verificare che il loro lavoro sia ancora allineato con la roadmap strategica generale. Un program manager di successo dovrebbe:
- Gestire le aspettative sia dei superiori che dei collaboratori
- Assicurare coerenza nelle decisioni tra tutti gli obiettivi del programma
- Monitorare le metriche per mitigare i rischi e individuare opportunità di crescita
- Sviluppare piani di gestione delle risorse per l'intero programma
- Misurare costi e risorse in tempo reale
- Assicurare che i membri del team siano allineati e abbiano il supporto della dirigenza
Se sei preoccupato di sviluppare uno staff qualificato per l'ufficio di gestione dei programmi, puoi esplorare le certificazioni per la gestione dei programmi o le certificazioni per la gestione dei progetti, tra cui quelle del Project Management Institute (PMI).
Sponsor
Questo ruolo è ricoperto dal membro più anziano dell'organizzazione del programma. Uno sponsor deve approvare e autorizzare le parti chiave di qualsiasi programma, inclusi deliverable, finanziamenti e altri casi aziendali rilevanti. Lavorerà inoltre a stretto contatto con il Senior Responsible Owner.
Senior Responsible Owner (SRO)
L'SRO è colui che prende alcune decisioni in nome dello Sponsor. Deve inoltre garantire che il programma stia raggiungendo i suoi obiettivi mantenendo un allineamento strategico tra il programma e tutti gli stakeholder dell'organizzazione. Potrebbe monitorare i progressi e i traguardi, riferire sugli obiettivi strategici e occuparsi della gestione del cambiamento sotto di sé quando necessario.
Responsabile del Cambiamento Aziendale (BCM)
Un altro ruolo nella gestione dei programmi è il BCM — la persona che sviluppa ed esegue i piani. Vuole che tutta la pianificazione strategica per obiettivi a breve e lungo termine aggiunga un valore misurabile all’organizzazione. Mentre i responsabili di programma e gli SRO lavorano insieme per definire i risultati di un programma, il BCM deve assicurarsi che i risultati vengano effettivamente utilizzati.
Vantaggi della Gestione dei Programmi
Con un’ottima gestione dei programmi, il tuo flusso di lavoro e la tua metodologia miglioreranno senz’altro. Una gestione di qualità dei programmi può aiutarti a collegare i progetti, individuando e valutando le interdipendenze per un migliore allineamento con gli obiettivi aziendali. Sarai in grado di riunire progetti paralleli per maggiore coesione e una strategia migliore.
La gestione dei programmi offre anche un’analisi d’insieme dell’allocazione delle risorse, permettendoti di individuare ed eliminare le ridondanze. Infine, la gestione dei programmi ti fornisce gli strumenti per allineare rischi e opportunità su più aree dell’azienda grazie a una visione più completa dei diversi progetti.
Semplificare la Gestione dei Programmi
Uno dei modi migliori per garantire che la gestione dei programmi funzioni nel modo più efficiente possibile è utilizzare un software dedicato. Puoi esplorare strumenti di produttività personale e software collaborativi per aiutarti nella pianificazione e programmazione dei progetti, gestione del budget, gestione di progetti e portafogli, documentazione e previsione delle tendenze.
Con dashboard condivisi, analisi e anche modelli predefiniti, i software e le applicazioni per la gestione dei programmi ti aiuteranno a organizzarti e consentiranno al tuo team di lavorare più velocemente. E ci sono varie configurazioni di prezzo e opzioni di scalabilità per soddisfare le tue esigenze.
Tipi di Software per la Gestione di Programmi e Progetti
Esistono molti tipi di software per la gestione dei programmi che possono aiutarti a semplificare la gestione, inclusi sistemi di messaggistica istantanea interna, archiviazione delle conoscenze, videoconferenze e strumenti per la condivisione di file. Alcuni software per la gestione dei programmi integrano tutti questi strumenti in un’unica soluzione per offrire servizi più completi, come ClickUp, Microsoft SharePoint, Basecamp e Wrike.
Con uno dei software più completi, puoi creare un dashboard che mostra tutti i progetti nello stato attuale per un accesso più facile a ogni dettaglio. Potrai gestire tutto in modo più efficace grazie a riepiloghi di progetto, timeline e commenti in ogni fase.
La Gestione dei Programmi fa per Te?
A seconda dei tuoi obiettivi aziendali, delle dimensioni dell’azienda e del budget, potresti scoprire che la gestione dei programmi è essenziale per dare priorità al pensiero strategico invece che a risposte reattive. Con una visione a lungo termine sulla direzione e gli obiettivi dell’azienda, è possibile indirizzare i progetti minori al completamento nel breve termine in modi che contribuiscano comunque agli obiettivi aziendali più ampi.
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